3.2 Project Reports
5.2.31 User Traffic Modelling for Future Mobile Systems
Un registro consta de información registrada que es la evidencia de las operaciones de la organización. Un registro es formal o informal. Los registros formales se crean explícitamente al rellenar metadatos de formulario y asignarlos a un plan de archivos formal. Los registros informales se crean cuando un archivo se arrastra y coloca en una carpeta gestionada de retención.
En este capítulo se incluyen los siguientes temas:
• Declarar un elemento como un registro formal, página 168
• Enlazar un registro, página 174
• Crear una relación del registro, página 175
• Ver una relación de registros, página 176
• Quitar una relación del registro, página 176
• Realizar solicitudes de biblioteca, página 176
Declarar un elemento como un registro formal
Para declarar un elemento como un registro formal
1. Desplácese hasta el documento que se va a declarar como un registro formal y selecciónelo.
2. Haga clic en Registros > Declarar como registro formal.
La pantalla que se muestra para varios documentos es ligeramente diferente a la que se muestra para un documento. Incluye un campo opcional para realizar un registro o registros individuales de los documentos seleccionados.
3. Opcionalmente, puede cambiar la configuración predeterminada de Declarar
documentos seleccionados como en Registros individuales a Un registro si tiene
4. Haga clic en Seleccionar para el Plan de archivos obligatorio y active la casilla de verificación de un plan de archivos, archivador o carpeta, en la pantalla del localizador que se muestra.
La carpeta o archivador seleccionado debe tener una casilla de verificación para que sea una opción válida. Sin embargo, una carpeta válida también podría estar "enterrada" en un archivador que no tenga ninguna casilla de verificación.
5. Haga clic en Aceptar para confirmar la ubicación del plan de archivos seleccionado. La pantalla del ubicador se cierra mientras que la pantalla Declarar registro formal se actualiza mostrando el plan de archivos seleccionado y algunas propiedades adicionales. Las propiedades adicionales son:
• Tipo, obligatorio
• Plantilla de formulario, obligatorio
• Desenlazar documentos de origen, opcional
• Ocultar opciones, opcional
6. Seleccione un valor para los atributos obligatorios Tipo y Plantilla de formulario. El valor seleccionado para Tipo indica el tipo de registro formal que se desea crear, los registros formales de DoD según los requisitos del capítulo 2 o el capítulo 4 o simplemente los registros formales normales.
El valor para Plantilla de formulario se rellena automáticamente según el valor seleccionado para Tipo.
7. Opcionalmente, puede activar la casilla de verificación Desenlazar documentos de
origen sólo si desea permitir a cualquiera que disponga de privilegios Desenlazar
quitar el documento de origen de su ubicación original en una carpeta una vez declarado como registro formal.
8. O bien, puede suscribirse a la carpeta seleccionada del plan de archivos haciendo clic en Mostrar opciones y activando la casilla de verificación situada junto a Suscribirse
a este archivo. Se agregará un acceso directo al nodo Suscripciones para facilitar el
acceso a los usuarios frecuentes.
9. Haga clic en Continuar para rellenar el formulario mostrado según la Plantilla de
formulario seleccionada. Se proporcionan tablas, como referencia si lo necesita,
para ayudarle a rellenar el formulario aplicable, consulteIntroducir valores en el formulario aplicable al declarar registros formales, página 170.
La parte superior del formulario mostrado indica 1 de un número, según el número de documentos seleccionado, si está declarando varios documentos como Registros
individuales.
10. Haga clic en Terminar cuando termine de rellenar el formulario aplicable. Al hacer clic en Cancelar, se anula todo el proceso.
Introducir valores en el formulario aplicable al declarar
registros formales
En esta sección se describen los siguientes temas:
• Introducir valores para registros formales normales, página 170
• Introducir valores para registros formales Chapter 2, página 170
• Introducir valores para registros formales Chapter 4, página 172
Introducir valores para registros formales normales
ConsulteTabla 11, página 170para obtener una explicación de las propiedades comunes para registros formales normales.
Tabla 11. Propiedades comunes para registros formales normales
Propiedad Descripción
Nombre Nombre del documento que se va a declarar.
Asunto Se puede utilizar el tema principal tratado en un documento.
Autores El autor del documento que va a declarar un registro formal.
Palabras clave El valor que escriba para este campo se puede utilizar para facilitar la búsqueda. Los metadatos de un formulario asociados a un registro concreto se pueden utilizar para palabras clave.
Introducir valores para registros formales Chapter 2
Se pueden elegir dos formularios para declarar registros Chapter 2: uno para declarar documentos que no sean correo electrónico como registros formales y otro para declarar correo electrónico como registros formales:
• Registro de correo electrónico DoD 5015 Ch2
No utilice Registro de correo electrónico DoD 5015 Ch2 para declarar registros de correo electrónico desde Digital Asset Manager. Este formulario se ha diseñado para utilizarlo al declarar registros de correo electrónico mediante RM Outlook Activator.
ConsulteTabla 12, página 171para obtener descripciones de las propiedades que puedan necesitar explicación adicional, aparte de sus nombres de propiedad.
Tabla 12. Propiedades comunes para registros formales Chapter 2
Propiedad Descripción
Asunto Se puede utilizar el tema principal tratado en un documento.
Tipo de medios Material o medio donde se inscribe la información (microficha, electrónico y papel, por ejemplo).
Formato de aplicación Formato basado en la aplicación utilizada para crear el documento que se va a declarar como un registro.
Organización de origen Nombre o código oficiales de la oficina responsable de la creación del documento que se va a declarar.
Fecha de recepción Fecha en que recibió el documento. Destinatarios principales Nombre principal de la persona que ha
creado el documento.
Otros destinatarios Nombre de las personas responsables a la que se pueden plantear preguntas si es necesario.
Ubicaciones Ubicación donde se conserva el registro. Nombre de proyecto Valor que proporciona el nivel de
seguridad necesario para tener acceso al registro por parte de los miembros del grupo vinculado a un determinado marcador de atributo.
Marcador suplementario Seleccione un valor si necesita seguridad adicional además de la seguridad proporcionada por el valor seleccionado para el nombre de proyecto. Se podría realizar para restringir aún más el acceso
Propiedad Descripción
a un subconjunto de los miembros en el grupo mayor.
Introducir valores para registros formales Chapter 4
Los registros formales Chapter 4 se crean como registros clasificados o no clasificados, con la única diferencia de su nivel de seguridad y un nivel de seguridad mayor que cero los convierte en clasificados. Un nivel o clasificación de seguridad cero se representa mediante una clasificación de Sin marcadores. Aunque puede bajar de categoría un registro clasificado una serie de niveles, por ejemplo, desde la seguridad superior hasta Sin marcadores para convertirlo en no clasificado (o desclasificado), sólo puede subir de categoría un nivel para clasificar un registro no clasificado.
El formulario permite:
• Clasificar (archivar) registros clasificados o no clasificados manual o automáticamente según el origen del que derivan
• Cambiar la configuración de clasificación para subir o bajar de categoría el registro • Programar trabajos de descenso de categoría
• Desclasificar registros clasificados o convertir registros no clasificados en registros clasificados
• Identificar los revisores si es necesario
ConsulteTabla 13, página 172para obtener descripciones de las propiedades que puedan necesitar explicación adicional, aparte de sus nombres de propiedad.
Tabla 13. Propiedades comunes para registros formales Chapter 4
Propiedad Descripción
Tipo de medios Material o medio donde se inscribe la información (microficha, electrónico y papel, por ejemplo).
Formato Formato basado en la aplicación utilizada para crear el documento que se va a declarar como un registro.
Organización de origen Nombre o código oficiales de la oficina responsable de la creación del documento que se va a declarar.
Derivado de Origen que se utilizará como plantilla para completar el formulario.
Propiedad Descripción
Agencia clasificadora Nombre de la agencia clasificatoria al crear un registro clasificado.
Clasificado por Medio por el que se especifica un usuario válido para este valor.
Desclasificar por Desencadenador necesario para iniciar la desclasificación de los registros clasificados. Los registros clasificados se deben desclasificar en algún punto en el tiempo. Entre los desencadenadores se incluye un valor vacío como el valor que se debe seleccionar para los registros no clasificados cuando la Clasificación actual especifica Sin marcadores.
Ubicaciones Ubicación donde se conserva el registro. Nombre de proyecto Valor que proporciona el nivel de
seguridad necesario para tener acceso al registro por parte de los miembros del grupo vinculado a un determinado marcador de atributo.
Marcador suplementario Seleccione un valor si necesita seguridad adicional además de la seguridad proporcionada por el valor seleccionado para el nombre de proyecto. Se podría realizar para restringir aún más el acceso a un subconjunto de los miembros en el grupo mayor.
Bajar de categoría por Desencadenador que se utilizará para iniciar el descenso de categoría. Aunque hay 3 desencadenadores (Fecha, Evento y
Fecha y evento) en la lista, en la lista se deja
en blanco un cuarto elemento para realizar un descenso de categoría manual.
Bajar de categoría por fecha Fecha de descenso de categoría si el desencadenador incluye una fecha. Bajar de categoría por evento Evento por el que se realizará el descenso
de categoría si el desencadenador incluye un evento.
Propiedad Descripción
Nivel de descenso de categoría de destino Nivel de seguridad al que se realizará el descenso de categoría. El registro formal se desclasifica (se convierte en un registro no clasificado sin seguridad) si selecciona Sin marcadores, que equivale a una clasificación de "0" (cero). Cualquier nivel mayor que cero mantiene el registro clasificado.
Instrucciones para bajar de categoría Instrucciones para bajar de categoría. Revisado por Fecha y hora en que se completó la
revisión, si se ha efectuado.
Razones para clasificación Razón para crear un registro clasificado si no se especifica una guía de clasificación para Derivado de o si se selecciona una pero no tiene un valor especificado para rellenar automáticamente este campo. Categoría de exención Categoría de exención si no se especifica
una guía de clasificación para Derivado
de o si se selecciona una pero no tiene
un valor especificado para rellenar automáticamente este campo. Se impide (detiene) la desclasificación de un registro clasificado en función del valor seleccionado para este campo.
Categoría de exención (ampliada) Categoría de exención para el valor cuando el valor especificado para
Derivado de sea distinto de Guías de
clasificación.
Enlazar un registro
Enlace un registro almacenado en una carpeta gestionada por una política a otra carpeta gestionada por una política si el registro debe regularse mediante más de una carpeta gestionada por una política. El registro ahora heredará las políticas de todas las ubicaciones.
Puede enlazar un registro de una carpeta gestionada por una política a otra carpeta gestionada por una política, en el mismo plan de archivos o a otra política la carpeta gestionada en otro plan de archivos, sólo si la carpeta gestionada por una política
seleccionada está abierta. No se permite enlazar un registro a una carpeta gestionada por una política que se haya cerrado. Además, la política de contención también debe permitirlo y el nivel de enlace de la política de contención también se debe definir a un valor mayor de "1".
Puede realizar estos procedimientos en registros formales e informales.
Para enlazar un registro a una carpeta abierta o a un plan de archivo
1. Desplácese hasta el registro y selecciónelo. 2. Seleccione Editar > Agregar al Portapapeles.
3. Desplácese hasta la carpeta gestionada por una política (plan de archivos) a la que desee enlazar el registro.
4. Seleccione Editar > Enlazar aquí.
Crear una relación del registro
Cree una relación de registros si un registro debe estar relacionado con otro registro o con otro documento. Puede que desee relacionar dos o más registros para asegurarse de que cualquier información adicional que no esté disponible en un registro se explique en un registro relacionado.
Las relaciones de registros son unidireccionales, lo que significa que el registro seleccionado primero será padre del segundo registro seleccionado, el hijo. El hijo puede reutilizarse en otra relación el la que se puede seleccionar primero para que sea el padre. Puede crear tantas relaciones como necesite reutilizando el padre o el hijo y relacionándolos con otros registros como crea conveniente.
Puede realizar estos procedimientos en registros formales e informales.
Para crear una relación de registros
1. Desplácese hasta un registro y selecciónelo. 2. Seleccione Registros > Crear relación de registros.
3. En el cuadro de diálogo de selección, elija un segundo registro o un documento incluido en un registro y haga clic en Aceptar. Para obtener más información, consulteUsar cuadros de diálogo de selección, página 22.
4. Seleccione el tipo de relación. 5. Haga clic en Aceptar.
Ver una relación de registros
Puede realizar estos procedimientos en registros formales e informales.
Para ver una relación de registros:
1. Desplácese hasta un elemento que esté en una relación de registros y selecciónelo. 2. Haga clic en Ver > Relaciones de registros o haga clic.
Quitar una relación del registro
Puede realizar estos procedimientos en registros formales e informales.
Para quitar una relación de registro
1. Desplácese hasta un registro y selecciónelo. 2. Haga clic en Mostrar > Relaciones de registros. 3. Seleccione el elemento apropiado.
4. Haga clic en Registros > Eliminar relación de registros. 5. Haga clic en Aceptar.
Realizar solicitudes de biblioteca
Si su organización incluye la funcionalidad Physical Records Manager, podrá realizar solicitudes para reservar uno o varios objetos físicos para préstamo. El administrador de biblioteca decide lo que obtiene cada uno, independientemente de la solicitud que llegara en primer lugar.
Para obtener más información sobre las solicitudes de biblioteca y Physical Records Manager, consulte la documentación de Retention Policy Services Administrator y Records Manager Administrator de EMC Documentum.
Para realizar una solicitud de biblioteca
1. Desplácese a un objeto físico para reservarlo.
El contenido de un contenedor como una caja o carpeta se identifica en el manifiesto de una solicitud de biblioteca una vez creada dicha solicitud. La creación de una solicitud de biblioteca, por ejemplo, incluye la carpeta y el documento en el
manifiesto si dichos objetos físicos están en la caja seleccionada. El manifiesto sólo identifica el contenedor si no tiene contenido.
2. Haga clic con el botón derecho en el objeto físico y seleccione el Realizar solicitud
de biblioteca.
Sugerencia: puede seleccionar y hacer clic con el botón derecho en varios objetos
físicos a la vez.
3. Complete los campos según resulte adecuado.
Tabla 14, página 177describe las propiedades que puedan necesitar explicación adicional, aparte de sus nombres de propiedad:
Tabla 14. Solicitudes de biblioteca
Propiedad Descripción
Fecha solicitada La recepción o envío de los elementos solicitados está previsto en el plazo de 30 días a partir del día de la solicitud. Puede cambiar el valor predeterminado según sea necesario. El administrador de biblioteca puede cumplir o no la fecha solicitada. Aunque puede realizar una solicitud de biblioteca, el administrador de biblioteca decidirá si puede disponer de uno o varios de los objeto solicitados.
Preferencia de notificación Seleccione los medios preferidos de comunicación. El sistema no lo utiliza aunque se ha diseñado para la comunicación directa del administrador de biblioteca.
Opciones de envío Independientemente del botón de opción seleccionado para la opción de envío, también puede seleccionar la casilla de verificación para enviar todos los elementos solicitados a la vez y limitar la solicitud a un solo préstamo. 4. Haga clic en Terminar.
Para ver las solicitudes de biblioteca, asegúrese de que no hay seleccionado ningún elemento en el panel de contenido y haga clic en Ver > Mis solicitudes.
Nota: las solicitudes de biblioteca se eliminan del sistema mediante un trabajo. Para
del usuario de Records Manager Administrator o la Guía del usuario de Retention Policy Services Administrator.