Una vez aplicadas las técnicas de investigación se procede a la recolección de información para su análisis e interpretación de resultados.
Diagnóstico que caracterice el problema de investigación formulado Análisis e interpretación de resultados
Entrevista: La entrevista fue dirigida al secretario que se encuentra actualmente a cargo de este proceso con el fin de obtener información actual y valida sobre la gestión de acciones de personal dentro del departamento de Talento Humano.
Respuestas de la entrevista Entrevista secretario
1.- ¿Qué tipo de procesos realiza el secretario de talento humano para la gestión de acciones de personal?
Secretario: Primero recibe un memorándum que contiene los datos de identificación del funcionario y la razón para la emisión del acta de personal este Quipux es emitido por el Director de Distrito para el departamento de Talento Humano donde el secretario asignado realiza la acción de personal, la lleva al director del Departamento de Talento Humano y una vez aprobada y firmada es enviada al Quipux del funcionario destinatario para ser almacenada en un documento físico y otro electrónico dentro de un archivo de Excel.
Interpretación: Recibe un memorándum con los datos del miembro del personal receptor de la acción y las realiza para enviarlas al Jefe de Talento Humano.
2.- ¿Cuál es el proceso de registro de una de acción de personal?
Secretario: Primero se le asigna un código de registro luego se hace una consulta al distributivo del personal para obtener los datos del funcionario y se revisa el memorándum recibido para obtner el motivo con esto se procede a llenar la acción e imprimirla para aprobarla, escanearla y enviarla a su destinatario, siempre teniendo en cuenta que una acción de personal aprobada y emitida no puede ser cambiada, ya que todo este proceso se realiza de manera manual se tiene que hacer una comprobación extra después de cada registro para evitar redundancias y esto muchas veces no es suficiente.
método de comprobación de datos ya en el sistema actual muchas veces se producen inconsistencias.
3.- ¿Cuántos funcionarios o departamentos se ven involucrados en el desarrollo de las acciones de personal?
Secretario: Solo el departamento de Talento Humano ya que el jefe de Talento Humano emite un memorándum al secretario asignando las acciones de personal para su realización.
Interpretación: El proceso de gestión de acciones de personal es competencia únicamente del departamento de Talento Humano.
4.- ¿Cómo se obtiene y maneja la información del personal?
Secretario: La información de los funcionarios viene del ministerio de finanzas donde los secretarios de talento humano registran a los funcionarios para poder realizar el proceso de pago de sueldos, los funcionarios del Departamento de Talento Humano poseen una cuenta de acceso dentro del sistema del ministerio de finanzas que les permite registrar a los funcionarios bajo su cargo en el sistema y de esta manera obtener el distributivo del personal completo.
Interpretación: Los secretarios obtienen el distributivo completo de la página oficial del ministerio de finanzas, al estar completo trae varios datos innecesarios que pueden provocar confusión a la hora de la extracción de la información.
5.- ¿Qué medidas se toman para salvaguardar la información recolectada actualmente?
Secretario: Se tienen respaldos físicos de la información archivados dentro de las instalaciones de la institución, así como respaldos electrónicos en discos duros externos.
Interpretación: La información está respaldada, pero necesita ser actualizada de manera manual muy recurrentemente.
6.- ¿Cuál es el problema principal a la hora de realizar una acción de personal?
Secretario: La duplicidad de datos es un gran problema ya que a la hora de realizar las acciones de personal se tiene que verificar las emitidas anteriormente para evitar repetir los códigos de la misma, así como realizar la misma acción de personal dos veces.
Interpretación: Al ser manual el proceso actual provoca inconsistencias en la información generando malestar en los funcionarios involucrados en el proceso.
7.- ¿Qué puntos cree que se deberían reforzar en el desarrollo de un sistema para la gestión de acciones de personal?
Secretario: El acceso a la información del personal, además del relleno automático de ciertos campos dentro de la acción de personal y la búsqueda de acciones ya emitidas.
Interpretación: El desarrollo de un sistema de información para la gestión de acciones de personal es necesario para optimizar este proceso interno de la institución.
Entrevista al jefe de talento humano.
1.- ¿Cuál es el proceso para emitir la orden de realización de una acción de personal?
Jefe de Talento Humano: Revisa las planificaciones y documentación recibida para analizar los casos e identificar los tipos de acciones de personal necesarias para remitirlas en un Memorándum al secretario para su realización.
Interpretación: El jefe de Talento Humano emite los memorándums al secretario para que las realice y devuelva para su verificación y aprobación.
2.- ¿Cuál es el proceso de aprobación y emisión de una acción de personal terminada?
Jefe de Talento Humano: Se verifica que la información este correcta comparando con el distributivo luego se procede a verificar el motivo y explicación según el memorándum una vez evaluada es aprobada y firmada para ser remitida mediante un memorándum al Quipux del miembro del personal destinatario.
Interpretación: El proceso de verificación de la información se realiza dos veces tanto por el secretario como por el Jefe de Talento Humano para evitar inconsistencias, pero al ser un proceso manual no siempre es posible, además genera un exceso de tiempo en la realización y aprobación de las acciones.
3.- ¿Existe la posibilidad de que la realización de una acción de personal entre en sus tareas?
Jefe de Talento Humano: En casos extremos puede suceder más la mayoría son realizadas por los secretarios, pero la aprobación y emisión de todas las acciones son competencia del Jefe de Talento Humano.
4.- ¿Cuál es el problema principal al gestionar las acciones de personal?
Jefe de Talento Humano: La verificación de la información es un proceso muy tedioso y consume mucho tiempo ya que el evitar redundancias es indispensable, pero al realizarse de manera manual no siempre es posible y esto genera inconsistencias.
Interpretación: La verificación y validación de la información es un problema a la hora de gestionar las acciones de personal ya que no existe un método automatizado que les permita saber si existen redundancias o si los datos son correctos.
5.- ¿Qué puntos cree que se deberían reforzar en el desarrollo de un sistema para la gestión de acciones de personal?
Jefe de Talento Humano: El sistema debería comprobar la información, evitar inconsistencias y facilitar el acceso a la información.
Interpretación: El sistema debe automatizar los procesos de registro y búsqueda.
Interpretación ficha de observación:
1. Se lleva un control de las acciones ya emitidas.
Interpretación: Al ser almacenadas en registros físicos y electrónicos dentro de Hojas de cálculo de Excel es complicado a la hora de acceder a la información ya que muchas veces se necesita realizar una búsqueda manual y los archivos electrónicos no están actualizados o están almacenados en otros dispositivos. 2. El Jefe de Talento humano realiza acciones de personal.
Interpretación: El Jefe de Talento Humano tiene la tarea de remitir los Quipux, revisar y aprobar las acciones de personal mas no participa en la realización de las mismas sin embargo a la hora de revisarlas necesita comprobar los datos de manera manual.
3. Existe pérdida de tiempo a la hora de recolectar la información para la realización de acciones de personal.
Interpretación: Los secretarios revisan el distributivo para obtener la información del destinatario de la acción de personal, pero al estar en archivos
de Excel se producen errores al abrir documentos no actualizados o copiar un dato erróneo.
4. Se compara la información ingresada con el distributivo al terminar la acción de personal.
Interpretación: Se realiza una comprobación tanto por el secretario como el Jefe de Talento Humano, esto genera un gran lapso de tiempo entre su creación y emisión.
5. Existe más de una persona involucrada en el proceso de realización y emisión de una acción de personal.
Interpretación: El Jefe de Talento Humano y el secretario asignado a la realización de acciones de personal son los funcionarios involucrados, pero al ser dos secretarios se puede delegar la tarea.
6. Todo el proceso se realiza de manera manual.
Interpretación: Desde la obtención de información para la realización de las acciones de personal a su revisión y aprobación se realiza de manera manual.
2.3.1.Resumen de las principales insuficiencias detectadas con la aplicación de los métodos.
Mediante las técnicas de recolección de información se pudo constatar los problemas previamente planteados y se detectaron otros como la vulnerabilidad de la información, mediante la observación se pudo verificar la ineficiencia con la que se lleva el proceso actualmente debido a que se realiza de manera manual, también se verifico un fallo importante en la seguridad de los datos utilizados y generados ya que no presentan ningún tipo de seguridad y verificación.
CAPÍTULO III PROPUESTA DE SOLUCIÓN AL PROBLEMA