Área: División Administrativa y financiera
Proceso: Adquisiciones
Período: 1º. de enero al 31 de diciembre del 2012
H.AF. 1/3
TITULO: Ausencia de reglamento interno que normen el proceso de adquisiciones.
CONDICIÓN:
El Departamento de División Administrativa y Financiera carece de un reglamento interno que norme el proceso de las adquisiciones tanto de ínfima cuantían como de bienes de larga duración y de servicios
CRITERIO:
La Norma de Control .Interno No 100-03 “RESPONSABLES DEL CONTROL INTERNO”,
en su parte pertinente reza “Los directivos, en el cumplimiento de su responsabilidad, pondrán especial cuidado en áreas de mayor importancia por su materialidad y por el riesgo e impacto en la consecución de los fines institucionales.
Las servidoras y servidores de la entidad, son responsables de realizar las acciones y atender los requerimientos para el diseño, implantación, operación y fortalecimiento de los componentes del control interno de manera oportuna, sustentados en la normativa legal y técnica vigente y con el apoyo de la auditoría interna como ente asesor y de consulta”. CAUSAS:
Institución que recientemente obtuvo su independencia administrativa y financiera.
Inestabilidad del financiero (a)
experiencia en actividades de gestión.
Capacitación.
EFECTO:
desempeño de las actividades y el normal desenvolvimiento de la institución a la hora de tomar decisiones.
CONCLUSIÓN :
La Unidad de División Administrativa y financiera del Cuerpo de Bomberos de Loja, no dispone de ningún tipo de reglamento interno que norme el proceso de las adquisiciones
RECOMENDACIÓN :
Jefe Financiera
Coordine actividades con contabilidad y responsable de adquisiciones para que se proceda a elaborar un reglamento interno que norme el proceso de las adquisiciones, sustentados en la normativa legal y técnica vigente y con el apoyo de la auditoría interna del Municipio de Loja como ente asesor y de consulta.
“CUERPO DE BOMBEROS DE LOJA”
EXAMEN DE AUDITORIA FINANCIERA HALLAZGO Nro. 2
Área: División Administrativa y financiera
Proceso: Adquisiciones
Período: 1º. de enero al 31 de diciembre del 2012
H.AF. 2/3
TITULO: Registro contable del saldo de adquisiciones en los bienes de larga duración no se encuentra actualizado.
CONDICIÓN:
EL saldo que se presenta en el estados financiero del ejercicio 2012 correspondiente a existencias, e inventarios de larga duración no se encuentra actualizado, según los estados financieros se reporta $522.087,02 USD, sin considerar los bienes de larga duración que debieron darse de baja por $61.328,40 USD; la depreciación acumulada por $ 6.408,74 y las cuentas de orden acreedoras $ 349,08 USD, siendo el saldo reestructurado para la cuenta de bienes de larga duración de $522.087,02 USD, la depreciación acumulada de $ -110.615,16 USD.
CRITERIO:
Según lo estipulado la Norma Técnica de Contabilidad Gubernamental No. 3257 “CONTROL BIENES DE LARGA DURACIÓN” describequeen el Catálogo de Cuentas Institucional será obligatoria la apertura de los conceptos contables, en término que permita su control e identificación, destino y ubicación. El valor contable, la depreciación periódica , la acumulada y el valor en libros de los bienes de larga duración, deberán ser
controlados en registros auxiliares… además se contraviene la N.C.I. No. 406 -05 “SISTEMA DE REGISTRO”, que en su esencia revela que se establecerá un sistema adecuado para el control contable tanto de las existencias como de los bienes de larga duración, mediante registros detallados con valores que permitan controlar los retiros, traspaso o baja de los bienes, a fin de que la información se encuentre actualizada y de
conformidad con la normativa contable vigente” CAUSAS:
falta de coordinación entre el Jefe Financiero, y el guardalmacén de no comunicar oportunamente a contabilidad de la acción efectuada a fin de que los bienes que se
encuentran en mal estado y obsoleto sean dados de baja oportunamente.
EFECTO:
Situación que repercute para que el saldo presentado en el rubro de bienes de larga duración no se encuentre actualizado, y, por lo tanto el saldo de los bienes de uso corriente y larga duración no es razonable.
CONCLUSIÓN :
El saldo de las existencias y los bienes de larga duración no se encuentra actualizado debido a la falta de comunicación oportuna de los servidores responsables del manejo y custodio sobre los bienes obsoletos y en desuso, que no fueron dados de baja oportunamente.
RECOMENDACIÓN :
Jefe Financiero
Oriente a la contadora para que reformule el saldo de la cuenta bienes de larga duración considerando el listado de los bienes que se encuentran en mal estado y obsoletos y efectué los ajustes correspondientes a fin de presentar el saldo real de los mismos. Guardalmacén
Mantener un control adecuado de los bienes de larga duración a su cargo, con el fin de mantener saldos reales al momento de establecer comparaciones con el saldo contable, así como reporte a la brevedad posible las novedades a contabilidad con el fin de que se proceda a efectuar los ajustes respectivos, y, contar con información útil y oportuna.
“CUERPO DE BOMBEROS DE LOJA”
EXAMEN DE AUDITORIA FINANCIERA HALLAZGO Nro. 3
Área: División Administrativa y financiera
Proceso: Adquisiciones
Período: 1º. de enero al 31 de diciembre del 2012
H.AF. 3/3
TITULO: Constataciones físicas de bienes no presentan resultados.
CONDICIÓN:
En el período examinado según conversación con la Jefe Financiera de ese entonces, al momento que ella ingresa a ocupar el cargo, en junio del 2012, se realizó una constatación física con el guardalmacén de todas las existencias y bienes de la institución, en donde se procedió a verificar sobre todo si los bienes de larga duración se encuentran a buen recaudo, correctamente salvaguardados, codificados y en buen estado, de estos procedimiento se obtuvieron las siguientes observaciones:
No se procesó el acta de la diligencias de la constatación de inventarios, en donde consten los resultados finales, no se notificó a cada unidad administrativa los ajustes realizados para actualizar estos datos.
No se realizó el anexo de acta en el cual se consigne y detalle los activos fijos existentes según inventarios, únicamente se elaboró un listado de los bienes que se encuentran obsoletos y que debieron ser dados de baja.
No se entregó a contabilidad el inventario general de los bienes existentes para que se
concilien con los saldos contables y se realicen los ajustes correspondientes.
CRITERIO:
Según lo estipulado Norma de. Control .Interno. No 406-10 “CONSTATACIÓN FÍSICA DE
EXISTENCIA Y BIENES DE LARGA DURACIÓN” en resumen manifiesta “Se efectuarán constataciones físicas de las existencias y bienes de larga duración por lo menos una vez al año. El personal que interviene en la toma física, será independiente de aquel que tiene a su cargo el registro y manejo de los conceptos señalados, salvo para efectos de identificación.
Los procedimientos para la toma física de los bienes, se emitirán por escrito y serán formulados claramente de manera que puedan ser comprendidos fácilmente por el personal
que participa en este proceso.
De esta diligencia se elaborará un acta y las diferencias que se obtengan durante el proceso de constatación física y conciliación con la información contable, serán investigadas y luego se registrarán los ajustes respectivos, previa autorización del servidor responsable; también se identificarán los bienes en mal estado o fuera de uso, para proceder a la baja, donación o remate según corresponda, de acuerdo a las disposiciones legales vigentes...”
Así mismo se contravino el “Manual General de Administración de Bienes del Sector Públicoen el Capítulo relacionado al inventario y constatación física de activos físicos…” CAUSAS:
Institución que recientemente obtiene la independencia administrativa y financiera
Falta de capacitación al personal responsable del almacén, rotación del jefe financiero
Falta de coordinación entre la Jefatura Financiera, falta de comunicación.
EFECTO:
Aspectos que no permitirán mantener el inventario actualizado, que no se pueda determinar razonablemente el saldo contable de los bienes, debido a que existen bienes que se encuentran en mal estado y deben ser dados de baja oportunamente.
CONCLUSIÓN :
La constatación física realizada en el periodo examinado, no cumplió con los procedimientos básicos para su correcta realización, por lo que no se presentaron resultados que reflejen el saldo razonable de los bienes.
RECOMENDACIÓN :
Jefe financiero
Planifique y disponga la ejecución de las constataciones físicas de las existencias y los bienes de larga duración, tomando en consideración los activos obsoletos en desuso e inservibles; de conformidad a lo que dispone el Manual General de Control y Administración de Bienes del Sector público relacionado al capítulo de “Inventarios y constatación física de Activos Fijos”, esto permitirá contar con información confiable.
“CUERPO DE BOMBEROS DE LOJA”