Una vez que los resultados obtenidos de las investigaciones realizadas han confirmado la carencia que existe en la empresa MAROMSA S.A. de herramientas administrativas que mejoren su diario accionar, y que la forma tradicional o informal de desarrollar sus actividades no les permite mantenerse sólidamente dentro de su respectivo mercado, por lo cual se procede a realizar un Modelo de Gestión por Procesos que permitirá pasar de una administración tradicional a una administración que subsista sobre la base de un Sistema de
empleados. Este esquema se lo realiza en base a los sistemas administrativos investigados y analizados, con alto nivel de preocupación en el cliente y de lenguaje sencillo y de fácil interpretación para los administradores de la empresa.
El esquema explica en detalle la importancia que tiene formalizar cada uno de los aspectos administrativos que actúan dentro de una empresa y los beneficios que dicha formalización traería a este tipo de intervención.
Es importante señalar con anticipación, que a pesar de que el presente trabajo busca formalizar la administración de la empresa haciendo uso de herramientas estándares de gestión, no se propone o se exige que se “certifique” en el uso de estas herramientas, al menos no en el corto plazo.
La propuesta busca estar consciente de la importancia de la implementación de estos Sistemas de Gestión por Procesos de manera que estos mejoren el desempeño laboral de los empleados de la empresa. Esto traerá como resultados en el mediano y largo plazo una mejora administrativa, mejora en la productividad, fidelización e incremento de los clientes, por ende mejores ingresos, con lo cuales se podría estudiar la posibilidad de certificar la empresa de manera que se avale su gestión administrativa de calidad.
Título de la Propuesta
Modelo de Gestión por Procesos para el Departamento Administrativo de la Empresa MAROMSA S.A. de Babahoyo.
Datos informativos
Institución
Lugar
Provincia, Los Ríos, ciudad, Babahoyo, Dirección Babahoyo, en la Av. Universitaria 0.5 km.
Beneficiarios
Existen dos tipos de beneficiarios:
Internos.- Los funcionarios de la empresa MARONSA S.A..
Externos.- Los clientes de los productos agrícolas y agroquímicos de la empresa.
Ejecutores
Empresa MARONSA S.A.
Presupuesto
Descripción Cantidad Precio
Unitario Total Taller de socialización del nuevo Modelo de
Gestión por Procesos 1 $500,00 $500,00
Capacitaciones técnicas, legales y administrativas 3 $800,00 $2.400,00
Materiales informativos 1 $50,00 $50,00 Señalética institucional 1 $450,00 $450,00 Imprevistos 1 $300,00 $300,00 TOTAL $3.700,00 Tiempo
El tiempo estipulado para la puesta en marcha de la propuesta que se plantea en la presente tesis es de 6 meses, en los cuales se deben haber cumplido los procesos administrativos necesarios para el diseño del Modelo de Gestión por Procesos para la Empresa MAROMSA S.A. de Babahoyo.
Antecedentes.
A nivel mundial, se ha podido evidenciar que existe una tendencia positiva en lo que respecta a uso de herramientas administrativas que permitan mejorar la cultura-organizacional de las empresas.
La constante búsqueda de una Gestión de Calidad que permita no sólo darle una mejor imagen a la empresa sino más bien, producir cambios más profundos como: la mejora de los procesos administrativos, financieros, de selección de personal, productivos, de servicio al cliente, entre otros, que se desarrollan en la misma.
Hoy en día las negociaciones van más allá del enfoque en el producto, ahora relacionan directamente el producto final con cada una de las áreas operacionales y administrativas, es así que, a la hora de cerrar un acuerdo o negocio, es muy competitivo para la empresa ofertante mostrar que desempeña sus actividades mediante uso de herramientas administrativas de calidad.
Estas herramientas dan evidencia a la contraparte de que se trabaja con una empresa organizada, con controles y objetivos establecidos, lo cual mejora el círculo de confianza durante la negociación.
Muchas posibilidades de ampliación de negocios han sido incluso bloqueadas por no contar con una administración de calidad que garantice llevar una relación comercial de confianza y credibilidad, dando las garantías necesarias a la contraparte.
A nivel nacional y manteniendo nuestro enfoque en el tipo de pymes que es la empresa MAROMSA S.A., se hace muy difícil encontrar compañías que operen su área administrativa haciendo uso de herramientas estandarizadas e internacionalmente aprobadas que avalen de cierta forma el desarrollo de sus actividades diarias. Y no es preciso sólo referirse a empresas cuyas herramientas de administración o gestión estén formalmente avaladas por empresas certificadoras como Price Waterhouse, Bureau Veritas, u otra empresa, sino
incluso empresas que manejen el concepto de normas reconocidas como ISO, 5 S, Kaizen, Técnicas de Tagushi, Calidad Total, Modelo EFQM, entre otras herramientas pero de manera informal, es decir siguiendo los parámetros que estas aconsejan más no invirtiendo en la certificación que avale su manejo.
Las empresas como MAROMSA S.A., son manejadas de manera tradicional, sin el uso de algún modelo administrativo, más bien la informalidad impera en sus actividades diarias.
El cumplimiento cabal de estas funciones permitirá que los empleados sepan hasta donde pueden llegar y qué se espera de ellos. Además permite conocer las actividades y responsabilidades de sus compañeros con lo cual se puede generar un mejor flujo de actividades en las labores diarias.
Objetivo General
Mejorar el nivel de desempeño laboral del Departamento Administrativo de la Empresa MAROMSA S.A. de Babahoyo.
Objetivos Específicos
Identificar los principales procesos y actividades que se realizan dentro de la empresa MAROMSA S.A.
Gestión de la organización de la estructura orgánica de la empresa MAROMSA S.A.
Gestión del establecimiento y asignación de funciones.
Gestión de selección del talento humano. Gestión de la mejora continua.
Fundamentación
Filosófica
La realización de la presente propuesta está orientada hacia el cumplimiento de uno de los más importantes principios sobre los cuales se basa la conducta del sector empresarial ecuatoriano que es la Transparencia.
Se busca fomentar una cultura organizacional que tenga como norte el cumplimiento de actividades y procesos que permitan la presentación de resultados empresariales eficientes, mismos que permitan a los administradores, gerentes y jefes departamentales de la empresa MAROMSA S.A. la toma de decisiones oportunas sobre una base organizacional bien establecida.
Metodología
La propuesta planteada tiene su punto de partida en la necesidad de mantener una información administrativa, presupuestaria y financiera que permitan contar con un control exhaustivo sobre las áreas de intervención por parte de la empresa MAROMSA S.A. de forma eficaz y oportuna, de tal manera que facilite la toma de decisiones y mejore el desempeño laboral de sus trabajadores.
La metodología está orientada hacia la presentación de herramientas administrativas y de procesos que permitan a los empleados de la empresa lograr la optimización de sus funciones y cumplan con sus actividades de forma eficiente.
Programación de Actividades y Etapas
EI presente modelo tiene como objeto definir los principales puntos que un Sistema de Gestión por Procesos, basado en las herramientas administrativas estudiadas (5 S – Kaizen – Calidad Total - Benchmarking), permitirá reestructurar
y organizar a la empresa MAROMSA S.A. de modo que una vez que aplique el modelo pueda realizar sus actividades dentro de un marco de orden, control y satisfacción del cliente externo e interno.
Es importante antes de iniciar con el modelo, establecer las etapas que se llevarían a cabo durante el proceso de reestructuración administrativa de la empresa MAROMSA S.A.:
Diagnóstico.- Estudio y análisis profundo de la empresa comparando sus procesos administrativos con los que sugieren las herramientas estudiadas. Determinar fortalezas y debilidades, identificar que hay que mejorar y que hay que eliminar.
Compromiso y responsabilidades de la Administración y Propietario de MAROMSA S.A.- Participación activa de los altos mandos de la empresa, que demuestren su deseo y confianza con el sistema a aplicar, y que participen aplicando el sistema en sus actividades diarias. La administración y los propietarios ponen el ejemplo y promocionan el sistema dentro de la empresa.
Formación Inicial.- Charlas y preparación al personal sobre el sistema a aplicar y los cambios que se vendrán, así como también concienciación acerca de la predisposición necesaria para que los cambios cumplan con las metas planteadas.
Gestión de los Procesos.- Identificación de los procesos principales y secundarios que afectan al producto y al cliente de manera directa e indirecta. Es necesario definir estos procesos, determinar sus controles, seleccionar dueños y analizar de manera que se encuentren mejoras a los mismos.
Documentación de los Elementos del Sistema.- Escribir de manera detallada y documentar cada uno de los procesos identificados y mejorados, e
indicar sus controles, accesos, permisos, ubicación, propietario, en si todos los aspectos que abarca el proceso.
Implantación de los Elementos del Sistema.- Establecer cada una de las sugerencias y propuestas que el modelo propone y que la administración actual no posee.
Seguimiento y mejoramiento.- Establecer un proceso donde se defina los tiempos y la forma en la que se desarrollarán las Auditorías Internas y Revisiones al Modelo Implementado, Correcciones, Mejora, en fin comprobar qué se está haciendo, evaluar su conformidad y efectividad; promover la búsqueda de la mejora continua.
Certificación.- En el mediano o largo plazo se recomienda formalizar el modelo a un nivel superior. Una vez que la administración y los empleados hayan hecho del nuevo esquema de trabajo algo normal y cotidiano, se podrá adecuar los pequeños detalles que no se ha trabajado, para que la empresa pueda aprobar fácilmente los requisitos de los agentes externos de certificación, de acuerdo a la norma que se desea certificar.
Esto avalará la efectividad del Modelo de Sistema de Calidad diseñado para cumplir los objetivos propuestos en el largo plazo.
Una vez conocidas las etapas del proceso a seguir para mejorar los procesos administrativos en la empresa MARONSA S.A. mediante la aplicación de un Modelo de Gestión por Procesos adecuado para este tipo de empresas, se procederá a detallar cada uno de los potenciales puntos donde se centrará el Modelo y los cuales deberán ser aplicados. Estos puntos se presentarán con su respectiva explicación, análisis y beneficios que traería su aplicación para la empresa.
MODELO DE GESTIÓN POR PROCESOS
El presente modelo permitirá a la empresa MAROMSA S.A. organizar su funcionamiento administrativo, de manera que sus actividades se realicen respetando un determinado flujo, siguiendo un fin previamente analizado y definido y procurando siempre la satisfacción total del cliente.
A continuación se detallan los puntos, sugeridos por el modelo para que la empresa MAROMSA S.A. pueda reestructurar y enmarcar sus actividades dentro de la gestión de calidad por procesos.
Identificar los principales procesos y actividades que se realizan dentro de la empresa MAROMSA S.A
Haciendo referencia al organigrama actual de la empresa MAROMSA S.A. se ha podido identificar que los procesos y actividades que se realizan son los siguientes:
Presidencia.- Actualmente el presidente de la empresa se encarga de la supervición general de todas las actividades de la empresa, llegando incluso a participar de forma técnica en el cumplimiento de procesos que pertenecen a otras áreas.
Área Técnica.- El departamento técnico no tiene claramente definidas las funciones de los trabajadores que laboran en esta dependencia de la empresa, teniendo como principales actividades: recepción de productos, archivo, percheo, ventas, limpieza, etc.
Departamento Administrativo.- se encarga del manejo presupuestario de la empresa, nuevas adquisiciones, pago de proveedores, pago de trabajadores, manejo de inventario interno, etc. Pero no cuenta con una estructura definida que identifique responsables de cada proceso.
Departamento legal.- Como se puede observar en el organigrama actual de la empresa MAROMSA S.A. existe ambigüedad en el manejo legal de las actividades pues se ha dividido el área legal en tres procesos diferentes pero que cumplen las mismas funciones.
Gerencia.- La gerencia de la empresa se encarga de la coordinación de forma horizontal del manejo de la información, recursos, designación y cumplimiento de funciones de cada una de las áreas y procesos de la empresa.
Haciendo referencia al organigrama actual de la empresa MAROMSA S.A. se ha podido identificar que los procesos y actividades que se realizan no han sido formalizados en un flujograma que relacione de forme coyuntural la necesidad de cumplir con un “paso a paso” que oriente el desarrollo de las actividades de forma secuencial.
Es importante mostrar el organigrama actual de la empresa MAROMSA S.A. con el fin de identificar de forma empírica los procesos desarrollados.
Bajo esta información de base y teniendo los datos de la revisión situacional de la empresa observada en las encuestas realizadas a los empleados que laboran en ahí, se ha podido determinar que los principales procesos que se llevan a cabo son los siguientes:
1. Compra/recepción de productos.
Hace referencia a la actividad de compra de productos a mayoristas en la ciudad de Guayaquil, realizando una revisión de inventario fuera de la oficina pues se realiza directamente en los establecimientos de los distribuidores.
Esto implica un traslado de productos hasta las bodegas de la empresa MAROMSA S.A. en la ciudad de Babahoyo para una segunda revisión al momento de la descarga del producto comprado.
2. Inventario off office.
Este proceso se centra en la revisión de los productos comprados en las bodegas de distribuidores mayoristas previo el embarque del producto para ser trasladado hasta las bodegas de MAROMSA S.A. en la ciudad de Babahoyo.
3. Revisión y controles de calidad
Se realiza este proceso al momento de la recepción de los productos en las bodegas de MAROMSA S.A. en la ciudad de Babahoyo, para determinar posibles mermas por traslado de productos desde las bodegas de mayoristas.
4. Inventario bodega.
Una vez recibidos los productos en la bodega de MAROMSA S.A. y realizados los controles de calidad, se procede a realizar el inventariado de dichos productos para su ingreso formal al sistema de la empresa y la asignación de un código de
5. “Percheo”
Percheo es la actividad de ubicar los productos en perchas, tomando en cuenta conceptos de mercadotecnia que potencien la venta de un determinado producto.
6. Ventas directas e indirectas
Además de la venta directa en oficina cabe destacar que la empresa realiza entregas en campo de los productos que vende; siendo la ciudad de Quevedo una de las más visitadas, sin que esto resulte necesariamente un incremento en las ventas de MAROMSA S.A.
7. Firmas de facturas, planillas, contratos.
Realmente este proceso está relacionado con el manejo legal y contable de la empresa. Se encarga de la facturación de la empresa e incluye en su desarrollo el aporte legal para el cumplimiento cabal de la normativa ecuatoriana en los ámbitos de acción de la empresa.
FLUJOGRAMA ACTUAL DE MAROMSA S.A.
TIEMPO DISTANCIA COMPRA/RE CEPCIÓN INVENTARIO/off office REVISIÓN/ CONTROL INVETARIAD O/BODEGA PERCHEO VENTAS DIRECTAS/I NDIRECTA S FIRMA CONTRATOS/ PLANILLAS/F ACTURAS DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLES
1 4 horas 15 150 km X X X Compra de Productos
Control inventario bodega/Proveedurí a
2 1 hora 15
minutos - X X Revisión de calidad
Control inventario Bodega/revisión control 3 40 minutos X X Firma de contratos, planillas, facturas, etc/pago proveedores Legal, Gerencia, inventario bodega 4 30 minutos - X Asignación de códigos/inventario Control inventario Bodega 5 2 horas 30 minutos - X X Ubicación de
productos en perchas Percheo/ventas
6 4 horas 130 km X X Entrega de productos a líneas de distribución en campo Técnicos exten/ventas 7 1 hora 45 minutos - X Firma de contratos, planillas, facturas, etc
Equipo ventas/contable financiero 8 2 horas 30 minutos - X Ventas directas/Cierres contables Gerencia/contador/ ventas
TOTAL TIEMPO EMPLEADO: 17 horas 25 minutos
Como se puede observar no existe un desempeño laboral óptimo dentro de la empresa, teniendo duplicidad de funciones y una falta de esclarecimiento de procesos puntuales que deben estar concatenados entre sí.
Como una forma de mejorar el cumplimiento de los procesos y actividades identificadas en la empresa MAROMSA S.A. y con la finalidad de mejorar el desempeño laboral del talento humano de dicha empresa se plantea una restructuración de procesos, partiendo desde el organigrama estructural que se plantea en el siguiente punto del presente documento.
Gestión de la organización de la estructura orgánica de la empresa MAROMSA S.A.
A partir de la identificación de los principales procesos que se llevan a cabo dentro de la empresa MAROMSA S.A., se ha podido concluir que es necesario realizar una restructuración de los niveles organizacionales de la empresa, partiendo de un rediseño de su estructura orgánica, con el fin de clarificar las funciones y responsabilidades del talento humano basado en la optimización de recursos al momento del cumplimiento de las actividades empresariales de la compañía.
A continuación se detalla un rediseño de la estructura orgánica de la empresa MAROMSA S.A., como una manera de detallar de forma concreta los procesos, actividades y responsables de cada área con el fin de mejorar el desempeño laboral actual de la compañía.
Nuevo organigrama estructural de la empresa MAROMSA S.A.
Autora: Diana Arzube.
Bajo los parámetros que muestra la restructuración del organigrama estructural de la empresa MAROMSA S.A. es posible el desarrollo de un modelo de gestión que genere una reingeniería de los procesos actuales de dicha empresa, redefiniendo los procesos como tal con objetivos y responsables de su ejecución.
A continuación se detalla un cuadro resumen del contenido del nuevo modelo de gestión por procesos diseñado para la empresa MAROMSA S.A.
Nuevo Modelo de Gestión por Procesos de la Empresa MAROMSA S.A.
Proceso Codificación Objetivo Responsables Recepción de productos en
bodega MRSA-RB-2015
Recibir nuevos productos en las bodegas de la empresa bajo conceptos de control de calidad total y con el cumplimiento de la normativa ecuatoriana en vigencia.
Dirección Técnica: Control de
inventario y bodega, control de calidad. Dirección Administrativo/financiero:
Técnico Proveeduría.
Control de calidad MRSA-CC-2015
Realizar la revisión y control de calidad total de productos ingresados a la empresa para su posterior venta, tomando en cuenta factores como caducidad, mermas por traslado y afectaciones en su producción inicial.
Dirección Técnica: Técnico de control de calidad, control de inventario y bodega
Codificación - inventariado MRSA-CI-2015
Asignar una codificación alpha/numérica a los productos ingresado en la empresa para el control físico y financiero de los mismos.
Dirección Técnica: Control de
inventario y bodega. Dirección Administrativo/financiero:
Contador.
Ubicación Productos en
Perchas (Percheo) MRSA-PR-2015
Designar y ubicar los productos de la empresa en perchas que permitan el fácil acceso por parte de los clientes bajo criterios de mercadotecnia y marcas que maximicen las ventas de los mismos
Dirección Técnica: Técnico de
ventas.
Legal: firma de contratos,
planillas, facturas, etc MRSA-GLC-2015
Garantizar el cumplimiento de la normativa y leyes ecuatorianas en vigencia al momento de firmar contratos, realizar pagos, entregar facturas, realizar cierres contables y cumplir con las obligaciones patronales de la empresa
Gerencia General Dirección Legal: Abogado de la
empresa. Dirección Administrativo/financiero:
Contador, asistente de talento humano.
Ventas MRSA-VTS-2015
Desarrollar planes de promoción orientados a la maximización de las ventas directas e indirectas de la empresa.
Gerencia General Dirección Técnica: Ventas, Técnico
Una vez definidos los procesos y responsables del cumplimiento de dichos procesos podemos realizar un cuadro de control de actividades concatenadas entre sí. Se reduce la carga horaria debido principalmente a la reingeniería de procesos y la correcta designación de funciones, llevando consigo una mejora del desempeño laboral del talento humano de la empresa.
FLUJOGRAMA FINAL MAROMSA S.A. TIEMPO DISTANCIA RECEPCIÓN/
BODEGA CONTROL CALIDAD CODIFICACIÓ N/INVENTARIA DO PERCHEO LEGAL: FIRMA CONTRATOS/PL ANILLAS/FACTU RAS VENTAS DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLES 1 45 min Recepción en bodega X X x Recepción de productos en bodega/Control calidad/pago proveedores Control inventario bodega/control calidad/Proveeduría/L egal 2 15 minutos - x Asignación de códigos/inventari o Control inventario bodega/contador 3 3 horas - x x x Ubicación de productos en perchas Percheo/Ventas 4 2 horas 30 min 60 KM x x Entrega de productos a líneas de distribución en campo Distribución/Bodega 5 30 minutos - x x x Firma de