3.2 Project Reports
5.2.13 Interactive Video Server (MWQ Web)
Esta sección consta de los siguientes temas:
• Bandeja de entrada información general, página 70
• Abrir tareas o notificaciones, página 71
• Realizar tareas, página 71
• Completar tareas, página 72
• Aceptar tareas asignadas a varios usuarios, página 73
• Rechazar tareas, página 74
• Delegar tareas, página 74
• Repetir tareas, página 75
• Cambiar la disponibilidad para las tareas, página 75
• Tareas de la cola de trabajos, página 76
Bandeja de entrada información general
La bandeja de entrada contiene tareas y notificaciones. Las tareas son asignaciones electrónicas, mientras que las notificaciones son mensajes que avisan de que se ha producido un evento.
Una tarea puede serle asignada manualmente por otro usuario, o bien de forma automática por un proceso empresarial conocido como flujo de trabajo. Un flujo de trabajo es una serie de tareas que se asignan por orden de un usuario a otro. Al finalizar una tarea de flujo de trabajo, el flujo de trabajo envía automáticamente una tarea al usuario siguiente en el flujo de trabajo.
En algunos casos, es posible que una tarea que aparece en su bandeja de entrada no se le haya asignado sólo a usted, sino también a otros usuarios. En esta circunstancia, el primer usuario que la acepta es el que la ejecuta. La tarea se elimina automáticamente de las bandejas de entrada de los demás usuarios.
Si su organización emplea colas de trabajos, puede solicitar asignaciones de tareas, como se describe enTareas de la cola de trabajos, página 76.
Una tarea puede incluir archivos adjuntos que se le solicita que edite o revise. Los archivos anexos pasan al siguiente usuario del flujo de trabajo.
Abrir tareas o notificaciones
Para abrir una tarea o notificación
1. Haga clic en Bandeja de entrada.
2. Haga clic en el nombre de la tarea o notificación. 3. Siga uno de estos procedimientos:
• Para cerrar la tarea o notificación, haga clic en Cerrar.
• Para realizar una acción, consulte el procedimiento apropiado: — Realizar tareas, página 71
— Completar tareas, página 72
— Aceptar tareas asignadas a varios usuarios, página 73
— Rechazar tareas, página 74
— Delegar tareas, página 74
— Repetir tareas, página 75
— Seleccionar tareas de la cola, página 78
Realizar tareas
Para realizar una tarea
1. En su bandeja de entrada, abra la tarea haciendo clic en su nombre. 2. En la ficha Información, siga este procedimiento:
a. La ficha Información puede mostrar un formulario personalizado para una tarea específica en su organización. De ser así, introduzca los datos adecuados. Pida los detalles al administrador.
Si la ficha Información incluye un enlace para crear un nuevo formulario para el siguiente usuario en la tarea, haga clic en el vínculo y siga las instrucciones en la pantalla.
b. Para realizar operaciones en archivos anexos, emplee los procedimientos estándar para ello.
c. Para adjuntar archivos adicionales, haga clic en Agregar anexos, seleccione los archivos y haga clic en Aceptar. Para obtener más información, consulteUsar cuadros de diálogo de selección, página 22.
d. Si se muestran los campos Hora y Costo, registre el tiempo y el costo que supone realizar la tarea.
3. En la ficha Comentarios, agregue comentarios de la siguiente manera: a. Haga clic en Agregar o Editar.
b. En el campo Comentario, escriba un comentario.
c. Si aparecen las siguientes opciones, seleccione una de ellas: • Para los destinatarios posteriores
Envía el comentario a todos los usuarios que realizan todas las tareas futuras del flujo de trabajo.
• Sólo para los destinatarios siguientes
Envía el comentario únicamente a los usuarios que realizan la siguiente tarea del flujo de trabajo.
d. Haga clic en Aceptar.
e. Repita estos pasos con tantos comentarios como sea necesario. Para quitar un comentario, haga clic en Quitar.
4. Seleccione la ficha Progreso para ver el historial de la tarea. 5. Siga uno de estos procedimientos:
• Para marcar la tarea como terminada, consulteCompletar tareas, página 72. • Para cerrar la tarea sin marcarla como terminada, haga clic en Cerrar.
La tarea se cerrará. Puede volver a abrirla para marcarla como terminada más adelante. Cuando desee marcar la tarea como terminada, consulteCompletar tareas, página 72.
Completar tareas
Al completarse una tarea, ésta se envía al siguiente usuario o actividad en el flujo de trabajo. Cualquier cambio realizado en los archivos anexos se incluye con la tarea si la versión de los archivos anexos y los archivos registrados es la misma.
Para completar una tarea
1. Abra la tarea seleccionándola en la bandeja de entrada. 2. Haga clic en Terminar.
3. Si se le solicita una contraseña, escríbala. 4. Haga clic en Aceptar.
5. Si se le pide que seleccione los siguientes ejecutantes, siga este procedimiento: a. Elija Haga clic para asignar junto a la tarea para la que desee seleccionar los
ejecutantes.
b. En el cuadro de diálogo de selección, elija uno o más ejecutantes y haga clic en Aceptar. Para obtener más información, consulteUsar cuadros de diálogo de selección, página 22.
c. Haga clic en Aceptar.
6. Si se le pide, seleccione la siguiente tarea para reenviar en la lista Seleccionar tareas
de reenvío siguientes.
7. Haga clic en Aceptar.
Aceptar tareas asignadas a varios usuarios
Si una tarea se ha enviado a un grupo, el primer usuario que la acepte será el que la ejecute. Si acepta una tarea de este tipo, se eliminará automáticamente de las bandejas de entrada de los demás usuarios.
Para aceptar una tarea asignada a varios usuarios
1. Haga clic en Bandeja de entrada. 2. Seleccione la tarea que desee aceptar. 3. Haga clic en Aceptar.
4. Siga uno de estos procedimientos: • Para cerrar la tarea, elija Cerrar.
• Para realizar una acción, consulte el procedimiento apropiado: — Realizar tareas, página 71
— Completar tareas, página 72
— Rechazar tareas, página 74
— Delegar tareas, página 74
— Repetir tareas, página 75
Rechazar tareas
Si el flujo de trabajo lo permite, puede rechazar una tarea. Al hacerlo, la tarea va a otro paso como se define en la plantilla. Si la tarea va dirigida a un grupo de usuarios, se elimina de su Bandeja de entrada. Dependiendo de la definición de la plantilla, la tarea puede o no permanecer en las Bandejas de entrada de los otros usuarios del grupo.
Para rechazar una tarea
1. En su bandeja de entrada, abra la tarea haciendo clic en su nombre. 2. Haga clic en Rechazar.
3. Si se requiere, escriba un mensaje que explique la razón por la que rechaza la tarea. 4. Haga clic en Siguiente.
5. Para seleccionar otras tareas que desee rechazar, elíjalas en la lista Seleccionar tareas
de rechazo siguientes.
6. Si se requiere, escriba la contraseña en el campo Es necesario cerrar la sesión para cerrar la sesión de la tarea.
7. Haga clic en Aceptar.
Delegar tareas
Si el flujo de trabajo lo permite, puede pasar a otro usuario la responsabilidad de realizar una tarea que originariamente se le ha asignado a usted.
Para delegar una tarea
1. En su bandeja de entrada, abra la tarea haciendo clic en ella. 2. Haga clic en Delegar.
3. Si se le solicita que especifique el usuario en el que desea delegar la tarea, siga este procedimiento:
a. En el elemento de la línea de la tarea, haga clic en Haga clic para asignar. b. En el cuadro de diálogo de selección, elija el usuario en el que desee delegar
la tarea y haga clic en Aceptar. Para obtener más información, consulteUsar cuadros de diálogo de selección, página 22.
4. Haga clic en Aceptar.
Repetir tareas
Si el flujo de trabajo lo permite, tiene la posibilidad de pedir a otro usuario o grupo que repita una tarea que usted acaba de completar.
Para repetir una tarea
1. En su bandeja de entrada, abra la tarea haciendo clic en ella. 2. Haga clic en Repetir.
3. En el elemento de la línea de la tarea, haga clic en Haga clic para asignar.
4. En el cuadro de diálogo de selección, elija el usuario en el que desee delegar la tarea y haga clic en Aceptar. Para obtener más información, consulteUsar cuadros de diálogo de selección, página 22.
5. Haga clic en Aceptar.
Cambiar la disponibilidad para las tareas
En la parte superior de la bandeja de entrada se muestra su disponibilidad para recibir tareas.
Para cambiar la disponibilidad para recibir tareas
1. Haga clic en Bandeja de entrada.
2. En la parte superior de la bandeja de entrada, haga clic en una de las siguientes opciones:
• Estoy disponible
• No estoy disponible en estos momentos
• Para ofrecerse como disponible, quite la marca de la casilla de verificación que cambia su estado a no disponible.
• Para mostrarse como no disponible, marque la casilla de verificación que cambia su estado a no disponible, haga clic en editar, seleccione otro usuario para que reciba sus tareas y, a continuación, haga clic en Aceptar. Para obtener más información, consulteUsar cuadros de diálogo de selección, página 22. Si usted se muestra como no disponible, esto sólo afectará a las tareas futuras que se hayan marcado como delegables. Esta opción no afecta a las tareas que estén actualmente en su bandeja de entrada o a cualquier tarea futura que no permita la delegación.
Tareas de la cola de trabajos
Las colas de trabajos guardan las tareas que van a realizar los procesadores disponibles asignados a una cola. Cuando la tarea llega al sistema, el servidor la asigna a una cola de trabajos en función de las propiedades de la cola y de la tarea. Los procesadores asignados para trabajar en una cola reciben las tareas en sus bandejas de entrada por orden de prioridad. Los procesadores de colas avanzados pueden extraer de forma selectiva elementos de la cola con independencia de su prioridad o sin necesidad de esperar a que se les asignen en sus bandejas de entrada.
Esta sección consta de los siguientes temas:
• Gestionar tareas en la bandeja de entrada de la cola, página 76
• Obtener la siguiente tarea disponible de una cola de trabajos , página 77
• Seleccionar tareas de la cola, página 78
Gestionar tareas en la bandeja de entrada de la cola
Los procesadores de colas de trabajos tienen disponibles opciones distintas para ayudar a gestionar las tareas y la carga de trabajo existentes en sus bandejas de entrada.
Para suspender una tarea en la cola de trabajos:
Si trabaja en una tarea y debe esperar a que se ejecute algún otro documento o tarea auxiliar, puede suspender la tarea. Como recordatorio, asigne a la tarea una fecha para quitar su suspensión y volver a activarla en la cola. El sistema ejecuta un trabajo que quita la suspensión de la tarea basado en esta fecha. También puede quitar manualmente la suspensión de una tarea.
2. Seleccione Herramientas > Administración de colas de trabajos > Suspender. 3. Elija la fecha y la hora a las que la tarea ya no continuará suspendida.
4. Haga clic en Aceptar.
El estado de la tarea aparecerá como Pausado.
Para quitar la suspensión de una tarea en la cola de trabajos:
1. Seleccione la tarea de la que desee quitar la suspensión.
2. Seleccione Herramientas > Administración de colas de trabajos > Quitar
suspensión.
El estado de la tarea aparecerá como Adquirido.
Para quitar la asignación y volver a asignar una tarea en la cola de trabajos:
1. Seleccione la tarea de la que desee quitar la asignación.
2. Seleccione Herramientas > Administración de colas de trabajos > Quitar asignación. El sistema devolverá la tarea a la cola de trabajos y su estado aparecerá como Inactivo hasta que la vuelva a asignar a otro usuario.
3. Seleccione Herramientas > Administración de colas de trabajos > Reasignar. 4. Seleccione un usuario para asignar a la tarea.
5. Haga clic en Aceptar.
Obtener la siguiente tarea disponible de una cola de
trabajos
Si su organización ha implementado colas de trabajos, puede obtener la siguiente tarea de la cola sin necesidad de esperar a que un supervisor o el sistema se la asigne. La tarea siguiente es la que tiene mayor prioridad en las colas de trabajos que tiene asignadas. Puede elegir manualmente su próxima tarea desde una opción en el menú Bandeja de entrada, o bien hacer que aparezca automáticamente en la bandeja cuando rechace o complete la tarea actual.
Los elementos que el sistema envía automáticamente a la Bandeja de entrada aparecen como no asignados en la columna asignada de la lista de trabajos. Los elementos que el gestor de la cola ha asignado de forma manual muestran Sí en la columna asignada. Use la etiqueta de esta columna para distinguir cómo se ha enviado la tarea a la bandeja de entrada.
Para recuperar manualmente la siguiente tarea de la cola de trabajos
1. En Bandeja de entrada, seleccione Herramientas > Administración de colas de
trabajos > Obtener tarea siguiente.
La siguiente tarea aparecerá en la parte superior de la lista de tareas de la bandeja de entrada.
Para activar el recibo automático de tareas de colas de trabajos
1. En la Bandeja de entrada, seleccione Obtener tarea siguiente automáticamente.
Para desactivar el recibo automático de tareas de colas de trabajos
1. Cierre cualquier tarea de la cola de trabajos que esté abierta.
2. En Bandeja de entrada, quite la marca de Obtener tarea siguiente automáticamente. 3. Vuelva a abrir la tarea que tiene asignada actualmente y termínela, de forma que no
quede ninguna tarea sin finalizar en la Bandeja de entrada.
Seleccionar tareas de la cola
Los procesadores con el rol queue_advance_processor (procesadores de colas avanzados) tienen la capacidad de ver las tareas de la cola de trabajos con las que pueden trabajar y obtenerlas independientemente de su prioridad. También tienen acceso al nodo Cola de trabajos en el árbol de directorios principal, que muestra todas las colas de trabajos que tienen asignadas como bandejas de entrada independientes. Desde estas bandejas de entrada de la cola de trabajos, pueden seleccionar las tareas sin asignar con las que pueden trabajar según su conjunto de habilidades, o bien cualquier tarea no asignada que no requiera ninguna habilidad.
Los procesadores con el rol queue_advance_processor tienen la opción de filtrar la vista Bandeja de entrada de la cola de trabajos. Al seleccionar Todas las tareas que se
pueden elegir, se muestran todas las tareas sin asignar a las que el procesador puede
optar o con las que puede trabajar. Todas las tareas muestra las tareas con las que el procesador puede trabajar, así como cualquier tarea que éste ya haya obtenido o que le haya asignado el supervisor de la cola.
Los usuarios con el rol queue_advance_processor (procesadores de colas avanzados) no pueden asignar tareas a otros procesadores de colas ni extraer una tarea que ya esté asignada o que haya extraído otro procesador de colas.
Para obtener una tarea sin asignar:
1. Desplácese hasta el nodo Colas de trabajos en el árbol de directorios y haga clic en la cola de trabajos para abrirla.
2. Seleccione el filtro para mostrar Todas las tareas que se pueden elegir o Todas las
tareas en la Bandeja de entrada de la cola de trabajos.
3. Seleccione una o más tareas.
4. Elija Herramientas > Administración de colas de trabajos > Obtener tarea. El sistema le asignará la tarea y la enviará a su bandeja de entrada. Si selecciona sólo una tarea, el sistema la abrirá en Task Manager de forma que pueda trabajar en ella inmediatamente.
Sugerencia: esta acción también se puede realizar desde Task Manager mediante el
botón Obtener tarea disponible para los procesadores de colas avanzados. Permite a este tipo de procesadores examinar la tarea antes de decidirse a extraerla. Utilizando el botón Obtener tarea desde la tarea en Task Manager, la tarea se le asigna y se actualiza la página, lo que le permitirá trabajar con ella de inmediato.