Conceptual Developments Arising from the Research

El libro de Excel está compuesto de 3 hojas; La primera, llamada “Captura” presenta una interfaz donde se ingresarán los datos referidos a los consumos de farmacia de los pacientes del programa REMEO®, la segunda hoja “Datos” presenta los datos ingresados en el formato manejado por farmacia originalmente y la tercera hoja “Listas” es la base de datos que alimenta la herramienta. A continuación, se explicará la funcionalidad de la herramienta y de cada hoja del libro.

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I. Interfaz de captura

El formato de captura consta de los campos que se muestran a continuación:

Figura 33 Formato de captura Macro farmacia

El primer recuadro indica a qué regional pertenece el formato y contiene la información referente al consumo del paciente. El usuario deberá ingresar únicamente 4 campos en la interfaz:

 Nombre del paciente

 Producto

 Ubicación

 Cantidad

Los demás campos se autocompletarán según la información ingresada en los cuatro espacios anteriormente nombrados, por lo que el tiempo de registro será menor y además se disminuirá el error humano.

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Luego de asegurarse que todos los campos estén completos se debe presionar el botón “Guardar datos” ubicado en la parte inferior derecha del recuadro y aparecerá el siguiente mensaje:

Figura 34 Instrucción para guardar datos en macro de farmacia

De ser así, una vez pulse la opción “Sí” la Macro enviará la información registrada a la segunda hoja del libro y preguntará si desea limpiar completamente los datos ingresados para iniciar con un nuevo registro.

Figura 35 Instrucción para limpiar datos de captura en macro de farmacia

Para registrar varios consumos de farmacia para un mismo paciente debe pulsarse la opción “No”, así los campos ingresados se conservarán y solo debe cambiarse únicamente la información de “Producto” y “Cantidad” seleccionando un nuevo producto en la lista desplegable o borrando la celda y escribiendo nuevamente el nombre del producto.

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Figura 36Ejemplo de registro y listas desplegables macro de farmacia

En caso de que alguno de los 4 campos que debe ingresar en la captura esté vacío, aparecerá el siguiente mensaje:

Figura 37 MessageBox "Los datos no están completos" en macro de farmacia

Por lo cual el usuario debe asegurarse de completar todos los campos requeridos. El segundo recuadro de la macro es de carácter informativo y sirve de apoyo, ya que muestra el último registro ingresado y dado de alta a la segunda hoja del libro.

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Figura 38 Panel informativo con último regustro en macro de farmacia

El tercer recuadro de “Opciones” permite ingresar un nuevo paciente o un nuevo producto.

Figura 39 Panel de opciones para agregar paciente o producto en macro de farmacia

El proceso de registro de nueva información alimentará la base de datos de la hoja “Listas” y deberá ser realizado por un administrador y actualizado mes a mes.

a. Agregar paciente

Para agregar un nuevo paciente debe darse click en el botón que lo indica y el usuario deberá ingresar cuidadosamente la información requerida, respetando el orden de Nombre y Apellidos completos, sin espacios extra, en mayúsculas y sin puntos, además de verificar que la información a ingresar sea correcta antes de hacerlo. El campo “N° de ID” únicamente admitirá valores numéricos.

Figura 40 UserForm "Agregar paciente" en macro de farmacia

También debe seleccionar de la lista desplegable el tipo de identificación del paciente

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Figura 41 Lista desplegable con tipo de identificación para Userform "Agregar paciente"

Donde CC es Cédula de Ciudadanía, TI es Tarjera de Identidad y RC es Registro Civil.

Luego de verificar que la información esté completa y sea correcta se debe pulsar el botón “Enviar” y los datos serán dados de alta a la base de datos de la hoja “Listas”, donde se encuentra la base de datos que alimenta la herramienta.

b. Agregar producto

Para agregar un nuevo producto el usuario debe dar click en el botón que lo indica y deberá ingresar cuidadosamente la información requerida tal y como se encuentra en Panacea, la plataforma de gestión de la información de la compañía, además de verificar que la información a ingresar sea correcta antes de hacerlo. El campo “Precio” únicamente admitirá valores numéricos.

Figura 42 UserForm "Agregar producto" en macro de farmacia

Finalmente debe seleccionar de la lista desplegable el tipo de producto ingresado.

Figura 43Lista desplegable con tipo de producto para Userform "Agregar producto"

Al pulsar el botón “Enviar” la información será enviada a la base de datos ubicada en la tercera hoja del libro de Excel.

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II. Formulario de información registrada

La segunda hoja contiene la información ingresada desde el formato de captura de manera ordenada en la estructura que se ha manejado históricamente por farmacia, esto incluye el nombre del paciente, su número y tipo de identificación, nombre y código del producto, ubicación del paciente (Home o Center), Grupo de diagnóstico principal y diagnóstico principal, tipo de producto (medicamento, dispositivo médico, insumo), valor unitario (precio), cantidad y valor total.

Figura 44 Hoja Datos con formulario de información registrada en macro de farmacia

Si por algún motivo la información ingresada presenta errores, la celda puede ser corregida manualmente o la fila completa puede ser eliminada y el registro debe ser ingresado nuevamente.

Una vez se finalicen todos los registros de consumos de farmacia, se recomienda al usuario que guarde la hoja con el formulario de información ingresada en un nuevo libro, creando una copia del archivo, ya que facilitará el envío del archivo al finalizar el mes, considerando que se tendrán cientos de filas de datos por periodo.

III. Base de datos

En la tercera hoja “Listas” se encuentra la base de datos que alimenta la herramienta, donde se encuentra la información referente a los pacientes y productos, así como los agregados a través de la aplicación. La base contiene nombre del paciente, número y tipo de identificación, grupo de diagnóstico principal y diagnóstico principal (patología), datos extraidos de la cohorte de pacientes para cada regional, además se encuentra la base maestra de productos de farmacia con nombre, tipo y precio del producto.

La información se encuentra organizada alfabéticamente para facilitar la búsqueda a través de las listas desplegables de la interfaz de captura y al agregar un nuevo paciente o producto, este se ubicará al final de las listas. El contenido de esta hoja no debe ser alterado por ningún motivo, o podría dañar la programación de la herramienta.

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