Data Acquisition, Management and Transfer
6.2 Data Management
El sistema ITS17, servirá de base para la incorporación de módulos adicionales requeridos por la institución
El diseño del sistema está orientado a la automatización de los procesos de Control académico del Institución
La arquitectura de ITS17, está basada en el modelo tres capas (Base de datos, Lógica de la aplicación y Presentación)
El sistema ITS17, está desarrollado en su totalidad con herramientas libres bajo la filosofía Open Source
CONCLUSIONES GENERALES
Un sistema de control académico con aplicación web, optimiza los procesos administrativos y operativos tanto para el registro, custodia y recuperación de la información, con las seguridades pertinentes esta información puede estar dispuesta para que terceras personas puedan observarse, como es el caso de padres de familia y estudiantes que con una clave de ingreso pueden ingresar a la plataforma para conocer las novedades sobre promedios y calificaciones de un determinado período.
El sistema RUP tiene un alto prestigio avalado por la empresa IBM es la metodología estándar más utilizada en la actualidad porque facilita el análisis, diseño, implementación y documentación de sistemas orientados a objetos, aplicados en el sistema de calificaciones y promedios para la Instituto Tecnológico Superior “17 de Julio”.
Frente a la realidad que atraviesa en la actualidad la Instituto Tecnológico Superior “17 de Julio” se determina que no se brinda las facilidades a los docentes para el registro de calificaciones, padres de familia y estudiantes no tienen acceso oportuno a la información de control académico, lo que no permite tomar decisiones adecuadas para superar dificultades de rendimiento académico.
En la actualidad el registro de promedios y calificaciones, realizado con un sistema manual en Microsoft Excel, ocasiona dificultades en la institución, especialmente en lo referente al factor tiempo, que limita las actividades administrativas propias del rol de secretaría.
El proceso demostrativo para el ingreso de información del rendimiento escolar, se lleva a cabo con una minimización de tiempo y recursos, actividad que se realiza directamente por el docente que imparte la asignatura, garantizando de esta manera la fidelidad de la información académica.
Durante el transcurso de la realización de este sistema para la Instituto Tecnologico“17 de Julio”, una vez realizadas las pruebas periódicas y sistemáticas se establece la efectividad del proceso tecnológico, implantación de la Aplicación Web para el registro matrículas, e ingreso de notas de las asignaturas en los diferentes niveles del Institución, sistema que cumple con la normativa vigente dispuesta por el Ministerio de Educación.
RECOMENDACIONES
El sistema de control académico del Instituto Tecnológico Superior “17 de Julio” demanda de condiciones periódicas de equipamiento y mantenimiento de equipos y hardware, con la finalidad de que el software funcione en óptimas condiciones, por lo que debe atender estos requerimientos en forma preventiva.
Para optimizar el servicio es necesario que el servicio web se mantenga con un plan de actualización, con la finalidad de que el sistema de notas pueda ser actualizado de acuerdo a las nuevas necesidades que se presenten por efecto de innovaciones en el sistema de evaluación en la educación, número de usuarios y otros factores que pueden afectar a la calidad del servicio del sistema.
Es importante que para el registro e ingreso de notas se establezca un cronograma especial, además se brinde las facilidades a los docentes, para que en el laboratorio de computación de la institución se tenga el acceso a los servicios de los equipos, de igual manera los docentes fuera del horario de clase podrán acceder al sistema para su manejo, por lo que es necesario además que se manejen períodos de tiempo de apertura y cierre, para garantizar la idoneidad de la información.
Para garantizar la idoneidad y seguridad de la información ingresada al sistema, es necesario que los docentes y personas autorizadas al manejo del sistema, su clave se mantenga en forma confidencial.
Las autoridades deben disponer un plan de capacitación dirigido al personal que se incorpore a la institución, ampliando la cobertura a padres de familia, con la finalidad de que no se generen limitaciones para profesionales nuevos que ingresen a trabajar en la institución, así como los estudiantes nuevos que ingresen a estudiar a la Unidad Educativa.
Las autoridades de la institución con el apoyo de tutores de curso, deberán oportunamente dar información a padres de familia y estudiantes, sobre los períodos de difusión de calificaciones y período legal para reclamos o recuperaciones de promedios, con la finalidad de optimizar el servicio en procesos regulares en el sistema de evaluación escolar.
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Anexo 1 Encuesta a estudiantes
UNIVERSIDAD REGIONAL AUTÓNOMA DE LOS ANDES
“UNIANDES”
ENCUESTA PARA ESTUDIANTES DEL UNIDAD EDUCATIVA “17 DE JULIO” Instrucciones: La presente encuesta tiene la finalidad de identificar la necesidad de una aplicación web para el control académico, dígnese colaborar con este estudio marcando una (X) en una de las alternativas que se propone.
CUESTIONARIO:
1 ¿En el internet puede obtener información de su colegio?
( ) Siempre
( ) A veces
( ) Nunca
2 ¿De qué manera se informa de sus promedios y calificaciones?
( ) Del registro del profesor
( ) Reporte impreso de secretaría
( ) Informe de tutor de curso
( ) Internet
( ) Ninguno
3 ¿Es oportuna la información que recibe sobre sus calificaciones?
( ) Siempre
( ) A veces
( ) Nunca
4
¿Desearía realizar consultas inmediatas a través del internet sobre sus calificaciones?
( ) Mucho
( ) Poco
Anexo 2 Encuesta para docentes
UNIVERSIDAD REGIONAL AUTÓNOMA DE LOS ANDES
“UNIANDES”
ENCUESTA PARA DOCENTES DELAUNIDAD EDUCATIVA “17 DE JULIO” Instrucciones: La presente encuesta tiene la finalidad de identificar la necesidad de una aplicación web para el control académico, dígnese colaborar con este estudio marcando una (X) en una de las alternativas que se propone.
CUESTIONARIO:
1 ¿En el internet se publica información de su colegio? ( ) Siempre
( ) A veces ( ) Nunca
2
¿De qué manera se informan los estudiantes y padres de familia sobre los promedios y calificaciones?
( ) Del registro del profesor ( ) Reporte impreso de secretaría ( ) Informe de tutor de curso ( ) Internet
( ) Visita directa ( ) Ninguno
3
¿Es oportuna la información que los padres de familia reciben sobre las calificaciones?
( ) Siempre ( ) A veces ( ) Rara vez
4
¿Es necesario que el colegio disponga de un sitio web para registro y consultas de reportes académicos?
( ) Mucho ( ) Poco ( ) Nada
8 ¿Qué servicios le interesaría que le brinde un sistema web de calificaciones? ( ) Notas parciales
( ) Promedios bimestrales ( ) Promedios quimestrales ( ) Promedios finales ( ) Todos
Anexo 3 Encuesta a padres de familia
UNIVERSIDAD REGIONAL AUTÓNOMA DE LOS ANDES
“UNIANDES”
ENCUESTA PARA PADRES DE FAMILIA DEL UNIDAD EDUCATIVA “17 DE JULIO”
Instrucciones: La presente encuesta tiene la finalidad de identificar la necesidad de una aplicación web para el control académico, dígnese colaborar con este estudio marcando una (X) en una de las alternativas que se propone.
CUESTIONARIO:
1 ¿En el internet puede obtener información del colegio en el que se educa su hijo? ( ) Siempre
( ) A veces ( ) Nunca
2 ¿De qué manera se informa de sus promedios y calificaciones? ( ) Del registro del profesor
( ) Reporte impreso de secretaría ( ) Informe de tutor de curso ( ) Internet
( ) Ninguno
3 ¿Es oportuna la información que recibe sobre las calificaciones de su hijo? ( ) Siempre
( ) A veces ( ) Nunca
4 ¿Desearía que el colegio disponga de un sistema académico publicado en el internet para consultas de reportes académicos?(repetir en las encuestas)
( ) Mucho ( ) Poco ( ) Nada
5 ¿Qué beneficios le brindaría el sistema académico en el caso de implantarse ?( en las 3 )
( ) Información oportuna
( ) Verificación de calificaciones ( ) Consulta oportuna
( ) Evitar trámites
( ) Facilidad a padres de familia Todas
( ) Notas parciales
( ) Promedios bimestrales ( ) Promedios quimestrales ( ) Promedios finales ( ) Todos
Anexo 4 Entrevista Nombre del entrevistado: Nombre de la entrevistadora: Tema de la entrevista:
1. ¿La institución que usted dirige, utiliza algún sistema para el control académico? ………. 2. ¿Cree usted que el programa que utiliza la institución para el control de avances académicos es eficiente?
………. 3. ¿Qué tiempo promedio se demora el administrador del sistema para obtener los resultados, del avance académico realizado por un docente?
………. 4. ¿Qué porcentaje de error cree usted que existe al realizar el paso de calificaciones de avance académico por parte del personal docente?
………. 5. ¿Cuál es el costo promedio mensual que requiere el plantel para mantener este sistema de control académico?
………. 6. ¿El personal docente y directivo tienen conocimiento y dominio de algún sistema para el control académico?
………. 7. ¿Los estudiantes y padres de familia tienen acceso vía internet a este sistema de control académico?
………. 8. ¿Considera usted que es importante crear y aplicar un sistema para el control académico estudiantil del Instituto Tecnológico Superior “17 de Julio”
Anexo 5 Manual de usuario Manual de administrador
1. Escribir en la barra de direcciones www.uet17dejulio.edu.ec/
2. Clic en ingreso al sistema en el caso de ser docente hacer clic en Ingreso al Sistema.
- Ingresar cédula y la contraseña
4. Submenú Admisiones
Este menú permitirá crear año lectivo con una fecha inicio y una fecha fin Pasos a seguir para crear un año lectivo.
1. Periodos
1.1.Clic en Editar
1.2.Ingreso de fecha de inicio año lectivo y fecha de cierre de fin de año lectivo, clic añadir
Pasos para ingresar a periodo lectivo
1.4 Seleccionar año lectivo, clic seleccionar periodo.
2. Gestión
Este módulo permite registrar a estudiantes nuevos, estudiantes que vienen de otra institución.
2.1.Ingreso de estudiantes nuevos. 2.1.1. Ingreso de estudiantes
2.1.2. Ingresar datos de estudiantes. Todos los campos que esta marcados con asterisco rojo (*) son campos obligatorios. Clic en guardar para que se guarde la información del estudiante.
2.2.Matricula
Este módulo matricula a todos los estudiantes nuevos y que ya pertenecen a la institución, permite elegir a que curso van y que especialidad va a seguir.
Pasos a seguir
Ingresar apellido o cedula del estudiante, clic en buscar, seleccionar curso, clic matricular.
2.3.Reportes
Este módulo permite ver reportes en formato PDF paraposteriormente imprimirlos como por ejemplo:
2.3.1. Listado de docentes 2.3.2. Listado de estudiantes 2.3.3. Lista de materias 2.3.4. Lista de cursos 2.3.5. Lista de especialidades 2.3.6. Libretas de curso 2.3.7. Libreta por estudiante 2.3.8. Libreta por curso
Para visualizar todos estos reportes hacer clic en reportes Submenú académico
1. Clic en Académico
Pantalla menú académico 1.1.Cronograma de trabajo
Este módulo permite ingresar las fechas de cada proceso académico que realiza cada institución por ejemplo fecha de inicio de matrícula y fecha de fin de inicio de matrícula.
Pasos a seguir
1.1.1. Clic en académico , clic en cronograma, clic Cronograma de trabajo
1.1.2. Ingresar fechas de ingreso no de notas, clic en guardar
Ingreso de malla, Seleccionar curso, especialidad, asignatura y por ultimo clic en asignar.
1.2.Recursos
1.2.1. Se ingresa código, nombre de materias y especialidad, clic en añadir
1.3.Ingreso notas
En este módulo permite ingresar notas de los estudiantes por materia. Los docentes deberán ingresar las notas con 2 decimales si el caso lo amerita.
Pasos a seguir
1.4.1. Clic en calificaciones 1.4.2. Clic ingresos de notas
1.4.3. Clic en seleccionar asignatura y quimestre
Sub Módulo recursos humanos 1. Ingreso de personal
1.1.Clic en Docentes
1.2.Clic ingreso de personal.
Todo campo que este con el asterisco (*) es un campo obligatorio. Clic en guardar.
Este módulo permite a los usuarios asignar roles como es de secretaria, vicerrectorado, administrador y docente.
Anexo 4 Manual Técnico
Para el desarrollo de la aplicación se utilizó las siguientes herramientas. Gestor de Base de datos MySql
Pasos para instalar
El proceso de instalación es muy simple y prácticamente no requiere intervención por parte del usuario.
Cada vez que veo la pantalla de la GNU GPL me lleno de felicidad. No sólo por las condiciones y el precio: es además, para mí, una garantía de profesionalidad.
Estadísticamente, la instalación típica será la que mejor se adapte a tus necesidades.
Una vez instalado MySQL, la siguiente fase es la configuración del servidor en sí mismo. Asegúrate de que la marca LaunchtheMySQLInstanceConfigurationWizard esté activa.
Optamos por DetailedConfiguration, de modo que se optimice la configuración del servidor MySQL.
Ha llegado un momento crucial. Dependiendo del uso que vayamos a darle a nuestro servidor deberemos elegir una opción u otra, cada una con sus propios requerimientos de memoria. Puede que te guste la opción Developer Machine, para desarrolladores, la más apta para un uso de propósito general y la que menos recursos consume. Si vas a compartir servicios en esta máquina, probablemente Server Machine sea tu elección o, si vas a dedicarla exclusivamente como servidor SQL, puedes optar por DedicatedMySQL Server Machine, pues no te importará asignar la totalidad de los recursos a esta función.
De nuevo, para un uso de propósito general, te recomiendo la opción por defecto, MultifunctionalDatabase.
InnoDB es el motor subyacente que dota de toda la potencia y seguridad a MySQL. Su funcionamiento requiere de unas tablas e índices cuya ubicación puedes configurar. Sin causas de fuerza mayor, acepta la opción por defecto.
Esta pantalla nos permite optimizar el funcionamiento del servidor en previsión del número de usos concurrentes. La opción por defecto, DecisionSupport (DSS) / OLAP será probablemente la que más te convenga.
Deja ambas opciones marcadas, tal como vienen por defecto. Es la más adecuada para un uso de propósito general o de aprendizaje, tanto si eres desarrollador como no. Aceptar conexiones TCP te permitirá conectarte al servidor desde otras máquinas (o desde la misma simulando un acceso web típico).
Hora de decidir qué codificación de caracteres emplearás. Salvo que quieras trabajar con Unicode porque necesites soporte multilenguaje, probablemente Latin1 te sirva (opción por defecto).
Instalamos MySQL como un servicio de Windows (la opción más limpia) y lo marcamos para que el motor de la base de datos arranque por defecto y esté siempre a nuestra disposición. La alternativa es hacer esto manualmente.
Además, me aseguro de marcar que los ejecutables estén en la variable PATH, para poder invocar a MySQL desde cualquier lugar en la línea de comandos.
Pon una contraseña al usuario root. Esto siempre es lo más seguro.
Si lo deseas, puedes indicar que el usuario root pueda acceder desde una máquina diferente a esta, aunque debo advertirte de que eso tal vez no sea una buena práctica de seguridad.
Servidor Web Appserv
1) Damos doble click en el icono del instalador que nos bajamos. Aparece la imagen que vemos debajo, clic en siguiente
2) Aparece el acuerdo de licencia, ahí debemos dar conformidad (I Agree)
3) En este punto, debemos elegir en cual de nuestros discos duros y en que carpeta vamos a instalar el AppServ, a mí no me gusta pensar mucho por tanto dejo siempre el directorio recomendado por defecto, o sea: c:\AppServ, como muestra la imagen, y le damos