CROSS-CASE ANALYSIS

Creación del contenido

de la presentación

Para preparar el contenido visual de una presentación, gran parte del trabajo se puede hacer directamente en PowerPoint, como se describe del capítulo 4 al 9. Sin embargo, hay elementos, como tablas, gráficas, cuadros y diagramas, que son más fáciles de producir y trabajar con otras aplicaciones. En este capítulo se verán dos aplicaciones de la familia de Microsoft Office (Microsoft Word y Microsoft Excel) y cómo se pueden utilizar para crear elementos visuales.

Cada aplicación tiene su propio libro. Por tanto, en este libro sólo se proporcionará una breve explicación sobre la manera de usar los productos y luego, en Word, cómo incorporar un esquema, y en Excel, cómo construir una tabla y cómo crear una gráfica o un diagrama.

Use Microsoft Word

Casi todas las computadoras personales (PC) tienen alguna versión de Microsoft Word instalado, y la mayoría de las personas que utilizan PC y Word tendrá algún tipo de experiencia con ellos.

En presentaciones creativas se puede emplear Word para crear varios elementos que se pueden utilizar en ellas o en PowerPoint incluidos:

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Esquemas

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Notas

•

Tablas

NOTA

Se supone que estas aplicaciones se encuentran ya instaladas en su computadora y que está familiarizado con ellos, con la computadora y con las aplicaciones en general. Si lo desea, encontrará más información sobre estos productos en otros libros dedicados a ellos de McGraw-Hill.

Polly la eficiente utiliza aplicaciones que conoce bien, como Microsoft Word, para producir esquemas y notas para su presentación en PowerPoint.

Use Word

Word cuenta con una amplia gama de ventanas, barras de herramientas, menús y características especiales para ejecutar sus funciones. Muchas de estas características son comunes a todas las aplicaciones de Office, tema que se abarcará con todo detalle en el capítulo 4, donde se analizará Microsoft PowerPoint. En esta sección se mostrará cómo utilizar la ventana principal de Word y cómo ingresar información.

Explore la ventana de Word

La ventana de Word tiene muchas características que ayudan a crear y corregir documentos. La vista que se presenta cuando comienza Word se muestra en la figura 3-1. Las características principales de la ventana de Word se presentan en la tabla 3-1.

TIP

Busque documentos existentes en Word u otra aplicación que ya tengan su organización, para poder utilizarlos en su presentación.

Figura 3-1: La ventana predeterminada de Word usada para crear y editar documentos.

Ingrese información

Por ejemplo, para ingresar texto para las notas de la presentación, simplemente empiece a teclear. Los caracteres que se escriban aparecerán en el panel del documento, en el punto de inserción, y en el orden en que se escriban.

El punto de inserción, la barra vertical que se muestra en la figura 3-1, determina el lugar donde aparecerá el texto. En un nuevo documento, el punto de inserción está obviamente en la parte superior izquierda del panel del documento. También está colocado allí, como opción predeterminada, cuando se abre un documento ya existente.

Menú de control Barra de título Barra de menú Barra de herramientas Estándar Barra de herramientas Formato

Minimizar Maximizar Cerrar

Punto de inserción Grupo de tabuladores Reglas Flecha de desplazamiento Panel de tareas Botón de desplazamiento Barra de desplazamiento Flecha de desplazamiento Botones de búsqueda Botones de vista

Panel del documento

Barra de estado Borde de la ventana Controlador de cambio de tamaño Apuntador del mouse

Se puede mover el punto de inserción dentro o al extremo del documento existente mediante el empleo del teclado o del mouse.

•

Con el teclado Cuando se utiliza Word, el punto de inserción se mueve cada vez que se presiona un caracter o una tecla de dirección en el teclado (a menos que se utilice algún menú o cuadro de diálogo o el panel de tareas esté activo).

CARACTERÍSTICAS DE WORD DESCRIPCIÓN

Barra de título Contiene el nombre del documento actual y los controles de la ventana Barra de menú Contiene los controles principales de Word, divididos en categorías Barra de herramientas Estándar Permite el acceso directo a muchas funciones básicas de Word Barra de herramientas Formato Permite el acceso directo a muchas características de formato en Word Botón minimizar Minimiza la ventana a un icono en la barra de tareas

Botón maximizar Maximiza la ventana hasta llenar la pantalla Cerrar Sale de Word y cierra la ventana

Panel de tareas Muestra las opciones de tareas actuales, como el panel de tareas Inicio Flechas de desplazamiento Mueven el contenido del panel del documento de acuerdo con la

dirección de la flecha

Botón de desplazamiento Mueve el contenido del panel en la dirección en que es arrastrado Barra de desplazamiento Mueve el contenido del panel en la dirección que se indique

Botones de búsqueda Permite especificar un objeto para realizar la navegación (por ejemplo, páginas, tablas o encabezados) y navegar rápidamente a la parte anterior o siguiente de un objeto

Controlador de cambio de tamaño Modifica el tamaño de la ventana en la dirección que se arrastra diagonalmente

Punto de inserción Identifica dónde se colocará el texto que se está escribiendo Puntero del Mouse con forma de I Mueve el punto de inserción al desplazar el puntero del mouse a un

nuevo lugar y hacer clic con el botón izquierdo Panel del documento Muestra el contenido del documento que se crea o edita Barra de estado Muestra información acerca del documento actual Borde de la ventana Modifica el tamaño de la ventana cuando se arrastra

Botones de vistas Controla la vista actual del documento que se está desplegando Reglas Permite ver la posición precisa del texto u otro objeto en el documento Grupo de tabuladores Permite seleccionar el tipo de tabulador que se desea utilizar Menú de control Contiene los controles de tamaño, movimiento y cierre de la misma

pantalla

Las teclas direccionales incluyen tab, retroceso y enter, además de las cuatro teclas de flechas, e inicio, fin, repág. y av.pág.

•

Con el mouse Cuando el puntero del mouse está en el panel del documento, aparece como una I, como se ve en la figura 3-1. La I es el punto de inserción porque se distingue de los caracteres que contiene la pantalla. Se puede mover el punto de inserción con sólo mover el punto de inserción en forma de I hacia la nueva posición y hacer clic.

Cuando oprime una tecla de letra o número en Word en su modo predeterminado (como está desde que lo inicia), el punto de inserción y cualquier texto que se encuentra a la derecha de éste, será desplazado hacia la derecha y abajo en la página. Esto también sucede cuando se presionan las teclas tab y enter. A esto se le llama modo de inserción: cuando un texto nuevo desplaza a otro hacia la derecha.

Si se presiona la tecla insert (o ins), Word cambia al modo sobrescribir, y el indicador se habilita en la barra de estado.

En el modo de sobrescribir, cualquier carácter que se inserte sobrescribe (reemplaza) el carácter que se encuentre a la derecha del punto de inserción. El modo de sobrescribir no afecta a las funciones de las teclas tab o enter, las cuales continúan recorriendo el punto de inserción en el texto existente hacia la derecha y abajo.

Si está acostumbrado a escribir a máquina, ha aprendido a presionar return al final de cada línea para pasar a la siguiente. En Word, así como en todos los procesadores de texto, simplemente sigue escribiendo y la aplicación automáticamente hará los cortes de línea correspondientes. Sólo cuando quiera incluir un salto de línea antes de que termine, debe intervenir manualmente. Hay cuatro circunstancias que requieren saltos de línea:

•

Al final de un párrafo: para empezar uno nuevo, presionar enter.

•

Al final de una línea pequeña de un párrafo: para iniciar una nueva línea, presione mayús+enter.

•

Al final de una página: para forzar el inicio de una página, presione ctrl+enter.

•

Al final de una sección: para iniciar una nueva sección, presione mayús+ctrl+enter.

NOTA

En ambos modos, de inserción y sobrescribir, las teclas de flecha siguen moviendo el punto de inserción, sin importar el tipo de modo que esté habilitado.

También puede ingresar saltos de líneas con el mouse:

1. Con el punto de inserción indicando dónde desea el salto de línea, haga clic en el menú Insertar y en Salto. Se abrirá el cuadro de diálogo Salto.

2. Seleccione el tipo de salto que desee insertar y presione Aceptar.

NOTA

Los saltos de sección se utilizan para definir columnas dentro de una página y para definir diferentes tipos de páginas, como lo haría cuando las páginas izquierda y derecha tienen formato diferente.

PASOS RÁPIDOS

INSERCIÓN DE CARACTERES ESPECIALES

Para ingresar un caracter especial que se encuentra en el teclado, basta con teclearlo, pero en el caso de muchos otros caracteres y símbolos que no se encuentran en el teclado, por ejemplo, ©, £, Ã, 7, Jb y •, puede hacerlo a través del cuadro de diálogo Símbolos o con una secuencia de teclas.

Seleccione caracteres especiales desde el cuadro de diálogo Símbolo

1. Mueva el punto de inserción hasta donde se desee insertar el caracter especial.

2. Haga clic en el menú Insertar y después en Símbolo. Se abrirá el cuadro de diálogo Símbolo.

3. Deslice la barra hasta encontrar el caracter que busca, y después haga doble clic en el símbolo, cómo se muestra en la figura 3-2.

PASOS RÁPIDOS

INSERCIÓN DE CARACTERES ESPECIALES (Continuación)

4. Haga clic en Cerrar. Deberá ver el caracter especial o el símbolo donde estaba el punto de inserción.

Figura 3-2: El cuadro de diálogo Símbolo contiene varios alfabetos, además de una gran variedad de símbolos y caracteres especiales.

Inserte caracteres especiales desde el teclado

Si observa la parte inferior media de la figura 3-2 se distingue un método abreviado de +0149, el cual se puede utilizar para insertar una viñeta. Este método abreviado numérico se debe ingresar por medio del teclado numérico.

1. Mueva el punto de inserción hasta la posición donde desea insertar el caracter especial.

2. Presione para poner el teclado numérico en el modo numérico.

3. Presione y mantenga presionada mientras digita los cuatro números (incluido el cero) en el teclado numérico.

4. Suelte . El caracter especial aparecerá donde estaba el punto de inserción.

Inserte un esquema

Un esquema es un marco en que se basa un documento o presentación. Es una lista jerárquica

NOTA

En la tabla 3-2 la “,” significa dejar de presionar las teclas anteriores y después presionar la o las siguientes. Por ejemplo, para insertar ¢, presione y mantenga oprimida la tecla mientras presiona /, luego suelte la tecla y presione c. Además, “ ” significa presionar las siguientes teclas en el teclado numérico. Por lo tanto, “ -” significa presionar “-” en la parte superior del teclado numérico.

NOTA

La ficha Caracteres especiales, del cuadro de diálogo Símbolo, son los caracteres especiales que más se utilizan así como sus respectivos métodos abreviados.

PASOS RÁPIDOS

INSERCIÓN DE CARACTERES ESPECIALES (Continuación)

En la tabla 3-2 se muestran los métodos abreviados más comunes para insertar caracteres especiales con el teclado.

Tabla 3-2: Teclas de método abreviado para insertar caracteres comunes

CARACTER NOMBRE TECLAS DE MÉTODO ABREVIADO

• Viñeta +0149 © Copyright + ™ Marca comercial + ® Registrado + ¢ Centavo +/,c £ Libra +0163 _ Euro + – Espacio N + - — Espacio M + + -

1. Abra un documento nuevo en Word. Haga clic en Ver y luego en Esquema. Word cambia a la Vista esquema, y aparece la barra de herramientas Esquema (véase la figura 3-3; las herramientas de la derecha se usan para tablas de contenidos y para subdocumentos, pero no son relevantes aquí).

2. Ingrese la primera entrada del esquema y presione enter. Word da formato a las entradas utilizando al constructor de estilos de los títulos y asignará Título 1. 3. Escriba las entradas restantes en el esquema, poniendo cada una en una línea

separada presionando enter al final de cada entrada.

4. Para asignar una entrada a un nivel y aplicar el estilo correspondiente, coloque el punto de inserción en la entrada, y haga clic en los botones Aumentar nivel o Disminuir nivel en la barra de herramientas Esquema, hasta que la entrada esté en el lugar deseado.

5. Para mover una entrada a otro lugar, coloque el puntero en la entrada y haga clic en los botones Subir o Bajar en la barra de herramientas Esquema

hasta colocar la entrada en el lugar deseado. (Si un esquema es colapsado, el texto del subordinado debajo del título, se mueve junto con el título.)

6. Cuando esté satisfecho con la organización, cambie a Vista Normal, Diseño de impresión o Diseño Web para agregar detalles al cuerpo del texto e imágenes.

Aumentar de nivel a título 1 Aumentar nivel Nivel de esquema Disminuir nivel Disminuir a texto

Subir Bajar Expandir

Contraer

Mostrar nivel

Mostrar sólo primera línea

Mostrar formato

Figura 3-3: La barra de herramientas Esquema proporciona varias maneras de trabajar con los esquemas.

Cree tablas con Microsoft Excel

Microsoft Excel permite crear tablas y gráficas que pueden ser muy útiles en presentaciones. El objetivo de esta sección es crear una tabla en una hoja de cálculo, que se pueda insertar en una presentación de PowerPoint. En la siguiente sección se verá cómo crear una gráfica

NOTA

Aunque Microsoft ha usado, desde las primeras versiones de Excel, el término “gráfico” para designar a las

representaciones gráficas de las tablas, en el uso cotidiano ese término se aplica a todo tipo de imágenes, sobre todo en videojuegos. En cambio, en los ámbitos académicos y laborales a estas representaciones se les ha denominado históricamente “gráficas”. En esta sección (y en todo el libro) seguiremos el uso tradicional de los términos. Sin

que se pueda utilizar en la presentación. Dado que Excel es miembro de la suite de Microsoft Office, como Microsoft Word y PowerPoint, comparte varias técnicas para el trabajo con información, como cortar, pegar y copiar, además de las barras de herramientas y menús. Como resultado de estas similitudes, la explicación sobre Excel será breve.

Empleo de libros y hojas de cálculo

Al conjunto de celdas donde se encuentran los números, el texto y las fórmulas, además de los cálculos que se realizan en Excel se le denomina hoja de cálculo. Una o más hojas de cálculo pueden estar dentro de un libro de trabajo con un nombre preliminar de Libro1.xls. Cuando Excel comienza, se crea un libro nuevo y despliega una hoja de cálculo en blanco, como se muestra en la figura 3-4, donde aparece la barra de menú, las barras de herramientas Estándar y Formato y el panel de tareas similar al de Word. La diferencia es que el documento es una hoja de cálculo con celdas que contienen información, la cual se inserta en las celdas activas. También se encuentra una barra de fórmulas donde se puede editar el contenido de la celda, y al fondo de la hoja de cálculo también hay fichas que permiten seleccionar diferentes hojas de cálculo del libro.

Cuando Excel inicia, usted puede comenzar a escribir en la hoja de cálculo y el libro que se encuentra activo, puede iniciar otro libro o puede escoger otras opciones.

1. Haga clic en el menú Archivo y luego en Nuevo. Aparecerá el panel de tareas Nuevo libro. Barra de fórmulas, que permite insertar y editar el contenido de la celda Celda activa, donde se colocarán los números, el texto y las fórmulas que usted escriba Fichas de hojas de cálculo, para un rápido acceso a las hojas de cálculo del libro

2. Haga clic en uno de los siguientes elementos:

•

Libro en blanco, que permite crear una o más hojas de cálculo.

•

A partir de un libro existente, que presenta el cuadro de diálogo Nuevo a partir de un libro existente, donde se buscaría un libro existente. Después se puede modificar para ajustarlo a los propósitos actuales.

•

Plantillas, que proporciona muchas maneras de localizar un libro modelo, el cual puede abrir, guardarlo como un libro nuevo y utilizarlo como está o modificarlo de acuerdo con sus necesidades.

Las hojas de cálculo

Una hoja de cálculo de Excel es una matriz, o cuadrícula, de encabezados de columna con letras a lo largo de la parte superior y encabezados de fila numerados a la izquierda, hacia abajo. La primera fila de una hoja de cálculo típica se usa para encabezados de columna. Las columnas representan categorías de datos similares. Las filas que se encuentran abajo de un encabezado de columna contienen datos de categorías nuevas determinados por un encabezado de fila a lo largo de la columna del extremo izquierdo, o enumeradas debajo del encabezado de columna. En la figura 3-5 se muestran ejemplos de dos organizaciones comunes de hojas de cálculo. Las hojas se pueden utilizar también para establecer bases de datos, donde las columnas se denominan campos y cada fila representa un registro único de datos.

A cada intersección de una fila y una columna se le denomina celda, a la que se hace referencia primero por la ubicación de la columna y después por la de la fila. La combinación de la letra de una columna y el número de una fila asigna a cada celda su dirección. Por

TIP

Para abrir rápidamente un nuevo libro en blanco, haga clic en Nuevo en la barra de herramientas estándar o en

Crear un libro nuevo en el panel de tareas Inicio.

NOTA

Las celdas en Excel se caracterizan por el tipo de datos que contienen. El texto comprende caracteres que no se utilizan para hacer cálculos. Por ejemplo, “cuatro cuentas y hace siete años” es texto, y también “Avenida Pacífico 1999”. Los números son sólo eso: caracteres numéricos que se utilizan para hacer cálculos. Fechas y horas ocupan una categoría especial de números que se pueden usar para hacer cálculos y se manejan con varios tipos de métodos. Excel le permite saber el tipo de contenido de la celda por su alineación predeterminada del contenido de la celda; es decir, como opción predeterminada, el texto se alinea a la izquierda y los números (incluyendo fechas y

ejemplo, la celda ubicada en la intersección de la columna D y la fila 8 se llama D8. Una celda se considera activa cuando se hace clic en ella o cuando se selecciona como el lugar indicado para modificar un dato.

Datos organizados por examina- dores de filas

y columnas

Las columnas se identifican por encabezados con letras a lo largo de la parte superior de la hoja de cálculo

Las filas se identifican por encabezados numerados a lo largo del lado izquierdo de la hoja de cálculo Los encabeza- dos de las filas categorizan los datos horizon-

talmente

Los encabezados de las columnas categorizan los datos

verticalmente

Los datos se organizan po encabezados (o campos) y

registros

Figura 3-5: La disposición de la cuadrícula en las hojas de cálculo de Excel está definida por varios componentes.

TIP

Es muy fácil perder la dirección de la celda dentro de la cual se está trabajando. Excel proporciona dos identificadores muy visibles para una celda activa: el cuadro de nombres a la izquierda de la barra de fórmulas muestra la dirección, y los encabezados de la columna

In document Projects or products: seeking for the business logic of contract R&D (Page 94-100)