10.0 SPEECH MANAGEMENT 10.1 AUDIO FILES
10.6 LIP SYNCING
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CLASE 01
1. PLANILLA DE CÁLCULO EXCEL
Microsoft Excel es una planilla de cálculo que permite realizar operaciones con números, desarrollando fórmulas para cálculos matemáticos, los cuales permiten realizar desde simples sumas hasta cálculos más avanzados.
A continuación, se verán cuáles son los elementos básicos de Microsoft Excel, la pantalla, las barras de herramientas, etc., a fin de diferenciar las funciones de cada uno de ellos, cómo se llaman, dónde están y para qué sirven; además de cómo obtener ayuda, en caso que durante su aplicación sea necesario. Una vez que se conoce su función y aplicación, se está en condiciones de trabajar o crear hojas de cálculo.
Existen dos formas básicas de ejecutar Microsoft Excel 2003:
1. Desde el botón Inicio: situado, normalmente, en la esquina inferior izquierda de la pantalla. Se debe colocar el cursor y hacer clic sobre el botón Inicio, se desplegará un menú; debe seleccionar la opción “Todos los programas”, mostrará un submenú con los programas instalados en el computador; coloca el puntero del mouse sobre la carpeta con el nombre Microsoft Office y se hace clic sobre Microsoft Excel. Como se muestra en la siguiente figura.
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2. Desde el icono de acceso directo de Microsoft Excel del escritorio .
Para cerrar Excel 2003, existen varias alternativas, las que se analizan a continuación: Una forma es cerrar Microsoft Excel al hacer clic en el botón cerrar , este botón se encuentra situado en la parte superior derecha de la ventana de Excel. Otra es combinar las teclas ALT+F4, opción que cierra la ventana que se tiene activa. Finalmente, otra alternativa es haciendo clic sobre el menú Archivo y elegir la opción Salir.
1.1 La Pantalla Inicial de Excel
Al iniciar Excel aparece una ventana inicial como la que se muestra en la figura Nº 2, en donde es posible visualizar sus componentes y estructura.
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La pantalla de la planilla de cálculo de Microsoft Excel presenta un grupo de Barras de herramientas, que el usuario predetermina de acuerdo a sus necesidades, las que se analizan a continuación.
La Barra de Título
Contiene el nombre del documento sobre el que se está trabajando; al momento de crear un libro nuevo, se le asigna el nombre provisorio Libro1 hasta que se guarde, momento en que se le cambia el nombre a criterio del usuario. En el extremo de la derecha están los botones para minimizar , restaurar y cerrar .
La Barra de Menú
Contiene las operaciones de Excel, agrupadas en menús desplegables. Al hacer clic en Insertar, por ejemplo, verá las operaciones relacionadas con los diferentes elementos que se pueden insertar en Excel. La importancia de esta barra de herramientas es la de poder acceder a todas opciones de la plantilla de cálculo.
Esta barra de herramienta contiene tres tipos básicos de elementos, los cuales presentan los comandos u opciones que se desprenden de la ejecución de un determinado menú. A continuación, se describen cada uno de estos elementos de presentación.
ELEMENTOS DE LOS MENÚS DESPLEGABLES
Comandos inmediatos Se ejecutan de forma inmediata al hacer clic sobre ellos. Se reconocen porque a la derecha del nombre del comando no aparece nada, o bien, aparece la combinación de teclas para ejecutarlo desde el teclado.
menú desplegable Al situarse sobre éste, se abre un submenú con más opciones que permiten elegir una de ellas. Se reconocen porque tienen un triángulo a la derecha (Ver figura Nº 3).
Comando con ventana Al hacer clic, aparece un cuadro de diálogo. Se distinguen porque el nombre de la opción acaba en puntos suspensivos. Por ejemplo, en el menú Insertar, Gráfico…
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Figura Nº 3: Menús Desplegables
La ventana de Excel está formada por diferentes barras de herramientas, desde donde se pueden realizar las tareas más habituales de una forma más rápidamente, solo con hacer clic en el icono específico.
La Barra de herramientas estándar
La Barra de Formato
Contiene las operaciones más comunes sobre los formatos de presentación de cada una de las celdas de la planilla de cálculo Excel, como aplicar negrita, cursiva, elegir tipo de fuente, etc.
Se puede observar que en las barras de herramientas existen operaciones que no están siempre disponibles, las que se identifican porque tienen el color atenuado. Por ejemplo, si no hay nada seleccionado, tanto el icono Cortar como el Copiar de la barra estándar aparecen de color más claro.
Contiene iconos para ejecutar de forma inmediata algunas de las operaciones más habituales, como Guardar , Copiar , Cortar , etc.
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La Barra de fórmulas
Muestra el contenido de la celda activa, es decir, donde se está situado. Cuando se cambia el contenido de una celda esta barra variará ligeramente.
La Barra de etiquetas
Esta barra se ubica en la parte inferior de la hoja de cálculo, su función es permitir al usuario moverse por las distintas hojas que compongan el libro de trabajo, y que han sido creadas en la planilla de cálculo.
Barras de desplazamiento
Permiten movernos a lo largo y ancho de la hoja de forma rápida y sencilla; simplemente hay que desplazar la barra arrastrándola con el mouse, o hacer clic en los triángulos de los extremos.
Un concepto que destaca en las planillas de cálculos Excel, es el “Panel de tareas” que hace referencia a un conjunto de información, que varía dependiendo del contexto que se presente en el momento en que se ejecuta la opción.
Por Ejemplo
Cuando se abre una nueva planilla de cálculo Excel es posible acceder al panel de tareas desde el menú Ver, opción Panel de tareas, lo que nos muestra las hojas recientemente abiertas, nos permite crear una nueva hoja a partir de una plantilla, una gran cantidad de ayuda en línea, etc.
Ahora, en el caso de que se esté insertando una imagen, el panel de tareas será diferente y nos mostrará las opciones más usuales en el trabajo con imágenes.
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2. CÓMO TRABAJAR CON EXCEL
A continuación, se analizará cómo introducir y modificar los diferentes tipos de datos disponibles en Excel, así como manejar las distintas técnicas de movimiento dentro de un libro de trabajo para la creación de hojas de cálculo.
Movimiento Rápido en la Hoja
La particularidad de la mayoría de las planillas de cálculo es que sólo una pequeña parte de la hoja es visible en la ventana. Es decir, muchas veces como usuarios ocuparemos más de las celdas visibles en la pantalla y, por lo tanto, es necesario moverse por el documento rápidamente. Se puede utilizar el mouse, moviéndose con las barras de desplazamiento para visualizar la celda a la que desea ir, y hacer clic sobre ésta, como también es posible utilizar el teclado y moverse con las teclas de posición.
Las teclas para desplazarse a través de la hoja son:
MOVIMIENTO TECLADO
Celda Abajo FLECHA ABAJO
Celda Arriba FLECHA ARRIBA
Celda Derecha FLECHA DERECHA
Celda Izquierda FLECHA IZQUIERDA
Pantalla Abajo AV PÁG
Pantalla Arriba RE PÁG
Celda A1 CTRL+ INICIO
Primera celda de la columna
activa FIN FLECHA ARRIBA
Última celda de la columna
activa FIN FLECHA ABAJO
Primera celda de la fila activa FIN FLECHA IZQUIERDA o INICIO Última celda de la fila activa FIN FLECHA DERECHA
Otra forma rápida de moverse por la hoja cuando se conoce con seguridad la celda donde se desea ir, es utilizando el cuadro de diálogo “Ir a”; para acceder a él se debe ir al menú edición y seleccionar la opción “ir a”, en donde se desplegará el cuadro de diálogo que se presenta (Ver figura Nº 4), en éste se debe escribir la Referencia, la dirección de la celda a la que se quiere desplazar y luego hacer clic en Aceptar. También se puede pulsar la tecla F5 o usar el teclado con la combinación Ctrl+I, par acceder al cuadro de diálogo.
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Figura Nº 4: Cuadro de Diálogo “Ir a”
Movimiento Rápido en el Libro
El libro de trabajo está compuesto de varias hojas de cálculo, por defecto aparecen 3 hojas, pero es posible insertar más hojas en el libro de trabajo, lo cual se analizará más adelante. Para el movimiento entre las distintas hojas de trabajo existen variadas formas, las que se mencionan a continuación:
1. Utilizar la barra de etiquetas, como se ha señalado anteriormente, los libros de trabajo están compuestos de 3 hojas de cálculo, siendo la hoja activa la hoja en la que nos encontramos trabajando.
Como podemos observar en la barra de etiquetas que se presenta, la hoja activa es la “hoja 1”; luego al hacer clic sobre la pestaña a la cual se desea ir, por ejemplo la “Hoja 3” en forma inmediata es posible trabajar en la hoja cambiada.
2. En el caso que el número de hojas de cálculo, que posee un libro de trabajo, no permita su visualización en la barra de etiquetas, se tiene que hacer uso de los botones de la izquierda de dicha barra.
Para visualizar a partir de la Hoja1
Para visualizar la hoja anterior a las que estamos mirando Para visualizar la hoja siguiente a las que estamos mirando Para visualizar las últimas hojas
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3. Cuando las hojas de cálculo caben en la barra y se visualizan de forma completa, los botones de desplazamiento de la barra de etiquetas no tienen sentido. En este caso es posible cambiar de hoja activa a otra, al utilizar combinaciones de teclas para realizar estos desplazamientos dentro del libro de trabajo.
MOVIMIENTO TECLADO
Hoja Siguiente CTRL+AV PÁG
Hoja Anterior CTRL+RE PÁG
CLASE 02
2.1 Forma de Introducir Datos en la Planilla de Excel
En cada una de las celdas de la hoja, es posible introducir textos, números o fórmulas, para ingresar estos datos se debe situar el cursor sobre la celda donde se van a introducir los datos y digitarlos. Los datos que se van introduciendo en una celda de la hoja de cálculo se visualizan en dos lugares (ver figura Nº 5):
− En la barra de celda activa − En la barra de Fórmulas
Figura Nº 5: Introducir Datos a la Celdas
La planilla de cálculo de Excel permite modificar los datos que ya han sido introducidos en las celdas de trabajo. Es decir, una vez introducidos los datos a la celda activa y luego de habernos cambiado de celda, es posible modificar los valores de celdas no activas.
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Para lo anterior, existen dos formas básicas que son:
− Al utilizar la tecla de función F2, en donde la barra de fórmulas se activa, la barra de estado cambia de “listo” a “modificar” y el punto de inserción aparece en la celda activo o seleccionada.
− Al utilizar la barra de fórmulas; cuando se hace clic en la celda a modificar y luego en el dato a modificar en la barra de fórmula directamente; de este modo se activa esta barra de herramientas, la barra de estado1cambia de “listo” a “modificar” y el punto de inserción o cursor al final del texto, número o fórmula a modificar.
En una Hoja de Cálculo, existen distintos tipos de datos que es posible introducir en las celdas, las que se detallan a continuación:
− VALORES CONSTANTES, es decir, un dato que se introduce directamente en una celda. Puede ser un número, fecha, hora, o un texto.
− FÓRMULAS, es decir, una secuencia formada por valores constantes, referencias a otras celdas, nombres, funciones u operadores. Es una técnica básica para el análisis de datos, ya que a través de estas fórmulas se pueden realizar diversas operaciones con los datos que contienen las hojas de cálculo, como Sumas, Restas, Multiplicaciones, Divisiones, etc. En una fórmula se pueden mezclar valores constantes con nombres, referencias a otras celdas, operadores y funciones. La fórmula se escribe en la barra de fórmulas y antes debe empezar siempre por el signo “=”.
Cuando se introduce una fórmula en una celda, puede ocurrir que se produzca un error, dependiendo del tipo de error, el programa Excel desplegará un cuadro de diálogo que informará sobre el error que se cometió. El cuadro de diálogo que se despliega da una posible propuesta (Ver figura Nº 6), la que puede ser aceptada al hacer clic sobre el botón Sí o rechazada con el botón No.
Figura Nº 6: Cuadro de Diálogo Error de Datos
1Barra de estado se ubica en la parte inferior de la planilla de Excel, debajo de la barra de etiquetas de un libro de trabajo en particular.
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Es posible detectar un error sin que Excel nos avise, cuando aparece en la celda un símbolo en la esquina superior izquierda tal como: , se nos está indicando que existe un error. Al hacer clic sobre el símbolo aparecerá un cuadro que permitirá saber más sobre el error (Ver figura Nº 7).
Figura Nº 7: Información sobre Error
Dependiendo del tipo de error, el cuadro de información del error varía, siendo el más frecuente el que aparece en la figura Nº 7. Este cuadro indica que la fórmula es incoherente y nos deja elegir entre diferentes opciones. Si no se sabe qué hacer, se dispone de la opción Ayuda sobre este error. Si lo que quiere es comprobar la fórmula para saber si hay que modificarla o no, es posible utilizar la opción Modificar en la barra de fórmulas y si la fórmula es correcta, se utilizará la opción Omitir error para que desaparezca el símbolo de la esquina de la celda.
2.2 Introducir Fórmulas y Funciones
Una hoja de cálculo es una base de datos que se puede utilizar como una plantilla de fórmulas que nos evita tener que volver a calcular por cada cambio que se realice. Esta función de plantilla de fórmulas, de la hoja de cálculo de Excel 2003, es de vital importancia en la gestión de procedimientos respectivos mensuales.
La sintaxis de cualquier función es:
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Para insertar una función se debe tener presente las siguientes reglas:
Si la función va al comienzo de una fórmula, siempre se debe comenzar por el signo =, los argumentos o valores de entrada van siempre entre paréntesis, no se debe dejar espacios antes o después de cada paréntesis, los argumentos pueden ser valores constantes (número o texto), fórmulas o funciones y deben separase por un punto y coma;
La función SUMA( ) da como resultado la suma de sus argumentos. El operador “:” nos identifica un rango de celdas, así A1:C8 indica todas las celdas incluidas entre”A1” y “C8”, así la función anterior sería equivalente a:
En este ejemplo, podemos apreciar la ventaja de utilizar la función.
Las fórmulas pueden ser simples o complejas, estas últimas comprenden las operaciones con más de una función en la misma celda.
Existen muchas funciones dependiendo del tipo de operación o cálculo que se realice; es así como existen funciones matemáticas y trigonométricas, estadísticas, financieras, de texto, de fecha y hora, lógicas, de base de datos, de búsqueda y referencia, y de información.
Por medio del asistente de fórmulas, al cual se accede al situar el cursor en la celda a trabajar, luego ir al menú Insertar y elegir la opción Función, o bien, hacer clic sobre el botón de la barra estándar, Excel 2003 nos permite buscar la función que necesitamos, escribiendo una breve descripción de la función en el recuadro Buscar una función y luego se debe hacer clic sobre el botón , de esta forma, no es necesario conocer cada una de las funciones que incorpora Excel, ya que él nos mostrará en el cuadro de lista “Seleccionar una función” las funciones relacionadas con la descripción que se busca, lo que se presenta en la figura Nº 8.
Ejemplo: =SUMA(A1:C8)
=A1+A2+A3+A4+A5+A6+A7+A8+B1+B2+B3+B4+B5+B6+B7+B8+C1+C2+C3+C4+C5+C6+C7+C8
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Figura Nº 8: Insertar Función
Para facilitar la selección de la función, es posible seleccionar previamente una categoría del cuadro “seleccionar una categoría”; esto permite que en el cuadro de lista sólo aparezcan las funciones de la categoría elegida y se reduzca la lista; si no se está muy seguro de la categoría, puede elegir Todas las categorías, en el cuadro de lista “Seleccionar una función”. Cuando se selecciona una fórmula del asistente se despliega una ventana de “Argumentos de función”, en la que se introducen los argumentos de la función.
Esta ventana varía de acuerdo a la función elegida, para el caso de nuestro ejemplo, función suma (), la ventana que se despliega es la que se presenta a continuación.
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De acuerdo a la Figura Nº 9, en este cuadro de diálogo se deben indicar los argumentos de la función, las que hacen referencia al Numero1, en donde el primer argumento que, generalmente, será una celda o rango de celdas tipo A1:B4, para ello, es necesario hacer clic sobre el botón para que el cuadro se haga más pequeño y se pueda ver toda la hoja de cálculo, a continuación, seleccionar el rango de celdas o la celda deseada como primer argumento (para seleccionar un rango de celdas, hacer clic con el botón izquierdo del mouse sobre la primera celda del rango y sin soltar el botón, arrastrarlo hasta la última celda del rango) y pulsar la tecla enter para volver al cuadro de diálogo.
En el recuadro Número2 (ver figura Nº 9), se debe indicar cuál será el segundo argumento, sólo en caso de que existiera. Si introduce segundo argumento, aparecerá otro recuadro para el tercero, y así sucesivamente. Cuando se tengan introducidos todos los argumentos, puede hacer clic sobre el botón Aceptar. Si por algún motivo inserta una fila en medio del rango de una función, Excel expande automáticamente el rango, incluyendo así el valor de la celda en el rango.
Barra de herramientas; la función de suma puede ser ejecutada de forma más rápida, al hacer clic en el botón de autosuma.
Con este botón se tiene acceso también a otras funciones (ver figura Nº 10), utilizando la flecha de la derecha del botón. Al hacer clic sobre ésta, aparecerá una lista desplegable, y se puede utilizar otra función que no sea la Suma, como puede ser Promedio (calcula la media aritmética), Cuenta (cuenta valores), Máx (obtiene el valor máximo) o Mín (obtiene el valor mínimo), además de poder acceder al diálogo de funciones a través de Más Funciones. Para realizar un cálculo debe hacer clic sobre la función deseada y luego en la hoja de trabajo seleccionar los valores a calcular y presionar enter.
Por Ejemplo
Si tiene en la celda A5 la función =SUMA(A1:A4) e insertamos una fila en la posición 3, la fórmula se expandirá automáticamente cambiando a =SUMA(A1:A5) .
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Figura Nº 10: Botón Autosuma
Otra particularidad del programa Excel es que permite al usuario utilizar expresiones como argumentos, por ejemplo, la suma de dos celdas (A1+A3), el orden de ejecución de la función será primero resolver las expresiones y después ejecutar la función sobre el resultado de las expresiones.
Excel también permite que una función se convierta en argumento de otra función, de esta forma se pueden realizar operaciones realmente complejas en una simple celda, por ejemplo, =MAX(SUMA(A1:A4);B3), esta fórmula consta de la combinación de dos funciones, la suma y el valor máximo, en donde Excel realizará primero la suma SUMA(A1:A4) y