3.3 Overview of results and techniques
3.3.1 DRS optimization under a Wasserstein ball
Modalidad de la Investigación Investigación Cualitativa
Se aplicó una investigación cualitativa la cual se base en la recopilación de información basada en la observación de comportamientos naturales, discursos, se basándose principalmente en lo investigativo.
Investigación bibliográfica
Este tipo de investigación ha permitido que los aportes científicos de diferentes autores contribuyen al desarrollo del presente trabajo de grado, para lo cual los autores citados bibliográficamente nos encaminan con conceptos que constituyen la esencia de la investigación. Con la investigación bibliográfica, permite ampliar los diferentes conceptos dentro de la temática prevista en este trabajo, logrando respaldar de una mejor manera con elementos y criterios científicos relacionados y como sustento al trabajo de grado. Investigación de campo
Se realizó una investigación de campo dentro del departamento de Titulación y archivo de la Universidad Regional autónoma de los Andes Extensión Puyo, durante el mes de marzo con el fin de recolectar datos e información del área de archivo, para así conocer su estado actual y de esa manera localizar los procesos principales a ser automatizados mediante una aplicación.
Técnicas de la Investigación
En el siguiente proyecto de investigación se aplica técnicas como es la observación, y la entrevista. Que se describe a continuación:
Observación
La técnica de observación es realizada por la investigadora con visitas in situ al Departamento de Titulación y Archivo de la Universidad Regional Autónoma de los Andes– UNIANDES Puyo, donde se analiza el procedimiento actual y requerimientos de los procesos para la conservación y almacenamiento (Anexo 1).
25 Entrevista
Las preguntas aplicadas en la entrevista (Anexo 2), permiten obtener resultados útiles para el análisis de requerimientos.
La entrevista fue aplicada al Ing. Miguel Velasteguí director de UNIANDES Puyo al considerarse un actor principal en el proceso de conservación y almacenamiento de documentación.
Encuesta
Las encuestas son aplicadas a los 162 estudiantes de la extensión Puyo, que son quienes interactúan en el proceso de conservación y almacenamiento de documentación, siendo los responsables de la alimentación de la información de sus expedientes pertenecientes a datos personales y académicos de cada estudiante.
Las preguntas aplicadas en la encuesta (Anexo 3). Instrumento de la Investigación
Los instrumentos de la investigación como entrevista, encuesta y ficha de observación se encuentran detallados en el anexo 1, 2 y 3.
Población y Muestra Población
El sistema de información está destinado al uso exclusivo del departamento de Titulación y archivo, donde su responsable será quien maneje el proceso, sin embargo, la orientación del proyecto lleva a que los estudiantes sean parte del uso y alimentación de documentación, por tal motivo se tomara como población a los estudiantes quienes se consideran usuarios del sistema de titulación.
Tabla 2 Población a investigar
POBLACIÓN NUMERO DE PERSONA
DIRECTOR 1
ESTUDIANTES 800
TOTAL 801
26 FORMULA DE MUESTRA Y POBLACION
La fórmula para calcular el tamaño de muestra cuando se desconoce el tamaño de la población es la siguiente: 𝑛 = N ∗ Z 2 ∗ p ∗ q d2 ∗ (𝑁 − 1) + Z2 ∗ 𝑝 ∗ 𝑞 en donde N = tamaño de la población Z = nivel de confianza
P = probabilidad de éxito, o proporción esperada Q = probabilidad de fracaso
D = precisión (Error máximo admisible en términos de proporción)
𝑛 = 801 ∗ 1,96
2 ∗ 0,95 ∗ 0,05
0,03 2 ∗ (801 − 1) + 1,962 ∗ 0,95 ∗ 0,05= 162
Seguridad = 95%; Probabilidad de fracaso= 5%.
Se procederá a aplicar la encuesta a la muestra calcula de 162 alumnos que permitirán conocer la factibilidad y requerimientos para la implementación del sistema de información
Métodos, Técnicas e Instrumentos Interpretación de Resultados
La siguiente es la interpretación de la entrevista realizada al Ing. Miguel Velasteguí, director de UNIANDES – Puyo, quien delimita y regula en buen funcionamiento del departamento de titulación y archivo:
1. Según su criterio, ¿Cuál es la problemática principal en el departamento de titulación y archivo?
El Director de UNIANDES – Puyo, menciona que la mayor preocupación se encuentra en que una única persona es quien maneja y conoce el procedimiento del departamento de archivo, quien localiza los documentos solicitados en ocasiones con lentitud por los múltiples archivos almacenados, esto se considera un riesgo ya que al faltar el responsable de archivo los procesos se ejecutarían con mayor lentitud mientras otra persona adquiere el conocimiento correspondiente, además de la preocupación de la
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vulnerabilidad de los documentos al encontrarse expuesto al clima húmedo, propio de la ciudad de Puyo.
2. ¿Qué alternativas ha utilizado Usted como Director de UNIANDES Puyo, para brindar una solución a la problemática antes mencionada?
Se ha delimitado mecanismo de ordenamiento de información por periodos/semestres y el orden de expedientes de manera alfabética para la localización en menor tiempo. 3. ¿Considera que la automatización de los procesos del departamento de
titulación y archivo acortara los tiempos de respuesta?
El director cuenta con conocimiento en el área de tecnologías, por lo cual afirma que un sistema de información optimizaría de gran manera la conservación de documentación académica y el acceso oportuno a información.
4. Mencione las fases o etapas que se desarrollan en el departamento de titulación y archivo.
El Ing. Miguel Velasteguí menciona conocer a cabalidad las fases o etapas que se desarrollan en el departamento de titulación y archivo, las mismas que se dividen en:
Inscripción
Matricula
Aprobación de semestres
Vinculación
Practicas pre profesionales
Titulación
5. ¿Los estudiantes tienen acceso a la información de titulación y archivo? ¿Qué medio utilizan para el acceso a la información?
El director indica que los estudiantes tienen acceso a la información únicamente a través de la responsable de titulación y archivos, además no se posee un mecanismo que permita a los estudiantes estar al tanto de la información de su expediente académico.
28 Interpretación de resultados de la encuesta
La siguiente es la tabulación e interpretación de datos en base a las encuestas aplicadas a los 162 estudiantes de UNIANDES - Puyo, los mismo que son parte del proceso de entrega de documentación, la misma que es almacenada en el departamento de titulación y archivo.
1. ¿Es informado usted acerca de los requisitos o documentación que debe ser entregada al departamento de titulación y archivo al momento de su matrícula?
Tabla 3 Requisitos de entrega al departamento de titulación
Figura 7 Requisitos de entrega al departamento de titulación Fuente: (Arias, C.S., 2017)
Interpretación de datos:
Los resultados indican que el 100% de estudiantes tienen el conocimiento de que documentación debe entregar en la secretaria para el ingreso al Departamento de titulación y Archivo. 100% 0%
Respuesta
Si No Respuesta Si 162 No 029
2. ¿Es informado de la documentación de titulación que debe ingresar usted para iniciar el proceso de titulación al cursar los últimos niveles de carrera universitaria?
Tabla 4 Proceso de titulación
Figura 8 Proceso de titulación Fuente: (Arias, C.S., 2017) Interpretación de datos:
Los resultados indican que el 63% de estudiantes tienen el conocimiento de la documentación que debe ser entregada en el Departamento de titulación y Archivo al cursar los últimos niveles de la carrera. Sin embargo, existe un 37% de estudiantes que desconocen de estos requerimientos por ser estudiantes de semestres inferiores.
63% 37%
Respuesta
Si No Respuesta Si 102 No 6030
3. ¿Puede usted acceder a la información de su expediente? Tabla 5 Acceso de información al expediente
Figura 9 Acceso de información al expediente Fuente: (Arias, C.S., 2017)
Interpretación de datos:
Los resultados indican que el 98% de estudiantes consideran que cuentan con el acceso a la información sobre los expedientes.
98% 2%
Respuesta
Si No Respuesta Si 159 No 331
4. Qué canal usa usted para acceder a la información del expediente? Tabla 6 Canal de información del expediente
Figura 10 Canal de información del expediente Fuente: (Arias, C.S., 2017)
Interpretación de datos:
El 100% de los encuestados concuerda que el único medio para acceder a la información de expediente es a través de la asistente de titulación.
Respuesta Asistente de titulación 162 Otro 0 100% 0%
Respuesta
Asistente de titulación Otro32
5. ¿Recibe notificaciones periódicas de los documentos faltantes en su expediente y/o documentos de titulación?
Tabla 7 Notificaciones periódicas de los documentos faltantes
Figura 11 Notificaciones periódicas de los documentos faltantes Fuente: (Arias, C.S., 2017)
Interpretación de datos:
El 57% de los encuestados mencionan que son informados sobre los documentos faltantes en el expediente mientras el 43% mencionan que no son informados sobre dicha documentación faltante. Respuesta Si 92 No 70 57% 43%
Respuesta
Si No33
6. ¿Qué canal es utilizado para las mencionadas notificaciones? Tabla 8 Canal utilizado
Figura 12 Canal utilizado Fuente: (Arias, C.S., 2017) Interpretación de datos:
El 54% de los encuestados mencionan que son informados sobre los documentos faltantes en el expediente de forma verbal, mientras el 43% mencionan que no son informados sobre dicha documentación faltante por ningún medio de comunicación, solo el 3% de los encuestados sostienen que es solicitada la documentación a través de correo electrónico. Respuesta Correo electrónico 5 Petición verbal 87 Ninguno 70 3% 54% 43%
Respuesta
Correo electrónico Petición verbal Ninguno34
7. ¿Cree necesario el acceso a la información de su expediente y avisos de documentos faltantes en su expediente y/o documentos de titulación, a través de un aplicativo Web?
Tabla 9 Avisos de documentos faltantes a través de la Web
Figura 13 Avisos de documentos faltantes a través de la Web Fuente: (Arias, C.S., 2017)
Interpretación de datos:
El 98% de los encuestados concuerda en que es necesaria la utilización de un aplicativo Web para acceder a información de expedientes, además de la notificación de documentación faltante de expedientes o documentos de titulación. Únicamente el 2% de los encuestados no consideran necesario este instrumento tecnológico.
Respuesta Si 158 No 4 98% 2%
Respuesta
Si No35
8. ¿Considera necesario las notificaciones y/o alertas a su correo electrónico acerca de los documentos faltantes en su expediente y/o documentos de titulación?
Tabla 10 Notificaciones acerca de los documentos faltantes en el expediente
Figura 14 Notificaciones acerca de los documentos faltantes en su expediente Fuente: (Arias, C.S., 2017)
Interpretación de datos:
El 100% de los encuestados concuerda en que es necesario el envío de notificaciones a través de correo electrónico sobre la documentación faltante en expedientes o documentos de titulación, garantizando la información oportuna a los estudiantes.
Respuesta Si 162 No 0 100% 0%
Respuesta
Si No36
Análisis de los Resultados finales de la investigación
Después del análisis de resultados obtenidos de los instrumentos de investigación se puede concluir que:
• La Universidad Autónoma Regional de los Andes extensión Puyo cuenta con información académica de gran importancia, no solo para sus estudiantes sino para la propia institución, ya que dicha información es requerida por instituciones que regulan a las universidades al momento de ser evaluados y acreditados.
• UNIANDES Puyo, no cuenta con una metodología basada en estándares que permita una óptima conservación de documentación.
• La institución de educación superior depende de una única persona para la conservación, almacenamiento y búsqueda de documentación, lo que se considera un riesgo al momento de falta la misma.
• Los estudiantes, docente y/o administrativos de UNIANDES Puyo no cuenta con accesos a documentación académica de manera oportuna.
• El proceso de documentación no se encuentra automatizado, impidiendo el seguimiento a procesos, lo que provoca la repetición de búsqueda, ocasionando la pérdida de tiempo tanto para estudiantes como para el responsable de archivo.