6.2 Evaluation of SOP for Varying Pattern and Window Parameters
6.2.1 Varying Pattern-Specific Parameters
“Auditoria de gestión a la Unidad de Talento Humano de la Dirección Provincial Agropecuaria de Pastaza, para medir el grado de eficiencia y eficacia en el periodo comprendido de enero a diciembre del ejercicio fiscal 2016”.
Planificación preliminar de la auditoría de gestión.
PLANIFICACIÓN PRELIMINAR
Entidad: DIRECCIÓN PROVINCIAL
AGROPECUARIA DE PASTAZA Auditoría de Gestión: Unidad de Administración de Talento
Humano
Periodo: Ejercicio fiscal 2016
Elaborado por: Srta. Yessenia Kelly Quezada Moreira
Revisado por: Lic. Dailin Peña Suarez
1. Requerimiento de la Auditoría
Carta compromiso institucional: Documentación previa al examen especial, aprobado. Memorando de Auditoría / orden de trabajo: Requerimiento de acceso a procesos del subsistema selección de personal y formación y capacitación bajo modalidad de contrato que se ejecutaron en el ejercicio fiscal 2016 y expedientes de personal para control interno.
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Identificación de la Base Legal: Determinar las leyes y base normativa en que se sustentan los procedimientos y planificación de presupuesto.
Revisión de documentos: Determinar las condiciones en que se encuentran y su estructuración.
Entrevista a los responsables: Director Provincial, responsable Administrativo Financiero y responsable de la UATH.
Aplicación de fichas de diagnóstico institucional: responsables directos. Aplicación de cuestionario – flujo de procesos - UATH: Sustento Normativo.
Revisión de procesos de Selección de personal: Confrontado con documento fuente. Tipos de Contrato y Modalidades de Contratación: Realidad Institucional.
Diagnóstico y evaluación: Indicadores de gestión.
Hallazgos de Auditoria: Exposición de novedades encontradas en el examen especial. Informe Final de Auditoría: Comunicación de resultados.
2. Fecha de intervención
Orden de trabajo 12 de diciembre del 2016 Inicio de trabajo en el Campo 13 de diciembre del 2016 Finalización del trabajo en el campo 10 de febrero del 2017 Discusión del borrador del informe con
funcionarios
10 de febrero del 2017
Presentación del informe a la entidad 22 de febrero del 2017 Emisión del informe final de auditoría Marzo 2017
3. Equipo Multidisciplinario
Auditor Srta. Yessenia Kelly Quezada Moreira
4. Días proyectados para la ejecución del examen Días laborables, distribuidos en las siguientes fases FASE I –Diagnostico y Planificación
Preliminar
13 al 16 de diciembre del 2016 FASE II – Planificación Específica 17 al 19 de diciembre del 2016
FASE III - Ejecución Del 20 de diciembre 2016 al 31 de enero del 2017
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FASE IV - Comunicación de Resultados marzo del 2017 FASE V – Seguimiento informe final
5.Recursos Materiales y Financieros
5.1 Materiales En la auditoría se utilizará un computador, hojas en formato A4, Libros de consulta, Libros Online, servicios de internet,
impresora, esferos y más instrumentos que intervengan en la auditoría a la entidad. 5.2 Financieros Gastos como movilización, valor estimado de
$90,00 USD; Gastos de impresión y empaste, valor estimado de $200,00 USD; otros no especificados $ 10,00 USD; Total $300,00 USD.
6.Enfoque de la Auditoría
Misión El Ministerio de Agricultura, Ganadería, Acuacultura y Pesca es la institución rectora del multisector, para regular, normar, facilitar, controlar, y evaluar la gestión de la producción agrícola, ganadera, acuícola y pesquera del país; promoviendo acciones que permitan el desarrollo rural y propicien el crecimiento sostenible de la producción y productividad del sector impulsando al desarrollo de productores, en particular representados por la agricultura familiar campesina, manteniendo el incentivo a las actividades productivas en general.
Visión Para el 2020 el Ministerio de Agricultura, Ganadería, Acuacultura y Pesca contará con un modelo de gestión de calidad basado en sistemas de información y comunicación. Que posibiliten la producción de bienes y servicios que garanticen la seguridad alimentaria del
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país, el crecimiento y desarrollo equitativo, generando valor agregado con rentabilidad económica, equidad social, sostenibilidad ambiental e identidad cultural.
Objetivos • Fortalecer la institucionalidad del sector público del agro, para que sea un factor coadyuvante al desarrollo de la competitividad, sostenibilidad y equidad de los recursos productivos.
• Mejorar las condiciones de vida de los agricultores y comunidades rurales mediante estrategias de: inclusión social de los pequeños y medianos productores; vinculación al mercado nacional e internacional; y, de acceso a los beneficios del desarrollo de los servicios e infraestructura. • Elevar la competitividad del agro, a través del desarrollo productivo con un Ministerio de Agricultura, Ganadería, Acuacultura y Pesca – MAGAP, fortalecido administrativa y técnicamente, para alcanzar con altos estándares de productividad, bajos costos unitarios y calidad, que garanticen la presencia estable y creciente de la producción del agro en los mercados internos y externos. • Establecer un sistema de seguimiento y evaluación a la gestión del agro, que garantice la soberanía alimentaria y su desarrollo.
• Impulsar la modernización del agro, orientado a la reactivación productiva, en función de la demanda y con énfasis en la calidad, diferenciación y generación de valor
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agregado orientado a su desarrollo sustentable
• Desarrollar factores productivos, que proporcionen condiciones humanas, naturales y materiales en las cuales se sustente la producción competitiva, a través de mesas de concertación, con el enfoque de cadenas agroalimentarias que consoliden y modernicen al agro.
• Actualizar permanentemente el marco jurídico institucional y sectorial de acuerdo al entorno cambiante, para que constituyan instrumentos jurídicos y que aporten soluciones oportunas, dentro de la perspectiva del desarrollo sustentable.
• Establecer mecanismos de coordinación interinstitucional con Entidades Adscritas y otras relacionadas con el agro, para planificación, ejecución y evaluación de políticas, planes,
• Programas y proyectos que permitan mejorar la prestación de servicios, fortaleciendo los espacios de diálogo entre el sector público y privado a nivel nacional, zonal y local.
Actividades principales Agricultura, Ganadería, Acuacultura, Pesca
Estructura Orgánica La dirección cuenta con una estructura orgánica funcional como la cual hemos tomado en consideración.
Financiamiento La dirección Agropecuaria de Pastaza para el año 2016 cuenta con un financiamiento por parte del estado ecuatoriano de los mismos
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que serán para su administración general y para gastos de personal que cuenta con un presupuesto $ 982663,26.
6.2 Enfoque a:
Auditoria de gestión alineada hacia la eficacia del logro de los objetivos y actividades
Contratación con el perfil necesario para el puesto, en el tiempo oportuno en términos establecidos.
6.3 Objetivos
6.3.1 Objetivo General • Realizar una auditoría de gestión a los procesos de selección de personal de la Unidad de Administración de Talento Humano de la Dirección Provincial Agropecuaria de Pastaza con la aplicación de los elementos de auditoria, para medir el grado de eficiencia y eficacia administrativa en el periodo de enero a diciembre del ejercicio fiscal 2016.
6.3.2 Objetivos Específicos • Sustentar, revisar y controlar la aplicación de la Normativa legal y los procedimientos efectuados en el periodo del examen.
• Establecer los indicadores de gestión para determinar los factores de riesgo institucional.
• Emitir el informe de auditoría con las conclusiones y recomendaciones que vayan en función de los hallazgos encontrados.
6.4 Alcance: El alcance de la Auditoria de Gestión es la medición del grado de eficiencia y eficacia en
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la UATH, es una auditoría donde se determinará soluciones de mejora para el proceso de selección y reclutamiento de personal. De manera que garantiza un mejor control del cumplimiento de sus actividades y toma de decisiones. El presente trabajo de investigación intervendrá en el periodo comprendido entre los meses de enero a diciembre del 2016.
Indicadores de Gestión:
Servidores públicos contratados ejercicio fiscal 2016 gasto corriente.
Total, de personas reclutadas / total personal requerido *100
Servidores públicos contratados ejercicio fiscal 2016 proyecto de inversión.
Total, de personas reclutadas / total personal requerido *100
Contratación de personal con discapacidad 4%, de acuerdo con Ley Orgánica de discapacidades
Total, de personas reclutadas / total personal requerido *100
Ley de Justicia laboral art. 62 inclusión laboral, indígenas, afro ecuatorianos, montubios y emigrantes retornados.
Total, de personas reclutadas / total personal requerido *100
6.5 Resumen de resultados de la evaluación de control interno
En este se aplicará y se realizará el cuestionario de control interno mediante la ficha de procesos de selección y capacitación de personal interna de la entidad. Lo que contribuirá para determinar el nivel de eficiencia y eficacia y el cumplimiento de objetivo establecidos.
37 8. Calificación de los factores del
riesgo de Auditoría
Se valorará la calificación respectivamente de la evaluación del control interno.
9. Colaboración de Terceros Director del MAGAP Pastaza, responsable de la Unidad Administrativa Financiera y el responsable del departamento de Talento Humano.
Firma de responsabilidad del Auditor
Yessenia Kelly Quezada AUDITORA
Carta compromiso institucional
Mediante Oficio 032-DG-UNIANDES 2016, de 12 de diciembre del 2016, el Ing. Miguel Velastegui, Director de UNIANDES Puyo, emite solicitud para que se conceda el permiso correspondiente para que la estudiante Quezada Moreira Yessenia Kelly, con C.I. 160069389-7, realice el proyecto de Investigación de grado con el Tema “Auditoria de gestión a la Unidad de Talento Humano de la Dirección Provincial Agropecuaria de Pastaza, para medir el grado de eficiencia y eficacia en la selección de personal en el periodo comprendido de enero a diciembre del ejercicio fiscal 2016”, por lo tanto pueda acceder al acceso de la información.
Contando con la autorización firmada en el documento, la estudiante procede a solicitar la información para el levantamiento de la investigación, y posteriormente para efectos de la formalidad correspondiente, el Director Provincial Agropecuario de Pastaza, procede a notificar al remitente mediante Oficio Nro. MAGAP-DPAPASTAZA-2017-0024-OF, de 06 de febrero del 2017, la autorización correspondiente, única y exclusivamente para el tema de investigación, considerando que la información que mantiene la institución tiene el carácter de confidencial.
Importante señalar que, en la Dirección Provincial Agropecuaria de Pastaza, no se ha realizado una auditoría de gestión a la Unidad de Talento Humano por parte de ningún organismo de control.
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AUDITORÍA DE GESTIÓN
DIRECCIÓN PROVINCIAL AGROPECUARIA DE PASTAZA Período del 1 de enero al 31 de diciembre del 2016
SOLICITUD DE INFORMACIÓN OficioN° 001- AG-UATH-DPAPZ-YKQM
Puyo, 12 de diciembre del 2016
Ingeniero
Marco Castillo Cobo
DIRECTOR PROVINCIAL AGROPECUARIO DE PASTAZA
Presente. -
De mi consideración:
Luego de haber obtenido la aceptación por parte de la institución para la realización del examen especial “Auditoria de gestión a la Unidad de Talento Humano de la Dirección Provincial Agropecuaria de Pastaza, para medir el grado de eficiencia y eficacia en el periodo comprendido de enero a diciembre del ejercicio fiscal 2016”, solicito comedidamente autorice al responsable de la Unidad Administrativa Financiera y al responsable de la Unidad de Administración de Talento Humano, se facilite la información requerida para el proyecto de investigación.
Los objetivos de la presente auditoría son:
• Realizar una evaluación que permita determinar las debilidades existentes en cada uno de los procesos efectuados por la institución durante el período establecido.
• Aplicar las correspondientes fases de la Auditoría de Gestión para llegar a detectar los riesgos existentes en la Institución.
• Verificar el cumplimiento de normas, políticas, disposiciones tanto de orden legal como interno.
El tiempo estimado para la evaluación es de aproximadamente 60 días laborables, en los cuales se incluye el borrador del informe y la presentación final del mismo.
Segura de contar con su aprobación, que de usted muy agradecida. Atentamente,
Yessenia Quezada M. Auditora
39 Orden de trabajo.
No aplica porque no hay una disposición superior del organismo de control, el trabajo de investigación tiene un enfoque académico; en su defecto se emite una solicitud de información al Director Provincial
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DIRECCIÓN PROVINCIAL AGROPECUARIA DE PASTAZA
"AUDITORÍA DE GESTIÓN" PERÍODO: DEL 01 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2016
CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO
COMPONENTE: Evaluación específica de control interno SUB COMPONENTE: Actividades de Control, Evaluación de Riesgos, Sistema de
Información y Comunicación, Actividades de Control, Monitoreo y Supervisión Nº PREGUNTA SI NO N/A P. ÓPTIMO P. OBTENIDO OBSERVACIONES AMBIENTE DE CONTROL 1 ¿Se han definido
políticas y lineamientos que regulen el proceso de selección del personal basados en perfiles específicos?
X 10 10
2 ¿Se han definido niveles de autoridad y decisión para responsables de los procesos de selección?
X 10 10
3 ¿Se controla que se planifique la cantidad mínima de aspirantes que deben reclutarse en el proceso del mismo?
X 10 10
4 ¿Se han asignado niveles de autoridades y de responsabilidad para el personal a
43 cargo del proceso de
selección del personal?
5 ¿Se realiza un plan de capacitación dentro de la UATH periódicamente? X 10 5 Se realiza una planificación, pero no existe un presupuesto que cubra las capacitaciones 6 ¿La Dirección en el caso de necesitar contrataciones inmediatas de igual manera se cumple con los procesos de selección y reclutamiento de personal? X 10 10 7 ¿Se controla al momento de llevar a cabo el proceso de selección de personal se cumpla con el presupuesto asignado? X 10 10
8 ¿Todos los candidatos reclutados cumplen con el perfil establecido en el manual? X 10 10 9 ¿Se controla al momento de realizar los procesos de capacitación? x 10 10
44 10 ¿El plan estratégico de
capacitación se realiza conforme al presupuesto asignado? x 10 5 La necesidad de los servidores públicos amerita capacitaciones sea el caso de no haber presupuesto. TOTAL 80 68 EVALUACIÓN DE RIESGOS 9 ¿Al momento del
proceso de selección se utilizan técnicas permitan verificar el nivel de conocimiento y aptitud que posee el candidato?
X 10 10
10 ¿El personal con discapacidades que participa en el proceso es apto para las funciones que va a cumplir? X 10 8 Se admiten candidatos con discapacidades que sean compatibles con las actividades del cargo, con el fin
que se
desempeñen sin perjuicio a su salud física y mental. 11 ¿El responsable de la
UATH legaliza los contratos celebrados dentro del plazo estimado por el MRL?
45 12 ¿Cuándo la entidad desea terminar la relación laboral, notifica al trabajador anticipadamente?
X 10 9 Se envía por escrito el motivo de la terminación del contrato laboral.
13 ¿Se realiza una evaluación del conocimiento que debe poseer el personal con respecto al área que desempeña?
X 10 10
TOTAL 50 47
SISTEMA DE INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN 14 ¿Se presentan los
resultados en el proceso de selección del personal que se lleva a cabo en la entidad? X 10 9 El responsable de UATH debe de informar a los directivos cuales son los primeros cinco mejores puntuados.
15 ¿Es importante una comunicación con el director de la entidad con respecto a la selección del personal?
X 10 10
16 ¿A la nueva persona contratada se le explica claramente el tipo de contratación que se le va a otorgar?
46 17 ¿Se maneja una
correcta difusión de
medios de
comunicación para los posibles candidatos a ser contratados?
X 10 9 Simplemente se
publica a través del portal del MAGAP
TOTAL 40 38 ACTIVIDADES DE CONTROL 18 ¿Los empleados cuentan con la experiencia necesaria para pertenecer a la entidad? X 10 9 La experiencia se revisa al momento de revisar su carpeta de hoja de vida. 19 ¿Al candidato se le dirige en base al perfil del cargo solicitado según dispone el manual del perfil de puesto de la institución?
X 10 9 Se busca al
profesional de acuerdo con la necesidad del área solicitante
20 ¿Los contratos de servicios ocasionales se realizan en función a la aplicación de la planificación del talento humano? X Los contratos se deben aplicar según la planificación de talento humano
47 21 ¿La UATH ha emitido
informes de sugerencia para que se considere en la planificación presupuestaria?
X 10 5 En base al informe presentado por la UATH, para que se consideren aspectos relevantes en la planificación presupuestaria se determina que no se ha realizado la contratación de servicios de seguridad y vigilancia. 22 ¿Elabora la institución el plan anual de capacitaciones? X 10 4 No se cumplió con el plan anual de capacitaciones en base a las temáticas solicitadas por el personal TOTAL 40 26 MONITOREO Y SUPERVISIÓN 23 ¿Se ha determinado
algún tipo de formato que aspirante deberá regirse al momento de registrar sus datos personales e información laboral?
X 10 10
24 ¿Se da seguimiento a las personales del empleado que presenta al momento
48 de la solicitud del empleo? 25 ¿Se realizan evaluaciones al personal de la entidad? X 10 10 26 ¿Se determinan sanciones al personal que no cumple con el rendimiento en las actividades que desempeña?
X 10 10
27 ¿Se realizan informes del control de asistencia de personal? X 10 0 No se realizan informes de asistencia de personal conforme lo establece los artículos del 13 al 17 del reglamento interno de personal del MAGAP TOTAL 50 40
49 CALIFICACIÓN DE RESULTADOS
CT= Puntaje Obtenido PT= Puntaje Optimo
PROCESO NIVEL DE CONFIANZA 𝑪𝑻 ∗ 𝟏𝟎𝟎 𝑷𝑻 NIVEL DE RIESGO 100% - NC Ambiente de Control NC= 68 x 100 /80 NC=85% NR=100 – 85% NR=15% Evaluación de Riesgos NC=47 x 100 /50 NC=94% NR=100 – 94% NR=6% Sistema de Información y Comunicación NC=38 x 100 / 40 NC=95% NR=100 –95 % NR=5% Actividades de Control NC=26 x 100 /40 NC=65% NR=100 – 65% NR= 35% Monitoreo y Supervisión NC=40 x 100 / 50 NC=80% NR=100 – 80% NR=20%
50
MATRIZ DE CALIFICACIÓN DE RIESGO
RANGO CONFIANZA RIESGO COLOR
15 – 50% Bajo Alto Rojo
51 - 59% Moderado Bajo Moderado Alto Naranja
60 - 66% Moderado Moderado Amarillo
67 - 75% Moderado Alto Moderado Bajo Verde
76 - 95% Alto Bajo Azul
En base a la Planificación Específica, se toma en consideración la tabla de ponderación, obteniendo así un Riesgo de Control:
• Ambiente de Control
El cuestionario de Control interno ya obtenido los resultados en las matrices nos indican un nivel confianza del 85% dando un nivel alto de confianza, y con un riesgo de control del 15% que se determina la diferencia.
El riesgo de control una vez analizado se generaliza que un 15% se puede cometer errores.
• Evaluación de Riesgos
Dentro del cuestionario para la evaluación de riesgo se alcanzado un nivel de confianza del 94% de que dentro de la matriz de calificación significa una confianza alta y posteriormente un nivel de riesgo bajo determinándose un 6%.
51
• Sistema de Información y Vigilancia
Dado el resultado del cuestionario, se determinó dentro del sistema de información y comunicación un nivel de confianza alto con un porcentaje del 95% dando como diferencia un 5% de riesgo de control.
• Actividades de Control
Al cuestionario efectuado se determina una evaluación de riesgos con un nivel de confianza del 65% que significa dentro de su matriz un nivel moderado alto y al mismo tiempo un riesgo de control alto del 25%, esto determina posiblemente ocurrirán errores.
• Monitoreo y Supervisión
Una vez efectuado el cuestionario de monitoreo y supervisión determinamos un nivel de confianza alto del 80% y al mismo tiempo refiriéndose al nivel de riesgo en un 20% que se puedan cometer errores considerables que perjudiquen el bienestar de la institución.
52 Exploración previa de la entidad
Una vez que se describió la misión institucional general en el capítulo II, es preciso señalar que conforme lo establece el Estatuto de Gestión organizacional por Procesos del MAGAP, éste establece también la misión para las Direcciones Provinciales y ésta determina que: “gestionaran y ejecutaran la adecuada distribución de los recursos económicos financieros, la asistencia técnica necesaria y el acompañamiento directo a los usuarios del sector; a fin de proveerlos de las capacidades necesarias para desarrollar las potencialidades productivas del territorio”.
Con lo expuesto y como se describió en la caracterización del contexto institucional, el Estatuto Orgánico de Gestión Organizacional por Procesos establece la estructura institucional a nivel general y provincial, instituyendo el número de unidades con las que estarán formadas las direcciones provinciales para brindar un adecuado servicio a la población del multi-sector y los productos y servicios que deben realizar en el desarrollo de la gestión institucional.
Particularmente y según como lo establece el estatuto, dentro de la Unidad Administrativa Financiera se encuentra la Unidad de Administración de Talento Humano, la cual tiene competencias establecidas en el Título V, capítulos del uno al seis de la LOSEP, referente a la Administración Técnica del Talento Humano, donde se describe el Sistema integrado de Desarrollo del Talento Humano del Sector Público, que comprende los subsistemas de:
Planificación de Talento Humano,
Clasificación de Puestos del Servicio Público, Selección de Personal,
Formación y capacitación, y Evaluación del Desempeño.
Así también, el Reglamento a la LOSEP dentro del capítulo II al capítulo VII, que comprenden los artículos que van del 130 al 227, detalla la estructura, objeto y características.
La Contraloría General del Estado que es el órgano de control público, describe dentro de las Normas de Control Interno de la CGE, también la Administración de Talento Humano y éstas están descritas en la Norma Control Interno 407 y detalla: Norma de CI 407-01.- Plan de Talento Humano, Norma de CI 407-02.- Manual de Clasificación de Puestos, Norma de