Disminución de precios.
Deterioro de los productos.
Pérdidas accidentales y robos.
Falta de demanda.
Sistema de Gestión de Inventarios
Según el autor (Silva, 2010), la gestión de inventarios se incluye dentro de la rama de la contabilidad de costes y se define como la administración adecuada del registro, compra y salida de inventario dentro de la empresa.
Consiste en hacer seguimiento de los bienes almacenados de una compañía. Monitorea el peso, las dimensiones, la cantidad y la ubicación. Esto ayuda a los dueños de los negocios a saber cuándo es el momento de reponer productos o comprar más material para fabricarlos.
Una gestión del inventario eficiente es esencial para asegurar que el negocio tenga suficientes productos almacenados para cubrir la demanda del consumidor. Si no se maneja correctamente puede resultar en que el negocio pierda dinero en ventas potenciales que no pueden satisfacerse o que malgaste dinero teniendo demasiado inventario. Un sistema de gestión de inventario puede prevenir que ocurran este tipo de errores.
25 Planificación de las compras
Según el autor (Mujica, 2015), una de las metas de la gestión de inventario es ayudar a los dueños de negocios a determinar cuándo comprar nueva mercancía para poder estar un paso adelante a la demanda. Esto es también conocido como Planificación de compras. Los diferentes negocios usan diferentes tipos de planes de compras dependiendo de las necesidades de su industria. Por ejemplo, un negocio en línea pequeño no tiene el lugar de almacenamiento para tener mucha mercancía a la mano. En este caso, ellos deben optar por un plan de compras llamado “justo-a-tiempo” o “just- in-time”, el cual asegura que ellos recibirán la mercancía necesaria “justo-a-tiempo” para satisfacer a la demanda.
Algunos negocios basan sus planes de compras en antiguas bases de datos de las ventas. Si ellos saben cómo deben ser las ventas proyectadas, pueden crear una agenda de reposición de inventario para satisfacer a la demanda. Algunos negocios también tienen un poco de mercancía a la mano en caso de que algo esté defectuoso y necesite ser reemplazado.
Beneficios de la Gestión de Inventario
La autora Salazar (2015), indica que además de ayudar a los negocios a mantenerse organizados, una gestión de inventario efectiva también puede ayudar a:
Mantener el negocio rentable Reducir costos
Alcanzar economías de escala
Analizar patrones de venta para predecir ventas futuras Analizar el comportamiento contra los competidores Preparar el negocio para lo inesperado.
Con el sistema de gestión de inventario correcto en el negocio, este tiene mejores oportunidades de sobrevivir y de mejorar su rentabilidad.
Normas y procedimientos para el control de inventario
Según el autor(Tobar, 2014), el control de los inventarios es importante, ya que los inventarios son el aparato circulatorio de una empresa de comercialización. Las compañías exitosas tienen gran cuidado de proteger sus inventarios. El control interno es aquel que hace referencia al conjunto de procedimientos de verificación automática
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que se producen por la coincidencia de los datos reportados por diversos departamentos o centros operativos. El control de inventario es de importancia para la estructura administrativa contable de una empresa. Esto asegura que tanto son confiables sus estados contables, frente a los fraudes, eficiencia y eficacia operativa.
Algunas normas y procedimientos que se siguen para obtener un control eficiente de los inventarios son:
Conteo físico de los inventarios por lo menos una vez al año, no importando cual sistema se utilice.
Hacer conteos periódicos o permanentes para verificar las pérdidas de material. Encaminar que el control de inventarios se realice por medio de sistemas computarizados, especialmente si se mueven una gran variedad de artículos. El sistema debe proveer control permanente de inventarios, de manera de tener actualizadas las existencias, tanto en cantidad como en precios.
Efectuar conteos físicos, periódicos y sistemáticos del 10% de los productos almacenados y cotejar los resultados.
Establecer un control claro y preciso de las entradas de mercancías al almacén, informes de recepción y salda de mercancías compradas Las mercancías saldrán del almacén únicamente si están respaldadas por notas de despacho o requisiciones las cuales han de estar debidamente autorizadas para garantizar que tendrán el destino deseado.
Los inventarios deben encontrarse en instalaciones que los protejan de deterioros físicos o de robos y procurar que solo tengan acceso a las mismas el personal de almacén debidamente autorizado.
Es importante determinar la cantidad mínima de existencia de un artículo para poder servir con regularidad los pedidos que realicen los clientes.
La cantidad máxima, será la que, sin interferir en el espacio del almacén, sin perjudicar con su inversión la composición del capital de trabajo, pueda soportar la buena marcha de la empresa. No obstante, pueden concurrir ciertas circunstancias para que, en una época determinada, se aumente la cantidad máxima.
La persona encargada de llevar los registros que controlan los inventarios, al observar que algún artículo está llegando al límite mínimo de existencias, cubrirá una solicitud de compras y se le enviara al Jefe de Almacén. Este le devolverá una copia debidamente firmada para su correspondiente archivo y comprobara la cantidad física de existencia real, la cual anotara en la solicitud de compras.
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De esta forma chequearemos si los registros contables cuadran con la existencia real.
El Jefe de almacén deberá saber la fecha aproximada en que llegaran los pedidos con el objeto de tener disponibilidad de espacio para su almacenamiento. Al llegar las mercancías las pasara, contará o medirá, según los casos, y pasara al departamento de compras el informe de recepción de mercancías. Este departamento comprobara si los datos suministrados en el informe están de acuerdo con la factura enviada por el proveedor; si hay conformidad entre ambos dará su aprobación a la factura y la pasara al departamento de contabilidad el cual añadirá al importe de la factura, todos los gastos de compras cargables a la misma y hallara el costo unitario por artículo. El control de salida de inventarios del almacén debe ser sumamente estricto. Las
mercancías podrán salir del almacén únicamente si están respaldadas por las correspondientes notas de despacho o requisiciones, las cuales han de estar debidamente autorizadas para garantizar que tendrán el destino deseado. El problema de la salida de mercancías del almacén no radica solamente en el control de las mismas sino en cómo determinar su valor, para ellos existen varios métodos para el cálculo del precio de venta que más se acomode a os propósitos del almacén.
Toma física de Inventarios
Según el autor (Delgado F. , 2015), la toma física de inventario consiste en llevar a cabo un proceso ordenado de verificación física de los bienes, materia prima o producto terminado a una fecha determinada, con el fin de asegurar su existencia real.
Los resultados obtenidos de los registros contables, son comparados con la constatación física, a fin de establecer su conformidad. Posteriormente las diferencias que pudieran existir son aclaradas e investigadas por las personas a cargo, y se procede a realizar los ajustes necesarios, según sea el caso.
La toma del inventario deberá considerar, además de la constatación física, el estado de conservación, condiciones de utilización, almacenamiento y seguridad del bien o producto objeto de la misma.
Este proceso se debe realizar de forma periódica, de acuerdo a las políticas internas de la empresa. Los inventarios se realizan en almacenes, centros de distribución y oficinas del cliente dependiendo el tipo de inventario a realizarse.
28 Mantener un inventario contable real.
Retirar de Stock productos o bienes obsoletos. Dar de baja Activos fijos obsoletos.
Comprobar la codificación de los artículos y tener información real de los mismos.
Recodificaciones y cambios de nomenclatura oportuna.
Definir responsables o comprobar la efectividad de los encargados de cada uno de los bienes o productos objeto de la toma física.
Figura 2 Diagrama de flujo de la toma de inventario físico Fuente: (Delgado F. , 2015)
Principio de Pareto o la regla 80-20.
Según el autor (Delgado J. , 2016), el principio de Pareto o la regla del 80-20 como comúnmente se le llama, es una ley empírica que dice que en cualquier estrategia que
Comparación de las tarjetas de inventario
Comparación con las tarjetas de Kardex Comparación de Control de inventarios
con registros de compra y venta. Ordenamiento previo del stock.
Codificación del stock por clasificación. Verificación física de la ubicación del
stock, de acuerdo a su codificación. Emisión y colocación de Tarjetas de
Conteo Físico.
Verificación de colocación de las Tarjetas de Inventario. INVENTARIO FISICO DE EXISTENCIAS . FASE DE ACTIVIDADES PRE-LIMINARES
Primer conteo físico “a la primera revisión” Se llenan Hojas de Control de Inventarios Segundo conteo físico “a la segunda
revisión”, por personal diferente al primer conteo.
Se llenan Tarjetas de Inventario No. 2 I I. FASE VERIFICACIÓN I I I. FASE DE VERIFICACIÓN DE CONTEO FÍSICO.
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se lleva a cabo, el 80% de los resultados provienen del 20% de los esfuerzos, o visto desde una forma más general, el 80% de las consecuencias proviene del 20% de las causas, es decir, no todo lo que se hace en el día a día tiene el mismo valor, sino que algunas cosas son más importantes que otras e impactan mayormente en los resultados de esa estrategia.
Vilfredo Pareto, quien fue el primero en enunciar este principio, descubrió con algunos experimentos cotidianos que esta ley aplica a un sin número de situaciones en la vida real, y que, si bien en muchas ocasiones puede que no sea un 20% o un 80% exacto, por lo regular esos valores se encuentran alrededor de 20 y 80.
Lo interesante de todo esto es la gran cantidad de situaciones que son susceptibles de ser medidas bajo esta regla. Por ello, aprovechar esta ley puede ayudarnos a maximizar nuestra productividad y mejorar nuestros resultados.
Aplicaciones
Según el autor (Delgado J. , 2016), el principio de Pareto puede aplicarse con éxito casi a cualquier circunstancia de nuestra vida, sin embargo, hay algunos ejemplos de su uso en los ámbitos en los se desarrolla actualmente:
Almacenaje y preparación de órdenes. Cuando se tiene un almacén con un inventario grande y variado es común que el 20% de los artículos generen el 80% de movimiento, el principio de Pareto puede aplicarse en este caso para organizar ese 20% en categorías y posiciones de acuerdo al consolidado de los pedidos (Picking), para que se pierda el menor tiempo posible en el proceso de preparación.
Inventarios y Abastecimientos. Siguiendo con el ejemplo del almacén, el principio de Pareto puede utilizarse para dar seguimiento a los productos más significativos de un almacén, controlar su disponibilidad y programar abastecimientos oportunos de éstos para evitar quiebres de inventario.
Control de Calidad. En #QA se puede utilizar la regla del 80-20 para examinar los procedimientos operativos, ya que permite identificar los problemas más relevantes, que ocasionan el mayor número de errores. Este permite realizar los ajustes necesarios y optimizar los procesos.
Ventas. Por un lado se tiene una lista de clientes y por otro lado un listado de ventas/clientes. Al realizar un análisis de estos datos es común darse cuenta que el 80% de las ventas que se generaron provienen del 20% de los clientes.
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Existen muchos otros ejemplos que podría señalar sobre el uso de este principio en el ámbito de la tecnología, programación, economía, social media, etc. Pero para este caso lo más importante es que cada debe descubrir la forma de aplicarlo a su día a día y mejorar sus resultados.
Figura 3 Principio de Pareto o regla 80-20 Fuente: (Delgado J. , 2016)
Control de calidad según las filosofías japonesas
Según los autores (Roberto Carro, Daniel González, 2012), publicado en su libro Administración de la calidad total manifiestan que en muchas condiciones en la bodega de las empresas reflejan una desorganización y falta de control ya que tanto los productos de bodega están regados por doquier y mal distribuidos.
La suciedad, el polvo que hay dentro de la bodega y la falta de señalización, y descripción de los productos, no permite el buen funcionamiento de las actividades ya que al momento de requerir alguno de dichos materiales no se los encuentra de manera rápida.
Por esta razón surge la idea de que aplique un sistema de gestión basado en las 5 S japonesas, que se basa en la clasificación, organización, limpieza, estandarización, y la autodisciplina, lo cual dan las pautas necesarias para mejorar las condiciones de trabajo, reducir los gastos de tiempo y energía, reducir los riesgos de accidentes y mejorar la calidad del trabajo.
31 SEIRI (Clasificación)
Según el autor (Suarez, 2009), en esta primera fase, nos centraremos en identificar y separar las herramientas de ferretería, pinturas por marcas de historias antiguo necesarios de los innecesarios.
El objetivo de esta fase es contar con un área de trabajo en donde solo estén los artículos y herramientas necesarias.
Se identifican todos los artículos innecesarios en la bodega. Para llevar a cabo esta tarea se podrá utilizar la técnica de la etiqueta.
La técnica de etiqueta consiste en rotular con unas tarjetas de color rojo todos los artículos que no son usados, dichos artículos tienen que estar inventariados, los cuales se los separa de la bodega y se los coloca enalguna área distinta, los mismos que serán notificados a gerencia para que decidan la procedencia de dichos artículos y poder dar paso a las ofertas de productos.
Al realizar esta tarea de clasificación tendremos los siguientes beneficios:
• Área de trabajo más segura • Liberar espacio útil de la bodega • Reducir tiempos de despacho
• Mejorar el control visual de productos. Lista de los materiales necesarios
Realizar una lista de los elementos innecesarios resaltando su ubicación cantidad encontrada y posible acción sugerida para su reubicación o eliminación, esta lista será realizada por el encargado de la bodega.
Realizar tarjetas de colores que permitan marcar el sitio de trabajo donde se muestre que existe algún producto fuera de lugar.
Eliminar información innecesaria de los productos y que puede conducir a errores de interpretación.
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Figura 4 SEIRI (Diagrama de flujo para la clasificación)
Fuente: (Suarez, 2017)
SEITON (Organización)
Según el autor (Suarez, 2009), consiste en arreglar u ordenar los productos de la bodega, de manera que sea fácil y rápido encontrarlos, utilizarlos y reponerlos. El objetivo de esta tarea es que exista un lugar para cada cosa, adecuado a las rutinas de trabajo, listos para utilizarse y con su debida señalización.
Posterior al proceso de clasificación de los productos se procede a categorizar los productos colocándolos ensus debidas perchas, de forma ordenada y señalizada para su mejor localización, búsqueda y despacho.
SEITON (Ordenar)
Según el autor (Suarez, 2009), los pasos a seguir en esta fase son los siguientes:
• Organizar racionalmente el puesto de trabajo (proximidad, objetos pesados fáciles de coger o sobre un soporte).
33 • Hacer obvia la colocación de los objetos.
• Los objetos de uso frecuente deben estar cerca del operario. • Clasificar los objetos por orden de utilización.
• Estandarizar los SEISO (LIMPIEZA)
Control visual. Realizar un control visual del sitio donde se deben ubicar los productos, resaltando: la ubicación de los elementos de limpieza, aseo, residuos, diversidad de la mercadería (ubicación en estantes) dando a conocer con todo esto que hay un sitio para cada cosa.
Después de haber realizado este paso se debe colocar un indicador de ubicación, un indicador de cantidad, letreros y tarjetas.
Luego localizar los productos e insumos de acuerdo a su frecuencia de uso, verificar que los lugares de almacenamiento sean amplios para retirarlos y colocarlos con facilidad.
SEISO (Limpieza)
Según el autor (Suarez, 2009), una vez que el espacio de trabajo está despejado (SEIRI) y ordenado (SEITON), se da a la limpieza (SEISO), que consiste en identificar y eliminar las fuentes de suciedad, asegurando que todos los medios se encuentran siempre en perfecto estado operativo.
Los beneficios de aplicar SEISO:
• Se incrementa la vida útil de los productos.
• La limpieza conduce a un aumento significativo de la efectividad en los procesos. • La limpieza de los productos ayuda llevar mejor presentación al cliente.
SEIKETSU (Estandarizar)
Según el autor (Suarez, 2009), esta acción permite distinguir fácilmente la situación normal de otra anormal, mediante normas sencillas y visibles para todos. El objetivo en esta tarea es desarrollar condiciones de trabajo que eviten el retroceso de las primeras 3 S.
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Una vez implementada las tres primeras S, el responsable de la bodega está pendiente que estos tres procesos se cumplan a cabalidad (clasificar, ordenar y limpiar).
Para que se siga a cabalidad el cumplimiento de las 3 S, hay que señalizar cada una de las estanterías para que proporcione la información de cada artículo, se recomienda también sacar una muestra física de cada artículo y adherirla sobre cada caja para al momento de requerir cualquier artículo.
Formar al personal en la creación de hábitos de trabajo para conservar el lugar de labores en perfectas condiciones. Para ello se le asignan las siguientes actividades:
• Asignar trabajos y responsabilidades
• Dar a conocer las descripciones de cargo, para que cada persona sepa sus responsabilidades, sobre lo que tiene que hacer, cuándo, dónde y cómo hacerlo.
• Integrar en los trabajos cotidianos la implementación del SEIRE, SEISO y SEITON. Separar si es necesario – Situar si es necesario – Suprimir suciedad.
SHITSUKE (autodisciplina)
Según el autor (Suarez, 2009), en esta fase se determinan los siguientes pasos:
• Crear conciencia al personal sobre el orden y la limpieza, empezando por dar el ejemplo desde la gerencia. (No se le puede pedir a un empleado que sea ordenado si ve a su supervisor inmediato realizando labores fuera de los parámetros de la 5S).
• Motivar y participar directamente en la promoción de las actividades. Microsoft Excel
Según la página oficial de Microsoft Office (2016), Excel es una aplicación de hojas de cálculo que forma parte de la suite de oficina Microsoft Office y que es utilizada en tareas financieras y contables, con fórmulas, gráficos y un lenguaje de programación.
Excel permite a los usuarios elaborar tablas y formatos que incluyan cálculos matemáticos mediante fórmulas; las cuales pueden usar “operadores matemáticos” como son: + (suma), - (resta), * (multiplicación), / (división) y ^ (potenciación); además de poder utilizar elementos denominados “funciones” (especie de fórmulas, pre- configuradas) como por ejemplo: Suma, Promedio, Buscar, etc.
35 Historia de Microsoft Excel
Microsoft comercializó originalmente un programa para hojas de cálculo llamado Multiplan en 1982, que fue muy popular en los sistemas CP/M, pero en los sistemas MS- DOS perdió popularidad frente al Lotus 1-2-3. Microsoft publicó la primera versión de Excel para Mac en 1985, y la primera versión de Windows (numeradas 2-05 en línea con el Mac y con un paquete de tiempo de ejecución de entorno de Windows) en noviembre de 1987. Lotus fue lenta al llevar 1-2-3 para Windows y esto ayudó a Microsoft a alcanzar la posición de los principales desarrolladores de software para hoja de cálculo de PC, superando al también muy popular1 Quattro Pro de Borland. Por esta razón Microsoft se solidificó como un competidor válido y mostró su futuro de desarrollo como desarrollador de software GUI (interfaz gráfica de usuario). Microsoft impulsó su ventaja competitiva lanzando al mercado nuevas versiones de Excel, por lo general cada dos años. La versión actual tanto para la plataforma Windows y Mac OS X es el reciente Excel 2016. (Sitio Oficial de Microsoft Office)
Microsoft Visual Basic
Según la página oficial de Microsoft (2016), Visual Basic es una aplicación y un lenguaje de programación desarrollados por Alan Cooper para Microsoft. Se origina en el clásico lenguaje BASIC. La primera versión salió en 1991 en un entorno relativamente sencillo para facilitar la creación de programas gráficos. Visual Basic, como su nombre lo indica,