La promoción de una cultura orientada hacia la calidad depende de acciones y mensajes que deben ser congruentes y frecuentes. Dichos mensajes deben permear a todos los niveles de la organización. Esto reforzará la importancia que tiene el concepto de calidad dentro de la Firma.
RESPONSABILIDAD DE LOS LÍDERES
Objetivos del sistema de calidad:
• Desempeñar trabajos que cumplan con las norma profesionales y los requisitos regulatorios y legales.
• Emitir informes que sean apropiados en las circunstancias.
Durante las reuniones periódicas que los socios tienen con el personal profesional, les deben recordar:
- La importancia de adherirse a las políticas y procedimientos de control de calidad de la Firma
- Utilizar las herramientas disponibles para ayudar a realizar trabajos que cumplan con las políticas de control de calidad de la Firma.
RESPONSABILIDAD DE LOS LÍDERES
Durante estas reuniones, los líderes de la Firma deben solicitar comentarios y sugerencias del personal para mejorar las políticas y procedimientos de control de calidad.
También se deben establecer mecanismos de reconocimiento y recompensa a quienes han demostrado su compromiso con el sistema de control de calidad de la Firma.
Las políticas de la Firma deben establecer que la responsabilidad general de la operación del sistema de control de calidad recae en el socio director o, si fuere apropiado, en la asamblea de socios o en el consejo de administración o su equivalente.
Los socios responsables de cada compromiso asumen la responsabilidad de la calidad de cada trabajo que les sea asignado, independientemente de la responsabilidad del revisor de calidad.
RESPONSABILIDAD DE LOS LÍDERES
Los líderes de la Firma deben reconocer que la estrategia de negocios está sujeta al requisito preponderante de que se logre calidad en todos los trabajos que se realicen.
La estrategia de negocios y la calidad son inseparables.
El establecimiento de un sistema de incentivos permite demostrar el compromiso de la Firma con los empleados que demuestran calidad.
Se debe reconocer que las consideraciones de negocios o comerciales no están por encima del desempeño de un trabajo de calidad.
Se deben asignar suficientes recursos para el desarrollo, documentación y soporte de las políticas y procedimientos de control de calidad.
RESPONSABILIDAD DE LOS LÍDERES
La responsabilidad del sistema de control de calidad debe recaer en un profesional con capacidad suficiente y apropiada, tanto en cuestiones técnicas como reglamentarias.
El responsable del sistema de control de calidad podrá delegar funciones y autoridad a otro personal senior, pero sin perder la responsabilidad final por garantizar la efectividad del sistema.
La persona o personas a quien la Firma asigne la responsabilidad operacional del sistema de control de calidad deben contar con experiencia y capacidad suficiente y apropiada así como con autoridad necesaria, para asumir dicha responsabilidad.
RESPONSABILIDAD DE LOS LÍDERES
La experiencia y capacidad suficiente y apropiada facultan a la(s) persona(s) responsable(s), a identificar y entender los problemas de control de calidad, así como a desarrollar políticas y procedimientos apropiados.
La autoridad necesaria la(s) faculta para implementar estas políticas y procedimientos.
¿En qué debemos focalizarnos durante la revisión?
• Confirmar cómo se comunica la importancia de la calidad a los miembros de la organización, a través de cursos de entrenamiento, correos electrónicos, impresos, juntas de trabajo, diálogos formales e informales, boletines, entre otros.
• Verificar la periodicidad con que se emiten dichos comunicados y si estos se permean a todos los niveles de la organización.
RESPONSABILIDAD DE LOS LÍDERES
• Verificar la manera en que la Firma comunica la importancia de la calidad a los miembros de la organización, ya sea a través de cursos de entrenamiento, correos electrónicos, impresos, juntas de trabajo, diálogos formales e informales, boletines, entre otros.
• Confirmar la periodicidad con que se emiten dichos comunicados y si estos se permean a todos los niveles de la organización.
• Identificar si se tiene implementado algún procedimiento, a través del cual los líderes de la Firma reciban comentarios y sugerencias del personal que permitan identificar áreas de oportunidad para mantener un adecuado funcionamiento del sistema de control de calidad de la Firma.
• Confirmar si la Firma tiene implementado un procedimiento que le permita evaluar la satisfacción de sus clientes, respecto a la calidad del servicio recibido.
RESPONSABILIDAD DE LOS LÍDERES
• Verificar si se tiene implementado algún procedimiento, a través del cual los líderes de la Firma reciban comentarios y sugerencias del personal que permitan identificar áreas de oportunidad para mantener un adecuado funcionamiento del sistema de control de calidad.
• Corroborar si la Firma tiene implementado un sistema de incentivos para demostrar el compromiso de la Firma con los empleados que demuestran el compromiso de la Firma hacia la calidad.
• Confirmar si la Firma tiene implementados programas de monitoreo que le permitan asegurarse que todos los trabajos se lleven a cabo con la objetividad, independencia y calidad requerida en los trabajos de auditoría, en el marco de referencia aplicables a cada uno de los trabajos.
• Comprobar que la Firma cuenta con los recursos necesarios para el desarrollo, documentación y soporte de las políticas y procedimientos del sistema de control de calidad.
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