HALLAZGO Nro. 1
Área: División administrativa y financiera
Proceso: Adquisiciones
Periodo: del 1º. de enero al 31 de diciembre del 2012
H.ACI. 1/3
TITULO: Ausencia de compromiso para asumir con responsabilidad el control interno
CONDICIÓN:
La máxima autoridad, los servidores y servidoras según su jerarquía del Cuerpo de .Bomberos de Loja no asumen con responsabilidad el diseño, establecimiento, mantenimiento, funcionamiento y perfeccionamiento del control interno, por lo que el personal cumple sus funciones sin control.
CRITERIO:
Según lo estipulado en la Norma de Control Interno No. 100- 003 “RESPONSABLES DEL
CONTROL INTERNO” el diseño, establecimiento, mantenimiento, funcionamiento, perfeccionamiento, y evaluación del control interno es responsabilidad de la máxima autoridad, de los directivos y demás servidoras y servidores de la entidad, de acuerdo con sus competencias.
Los directivos, en el cumplimiento de su responsabilidad, pondrán especial cuidado en áreas de mayor importancia por su materialidad y por el riesgo e impacto en la consecución de los fines institucionales
CAUSAS:
Institución que recientemente obtuvo su autonomía administrativa y financiera
Falta de capacitación en la gestión del sector público
Liderazgo
Ambiente de trabajo
Falta de comunicación
Experiencia
Falta de coordinación
EFECTO:
El personal realiza sus funciones sin control y apoyo de ningún órgano que se encargue de su control, no cumpliendo con sus responsabilidades, estas son ejecutadas a su criterio personal.
CONCLUSIÓN :
El Cuerpo de Bomberos de Loja, no cuenta con un órgano de control interno que se encargue de planificar, supervisar y controlar la aplicación de los procedimientos diseñados para el proceso de adquisiciones.
RECOMENDACIÓN :
Jefe financiero
Trabajar en forma coordinada con cada una de sus unidades, a fin de generar un ambiente propicio para el desempeño normal de sus actividades y hacer conciencia en sus servidores de que el control interno es responsabilidad de todos.
“CUERPO DE BOMBEROS DE LOJA”
(Auditoria de Control Interno) HALLAZGO Nro. 2
Área: División administrativa y financiera
Proceso: Adquisiciones
Periodo: del 1º. de enero al 31 de diciembre del 2012
H.ACI. 2/3
TITULO: falta de Unidad de Auditoria Interna
CONDICIÓN:
En el Cuerpo de Bomberos de Loja según la estructura organizacional y funcional consta la descripción de la unidad de auditoria interna, sin embargo hasta la fecha no se ha solicitado su creación.
CRITERIO:
Según lo estipulado la Norma Técnica de control interno No. 200-09 “UNIDAD DE
AUDITORIA INTERNA”, La auditoría interna es una actividad independiente y objetiva de aseguramiento y asesoría, concebida para agregar valor y mejorar las operaciones de una organización; evalúa el sistema de control interno, los procesos administrativos, técnicos, ambientales, financieros, legales, operativos, estratégicos y gestión de riesgos.
Cada institución, cuando se justifique, contará con una unidad de auditoría interna organizada, con independencia y con los recursos necesarios para que brinde asesoría oportuna y profesional en el ámbito de su competencia, agregando valor a la gestión institucional y garantía razonable de que la gestión de la máxima autoridad y demás servidoras y servidores, se realiza con apego a las normas vigentes.
CAUSAS:
Institución que recientemente obtuvo su autonomía administrativa y financiera
Tamaño de la institución
Asesoramiento en actividades de control interno.
EFECTO:
La ausencia de un órgano de carácter interno que asesore sobre actividades de control interno a la división administrativa y financiera pone en riesgo la concreción de la misión,
planes y programas institucionales.
CONCLUSIÓN :
El Cuerpo de Bomberos de Loja no cuenta con la unidad de auditoria interna.
RECOMENDACIÓN:
Comandante del Cuerpo de Bomberos de Loja, Jefe Financiero.
El comandante del Cuerpo de Bomberos de Loja y el jefe financiero (a), a través del directorio de la institución soliciten a la unidad de auditoria interna del Gobierno Autónomo descentralizado la asesoría necesaria para establecer el diseño y mejoramiento de las actividades de control interno, esto permitirá lograr la consecución de los objetivos institucionales.
“CUERPO DE BOMBEROS DE LOJA”
(Auditoria de Control Interno) HALLAZGO Nro. 3
Área: División administrativa y financiera
Proceso: Adquisiciones
Periodo: del 1º. de enero al 31 de diciembre del 2012
H.ACI. 3/3
TITULO: Ausencia en la secuencia numérica de la documentación de respaldo.
CONDICIÓN:
Del total de las órdenes de compras analizadas se determinó que no existe una secuencia numérica de estos documentos, en vista de que las órdenes de compra que son anuladas no se archivan, si no que automáticamente se eliminan, sin considerar su importancia.
CRITERIO:
Según lo estipulado la Norma Técnica de control interno No. 405-04
“DOCUMENTACIÓN DE RESPALDO Y SU ARCHIVO”, La máxima autoridad, deberá implantar y aplicar políticas y procedimientos de archivo para la conservación y mantenimiento de archivos físicos y magnéticos, con base en las disposiciones técnicas y jurídicas vigentes.
Toda entidad pública dispondrá de evidencia documental suficiente, pertinente y legal de sus operaciones. La documentación sustentatoria de transacciones financieras, operaciones administrativas o decisiones institucionales, estará disponible, para acciones de verificación o auditoría, así como para información de otros usuarios autorizados, en ejercicio de sus derechos.
CAUSAS:
Capacitación en archivo
Personal nuevo
Falta de políticas y procedimientos de archivo
EFECTO:
La documentación de soporte al no presentar la secuencia numérica para el seguimiento y verificación de la información da origen a malas interpretaciones.
CONCLUSIÓN :
La documentación de soporte, respecto las órdenes de compra carecen de secuencia numérica.
RECOMENDACIÓN :
Jefe financiero
El jefe financiero disponga a la responsable de adquisiciones se archive la documentación que se anula con respecto a las órdenes de compra a fin de conservar su secuencia numérica y pueda ser verificada por los organismos de control.
“CUERPO DE BOMBEROS DE LOJA”
(Auditoria de control interno) CEDULA NARRATIVA
Área: División administrativa y financiera
Proceso: Adquisiciones
Periodo: 1º. de enero al 31 de diciembre del 2012
CN.ACI 1/1