Lo que se ha detallado en este capítulo, permite deducir lo siguiente:
De todos los procesos del AADO, el relacionado con “Preparar Información Operativa”, es el principal proveedor de información para los Agentes del Sector Eléctrico y también para la ejecución de los procesos subsiguientes del AADO y otras áreas del CENACE.
Dentro del proceso “Preparar Información Operativa”, el subproceso “Validar y preparar información operativa diaria” es el que tiene más indicadores y casi la mitad de ellos registra alta variabilidad en sus valores mensuales.
El subproceso “Validar y preparar información operativa diaria” involucra alrededor de 10 actividades para generar los productos finales, de éstas, 3 son las más relevantes pues están relacionadas directamente con la validación de los datos
numéricos y de las novedades operativas y concentran aproximadamente el 70% del tiempo total de ejecución del subproceso.
Para disminuir el tiempo del subproceso en días no laborables (y el pago de horas extras por dicho concepto), el proceso lo realiza un solo funcionario y el número de productos finales disminuye.
El tiempo de validación de la bitácora de generación es considerable en función del número variable de novedades diarias y del margen de errores (estructura incorrecta o falta de novedades) que tenga la bitácora original generada por el ACDO y tiene relación directa con el pago de horas extras cuando el mismo se ejecuta en días no laborables.
Del total del pago por horas extras que recibe la DOP, casi el 25% le corresponde al AADO y de dicho porcentaje, el 67% se destina al pago de los sobretiempos empleados en la ejecución de procesos en días no laborables.
Los principales productos finales son: el reporte operativo validado (con datos numéricos de operación) y la bitácora operativa validada (con novedades operativas), pues no se puede generar los productos subsiguientes si éstos no están terminados.
Ya que el reporte operativo en su mayoría contiene datos numéricos supervisados automáticamente con sistemas tecnológicos, la validación de la bitácora operativa (en especial de la bitácora de generación) es la actividad más demandante y al momento se lo hace de forma manual.
Los errores que hayan en la bitácora de generación pueden impactar económicamente en dos aspectos: por un lado, pueden afectar a los Agentes generadores, específicamente en el monto que se les reconoce por disponibilidad de generación, y, por otro, las novedades incorrectas asociadas a la calificación de
la operación de las unidades de generación pueden hacer cambiar el precio horario de la energía con el que se realizan las liquidaciones comerciales, derivando en una afectación económica al país.
Por la importancia que conlleva la bitácora de generación validada en los procesos de la DTC especialmente, existen dos indicadores que miden tanto la oportunidad, como la calidad de la misma.
El indicador de calidad es el más preponderante y presenta una considerable variabilidad mensual hasta diciembre del 2012 alcanzando incluso valores de cero, es decir se incumplió totalmente los requisitos del cliente afectando su satisfacción; en cuanto al indicador de oportunidad, éste no registra incumplimientos.
A pesar de que a partir del 2013, el indicador de calidad de la bitácora validada se ha mantenido en 1, en la realidad siguen presentándose bitácoras de generación con errores que conllevan reprocesos posteriores.
5 APLICACIÓN DE LAS FASES DE LA METODOLOGÍA SIX SIGMA AL PROCESO SELECCIONADO
En base a lo expuesto en el capítulo 4, se ha detectado que el principal factor en la calidad y el número de horas que toma realizar el proceso “Preparar Información Operativa Diaria”, es la depuración de la bitácora operativa y su consistencia con los datos numéricos del reporte operativo, en especial de la bitácora de generación, por tanto, el subproceso de mejora seleccionado es el de “Validar Bitácora Operativa de Generación”.
Partiendo de lo detallado en el numeral 4.4.5, de este subproceso se pueden resaltar los siguientes inconvenientes:
El indicador actual de calidad, no es efectivo para garantizar que no se presenten o al menos que se reduzcan al mínimo posible el número de bitácoras de generación mal validadas y los reprocesos correspondientes, evidenciándose que no existe un adecuado análisis del desempeño del subproceso, sino solamente se realizan reajustes en las definiciones o metas para mejorar el valor del indicador, pero no para identificar las causas que deterioran la calidad de la bitácora de generación validada.
El procedimiento netamente manual con que se realiza el proceso de validación conlleva un tiempo que se torna un cuello de botella, pues el resto de productos no pueden elaborarse hasta no contar con la bitácora validada final.
La afectación al cliente se incrementa en los días no laborables pues los productos elaborados disminuyen con el objetivo de minimizar el número de horas extras empleadas
La falta de calidad en las bitácoras de generación validadas, tienen fuerte impacto económico a nivel de los Agentes generadores y también en la liquidación de las transacciones internacionales de electricidad.
Hay una desoptimización de recursos (de personal y de tiempo) que podrían ser empleados en proyectos o actividades más afines a la ingeniería eléctrica, especialmente en días laborables en los que el subproceso es ejecutado por dos funcionarios.
El porcentaje de pago por horas extras empleadas en la ejecución del proceso en días no laborables es alto, alcanzando el 67% del total del valor que le corresponde al AADO.
Por lo indicado, la aplicación de las etapas DMAMC de la metodología Six Sigma se enfocará en dos aristas: 1) incrementar la calidad de la bitácora de generación; y, 2) disminuir el tiempo que conlleva su validación. El solventar estos dos aspectos, consecuentemente aumentará la satisfacción de los clientes y disminuirá el monto a pagarse por las horas extras de días no laborables.
A continuación se expone la aplicación misma de las cinco fases del esquema DMAMC al subproceso elegido, para lo cual y por la practicidad que denotan, se consideran los pasos detallados en el libro “Las claves prácticas de seis sigma”