El proceso administrativo es fundamental para el correcto funcionamiento de las labores de la organización, muchas de las microempresas en la actualidad tienen sus metas claras, o tiene un deseo de llegar a acaparar más mercado y potencializar sus ventas, pero no tiene un conocimiento claro del proceso que deben realizar para tener una visión clara del objetivo, se tiene presente que la Heladería Lorena carece del formalismo de muchos de estos procesos administrativos por esta razón, se detalla la manera en la que se realizan actualmente los procesos dentro de la organización.
6.1.1. Planeación
La Heladería Lorena tiene metas que desea cumplir en un lapso, pero al no contar con un horizonte de tiempo claro se distorsiona el camino para llegar a los objetivos que tienen planteados, en la organización se visualizan procedimientos donde detallan las actividades diarias como:
Asear al establecimiento.
Atender al cliente interno y externo.
Recibir el dinero en caja.
Elaborar los productos que requieran los clientes.
Llevar el libro contable
Efectuar pagos
Estas actividades son delegadas diariamente dependiendo el personal que se requiera para prestar el servicio.
La empresa cuenta con reglas de horarios de entrada y salida del personal, uso de aparatos electrónicos como celular, Tablet, restricción de visitas en horas laborales. No se encuentra una visión, misión, políticas y valores establecidos, esto es importante tanto para el gerente como para los trabajadores ya que conocen los lineamientos por los que se rige la empresa.
119 6.1.2. Organización
La heladería es una empresa creada por una persona natural en el régimen simplificado de impuestos, su estructura organizacional es una estructura lineal, donde las decisiones se despliegan del gerente y son acatadas por los colaboradores. La organización es un proceso que clarifica la misión de la empresa, ya que se debe tener una distribución óptima de los recursos (humanos, materiales y financieros) con los que cuenta la empresa.
En cuanto a la distribución de personal el gerente delega 2 o 3 personas que estén en semana en el establecimiento, ya que como la afluencia de personas es menor estos días, no amerita tener más personal en planta, entre estas personas se asignan las tareas de aseo del establecimiento, caja, atención al cliente y elaboración de productos.
La Heladería cumple con la entrega de dotación al personal como lo son: Uniforme
Guantes
Gorros Tapabocas
La organización cuenta con un único proveedor de Helado de Colombina que es Distribuidora LN en el municipio de Tuluá por lo que la materia prima está en menor tiempo en cada establecimiento y los proveedores de frutas son pequeños microempresarios del municipio de Tuluá, en cuanto a los envases y desechables también son pequeños empresarios del municipio.
Para la distribución del producto dentro del municipio se cuenta con 2 mensajeros en su respectivo vehículo (Moto).
6.1.3. Dirección
En el proceso de dirección el gerente tiene la responsabilidad de guiar a su equipo, capacitarlo, darle las pautas necesarias para el desempeño de las labores, en este caso el gerente da los pasos para la elaboración de los productos, las cantidades de ingredientes que llevan, la presentación y servicio para el producto.
Como la dirección es un proceso fundamental para mejorar las relaciones interpersonales, basadas en la motivación, trabajo en equipo y liderazgo, para el
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gerente esto es fundamental por este motivo da autonomía a su equipo en el desempeño de las funciones, dialoga constantemente con su personal con el fin de acatar las recomendaciones tanto del mismo personal como de los clientes.
Se visualiza al gerente como un líder carismático, teniendo una forma de liderar innata y natural, trasmite sus ideas generando un entusiasmo en su equipo de trabajo y tiene actitudes positivas que transmite a su equipo.
Esto permite que la relación entre gerente y colaboradores sea amena, generando confianza para comunicar una felicitación o inconformismo en el área.
6.1.4. Evaluación y control
Es vital que el gerente tenga un control constante sobre el accionar de su equipo de trabajo con el fin de maximizar el desarrollo de las actividades y minimizar los costos de desperdicio de tiempo, materia prima y llegar a la pérdida de clientes, la cual se refleja en la disminución de utilidades.
La Heladería Lorena realiza un control diario de las materia prima que van a utilizar durante el día para la elaboración de los productos, analiza que las frutas no estén en mal estado para el consumo, que la crema de leche este en el punto de espesura como de azucares. Se visualiza que no existen programas de control mensuales para medir el desempeño de las funciones de los colaboradores.
Cuenta con un sistema de cámaras integradas que permite al gerente conocer en el momento real que están realizando sus colaboradoras, el cual ha permitido mayor control dentro de la empresa.
La empresa no registra un sistema de indicadores de control administrativo, eso lleva a un uso inadecuado de recursos humanos, financieros y materiales.
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Tabla 47. Variables administrativas
VARIABLES F/D FM Fm Dm DM
Objetivos claros y medibles F X
Misión, visión, políticas, estrategias. D X
Organigrama D X
Distribución de funciones al personal. F X
Autoridad definida. F X
Capacitación D X
Comunicación entre directivas y personal F x
Indicadores de control organizacionales. D X
Fuente. Elaboración propia, año 2015.
6.2. ANÁLISIS DE LA GESTIÓN DE LAS FUNCIONES DE LA EMPRESA