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seguimiento por parte de los directores de proyectos.
Por lo anteriormente mencionado, no existen parámetros de comparación en la planificación de la gestión del cronograma.
Lo que se propone a la compañía con este proceso, es generar un documento que emita las instrucciones al equipo de proyecto, referente a la forma de elaboración del cronograma y evaluación del mismo durante la ejecución del proyecto.
La propuesta correspondiente, tal cual se evidencia en el Anexo 3.4, debe contener como mínimo los siguientes criterios:
Nombre del proyecto
Responsable de elaboración
Responsable de revisión
Fecha de elaboración
Finalidad de gestión del cronograma del proyecto
Metodología y herramienta para el modelo de la programación
Control del cronograma
Identificación y solicitud de los cambios al cronograma del proyecto
Procedimiento para control de cambios al cronograma del proyecto
Responsable de aprobación de cambios al cronograma del proyecto
Frecuencia de presentación de informe
Firma de aprobación del plan de gestión
RECOMENDACIÓN PARA SU IMPLEMENTACIÓN
Teniendo en cuenta, que actualmente la compañía no cuenta con un proceso y/o procedimiento definido para elaborar, controlar, hacer un seguimiento del cronograma y en caso de ser necesario incorporar cambios de manera adecuada, adicionalmente que es muy usual que un evento del cronograma presente atrasos, lo que puede causar que los tiempos de las demás actividades se vean afectados causando incumplimiento en los tiempos inicialmente establecidos.
Por lo anterior, se recomienda que la implementación del plan, se haga de manera independiente para cada proyecto, teniendo en cuenta que cada uno de ellos tiene características diferentes,
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PLANIFICACIÓN DE LA GESTIÓN DEL CRONOGRAMA
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adicionalmente, es importante tener en cuenta que los tiempos de ejecución para cada actividad es propia de cada proyecto, por lo tanto, la manera adecuado de elaborar el cronograma es concluyente para un adecuado seguimiento del mismo.
Por otra parte, si se llegaran a presentar atrasos en alguna de las actividades, lo cual requiera la generación de cambios en el cronograma, es muy importante tener en cuenta la forma en que se llevarán a cabo dichos cambios, por ello, el plan de gestión del cronograma debe ser claro, específico y con la información completa en los ítems correspondientes a los cambios, ya que allí se define los casos en los que se permiten los cambios, la persona responsable de análisis y aceptación de ellos y la manera en que se manejarán los cambios para no afectar el producto final ni los tiempos establecidos de ejecución; para esto, se debe tener en cuenta que cada uno de los ítems y procesos son únicos en independientes para cada proyecto.
Es de anotar, que la compañía no lleva una gestión adecuada de los proyectos que ejecuta, prueba de ello, son los frecuentes inconvenientes y grandes atrasos en la ejecución de las obras, tal como se evidencia en el producto ejecutado en la ciudad de Barranquilla, el cual, según su programación inicial, se ejecutaría en 18 meses, sin embargo, se presentaron inconvenientes de ejecución y control, lo que generó, un atraso total de 8 meses, sin mantener un control de cambios adecuado, y afectando otros procesos y generando resultados negativos para los demás procesos de gestión del proyecto.
3.1.1.2.1.2 Definir las actividades
Es el proceso de identificar y documentar las acciones específicas que se deben realizar para elaborar los entregables del proyecto. El beneficio clave de este proceso es que descompone los paquetes de trabajo en actividades del cronograma que proporcionan una base para la estimación, programación, ejecución, monitoreo y control del trabajo del proyecto. Este proceso se lleva a cabo a lo largo de todo el proyecto. (PMI - Project Management Institute, 2017).
Teniendo en cuenta lo mostrado en la Ilustración 3-10, en donde se muestran los requisitos (entradas, técnicas y herramientas y salidas), para el desarrollo del proceso, se hacen las recomendaciones necesarias para el mismo.
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Ilustración 3-10 Definir las actividades: Entradas, herramientas y técnicas y salidas Fuente: (PMI - Project Management Institute, 2017)
Como se puede observar en la ilustración anterior, para el desarrollo de este proceso, existen diferentes entradas dentro de las cuales se encuentran:
Plan de gestión del cronograma, explicado y detallado en el capítulo anterior de este documento.
Factores ambientales de la empresa: Como en toda compañía, existen diferentes factores ambientales que pueden afectar o influir en el desarrollo de las actividades, por lo tanto, para cada uno de los procesos a implementar, es importante tener en cuenta la cultura organizacional que maneja la compañía, la información que es de dominio público y la potestad de cada uno de los integrantes del equipo de proyecto para toma de decisiones y ejecución de actividades.
Activos de los procesos de la organización: Dentro de esta entrada, se puede incluir información histórica de proyectos anteriores para la elaboración y definición de actividades, sin embargo, como la compañía no ha tenido en cuenta la importancia de definir claramente las actividades previo a la elaboración del cronograma, no existe un parámetro de comparación histórica para este proceso.
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de actividades, que actualmente se llevan en la Constructora EPYC A LTDA, y la propuesta del grupo investigador para la respectiva implementación.
Para la definición de las actividades, existen diferentes técnicas, sin embargo, el grupo investigador, propone a la compañía utilizar la siguiente:
Descomposición: Tal como se explica en el capítulo correspondiente a gestión de alcance, la descomposición consiste en dividir y subdividir el alcance en partes más pequeñas, de manera tal que permita definir con claridad las actividades requeridas para cada una de las subdivisiones hechas y que sumadas, permita llegar al objetivo final del proyecto.
Tabla 3-12 Análisis – Definición de actividades DEFINICIÓN DE ACTIVIDADES
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Teniendo en cuenta, que actualmente no existe ningún documento que especifique la metodología utilizada por la compañía para la definición de actividades para cada uno de los proyectos en particular, no existen parámetros de comparación en este criterio.
Teniendo en cuenta lo informado en la celda denominada “Contenido formato actual”; el grupo investigador propone a la constructora, se incluya en el plan de gestión del cronograma, la elaboración de un documento que indique todas actividades requeridas para la ejecución del proyecto en su totalidad. La información que se requiere para este proceso, se puede evidenciar en el plan de gestión del cronograma, en el que se indica lo correspondiente a la definición de actividades.
RECOMENDACIÓN PARA SU IMPLEMENTACIÓN
El grupo investigador, recomienda a la constructora EPYC A LTDA, desarrolle la definición de actividades mediante la metodología de descomposición para cada uno de los proyectos de manera independiente, teniendo en cuenta que los proyectos que ejecuta son de construcción de edificaciones, estos son de fácil división en subcapítulos, por ejemplo, preliminares, cimentación, entre otras.
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