3.4 Some preliminary results and definitions
3.4.1 Optimizing over P or X via ellipsoid-based methods
El estudio de factibilidad permite de la estimación del costo–beneficio tras la implementación del Sistema de información para la digitalización y almacenamiento de documentos en un repositorio de la Universidad Regional Autónoma de los Andes - UNIANDES Puyo.
A continuación, se detallan los aspectos que se consideran dentro del estudio Factibilidad Técnica
Para el desarrollo e implementación del Sistema de información para la digitalización y almacenamiento de documentos en un repositorio de la Universidad Regional Autónoma de los Andes - UNIANDES Puyo cuenta con un servidor y la infraestructura con las siguientes características:
41 Tabla 11 Requerimiento Hardware
CANT DESCRIPCIÓN CARACTERÍSTICAS DISPONIBILIDAD
1 Servidor de aplicaciones
Hardware:
Procesador: Quad-Core Intel Xeon, 2,5Ghz
Memoria RAM: 8 GB
Disco Duro: 160GB x 8 Unidades Software:
Servicio Web Apache PHP
Disponible
1 Intranet Conectividad permanente Disponible 1 Computador Requerimiento mínimo:
Pentium IV
1 GB de Memoria RAM 80 GB disponibles de HDD
Disponible
1 Scanner Escaneo doble cara
Rápido escaneo a 25 ppm a color
Disponible
En el área de factibilidad técnica es importante considerar que el aplicativo maneja una arquitectura cliente/servidor y herramientas de programación que hacen del sistema de información, un aplicativo intuitivo para el cliente, lo que facilita la interacción por parte del usuario, donde se puede considerar que no es necesario el requerimiento específico de hardware y software, siendo indispensable únicamente la ejecución del navegador, el mismo que está disponible en todo sistema operativo existente.
Al observar el análisis técnico se considera factible la implementación del sistema de Información para la digitalización de documentación, considerando que la mayoría de equipos tecnológicos se encuentran ya implementados y operativos dentro de la institución, además del uso de la plataforma web que garantiza la utilización de cualquier dispositivo tecnológico que soporte interfaces web, y el uso del Sistema de información a través de los diferentes sistemas operativos y navegadores.
Factibilidad Económica
En el estudio de la Factibilidad Económica, determinamos el presupuesto referente a costos de los recursos técnicos, humanos y materiales tanto para el desarrollo como para la implantación del Sistema, con esto se analiza el costo-beneficio del sistema de información, el mismo que nos permitirá determinar si es factible a desarrollar económicamente el proyecto.
A continuación, se describe los costos del recurso necesario para el desarrollo del Sistema de Información:
42 Tabla 12 Recurso humano
Fuente: (Arias, C.S., 2017) Tabla 13 Recurso tecnológico Recurso Tecnológico Hardware
Cantidad Descripción Costo/Hora Total
2 160 horas Computadora para Desarrollo y Pruebas
0,60 192,00
1 Uso Impresora 30,00 30,00
Total 222,00
Tabla 14 Recurso Software Recurso Software
Cantidad Descripción Costo Total
1 Php 0,00 0,00
1 Framework Yii 0,00 0,00
1 Servicio web Apache 0,00 0,00
1 Mysql 0,00 0,00 Total 0,00 Recurso Humano Nº Cargo Costo Individual Nº de meses Costo Total 1 Ing. Sistema (Líder del
Proyecto) 1200,00 5 6000,00 1 Analista/Diseñador 960,00 2 1920,00 1 Programador 720,00 2 1440,00 Total 9360,00 Fuente: (Arias, C.S., 2017) Fuente: (Arias, C.S., 2017)
43 Tabla 15 Materiales de oficina
Materiales de Oficina
Cantidad Descripción Costo Total
1 Resma de Papel A4 para impresión en la etapa de análisis y diseño
3,00 3,00
2 Cartuchos para Impresora 30,00 60,00
20 Transporte hacia las instalaciones de la Universidad
0,30 6,00
Total 69,00
Los valores detallados anteriormente se reflejan de manera general en el siguiente cuadro, determinando el valor en el que se incurrirá al implementar el sistema de información.
Tabla 16 Flujo de pago Flujo de Pago Recursos Costos Recursos Humanos 9360,00 Recursos Tecnológicos 222,00 Recursos Materiales 69,00 Imprevistos (5%) 482,75 Total 10133,75
El valor total de inversión para la implementación del sistema de Información del departamento de titulación y archivo de UNIANDES Puyo tiene un costo de 10133,75 USD (No incluye IVA), dicho valor debe ser cancelado por parte de la institución de Educación Superior.
Beneficios:
Los beneficios que serán obtenidos al implementar el sistema de información para la digitalización de documentación, se ha clasificado en dos tipos que son:
Fuente: (Arias, C.S., 2017)
44 Beneficios Tangibles:
Acceso a la información del Departamento de Archivo de manera oportuna.
Información confiable al estar resguardada y almacenada de manera digital.
Mejora la productividad de los procesos al disminuir los tiempos de respuesta y el personal puede optimizar su trabajo.
Generación de reportes, que reflejen el trabajo dentro del departamento de Archivo permitiendo la toma de decisiones acertadas dentro de la institución. Beneficios Intangibles:
Mejora de servicios, al contar con la información digitalizada que requiere el estudiante o funcionario de la Universidad Regional Autónoma de los Andes UNIANDES Puyo.
Aumenta la transparencia organizativa al contar con información confiable y genera responsabilidad dentro de la institución ante la conservación de documentación.
Satisfacción de los estudiantes, al requerir menos tiempo para la consulta acerca de expedientes y trámites académicos.
Digitalización, control y almacenamiento adecuado de la Información.
Ahorra tiempo y esfuerzo al ingresar los datos, permitiendo la organización física de la documentación dentro del departamento de Archivo.
El sistema garantiza la parametrización del proceso de digitalización, lo que reduce el riesgo de mala utilización de la documentación y recursos.
Los beneficios presentados no se pueden medir en términos monetarios al igual que los costos en los que incurrirán la Universidad Regional Autónoma de los Andes UNIANDES Puyo, con la implementación del sistema de información, sin embargo, la implementación tiene un impacto en la institución muy importante como es mayor eficiencia en la digitación y almacenamiento de documentación, la calidad del proceso y la fiabilidad de la información.
Factibilidad Operativa
La factibilidad operativa comprende una determinación de la probabilidad de que un nuevo sistema se use como se tiene planeado. Por lo cual el Sistema de información para la digitalización de documentos en la Universidad Regional Autónoma de los Andes UNIANDES Puyo, está orientado a facilitar la búsqueda de información oportuna cuando sea solicitada por parte de los funcionarios o estudiantes.
45
Se considera además que el Sistema de información para la digitalización de documentos, cuenta con una interface intuitiva para el usuario, procesos guiados por el mismo sistema y emisión de mensajes de alertas que garantiza el correcto ingreso de la información en la base de datos y fidelidad de la misma al momento de la consulta de información.
Cabe mencionar que la Tclga. Sandra Arias responsable de archivo es quien manejará el sistema de información, dicho funcionario cuenta con los conocimientos sobre el manejo de sistemas de información y uso de hardware para la digitalización de documentos, además es quien posee el conocimiento de los procesos que se realizan en el departamento de archivos, garantizando ser el recurso humano que hace operativo el sistema informático, ya que el usuario de todo sistema de información debe estar capacitado en su uso para garantizar la operatividad del mismo dentro del proceso para el cual es desarrollado.
La aplicación de la entrevista indica que los funcionarios de la Universidad Regional Autónoma de los Andes Uniandes, tienen un alto grado de aceptación ante la utilización de un Sistema de información para la digitalización de documentación.
A través del análisis se puede determinar que el sistema de información para la digitalización de documentos de la Universidad Regional Autónoma de los Andes Uniandes es operativamente factible, debido a que dicho sistema es amigable con el usuario, que la institución cuenta con personal capacitado, y que el proyecto cuenta con la aceptación de todo el colectivo universitario, consideran fundamental la implementación de un sistema para la digitalización de los documentos.
Es importante mencionar que se brindará capacitación al técnico encargado de tecnologías de la Universidad Regional Autónoma de los Andes extensión Puyo, para el manejo del sistema de información y resolución de problemas que puedan presentarse, capacitación brindada a quien este encargado de dicha responsabilidad en la fecha de entrega de software.
Como desarrollador del Software, el autor de la presente investigación deja establecido que después de la aprobación del software, toda modificación o soporte realizado al sistema de información estará establecido fuera de las contemplaciones emitidas y será cobrado o considerado como desarrollo de un nuevo proyecto.
46 Alcances y Limitaciones
Tras el análisis de requerimientos, se detalla a continuación el alcance y limitaciones del presente proyecto:
Alcance:
Creación de usuarios y roles para el ingreso al sistema, asignando los respectivos permisos y restricciones.
Ingreso y actualización de datos académicos, mallas curriculares, períodos lectivos, carreras, facultades y extensiones
La documentación académica se almacena en el sistema como archivos digitales de preferencia en formato PDF.
Consulta certificados de promoción, matricula, titulación desde dispositivos móviles de última generación.
Interface compatible con teléfonos inteligentes Limitaciones
El sistema de información se rige únicamente a los requerimientos especificados por el usuario, el incremento de módulos o funcionalidades al sistema se manejará en un próximo proyecto.
No maneja información financiera o procesos propios de la institución.
No maneja información de la parte administrativa de la institución.
No maneja información de usuarios externo de la institución.
No es un software de control de personal.
No maneja información de servicios de la institución.
Requiere personal capacitado para su manejo ya que el software valida la información ingresada a través de sus formularios de ingreso, sin embargo, la información contenida en los archivos PDF ingresados, dependerá exclusivamente de la persona encargada del ingreso, la cual es quien garantice la confiabilidad de la documentación.
47 3.1.2. Análisis de Requerimientos
Mediante los resultados de las técnicas e instrumentos de investigación como son la observación, entrevista y encuestas, se puede determinar los siguientes requerimientos: Modelo de Negocio Actual
El departamento de archivo de la Universidad Regional Autónoma de los Andes, extensión Puyo, realiza actualmente toda la gestión documental de forma manual, la persona responsable recopila la información de los estudiantes y almacena físicamente cada expediente y la documentación referente a titulación de los alumnos egresados. Dicha dependencia actualmente se encuentra trabajando con la metodología, representada en el siguiente caso de uso:
Figura 17 Modelo de negocio actual
Esta metodología para la gestión documental, ocasiona pérdida de tiempo en la búsqueda de documentación física, por parte de la funcionaria a cargo de archivo, además la recurrencia de estudiantes para consultar sobre el estado de su expediente, volviéndose un limitante la búsqueda no parametrizada dentro de la bodega de la Universidad.
Modelo de Negocio Propuesto
Para modelar el negocio es necesario la aplicación de técnicas e instrumentos de investigación, siendo la observación, entrevista y encuestas, los instrumentos y técnicas que permiten determinar los procesos del modelo de negocio que maneje el departamento de titulación y archivo de la Universidad UNIANDES extensión Puyo. Tras el análisis de requerimientos y en base a los instrumentos de investigación
48
aplicados, se ha determinado los siguientes procesos que se realizan dentro del departamento, las mismas que son detalladas a continuación:
Tabla 17 Modelo de negocio propuesto
PROCESO DESCRIPCION
Gestión de estudiantes Se realiza el ingreso de la información inicial de los estudiantes que se matriculan por primera vez en la Universidad, esta información corresponde a datos personal y documentación académica referente a estudios de bachillerato.
Gestión de asignación de carrera Permite registrar la información correspondiente a la carrera, facultad y extensión perteneciente el estudiante ingresado.
Gestión de asignación de modalidad Permite registrar los datos de las modalidades con las que cuenta el centro de estudios superior.
Gestión de asignación de malla Permite registrar los datos de la malla curricular asignadas en el periodo que cursa cada estudiante matriculado.
Gestión de asignación de período Permite registrar los períodos en los que se habilitan los estudiantes para cursar sus estudios.
Gestión de Expediente Permite el registro de información de la modalidad, malla y carrera a la que pertenece cada estudiante.
Gestión de tipo de documento Permite el registro de tipos de documentos que se registraran en el sistema
Gestión de Roles Permite el registro de usuario y privilegios dentro del sistema.
49 Tabla 18 Descripción actores
Fuente: (Arias, C.S., 2017)
Con la finalidad de generar un cambio dentro de la metodología implementada en el departamento de archivo se plantea el siguiente modelado de negocio con la finalidad de optimizar el proceso de documentación y archivo.
Identificación de actores
Figura 18 Actores
ACTOR DESCRIPCION ACTIVIDADES
Solicitante: Gestión estudiantes
Ingreso y modificación de información personal y académica referente a datos de bachillerato
Solicitante: Gestión carrera, modalidad, periodo, malla, estudiante, expediente.
Ingreso y modificación de información de gestión carrera, modalidad, periodo, malla, estudiante, expediente.
Solicitante: Gestión reportes
Visualización de reportes.
Administrador del Sistema Activación de Usuarios. Gestión de Estudiantes Gestión de Expediente Gestión de Extensiones Gestión de Malla. Gestión de Expediente Gestión de Roles de Usuarios.
50 Diagrama de Roles
El proceso de titulación y archivo cuenta con la siguiente relación jerárquica.
Figura 19 Diagrama de roles Requerimientos del Sistema Diagrama de casos de uso
Caso de uso principal del Sistema
Figura 20 Caso de uso principal
Descripción: El gráfico muestra el Caso de uso General, siendo este el caso de uso más importante de los cuales se derivan los demás casos de uso por cada uno de los actores que lo conforman.
51 Tabla 19 Caso de uso iniciar sesión
Caso de Uso Iniciar Sesión
Objetivo Control de ingreso al sistema mediante el inicio de sesión de los usuarios con sus credenciales de acceso Importancia Protección de datos
Riesgo Accesos no autorizados por robo de credenciales
Prioridad Alta
Restricciones Usuarios no registrados Frecuencia de Ejecución Al iniciar el sistema Tiempo de Ejecución Ninguna
Usuario / Actor Todos los usuarios (Solicitante, Responsable de Área, Compras Públicas, Rector, Procurador, Administrador de bienes, Administrador del Sistema)
Descripción El inicio de sesión del usuario determinará el nivel de acceso a las funciones del sistema, que se determina por la asignación de roles de usuario
Gestión Estudiantes:
52 Tabla 20 Caso de uso Gestión estudiante
Caso de Uso Gestión Estudiantes
Objetivo Registro de nuevos estudiantes Importancia Creación de estudiantes
Riesgo Datos incompletos
Prioridad Alta
Restricciones Usuarios no registrados Frecuencia de Ejecución Constante
Tiempo de Ejecución Ninguna
Usuario / Actor Secretaria, Estudiante
Descripción Registro de estudiantes permite la creación de expedientes, para el almacenamiento de la documentación académica, además se permite el acceso de los estudiantes para el ingreso de documentación digital.
Gestión de asignación de carrera:
53 Tabla 21 Caso de uso gestión asignación de carrera
Caso de Uso Gestión de asignación de carrera
Objetivo Registro de nuevas carreras
Importancia Creación de nuevas carreras
Riesgo Error de digitalización
Prioridad Alta
Restricciones Acceso solo administrador del Sistema Frecuencia de Ejecución Constante
Tiempo de Ejecución Ninguna
Usuario / Actor Administrador, director
Descripción El director comunica la creación de nuevas carreras relacionas con una Facultad y la extensión a la que pertenece.
Gestión de asignación de modalidad:
54 Tabla 22 Caso de uso asignación de modalidad
Caso de Uso Gestión de asignación de modalidad
Objetivo Registro de nueva modalidad
Importancia Creación de nueva modalidad
Riesgo Accesos no autorizados por robo de credenciales
Prioridad Media
Restricciones Acceso solo administrador del Sistema Frecuencia de Ejecución Constante
Tiempo de Ejecución Ninguna
Usuario / Actor Administrador, director
Descripción El inicio de sesión del usuario determinará el nivel de acceso a las funciones del sistema, que se determina por la asignación de roles de usuario
Gestión de asignación de malla:
55
Tabla 23 Caso de uso gestión de asignación de malla
Caso de Uso Gestión de asignación de malla
Objetivo Registro de una nueva malla académica referente a una carrera
Importancia Crear nueva malla
Riesgo Accesos no autorizados por robo de credenciales
Prioridad Alta
Restricciones Usuarios no registrados Frecuencia de Ejecución Constante
Tiempo de Ejecución Ninguna
Usuario / Actor Responsable de Titulación y archivo
Descripción Se asigna una nueva malla, asignando la carrera a la que pertenece.
Gestión de asignación de período:
56 Tabla 24 Caso de uso asignación de período
Caso de Uso Gestión de asignación de período
Objetivo Registro de un nuevo periodo académico Importancia Creación de un nuevo periodo académico
Riesgo Accesos no autorizados por robo de credenciales
Prioridad Alta
Restricciones Acceso solo administrador del Sistema Frecuencia de Ejecución Constante
Tiempo de Ejecución Ninguna
Usuario / Actor Administrador, Responsable de titulación y archivo Descripción Se registra la creación de un nuevo periodo académico,
que permitirá el ingreso de nuevos procesos.
Gestión expediente:
57 Tabla 25 Caso de uso gestión expediente
Caso de Uso Gestión expediente
Objetivo Registro de datos de nuevos expedientes
correspondientes a datos académicos de los estudiantes registrados en el sistema.
Importancia Creación de expediente
Riesgo Accesos no autorizados por robo de credenciales
Prioridad Alta
Restricciones Usuarios no registrados Frecuencia de Ejecución Constante
Tiempo de Ejecución Ninguna
Usuario / Actor Responsable de titulación y archivo
Descripción La creación de nuevos expedientes se debe relacionar con la asignación de carrera, modalidad y malla.
Gestión tipo de documento:
Figura 27 Caso de uso gestión tipo de documento
Tabla 26 Caso de uso gestión tipo de documento
Caso de Uso Gestión tipo de documento
Objetivo Registro de nuevo tipo de documentación, requerida para ser almacena en el sistema
Importancia Creación de nuevo tipo de documentación
Riesgo Accesos no autorizados por robo de credenciales
Prioridad Alta
Restricciones Acceso solo administrador del Sistema Frecuencia de Ejecución Constante
Tiempo de Ejecución Ninguna
Usuario / Actor Responsable de titulación y archivo
Descripción El registro de nuevos tipos de documentos para incrementar el expediente del estudiante.
58 Gestión de roles:
Figura 28 Caso de uso gestión de roles
Tabla 27 Caso de uso gestión de roles
Caso de Uso Gestión de usuarios
Objetivo Registro de nuevos roles para el control y restricción de acceso al sistema
Importancia Creación nuevos roles
Riesgo Accesos no autorizados por robo de credenciales
Prioridad Alta
Restricciones Acceso solo administrador del Sistema Frecuencia de Ejecución Al iniciar el sistema
Tiempo de Ejecución Ninguna
Usuario / Actor Todos los usuarios (Solicitante, Responsable de Área, Compras Públicas, Rector, Procurador, Administrador de bienes, Administrador del Sistema)
Descripción El inicio de sesión del usuario determinará el nivel de acceso a las funciones del sistema, que se determina por la asignación de roles de usuario
59 Diseño del Sistema
Diagrama de Clases
60 Modelado Físico Diagrama de Secuencia
61 Diagramas de secuencia
Ingreso de estudiantes
Figura 31 Ingreso de estudiantes
Ingreso documentación de prácticas y vinculación
62 Ingreso de documentación de titulación
Figura 33 Documentación de titulación
Interface Página de Inicio
Figura 34 Interface Página de Inicio
Opciones de inicio de sesión
63 Ventana principal
Figura 35 Ventana principal
Ingreso expedientes
Figura 36 Ingreso expedientes
Menú lateral Menú administración
Contenedor principal
64 Ingreso de documentación digital
Figura 37 Ingreso de documentación digital
Menú de administración
Figura 38 Menú de administración
Pestañas edición Botón subida de documento digital Ingreso nuevo documento Opciones de administración Botones de edición
65 3.1.3. Pruebas
Objetivo de la prueba
Analizar la información de salida que emite el sistema de información a través del ingreso de datos en sus interfaces.
Pasos de ejecución
El sistema de información se evalúa basado en las pruebas de caja negra, la misma que se lleva a cabo sobre la interfaz del software, ingresando información y analizando los