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equipo de proyectos, sino que les es entregado una versión impresa del mismo.
parámetros, acciones de mejora y toma de decisiones, para cada uno de los proyectos.
RECOMENDACIÓN PARA SU IMPLEMENTACIÓN
El Grupo de investigación recomienda a EPYC A LTDA, hacer entrega del cronograma en versión digital, para que el equipo de proyectos, pueda hacer seguimiento, proyecciones, cálculos y acciones para cumplir con el proyecto en los tiempos establecidos.
Comparar el avance a lo largo de la ruta crítica puede ayudar a determinar el estado del cronograma. La variación en la ruta crítica tendrá un impacto directo en la fecha de finalización del proyecto. (PMI - Project Management Institute, 2017)
La evaluación del avance en las actividades de rutas casi críticas podría identificar riesgos del cronograma. (PMI - Project Management Institute, 2017)
3.1.1.3 Área de conocimiento – Gestión de los costos
Como se observa en la Ilustración 3-1, para la gestión de los costos, se tomarán procesos existentes en los grupos de procesos de planificación y monitoreo y control, las cuales se detallarán en la Tabla 3-17.
Tabla 3-17 Análisis de procesos en gestión de los costos GRUPOS DE PROCESOS
Planificación Ejecución Monitoreo y control
Pr
oc
esos
Planificar gestión de los costos. Ver Tabla 3-18
N/A
Controlar costos Ver Tabla 3-21
Estimar costos. Ver Tabla 3-19
Determinar presupuesto. Ver Tabla 3-20
3.1.1.3.1 Grupo de procesos de planificación
Dentro del grupo de procesos de planificación, son objeto de análisis los procesos de Planificar la gestión de los costos, estimar costos, determinar presupuesto.
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3.1.1.3.1.1 Planificar gestión de los costos
Para entrar en contexto en este proceso es necesario identificar y entender la finalidad del mismo, en donde lo que busca es establecer las políticas, procedimientos y documentación necesaria para la planificación, y así mismo poder gestionar, ejecutar el gasto y monitorear los costos del proyecto, teniendo en cuenta que para planificar la gestión de los costos tenemos unos documentos de entrada, herramientas y técnicas y salidas como se ilustra en la Ilustración 3-15 la cual daremos una breve definición de cada una de ellas.
Ilustración 3-15 Planificar la gestión de los costos: Entradas, herramientas y técnicas y salidas Fuente: (PMI - Project Management Institute, 2017)
Se tiene para este proceso las siguientes entradas:
Plan para la dirección del proyecto: Este proceso contiene la línea base del alcance como lo sería el enunciado del alcance del proyecto, la EDT y el diccionario de la EDT del proyecto, en donde el objetivo de esta línea base dentro del proceso es proporcionar los entregables, las actividades, las cuentas de control, teniendo en cuenta que ayuda a estimar en un momento dado los costos del proyecto, de igual manera también ayuda a determinar la forma en la que vamos hacer la planeación y la gestión de los costos, asimismo dentro de la línea base tenemos el cronograma lo cual forma parte fundamental de este procesos
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ya que nos informa el momento en que incurriremos con el costo, por ejemplo dependiendo de la actividad establecida en el cronograma, se va realizando la compra del recurso para el desarrollo de la misma, inclusive cuando se hace una revisión del control de los costos se revisa el avance del cronograma lo cual está muy relacionados.
Acta de constitución del proyecto: En esta se proporcionar el resumen del presupuesto a partir del momento en el cual se desarrollaran los costos detallados del proyecto.
Factores ambientales: Dentro de este proceso de entrada, se puede mencionar la cultura de la empresa, los sistemas de gestión de costos, la forma en que se contabilizan los costos del proyecto, la disponibilidad de recursos entro otros factores.
Activos de los procesos de la organización: Este proceso puede influir en el proceso de planificación de los costos, teniendo en cuenta que incluye los procedimientos de costos financieros, información histórica, bases de conocimientos de lecciones aprendidas e información sobre el plan de gestión de los costos.
Las herramientas y técnicas para el desarrollo de este proceso son:
Juicio de expertos: Esta herramienta se basa en la experticia que tiene el personal de la misma compañía en cuanto al desarrollo de planes de gestión de costos, siempre se basa en el los proyectos anteriormente ejecutados.
Técnicas analíticas: Son aquellas que se emplean para la estrategia de financiamiento del proyecto, lo cual existen varias opciones para esta toma de decisiones financieras, dentro de la que se revisa cuales son susceptibles de afectación para el proyecto, al igual también se utilizan técnicas analíticas como las que se emplean para la selección de una estrategia de financiamiento del proyecto, como por ejemplo estrategias de compra de material, financiamiento, licitaciones, “cuál es la mejor decisión financiera”.
Reuniones: En este proceso simplemente se plantea el desarrollo del plan para la gestión de los costos.
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Las salidas de este proceso son:
Plan de gestión de costos: Este plan proporciona una guía sobre la forma en que se gestionan los costos del proyecto a lo largo del mismo, incluso incluye temas como los lineamientos para determinar cómo se va a realizar la estimación de los costos, niveles de precisión requeridos en las estimaciones, los formatos de informes que se usaran, las reglas para las mediciones del desempeño de los costos, y si los costos van a incluir tanto los costos indirectos como los directos o límites de costo, este proceso rige la forma como se va a estimar el plan de costos del proyecto.
Tabla 3-18 Análisis – Planificación gestión de los costos PLANIFICACIÓN DE LA GESTIÓN DE LOS COSTOS
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Actualmente en la compañía EPYC A LTDA no existe un formato establecido para realizar los planes de gestión de costos de los proyectos que ejecuto anteriormente y de los próximos a ejecutar, hoy por hoy quienes desarrollan este proceso en la compañía es un equipo de trabajo que se basa de acuerdo a la experiencias vividas “Juicio de expertos”, de igual manera haciendo la planificación de los costos no se realiza o establece ningún tipo de alcance para cada uno de los proyectos que ejecuta la compañía.
Teniendo en cuenta la información obtenida en este proceso, lo cual se encuentra en la celda denominada “Contenido formato actual”; el grupo investigador propone a la constructora, una plantilla para realizar un plan metodológico para la estimación de los costos de cada uno de los proyectos, para llevar a cabo esta implementación se propone a la constructora el manejo de un formato (Anexo 3.5), que contenga:
Nombre del proyecto.
Ciudad donde se va a desarrollar.
Fecha.
Responsable
Selección tipos de estimación.
Plan de cuentas de control.
Planificación gradual.
Límites de control.
Fórmulas de pronostico valor ganado.
Niveles de estimación y de control.
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