HWRF Data and Methods

Es necesario que todo el personal obtenga información periódica y oportuna que ayude al manejo y orientación de sus funciones, para el logro de los objetivos.

La información relevante debe ser captada, procesada y transmitida de tal modo que llegue oportunamente a todos los sectores permitiendo asumir las responsabilidades individuales.

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Los sistemas de información permiten identificar, recoger, procesar y divulgar datos de las actividades internas y externas.

Cada función ha de especificarse con claridad, entendiendo en ello los aspectos relativos a la responsabilidad de los individuos dentro del sistema de control interno.

Los informes deben transferirse adecuadamente a través de una comunicación eficaz. La existencia de líneas abiertas de comunicación y una clara voluntad de escuchar por parte de los directivos resultan vitales.

Además de una buena comunicación interna, es importante una eficaz comunicación externa que favorezca el flujo de toda la información necesaria.

Todo el personal debe recibir un mensaje claro por parte de la alta administración respecto a que las responsabilidades de control deben asumirse seriamente. Ellos deben entender su propio papel en el sistema de control interno, lo mismo que como estas actividades individuales se relacionan con el trabajo de los demás.

Ellos deben tener un medio de comunicación de la información significativa en sentido contrario. Ellos también necesitan comunicación efectiva con las partes externas, tales como clientes, proveedores, reguladores y accionistas.

Cada empresa debe capturar información pertinente, financiera y no financiera, relacionada con actividades y eventos tanto externos como internos. La información debe ser identificada por la administración como relevante para el manejo del negocio.

Debe entregársele a la gente que la necesita, en una forma y oportunidad que le permita llevar a cabo su control y sus otras responsabilidades.

3.6.4.1 Información

La información funciona en todos los niveles de la entidad para una adecuada función. La información es identificada, capturada, procesada y reportada mediante sistemas.

Los sistemas de información operan algunas veces en un modo de monitoreo, realizando captura rutinaria de datos específicos.

Los sistemas de información pueden ser formales o informales. Las conversaciones con clientes, proveedores, reguladores y empleados proveen a menudo de la información más crítica requerida para identificar riesgos y oportunidades.

122 3.6.4.1.1 Calidad de la información

“La calidad de la información generada por sistemas afecta la habilidad de la gerencia para tomar decisiones apropiadas para la administración y el control de las actividades de la entidad. Los sistemas modernos proporcionan a menudo habilidad para preguntar en línea, de manera tal que está disponible información fresca para las respuestas.

Es crítico que los reportes contengan datos apropiados suficientes para soportar un control efectivo. La calidad de esta información incluye indagar si:

 Contenido apropiado. ¿Se necesita la información contenida en el?

 Información oportuna. ¿Está disponible cuando es requerida?

 Información actual. ¿Está disponible la más reciente?

 Información exacta. Los datos son correctos?

 Información accesible. ¿Pueden obtenerse fácilmente por las partes apropiadas? Todas esas preguntas deben hacerse en el momento de diseñar el sistema. Si no, es probable que este no proveerá la información que requieren los administradores y otro personal. Dado que tener la información correcta, a tiempo, en el lugar correcto, es esencial para efectuar el control, los sistemas de información, puesto que ellos mismos son un componente del sistema de control interno, también deben controlarse. La calidad de la información puede depender del funcionamiento de las actividades de control.”16

3.6.4.2 COMUNICACIÓN

Las comunicaciones también son importantes, relacionándose con las expectativas, las responsabilidades de los individuos y de los grupos, y otros asuntos importantes.

3.6.4.2.1 Interna

Este tipo de comunicación tiene que ver con la administración, es decir las actividades, el personal, entre otros.

Cada individuo necesita entender los aspectos relevantes del sistema de control interno, como trabaja y cuál es su papel y su responsabilidad en el sistema.

En el desempeño de sus responsabilidades, el personal debe saber que si ocurren eventos inesperados, debe prestarse atención no solamente al evento mismo, sino también a su

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causa. De esta manera, puede identificarse una debilidad potencial en el sistema y tomarse las acciones necesarias para prevenir su recurrencia.

La gente también necesita conocer como sus actividades se relacionan con el trabajo de otros.

El personal también necesita tener medios para comunicar información significativa hacia arriba, es decir hacia los jefes o altas autoridades, ya que es el personal quien se relaciona con el cliente y conoce sus necesidades. Es por esto que deben existir canales abiertos de comunicación.

3.6.4.2.2 Externa

Existe necesidad de comunicación apropiada no solamente con la entidad, sino hacia el exterior.

Mediante canales de comunicación abiertos, los clientes y proveedores pueden proporcionar datos de entrada altamente significativos respecto del diseño o calidad de los productos o servicios, facilitando a la entidad orientarse al desarrollo de las demandas o preferencias de los clientes.

Las comunicaciones recibidas de las partes externas con frecuencia proporcionan información importante sobre el funcionamiento del sistema de control interno. El entendimiento que los auditores externos tienen respecto de las operaciones de una entidad y los sucesos y sistemas de control de los negocios relacionados le proporcionan a la administración y al consejo importante información de control.

3.6.4.3 Medios de comunicación

Para lograr mantener comunicación en una empresa es necesaria la elaboración de manuales, políticas, memorandos, boletín de noticias del consejo y mensajes en videocinta. Otro medio poderoso de comunicación es la acción que toma la administración en el tanto con los subordinados. Sus acciones están, a su vez, influenciadas por la historia y la cultura de la entidad, basándose en las observaciones pasadas de como sus superiores se relacionaron en situaciones similares.

3.6.5 Supervisión

Los sistemas de control interno requieren que sean monitoreados, un proceso que valora la calidad del desempeño del sistema en el tiempo y en el curso de las operaciones.

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El alcance y la frecuencia de las evaluaciones separadas dependerá primariamente de la valoración de riesgos y de la efectividad de los procedimientos de monitoreo.

Las causas pueden encontrarse en los cambios internos y externos a la gestión que, al variar las circunstancias, generan nuevos riesgos a afrontar.

El objetivo es asegurar que el control interno funciona adecuadamente, a través de dos modalidades de supervisión: actividades continuas o evaluaciones puntuales.

 Actividades continuas.- son las que se encuentran en todas las actividades normales y recurrentes que al ser realizadas en tiempo real brindan respuestas dinámicas.

 Evaluaciones puntuales:

a) Su alcance y frecuencia están determinados por la naturaleza e importancia de los cambios y riesgos.

b) Son ejecutados por los propios responsables de las áreas de gestión, la auditoría interna y los auditores externos.

c) Un proceso en el que priman una disciplina apropiada con principios.

d) Utiliza técnicas y herramientas para medir la eficacia del sistema de control. e) La documentación de cada entidad varía de acuerdo a su tamaño.

f) Debe confeccionarse un plan de acción.

3.6.5.1 Actividades de Supervisión

Son múltiples las actividades que sirven para monitorear la efectividad del control interno en el curso ordinario de las operaciones. Estas actividades deben realizarse a cada uno de los componentes del control interno.

3.6.5.2 Evaluación

Considerando la extensión en la cual es monitoreada la efectividad continua del control interno, deben tenerse en cuenta tanto las actividades de monitoreo como las evaluaciones separadas del sistema de control interno, o porciones de los mismos.

3.6.5.3 Monitoreo

Extensión en la cual el personal, en el desempeño de sus actividades regulares, obtiene evidencia de si el sistema de control interno continúa funcionando.

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Extensión en la cual las comunicaciones provenientes de partes externas corroboran la información generada internamente, o indica problemas.

Comparaciones periódicas de las cantidades registradas por el sistema de contabilidad con los activos físicos. La sensibilidad frente a las recomendaciones de auditores internos y externos como medios para fortalecer los controles internos.

Extensión en la cual los seminarios de entrenamiento, las sesiones de planeación y las otras reuniones proporcionan retroalimentación a la administración sobre si los controles operan efectivamente.

Si el personal es preguntado periódicamente para establecer si entiende y cumple con el código de conducta de la entidad y desempeña regularmente actividades criticas de control.