“La auditoría de gestión, es un examen sistemático y profesional, efectuado por un equipo multidisciplinario, con el fin propósito de evaluar la eficiencia de la gestión de una entidad, programa, proyecto u operación, en relación a sus objetivos y metas; determinar el grado de economía y eficiencia en el uso de los recursos disponibles; medir la calidad del servicios, obras o bienes ofrecidos; y el impacto socio económico derivado de sus actividades”. (Contraloría General del Estado, 2011, pág. 6)
FASE I Exploración previa de la entidad objeto de estudio.
El objetivo consiste en obtener un conocimiento integral del objeto de la entidad, dando un mayor énfasis a su actividad principal; esto permitirá una adecuada planificación, ejecución y consecución de los resultados de la auditoria a un costo y tiempo razonable.
Actividades; el supervisor y jede de departamento cumplen en la entidad auditada las tareas detalladas a continuación:
✓ Visita a las instalaciones: lo que permite al auditor observar el desarrollo de la operación que realiza cada departamento.
✓ Revisión de archivo corriente y permanente a los papeles de trabajo del año que se va auditar los mismo que deben estar actualizados.
✓ Archivo permanente: debe contener: base legal, manuales de procedimientos, organigrama, estatutos, reglamento, disposiciones, informes de auditoría en el caso de que haya existido una anterior.
También se logra determinar distintos parámetro e indicadores de gestión, los mismo que constituirán parte importante en este proceso de investigación que emitirán puntos de referencias que admitirán posteriormente compararlos con resultados reales de sus operaciones y determinar si los resultados son menores o mayores a lo esperado.
Detectar fortalezas y debilidades; así como, las oportunidades y amenazas en el ambiente de la entidad, y las acciones realizadas a efectuarse para obtener ventaja de las fortalezas y oportunidades y reducir posibles impactos negativos de las debilidades y amenazas del departamento a auditar.
Evaluación de estructura del Sistema de control interno, lo que permitirá obtener información sobre el funcionamiento de los controles existentes y para identificar las áreas, actividades, programas a realizar, que sean relevantes para la evaluación de control interno y que las fases consecuentes se someterán a pruebas de auditoria.
27 FASE II: Planeamiento
En esta fase se determinará cuáles son los objetivos, las principales actividades y procedimiento que deben desarrollarse en la planificación, dentro de aquellas se encuentra la evaluación del control interno por los componentes, el análisis y calificación de los riesgos, con el fin de que el auditor pueda confiar o no en dichos controles, a base de cual podamos emitir el memorando de planificación y formulación de los programas de auditoria por cada componente.
Definiendo la planificación podemos decir que es un proceso dinámico que, si bien es el inicio del trabajo de auditoria, puede modificarse sobre la marcha de las tareas que comienza con la adquisición de información necesaria para poder definir tipos de estrategias a emplear durante la ejecución de dicha etapa. Para proceder con la planificación debemos definir el alcance de auditoria el mismo que está enmarcado a procedimientos que son considerados necesarios para alcanzar con el objetivo programado.
Podremos definir que esta fase está orientada a la revisión hacia los objetivos establecidos para los cuales debe establecerse los paso a seguir en la presente y siguiente fases a desarrollar:
Revisión y análisis de documentación obtenida en la fase anterior.
Evaluación del sistema de control interno relacionado con el componente objeto de auditoria, que permitirá acumular información sobre el funcionamiento de los controles existentes, útil para identificar los asuntos que requieran tiempo y esfuerzo en la fase de ejecución.
En la base de los resultados de la evaluación del sistema de control interno, los auditores determinaran la naturaleza y el alcance de la auditoria, la estimación de los requerimientos de personal, programar el trabajo, preparar los programas específicos de las siguientes fases, fijar los plazos para concluir la auditoria y emitir el informe.
La evaluación del sistema de control interno implica la calificación de los riesgos.
Los resultados obtenidos servirán para programar la auditoria de gestión y preparar un informe de control interno.
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Los supervisores con el jefe del departamento formularan los programas de auditoría en lo que se debe incluir objetivos y procedimientos específicos con la calificación del riesgo de auditoria por cada elemento.
La planeación cierra con la preparación y aprobación de los programas de auditoria, el producto final es de vital importancia es el memorándum conformado por la generalidad de la entidad, a los aspectos relevantes de la evaluación del control interno y áreas seleccionadas; se examinarán los componentes el objeto y alcance de la auditoria, los indicadores de gestión la conformación del equipo de trabajo y recursos estimados a llevar a cabo la investigación.
FASE III: Ejecución
La ejecución en la fase donde el auditor desarrolla la estrategia planificada en la fase anterior, la cual consta por un memorándum de planificación y en los programas de trabajo es donde se debe recopilar la evidencia comprobatoria necesaria, con el objetivo de que el auditor pueda emitir un juicio sobre la gestión institucional, referida a distinto criterios previamente seleccionados y al cumplimiento de los objetivos organizacionales. Las actividades a desarrollarse:
Se ejecutan procedimientos contantes en los programas de auditoria para los componentes aplicando pruebas de cumplimiento acompañada de técnicas de auditoria, la formulación e interpretación de indicadores de gestión de conformidad a los componentes seleccionados en términos de eficiencia y eficacia. Evaluación y formulación de hallazgos significativos por cada componente y por último se define la estructura del informe de auditoría, con su comentario, conclusiones y recomendaciones.
FASE IV: Informe final
Informe final es los procesos sistemáticos de la auditoria, luego de una correcta realización de distintas actividades planteadas en la fase de ejecución, se debe plasmar en un informe escrito el contenido de la evaluación realizada incluyendo conclusiones y recomendación. El producto final de una auditoria de gestión es la comunicación de resultados cuyo informe sirve de herramienta importante a la administración del departamento de talento humano para la comunicación de resultados.
La comunicación de resultados, debe cumplirse durante todo el procesos de evaluación de gestión para promover de tal manera la toma de decisiones correctiva de forma inmediata, es necesario que el borrador del informe antes de su emisión, sea discutido en conferencia
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final con los responsables del departamento y funcionarios del más alto nivel relacionados en la auditoria; esto permitirá a reforzar y perfeccionar sus comentarios, conclusiones y recomendaciones para expresar los puntos de vista respecto al contenido. Las actividades en esta fase son:
La redacción del informe de acuerdo a la hoja de hallazgos, por parte del auditor operativo, la redacción de las conclusiones y recomendaciones de acuerdo a los hallazgos de auditoria, elaboración de un borrador, conferencia final del informe, elaboración del informe definitivo de gestión.
2.4 Conclusiones parciales del capítulo
Para la realización del presente trabajo de titulación se utilizarán métodos y técnicas de investigación que llevarán al investigador a determinar los indicadores de gestión de la unidad y los hallazgos que puedan presentarse en los comentarios y conclusiones a efecto de establecer las recomendaciones necesarias para que la institución pública considere pertinente la aplicación e implementación de las mismas.
La aplicación de una Auditoría de Gestión es de vital importancia porque a través de esta herramienta de evaluación se examinará el grado de eficacia, eficiencia y economía con que se manejan los recursos y se logran las metas y objetivos institucionales, constituyendo un sistema necesario que permita verificar el cumplimiento de las normas establecidas. El Director Provincial y servidores públicos de la Dirección Provincial Agropecuaria de Pastaza, deben estar prestos a proveer la documentación necesaria que la investigación lo amerite para la ejecución del examen especial (Auditoría de Gestión).
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CAPÍTULO III: VALIDACIÓN DE LA APLICACIÓN DE LA AUDITORÍA DE GESTIÓN.