Para el análisis de las organizaciones implicadas se proponen los pasos siguientes: a) Definición de los procesos y sus requerimientos operacionales.
Partiendo de que un proceso es un sistema de actividades que utiliza recursos para transformar elementos de entrada en elementos de salida [ISO 9000, 2000], se deben definir los procesos que se enmarcan en la cadena de suministro objeto de estudio.
Los procesos logísticos definidos en la cadena de suministro son: Gestión de compras, transporte interno y externo, manipulación, almacenamiento, tratamiento de pedidos (elaboración del menú) y transporte del menú. Los lugares dentro de la red logística donde ocurren estos procesos y sus actividades radican en los proveedores, en los almacenes y en la cocina central. Para una mejor comprensión, en el Anexo 5 aparecen los pricipales procesos, lugares y actividades que se desarrollan en la cadena de suministro de productos alimenticios que demanda la Direccion de Alimentacion de la UCLV. En cada uno de estos procesos (transformación, almacenamiento, transportación, manipulación) y en la cadena completa se deben precisar los requerimientos operacionales siguientes:
Definición de la misión.
En la tabla 2.3 se pueden observar los procesos y sus misiones en la cadena de suministro de productos alimenticios, dichas misiones fueron definidas por la Direccion de Alimentacion con el apoyo y asesoramiento de la Dirección de Recursos Humanmos.
Definición del despliegue operacional y de los requisitos de utilización del sistema.
El despliegue operacional consiste en las diferentes operaciones que se ejecutan en cada proceso. En la tabla referida anteriormente se muestran todos los procesos presentes en la cadena de suministro objeto de estudio de la presente investigación. Es importante destacar, que los requisitos de utilización del sistema deben incluir los principales parámetros de cada uno de los procesos y operaciones descritas.
b) Diseño del servicio al cliente.
Para el diseño del servicio al cliente se consideraron aspectos aportados por diferentes autores, Ballou [1991], Tompkins [2000], Gómez Acosta & Acevedo Suárez.[2001 |b|] y Knudsen González
[2005]. Considerando estos elementos, y tomando en cuenta el procedimiento específico para la proyección del nivel de servicio al cliente en los niveles táctico y operativo de la cadena de suministro de productos alimenticios que demanda la Dirección de Alimentación de la UCLV el cual se muestra en la figura 2.2. En dicha figura se observa que el procedimiento específico se ha estructurado en seis pasos, los cuales se explican a continuación. Para el Diagnóstico de la cadena de suministro objeto de estudio se propone como herramienta de trabajo algunos aspectos del procedimiento específico aportado por Knudsen González [2005] para el análisis de la situación actual de la cadena de suministro de los residuos agroindustriales de la caña de azúcar, el mismo es adaptable a las condiciones de la cadena de suministro objeto de estudio en esta investigación porque el procedimiento realiza una descripción general de la cadena, define objetivos, organiza el equipo de estudio, hace una descripción detallada de la cadena, identifica y analiza los problemas, valida y define los aspectos a mejorar. Aquí se realizan las siguientes preguntas:
¿Quiénes son los clientes? ¿Qué es lo que ellos desean? ¿Cómo aumentar su satisfacción? Para una mejor compresión y análisis de esta caracterización se recomienda ver el Anexo 6.
Tabla 2.3: Ejemplo de los principales procesos, misiones y operaciones presentes en la cadena de suministro para la Dirección de Alimentación de la UCLV.
Proceso Misión Operaciones
Gestión de compra
Adquirir los productos que la Dirección de Alimentación necesita en el menor tiempo
Conocimiento detallado de las necesidades
Preselección de proveedores
Análisis y comparación de las ofertas
Negociación
Elección de proveedores
Confección de pedidos
Control cualitativo y cuantitativo de los productos recibidos
Eventual devolución de los productos no conformes
Manipulación
Mover los productos recibidos y despachar con la mayor eficiencia posible y al menor costo
Traslado de los productos al área de recepción
Traslado de los productos al área de almacenamiento
Traslado al área de predespacho y agrupación por destino.
Carga y descarga del camión
Almacenamiento
Mantener las cualidades de los productos durante un período de tiempo prolongado minimizando los costos de inventario.
Recepción a ciegas.
Actualización de los registros de fechas de vencimiento
Recepción de los vales de entrada de mercancía
Reacomodo y ubicación del producto.
Control cuantitativo del producto (Cuadre Diario) Transporte interno,
externo y del menú
Poner a disposición del cliente principal en términos de lugar y tiempo todos los alimentos solicitados.
Emisión de la orden de expedición.
Entrega de la documentación
Figura 2.2: Procedimiento específico para la proyección del nivel de servicio al cliente en los niveles táctico y operativo de la cadena de suministro de productos alimenticios que demanda la Dirección de Alimentación de la UCLV.
Las decisiones estratégicas son una entrada en este procedimiento. Estas decisiones están determinadas fundamentalmente por las proyecciones de la Dirección de Alimentación relacionado con los planes de mejora de diseño del servicio al cliente, por ejemplo la mejora de la gestión de la cadena de suministro, el establecimiento del tiempo y la gestión de almacenamiento, entre otra decisiones estratégicas.
Para la clasificación de los productos se establecieron cuatros criterios basados en la estructura física de los alimentos, tipo de almacenamiento, forma de almacenamiento y tiempo máximo de almacenamiento, en el Anexo 7 se muestra la clasificación de los productos basado en los criterios.
Criterios que se establecen para clasificar los productos de la Dirección de Alimentación. Según su estructura física. (Líquidos y Sólidos)
Según tipo de almacenamiento (en Frío o a temperatura ambiente)
Según forma de almacenamiento (por estibas o en tanques para líquidos)
Según tiempo máximo de almacenamiento. (hasta 3 meses de almacenamiento o menos de 3 meses).
Proyección de la meta y del nivel de servicio a garantizar
Diseño del servicio de entrega.
Valoración de la satisfacción de los clientes (Medición del nivel de servicio al cliente)
Clasificación de los productos Diagnóstico de la cadena de suministro
La caracterización de los clientes y estudio de la demanda de su servicio. La primera debe incluir: quienes son, componentes clave que demandan (ver tabla 2.4), sus variaciones, frecuencia y características de las entregas, entre otros aspectos.
En la segunda se deben establecer las demandas de cada uno de los miembros de la cadena, principalmente la de los clientes finales para cada uno de los horizontes de tiempo establecidos para la cadena; pudiéndose emplear, siempre y cuando se requiera, los métodos de pronóstico de la demanda establecidos en la literatura científica [Ballou, 1991; Domínguez Machuca et al., 1998]. La clasificación de los productos según los criterios establecidos es uno de los pasos aportados al procedimiento y se clasifican en dos categorías: productos de almacenamiento en frío (cárnicos, productos lácteos, embutidos) y productos de almacenamiento a temperatura ambiente (granos, pastas, productos a granel). En esta clasificación se analizan los aspectos descritos en la tabla 2.5 Esto permite poner mayor atención al ciclo de rotación de los productos de almacenamiento en seco, realizando un estricto control y vigilancia de los mismos, para que se mantengan siempre en existencia las cantidades razonables que permitan reducir la inversión en inventarios. Lo anterior implica revisiones continuas de los niveles de existencias y una marcada atención en la exactitud de los registros. Para los productos de almacenamiento en seco se realiza un control administrativo intermedio, por lo que se sugiere el uso de un método de revisión periódica.
La proyección de la meta y del nivel de servicio a garantizar debe ser lo suficientemente clara y precisa, con el objetivo de poder controlar su cumplimiento y medir el nivel de servicio a los clientes finales.
Estando totalmente de acuerdo con la valoración de la satisfacción de los clientes aportada por Tompking [2000], el autor de esta tesis coincide en que la cadena de suministro para la Dirección de Alimentación, sea realizada para los principales componentes; pero siempre respondiendo las interrogantes siguientes:
Tabla 2.4: Principales miembros de la cadena de suministro de productos alimenticios que demanda la Dirección de Alimentación de la UCLV y componentes claves que demandan sus clientes.
Miembro de la
cadena Descripción Cliente Componentes claves
Cliente Principal Son los comedores donde se sirven los alimentos elaborados a los clientes finales.
Comedor central de trabajadores. Comedor central de estudiantes. Comedor de Agropecuaria de trabajadores. Comedor de Agropecuaria de Estudiantes.
Entrega en tiempo de los alimentos.
Entrega de las cantidades planificadas Calidad de elaboración
de los alimentos.
Cliente final Son los comensales que reciben finalmente el alimento elaborado.
Trabajadores. Estudiantes.
Niños de la primaria y de la Casita Infantil.
Recibo en tiempo de los alimentos. Calidad de elaboración de los alimentos. Recibo de las cantidades estipuladas. Proveedor principal Es la organización capaz de proveer al cliente final de los productos demandados
Cocina Central de la UCLV Características de calidad del producto. Entrega de la cantidad de productos planificados Entrega en el tiempo mínimo. Niveles de inventario mínimo.
Proveedor inicial Es la organización capaz de satisfacer las
demandas del proveedor principal Ministerio de la Industria Alimenticia (MINAL) Ministerio de la Agricultura (MINAGRI) Características de calidad del producto. Entrega en el tiempo mínimo. Niveles de inventario mínimo. Entregas Planificadas.