4. Multi-Criteria Objective Function
4.7. Validation of Weighted Objective Function
4.7.4 Example 4: Prioritising Fuel Consumption
En esta fase se elaboró los cuestionarios de control interno, aplicando los componentes del sistema COSO I, orientados a evaluar los asuntos administrativos, se establecen los cuestionarios con el fin de obtener una calificación de riesgo.
Posterior a ello se realizó las hojas de conclusiones como herramienta para establecer criterios y conclusiones, una vez determinada el nivel de riesgo en cada componente se procedió a realizar el respectivo informe de control interno, donde se detalla: la existencia de errores o irregularidades en los diversos niveles.
3.2.2.1Cuestionarios del control interno
COMPONENTE: ÁREA ADMINISTRATIVA
AUDITORÍA DE GESTIÓN EC-02 1/ 9 EMPRESA: TESALIA-CBC
PERÍODO: Del 01 de Enero al 31 de Diciembre del 2015
Nº DE PREGUNTA SI NO PONDERACIÓN CALIFICACIÓN OBSERVACIÒN
AMBIENTE DE CONTROL
1
¿Se han definido los valores éticos y de conducta que deben observarse de manera obligatoria por parte de los integrantes de la Entidad?
X 1 1
2
¿Son comunicados estos valores a través de un documento como: un manual, un instructivo o un memorando?
X 1 1
3
¿Se encuentra definida por escrito una política interna sobre capacitación?
X 1 0
4
¿Reciben capacitación de acuerdo a sus funciones los
empleados de la Entidad? X 1 0
Solo
personal de ventas 5
¿La Gerencia y la Junta
Directiva asumen su
responsabilidad por las faltas al código de ética?
X 1 0
6 ¿Existe un Manual de
40 7 ¿Existe un organigrama de la
Entidad? X 1 1
8 ¿Delegan los jefes de área
correctamente su autoridad? X 1 0
9
¿Se establecen acciones orientadas a la rotación del personal?
X 1 1
10 ¿Están claramente definidos los
puestos de trabajo? X 1 1
11
¿La administración monitorea de cerca el cumplimiento de los objetivos estratégicos, así como de la normativa aplicable?
X 1 0
12
¿La dirección promueve el cumplimiento de las leyes y normativa aplicable?
X 1 1
13
¿La selección del personal, para la promoción interna, o la incorporación de nuevos elementos se realizan mediante procesos técnicos e imparciales?
X 1 1
14
¿Se efectúan procesos de inducción y entrenamiento para los empleados nuevos?
X 1 1
15
¿Se encuentran adecuadamente formalizadas las relaciones laborales?
X 1 1
16
¿Se han definido por escrito políticas de incentivos y motivación? X 1 0 17 ¿Las remuneraciones se encuentran en un nivel competitivo en el sector? X 1 1 18 ¿Existen las prohibiciones en el
Reglamento Interno de Trabajo? X 1 1
19
¿Se sancionan las inobservancias de los valores éticos y de conducta?
X 1 1
20
¿Se controla el trabajo realizado en horas adicionales a la jornada normal?
X 1 0
41
RESULTADO DE LA EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO AMBIENTE DE CONTROL
COMPONENTE: ÁREA ADMINISTRATIVA
CP: Calificación Porcentual CT: Calificación Total PT: Ponderación Total FÓRMULA CP= ( CT*100) PT CP= 12 20 CP= 60,00% CALIFICACIÓN NIVEL DE CONFIANZA
BAJO MEDIO ALTO
15% - 50% 51% - 75% 76% - 95%
ALTO MEDIO BAJO
NIVEL DE RIESGO AUDITORÍA DE GESTIÓN EC-03 1/ 6 EMPRESA: TESALIA-CBC
PERÍODO: Del 01 de Enero al 31 de Diciembre del 2015
42
COMPONENTE: ÁREA ADMINISTRATIVA
AUDITORÍA DE GESTIÓN EC-02 3/ 9 EMPRESA: TESALIA-CBC
PERÍODO: Del 01 de Enero al 31 de Diciembre del 2015
Nº DE PREGUNTA SI NO PONDERACIÓN CALIFICACIÓN OBSERVACIÒN
EVALUACIÓN DEL RIESGO
1 ¿Se ha elaborado un plan
estratégico? X 1 1
2
¿Los directivos y funcionarios claves participan en el establecimiento de los objetivos?
X 1 1
3
¿Los objetivos estratégicos son conocidos por todos los miembros de la Entidad?
X 1 0
4
¿Hay consistencia entre los objetivos generales con los presupuestos operativos?
X 1 0
5
¿Se conoce el nivel de desarrollo de la tecnología que existe en otras entidades similares?
X 1 1
6
¿Se conocen las necesidades y expectativas que tienen los clientes de la Empresa?
X 1 1
7
¿Se ha realizado un estudio de mercado o una investigación sobre el nivel de satisfacción de clientes sobre la Empresa?
X 1 0
8
¿Se encuentra la Entidad regulada por un organismo superior?
X 1 1
9
¿Se cuenta con un sistema automatizado de datos, actualizado y operando con normalidad?
X 1 1
10 ¿Los Directivos se reúnen con
regularidad? X 1 0
11
¿Se dispone de una fuente de información oportuna sobre los cambios en la legislación aplicable a la Entidad?
X 1 0
12
¿La capacidad para reaccionar a los cambios es oportuna y positiva?
X 1 1
43
Nº DE PREGUNTA SI NO PONDERACIÓN CALIFICACIÓN OBSERVACIÒN
EVALUACIÓN DEL RIESGO
13
¿El personal nuevo es entrenado adecuadamente para mantener el ritmo crecimiento?
X 1 1
14
¿Se ha definido una política que garantice los servicios, consistente con las estrategias financieras y de mercadeo?
X 1 0
15
¿Se han diseñado y aplicado sondeos para conocer la opinión de los clientes sobre la calidad y oportunidad de los productos o servicios que presta la Entidad?
X 1 0
16 ¿Se ha designado un comité de
crédito? X 1 0
17
¿El cliente recibe explicaciones de las características de la operación?
X 1 1
18
¿Los formatos, contratos y pagarés han sido revisados por el departamento o un asesor legal?
X 1 1
19 ¿Las operaciones se registran el
día que se realizan? X 1 1
20 ¿Se realizan pruebas periódicas
de cuadre en cada cuenta? X 1 0
44
RESULTADO DE LA EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO EVALUACIÓN DEL RIESGO
COMPONENTE: ÁREA ADMINISTRATIVA
CP: Calificación Porcentual CT: Calificación Total PT: Ponderación Total FÓRMULA CP= ( CT*100) PT CP= 11 20 CP= 55,00% CALIFICACIÓN NIVEL DE CONFIANZA
BAJO MEDIO ALTO
15% - 50% 51% - 75% 76% - 95%
ALTO MEDIO BAJO
NIVEL DE RIESGO AUDITORÍA DE GESTIÓN EC-03 2/ 6 EMPRESA: TESALIA-CBC
PERÍODO: Del 01 de Enero al 31 de Diciembre del 2015
45
COMPONENTE: ÁREA ADMINISTRATIVA
AUDITORÍA DE GESTIÓN EC-02 5/ 9 EMPRESA: TESALIA-CBC
PERÍODO: Del 01 de Enero al 31 de Diciembre del 2015
Nº DE PREGUNTA SI NO PONDERACIÓN CALIFICACIÓN OBSERVACIÒN
ACTIVIDADES DE CONTROL
1 ¿Se dispone de un sistema
automático de contabilidad? X 1 1
2
¿Los comprobantes que se elaboran fuera del sistema, incluyen todos los datos de la empresa
X 1 1
3 ¿Se conserva la documentación
contable por el tiempo exigido? X 1 1
4 ¿Existen reglas para ingresar de
datos al sistema contable? X 1 1
5 ¿Se han definido políticas para
la elaboración del presupuesto? X 1 0
6 ¿El presupuesto es el establecido
al plan operativo anual? X 1 0
7
¿Se analiza y aprueba el presupuesto antes del inicio del período presupuestado?
X 1 1
8 ¿Participan en la elaboración del
presupuesto todos los jefes? X 1 0
9 ¿Se realizan ajustes al
presupuesto? X 1 0
10 ¿Se ha designado un comité para
la contratación de seguros? X 1 0
11
¿Se ha designado una persona que controle la vigencia de los seguros contratados?
X 1 1
12 ¿Las pólizas que respaldan los
seguros están custodiados? X 1 0
13
¿El Auditor Interno realiza pruebas de cumplimiento al presupuesto?
X 1 0
14 ¿Se comunican al Presidente las
desviaciones presupuestarias? X 1 0
15
¿Las diferencias entre los resultados y el presupuesto son razonables?
X 1 1
46
RESULTADO DE LA EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO ACTIVIDADES DE CONTROL
COMPONENTE: ÁREA ADMINISTRATIVA
CP: Calificación Porcentual CT: Calificación Total PT: Ponderación Total FÓRMULA CP= ( CT*100) PT CP= 7 15 CP= 46,67% CALIFICACIÓN NIVEL DE CONFIANZA
BAJO MEDIO ALTO
15% - 50% 51% - 75% 76% - 95%
ALTO MEDIO BAJO
NIVEL DE RIESGO AUDITORÍA DE GESTIÓN EC-03 3/ 6 EMPRESA: TESALIA-CBC
PERÍODO: Del 01 de Enero al 31 de Diciembre del 2015
47
CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO
COMPONENTE: ÁREA ADMINISTRATIVA
AUDITORÍA DE GESTIÓN EC-02 7/ 9 EMPRESA: TESALIA-CBC
PERÍODO: Del 01 de Enero al 31 de Diciembre del 2015
Nº DE PREGUNTA SI NO PONDERACIÓN CALIFICACIÓN OBSERVACIÒN
INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN
1 ¿Cuenta con un estatuto
actualizado? X 1 1
2
¿Se dispone de un reglamento interno actualizado, conocen los empleados el contenido de este?
X 1 1
3 ¿Se dispone de un reglamento de
créditos actualizado? X 1 0
4
¿Se tiene mecanismos para dar a conocer oportunamente las regulaciones emitidas por el órgano de control?
X 1 0
5
¿La entidad dispone de planes de desarrollo de sistemas, cambio en hardware y software para el siguiente año?
X 1 0
6
¿Los equipos se encuentran asignados por escrito mediante un acta entrega?
X 1 1
7
¿Existen acuerdos con los clientes que tienen equipos para el reemplazo inmediato de componentes en caso de fallas?
X 1 1
8 ¿Se elabora un presupuesto para
el área de sistemas? X 1 0
9
¿Están adecuadamente
segregadas las tareas entre el personal del área de sistemas y de las áreas usuarias?
X 1 0
10 ¿Existe una guía escrita de
procedimientos a realizarse? X 1 0
11
¿Existen procedimientos de recuperación de información y son probados periódicamente?
X 1 1
12
¿Se han definido procedimientos de recuperación de respaldos de información?
X 1 0
48 13 ¿Se han definido estrategias para
la protección de los respaldos? X 1 0
14
¿Se restringe el acceso a las instalaciones de la Entidad (Edificio, sala de máquinas)?
X 1 1
15 ¿Se impide y controla el acceso a
las computadoras? X 1 1
16
¿Se ha elaborado y actualizado una lista de personal autorizado y con accesos a la sala de máquinas?
X 1 0
17 ¿Existen estándares de seguridad
en el procesamiento de datos? X 1 1
18
¿Se usan claves e identificadores personales para restringir el acceso a los datos?
X 1 1
19 ¿Existe un software de
seguridad? X 1 1
20 ¿Se cambian las claves
periódicamente? X 1 0
49
RESULTADO DE LA EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN CP: Calificación Porcentual CT: Calificación Total PT: Ponderación Total FÓRMULA CP= ( CT*100) PT CP= 10 20 CP= 50,00% CALIFICACIÓN NIVEL DE CONFIANZA
BAJO MEDIO ALTO
15% - 50% 51% - 75% 76% - 95%
ALTO MEDIO BAJO
NIVEL DE RIESGO AUDITORÍA DE GESTIÓN EC-03 4/ 6 EMPRESA: TESALIA-CBC
PERÍODO: Del 01 de Enero al 31 de Diciembre del 2015
50
CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO
COMPONENTE: ÁREA ADMINISTRATIVA
AUDITORÍA DE GESTIÓN EC-02 9/ 9 EMPRESA: TESALIA-CBC
PERÍODO: Del 01 de Enero al 31 de Diciembre del 2015
Nº DE PREGUNTA SI NO PONDERACIÓN CALIFICACIÓN OBSERVACIÒN
MONITOREO Y CONTROL
1
¿Se realizan comparaciones mensuales de los saldos que se acumulan en las unidades operativas con los que se registran en contabilidad?
X 1 1
2
¿Los datos registrados en los sistemas de información se comparan con los inventarios físicos por lo menos, una vez cada seis meses?
X 1 1
3
¿Los reclamos de los clientes en relación con el producto son atendidos con solvencia y prontitud?
X 1 1
4
¿Se efectúa un seguimiento de los reclamos de los clientes y de las soluciones realizadas, a fin de superar debilidades sistémicas en forma definitiva?
X 1 1
5 ¿Existe una unidad interna de
recursos humanos? X 1 0
6
¿La ubicación de la Auditoría Interna en la estructura orgánica es adecuada y demuestra independencia operativa?
X 1 1
7 ¿Existe un plan anual de la labor
de Auditoría Interna? X 1 0
8
¿Los reclamos de los empleados son atendidos con solvencia y prontitud?
X 1 0
9
¿La Junta Directiva está ocupada por personas que tengan conocimientos y/o experiencia en administración de empresas?
X 1 1
51 AUDITORÍA DE GESTIÓN EC-03 5/ 6 EMPRESA: TESALIA-CBC
PERÍODO: Del 01 de Enero al 31 de Diciembre del 2015
RESULTADO DE LA EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO MONITOREO Y CONTROL
PERIODO: DEL 01 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2015
COMPONENTE: ÁREA ADMINISTRATIVA
CP: Calificación Porcentual CT: Calificación Total PT: Ponderación Total FÓRMULA CP= ( CT*100) PT CP= 6 9 CP= 66,67% CALIFICACIÓN NIVEL DE CONFIANZA
BAJO MEDIO ALTO
15% - 50% 51% - 75% 76% - 95%
ALTO MEDIO BAJO
52 AUDITORÍA DE GESTIÓN EC-03 6/ 6 EMPRESA: TESALIA-CBC
PERÍODO: Del 01 de Enero al 31 de Diciembre del 2015
RESULTADO GENERAL DE LA EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO PERIODO: DEL 01 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2015
COMPONENTE: ÁREA ADMINISTRATIVA
CP: Calificación Porcentual CT: Calificación Total PT: Ponderación Total FÓRMULA CP= ( CT*100) PT CP= 46 84 CP= 54,76% CALIFICACIÓN NIVEL DE CONFIANZA
BAJO MEDIO ALTO
15% - 50% 51% - 75% 76% - 95%
ALTO MEDIO BAJO
53
3.2.2.2Informe de control interno
Santo Domingo de los Tsáchilas, 20 de Septiembre del 2016.
Señor.
Roberto Morillo
JEFE DE AGENCIA “TESALIA SPRINGS-CBC”.
Presente:
Atención: SR. ROBERTO MORILLO, JEFE DE AGENCIA ASUNTO: INFORME DE CONTROL INTERNO
De mis consideraciones:
De acuerdo a las disposición entregadas por ustedes y a la ejecución del plan de auditoría, con respecto del análisis, evaluación y verificación del control interno siendo como componente el sistema COSO I, referente a las actividades que desempeña la empresa “TESALIA-CBC”, mediante la aplicación de preguntas seleccionadas con sus respectivos controles claves.
Con estos antecedentes considero que la revisión efectuada ofrece una base un poco desfavorable obteniendo una confianza del 55% y un riesgo del 45%, de los hechos suscitados, que me permite profesionalmente emitir las conclusiones y recomendaciones en el presente examen practicado a esta dependencia:
CONCLUSIONES: Ambiente de control
No se realizan capacitaciones permanentes al personal, la administración no monitorea de cerca el cumplimiento de las funciones establecidas, así como de la normativa aplicable, no encuentra definida por escrito una política interna sobre capacitación.
Evaluación del riesgo
No se realizan controles efectivos de rutas y materiales de la empresa, no se han diseñado y aplicado sondeos para conocer la opinión de los clientes sobre la calidad y oportunidad de los productos o servicios que presta la Entidad, no se ha realizado un estudio de mercado o una investigación sobre el nivel de satisfacción de clientes sobre la Empresa.
Actividades de control
Los objetivos del plan operativo no son conocidos y cumplidos por todos los miembros de la Entidad, no existe políticas para la elaboración del presupuesto.
54
Información y comunicación
No existe una buena comunicación interna de jefe hacia sub alternos, no existe una comunicación oportuna ni efectiva de parte de la administración.
Supervisión y monitoreo
No existe personal de recursos humanos permanente, los reclamos de los empleados no son atendidos con solvencia y prontitud, no existe una unidad interna de recursos humanos.
RECOMENDACIONES:
De acuerdo a nuestras conclusiones, recomiendo las siguientes acciones tendientes a fortalecer nuestro control interno en la empresa:
Realizar y hacer cumplir un plan de capacitaciones orientada a cada área con el fin de fortalecer el conocimiento de cada uno de los miembros de la entidad.
Pedir a los supervisores que realicen un mejor control de las rutas así como también controlen el material publicitario que se le brinda a cada colaborador.
Desarrollar el plan operativo anual y el presupuesto bien definido, mediante estudios que permitan hacer cumplir los objetivos propuestos.
Realizar actividades de integración dentro y fuera de la empresa con el fin de mejorar la comunicación interna con todos los departamentos de la organización.
Atentamente,
Jessenia Zambrano
55