En la bibliografía consultada no se encontró un procedimiento especifico para este sector que permita cumplir con el objetivo propuesto, por tanto se hizo necesario diseñar uno que siguiera la secuencia lógica del mejoramiento propuesta por los gurús de la calidad, realizando modificaciones que le facilitarían a la empresa su aplicación. Para su diseño se tiene en cuenta el ciclo de Deming, siendo este planear, hacer, verificar y actuar, además de lo planteado en la norma cubana 9000- 2004
El objetivo del procedimiento que se propone es establecer un proceso a seguir para mejorar exitosa y continuamente la calidad de las producciones en el taller Camilo Cienfuegos, objeto de estudio de la investigación, lo que contribuye directamente en la disminución de las deficiencias que puedan existir en el proceso productivo y así disminuir los costos en que se incurren por este concepto. Siempre se deben tener en cuenta los elementos económicos a la hora de aplicar esta propuesta.
El procedimiento consta de varias etapas que se desarrollan de forma lógica como se muestra en la figura 2.3. Este procedimiento esta sustentado sobre los principios siguientes:
¾ Mejoramiento continuo: El procedimiento tiene como base la gestión de la calidad y contempla el regreso a etapas anteriores con el objetivo de ir mejorando las deficiencias que puedan presentarse en la organización.
¾ Pertinencia: El procedimiento tiene la posibilidad de ser aplicado integralmente en las condiciones actuales de la institución, sin consecuencias negativas para la organización ni sus clientes.
¾ Flexibilidad: Se puede aplicar a otras instalaciones con características diferentes a las del objeto de estudio que se analiza.
¾ Consistencia lógica: Sus etapas están diseñadas en secuencia lógica para un estudio de este tipo.
¾ Suficiencia: Referida a la disponibilidad de toda la información (y su tratamiento) que se requiere para su aplicación en estos procesos.
Capitulo 2: Propuesta de un procedimiento para el mejoramiento de la
calidad en la UEBP (103)
Si
No
Figura 2.3: Procedimiento a aplicar en la unidad objeto de estudio. Fuente: elaboración propia
2.4.1 Determinación del objeto y alcance de la investigación
En esta etapa se definen los puntos concretos, en los que es necesario realizar mejoras, además de conocer todos los elementos asociados o de interés involucrados en el proceso
Familiarización con el proceso bajo análisis
Fin
Permanecen los resultados indeseables Selección de alternativas
Conservación de los resultados
Planificación de los nuevos obj. de mejora
Continuar la mejora
Propuestas de alternativas de acciones Correctivas y/o preventivas Definición de posibles causas
Confirmación de las teorías sobre las causas Búsqueda de los síntomas
Formación del equipo de trabajo
Selección del objeto y alcance de la investigación
Capitulo 2: Propuesta de un procedimiento para el mejoramiento de la
calidad en la UEBP (103)
objeto de estudio. Este es un componente importante cuando se va a desarrollar una investigación, pues la definición del objeto de estudio y su alcance permite centrar los esfuerzos del investigador en un área específica, aumentando las probabilidades de éxito de las mejoras propuestas.
Para seleccionar el objeto de estudio se pueden tener en cuenta un grupo de elementos que contribuirán al éxito del estudio, entre ellos se pueden considerar los que se exponen a continuación:
¾ Análisis de datos
¾ Satisfacción del cliente Interno y externos.
¾ Opiniones de los obreros
¾ Afectación económica
Además de los anteriores se pueden considerar todos aquellos que se consideren necesarios para determinar el efecto sobre el cual se deben enfocar los esfuerzos de la organización. El alcance estará determinado por el lugar del estudio. Después de conocer el objeto de la investigación y el alcance de la misma se procede a conformar el equipo de trabajo, el cual ayudará al desarrollo exitoso de la investigación poniendo a disposición del estudio su experiencia y conocimiento. Este equipo se selecciona en la etapa siguiente para que sean personas involucradas con el objeto de estudio.
2.4.2 Formación del equipo de trabajo
Esta etapa aporta valor al estudio, ya que los trabajadores escogidos brindaran su cooperación con el personal implicado en la investigación para la toma de decisiones, siempre tomando como bases los hechos.
Para la selección del equipo de trabajo se propone utilizar el método de expertos propuesto por Hurtado de Mendoza (2003). Los pasos a seguir en este procedimiento se muestran a continuación.
Paso 1: Confeccionar una lista inicial de posibles candidatos vinculados directamente a la producción, para de ellos seleccionar un grupo de expertos que cumplan con requisitos específicos en la materia a trabajar.
Capitulo 2: Propuesta de un procedimiento para el mejoramiento de la
calidad en la UEBP (103)
Paso 2: Realizar una valoración sobre el nivel de experiencia, a través de preguntas especificas, evaluando de esta forma los niveles de conocimiento o información que poseen sobre la materia.
Paso 3: Calcular el Coeficiente de Conocimiento o Información (Kc), con los datos obtenidos del paso anterior.
Paso 4: Primeramente se les realiza una autoevaluación donde se les realiza preguntas determinadas, las cuales son comparadas con una tabla patrón, con el objetivo de utilizar estos resultados para calcular el Coeficiente de Argumentación o fundamentación (Ka).
Paso 5: se procede a obtener el valor del Coeficiente de Competencia (K) que finalmente es el coeficiente que determina en realidad qué experto se toma en consideración para trabajar en esta investigación.
Paso 6: Calcular los expertos necesarios para la investigación. La conformación del grupo de expertos se realiza a partir de los candidatos antes seleccionados, la restricción está dada por el Coeficiente de Competencia, ya que según Hurtado Mendosa no se utilizarán expertos de competencia baja.
Después de formar el equipo de trabajo se realiza una familiarización con el proceso bajo análisis, lo que permite que el investigador se ubique temporal y espacialmente en el trabajo, conociendo los detalles y particularidades del proceso perteneciente al objeto de estudio, para de esta manera tomar decisiones objetivas que ayuden a mejorarlo de forma continua.
2.4.3 Familiarización con el proceso bajo estudio
Después de formar el equipo de trabajo se pasa a realizar una familiarización con el objeto de estudio y su entorno, lo que permite que el investigador se ubique temporal y espacialmente, esto facilita la comprensión de los fenómenos bajo análisis (todo lo asociado a la deficiencia seleccionada para actuar en su mejora). En este paso se pueden utilizar herramientas como: la observación directa, entrevistas y encuestas al personal del centro, la consulta de bibliografía especializada y documentos del área objeto de estudio, entre otras que faciliten el desarrollo veraz de la investigación. Todas estas herramientas facilitan la recopilación de información de forma efectiva para que el analista se familiarice con el objeto de estudio, lo que permite que la investigación se realice con rigor científico. Para esta investigación se utilizaron fundamentalmente la observación directa, la entrevista y la revisión de documentación de la organización.
Capitulo 2: Propuesta de un procedimiento para el mejoramiento de la
calidad en la UEBP (103)
Para ampliar los conocimientos para una mejor comprensión del proceso que se desea mejorar sobre la base de:
¾ Revisión de la bibliografía disponible referente a estos procesos, se revisan normas, regulaciones, instrucciones de trabajo, textos u otras publicaciones.
¾ Obtención de información mediante entrevistas y contactos con jefes, técnicos y operarios participantes en el proceso que se va a mejorar.
¾ Observación en el terreno de la secuencia productiva y los métodos utilizados.
Se puede aplicar además cualquier otra herramienta que aunque no aporte un valor directo contribuya a comprender la naturaleza del proceso.
2.4.4 Búsqueda de los síntomas
El este paso se estudia todo lo referente al flujo productivo, apoyándose en el análisis de la información recopilada acerca de las condiciones adversas o problemas de calidad [signos externos] presentes en el proceso objeto de mejoramiento con el fin de facilitar la formulación de teorías sobre las causas.
La recopilación de información se puede realizar a partir de datos históricos disponibles y/o mediante la obtención de datos en el terreno con una previa planificación de su recopilación, utilizando para ello de ser preciso un gráfico de tarjado o una hoja de verificación.
Está ampliamente demostrado que las pérdidas de calidad no están uniformemente distribuidas entre los problemas, sino que por el contrario, un pequeño número de problemas causa la mayoría de las pérdidas.
El diagrama de Pareto contribuye favorablemente a ilustrar los problemas de mayor incidencia, ya que es una técnica que ordena de forma gráfica y sencilla los datos de acuerdo con su prioridad e importancia, Se basa en el principio de Pareto, que establece que sólo unos pocos aspectos dan razón generalmente de la mayor parte del efecto, el mismo puede basarse en la cantidad de ocurrencias, el costo asociado con cada aspecto u otras medidas de influencia en el efecto.
La utilización de esta herramienta permite centrar la investigación en aquellos síntomas que pueden estar afectando la calidad de un producto determinado y así enfocarse en las posibles causas teóricas que lo provocan. Esto es parte de un análisis inicial que después puede ser fortalecido con el empleo de esta herramienta, cuantas veces sea necesaria, para llegar al
Capitulo 2: Propuesta de un procedimiento para el mejoramiento de la
calidad en la UEBP (103)
centro del problema. Es usual utilizarla para realizar comparaciones del estado pasado con el presente en determinada situación.
2.4.5 Definición de posibles causas
En esta etapa se trata de buscar todas las posibles causas que están induciendo en los síntomas antes mencionados una manera de realizar esto es mediante las técnicas de trabajo en grupo, donde un método alternativo, es la tormenta de ideas que para ello se utilizaran los expertos escogidos anteriormente.
En la medida que la lista de causas se alargue es de mucha utilidad ordenarla de forma tal que muestre la interrelación que existe entre ellas. La técnica más utilizada para lograr el ordenamiento de las causas es el diagrama causa – efecto.
Este diagrama es una herramienta utilizada para analizar y evidenciar las relaciones entre un efecto dado [por ejemplo: las variaciones en una característica de la calidad] y sus causas potenciales, las numerosas causas se organizan en categorías principales y subcategorías, de modo tal que la disposición final se parece al esqueleto de un pez.
Puede que todas las causas mencionada por los expertos no sean reales, por tanto se hace necesario comprobar cada una de ellas, utilizando herramientas de calidad y si es preciso de otras materias.
2.4.6 Confirmación de las teorías sobre las causas
Para la confirmación de las teorías sobre las causas, que origina el problema de calidad en cuestión, se hace preciso como bien se explicaba anteriormente utilizar técnicas, métodos y herramientas que permitan determinar si las mismas son reales, lo que permitirá enfocar los esfuerzos y recursos sobre aquellos factores que inciden de forma negativa para su eliminación o disminución.
2.4.7 Propuesta de alternativas de acciones correctivas y/o preventivas
Una vez determinadas las causas reales que provocan las condiciones adversas o problemas de calidad, se procede a formular propuestas de alternativas de acciones correctivas y/o preventivas.
En la formulación de estas propuestas debe participar el personal directamente involucrado en los procesos objetos de mejoras, mientras mayor sea la cantidad de alternativas propuestas, mayores posibilidades habrán de aplicar las acciones correctivas y/o preventivas más ventajosas para la organización, una vez que éstas hayan sido evaluadas.
Capitulo 2: Propuesta de un procedimiento para el mejoramiento de la
calidad en la UEBP (103)
Los requisitos de las normas de la familia ISO 9 000 aplicables a las actividades comprendidas dentro del ciclo de la calidad del producto pueden resultar una excelente guía para la formulación de propuestas alternativas de acciones correctivas y/o preventivas encaminadas fundamentalmente a la eliminación de las causas sistemáticas de los problemas, de hecho la aplicación de un sistema de la calidad basado en estas normas constituyen de por sí un importante y ambicioso programa de mejoramiento para cualquier organización.
2.4.8 Selección de alternativas
La selección de acciones correctivas y/o preventivas que se deben acometer con vista a lograr las mejoras deseadas se realizará sobre la base de la evaluación de cada una de las alternativas propuestas teniendo en cuenta su factibilidad.
Como criterio final para la evaluación de las alternativas preseleccionadas se recomienda realizar un estudio de los beneficios económicos de la inversión, puesto que ya en esta se cuenta con propuestas específicas de mejoras que proporcionan una mayor objetividad en las estimaciones iniciales.
Es de vital importancia también prestar gran atención a aquellas soluciones que impliquen mejorar un costo, tiempo de trabajo y efectividad. Para la selección se puede tener en cuenta la utilización de métodos multicriterios que permitan optimizar el resultado.
Las acciones correctivas y/o preventivas seleccionadas deberán ser aplicadas, con el objetivo de probar la efectividad de las mismas en condiciones reales de ejecución, demostrando con ello que un mejoramiento tuvo lugar. La confirmación de estas mejoras estará basada en una apropiada recopilación y análisis de datos. También es necesario investigar los efectos secundarios, deseables o no, que hayan podido ser introducidos.
La aplicación de las acciones correctivas y/o preventivas se llevará a cabo de acuerdo a una planeación previa de todas las actividades a realizar para ello. De ser necesario se realizarán inspecciones o verificaciones de las salidas [outputs] del proceso objeto del mejoramiento. Si los resultados indeseables persisten con la misma frecuencia después de la adopción de acciones correctivas y/o preventivas; será necesario realizar nuevas propuestas de alternativas.
Para la preservación de los resultados se procederá solo después de haberse probado la efectividad de las acciones correctivas y/o preventivas en el proceso analizado, para dar un paso seguro hacia la mejora de la calidad.
Capitulo 2: Propuesta de un procedimiento para el mejoramiento de la
calidad en la UEBP (103)
2.4.9 Conservación de los resultados
El objetivo de esta etapa del proceso de mejoramiento es garantizar que los beneficios que se obtengan a partir de la aplicación del procedimiento y los datos estadísticos permitan el continuo análisis, logrando un cambio radical en el objeto de estudio, y se mantenga de forma exitosa en el nuevo nivel alcanzado al tomar las decisiones correcta mediante la detección de las deficiencias y sus causas de forma preventiva, asegurando la mejora de sus actividades Sobre las bases del estudio del impacto del cambio, se elaborará el plan de acción, con el objetivo de llevarlo a la práctica, teniendo en cuenta que mientras más rápida y sistemática sea su aplicación menos se demorará la organización en obtener sus beneficios.
Este plan de acción debe tener reflejado de forma clara las acciones, la fecha de cumplimiento, los recursos necesarios para cada actividad y el responsable de su cumplimiento.
Con la implementación de estas acciones ya se puede pensar en planificar nuevos objetivos para seguir mejorando las deficiencias existentes en la organización, teniendo en cuenta su prioridad de respuesta.
2.4.10 Planificación de nuevos objetivos de mejoras
La planificación de nuevos objetivos para realizar mejoras dentro de la organización permite trabajar sobre aquellos efectos que fueron determinados en el análisis de la situación actual de la empresa y no fueron analizados inicialmente por presentar un nivel de prioridad inferior al objeto de estudio seleccionado. Para desarrollar esta actividad se debe tomar como punto de partida el análisis realizado en la cuarta etapa del procedimiento propuesto, denominada determinación de los síntomas.
La aplicación sistemática de esta propuesta permite que sean analizadas todas las deficiencias para su posterior solución.
2.4.11 Continuación de la mejora
Se necesita que varios elementos sucedan de forma simultánea para poder continuar con las propuestas de mejora de forma continua sin interrumpir el ciclo, entre ellos es importante prestar atención a los siguientes:
¾ Querer mejorar continuamente.
Capitulo 2: Propuesta de un procedimiento para el mejoramiento de la
calidad en la UEBP (103)
El "Querer" mejorar esta directamente relacionado con la actitud de los trabajadores que intervienen en la investigación, lo que es resultado de la motivación y la personalidad de cada individuo.
El "Poder" mejorar depende a su vez de dos condiciones el "Saber" cómo mejorar y el "Tener" los medios suficientes para mejorar.
El "Saber" se refiere al conocimiento, experiencia y habilidad del trabajador, no solo para ejecutar bien sus tareas, sino también para estar en posibilidades de mejorarlas continuamente sabiendo que todo se hace por el bien del mismo y de la organización en su conjunto.
El "Tener" se refiere a contar con los medios necesarios o al menos buscar la forma sin la implicación de muchos costos, para garantizar la calidad necesarias a todo lo largo de la cadena productiva, así facilitaran sensiblemente los esfuerzos por mejorar el proceso productivo.
Si al final del procedimiento aplicado se obtienen las mejoras deseadas y tomando en consideración las prioridades, así como los límites de tiempo asignados para cada objeto de estudio se puede optar por:
¾ Seleccionar y recomenzar nuevos actividades de mejora de la calidad.
¾ Realizar un mejoramiento sobre la base de nuevos objetivos, teniendo en cuenta que siempre es posible lograr progresos adicionales,
Siendo el objetivo de la mejora continua enfocar a la empresa a la dirección marcada por la Política de Empresa y que esto siempre se pueda demostrar de forma objetiva con datos los datos correspondientes.
Debe entenderse dentro de la filosofía de la mejora continua y no un programa para solucionar un problema particular, debe ser cíclico, y en cada ciclo ir adaptándose a nuevos estados más exigentes, con su aplicación debe ir generándose en la organización y en la unidad operacional una capacidad de cambio permanente.