La población que se consideró para el desarrollo del proyecto investigativo consta de los siguientes funcionarios que pertenecen al área Financiera del GADPPz:
Tabla 1 Población
DIRECCIÓN FINANCIERA - GADPPz
DEPARTAMENTOS N° DE PERSONAL Jefe financiero 1 Asistente Financiero 2 Archivo 2 Jefe de Tesorería 1 Tesorería 2 Presupuesto 5 Contabilidad 6 TOTAL 19
El proyecto investigativo se encuentra dirigido hacia el Departamento de Tesorería, pero su funcionamiento se encuentra guiado por la Dirección Financiera y los demás departamentos (Contabilidad y Presupuesto) pertenecientes a la misma.
Muestra
Por lo expuesto anteriormente, y debido al reducido número de población que se encuentra el Departamento de Tesorería, se ha considerado para la muestra a los 19 funcionarios que laboran en la Dirección Financiera; debido a que todo el personal de la Dirección Financiera debe consultar con el departamento de Tesorería antes de realizar alguna actividad y/o procedimiento, por tanto la participación del personal de toda la Dirección Financiera es importante para darle validez y fiabilidad a la presente investigación.
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Plan de recolección de la información.
Técnica: Entrevista – Instrumento: Guía de entrevista Tabla 2 Guía de entrevista - Tesorería
ENTREVISTA
“AUDITORÍA DE GESTIÓN AL AREA DE TESORERÍA DEL GADPPz EN EL PERIODO 2018”
OBJETIVO: Obtener información relevante que sirva como evidencia y sustento para el desarrollo del presente Proyecto investigativo.
ENTIDAD: DEPARTAMENTO:
ENTREVISTADO/A: CARGO:
FECHA: HORA:
Saludo: Buenos días estimado/a funcionario/a la presente entrevista tiene como finalidad obtener información sobre el Departamento de Tesorería para
sustentar el desarrollo del proyecto investigativo que se encuentra ejecutando en el GADPPz, espero contar con su colaboración.
1. ¿Hace cuánto tiempo labora usted en el Departamento de Tesorería?
2. ¿Cuáles considera usted que son las principales responsabilidades que debe
cumplir en el Departamento de Tesorería del GADPPz? ¿Porqué?
3. En estos últimos 3 años ¿Cuáles han sido los problemas más comunes en el Departamento de Tesorería del GADPPz?
4. ¿Qué tipos de cuentas maneja el Departamento de Tesorería y de qué
naturaleza?
5. Dentro del Departamento de Tesorería ¿Se cuenta con un manual de funciones
que permita el funcionamiento adecuado de las operaciones que se ejecutan? (En caso de que la respuesta sea positiva se pregunta: ¿En dónde se encuentra ese manual?
6. ¿Usted considera que el personal que labora en este departamento cumple con
un perfil profesional acorde a su cargo? (En caso de que la respuesta sea afirmativa: ¿Todos los funcionarios de Tesorería cuentan con un título profesional?)
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7. ¿Se ha efectuado evaluaciones de desempeño para medir el grado de
cumplimiento de las operaciones y/o actividades que realizan en el Departamento
8. de Tesorería? ¿Por qué? (En caso de que la respuesta sea afirmativa y
mencione el porqué, preguntar: ¿En el año 2018 la máxima autoridad de la entidad ha efectuado alguna evaluación de desempeño en este departamento?
9. ¿Se han presentado inconvenientes en el Departamento en lo que se refiere a
tecnología o sistemas de ingreso de información?
10.¿Qué sistema informático maneja diariamente este Departamento? ¿Cuáles
son sus beneficios y desventajas?
11.¿Cada que tiempo los funcionarios de Tesorería se capacitan? ¿Se han
realizado capacitaciones para este departamento en el año 2018?
12.¿Cuáles son las fuentes de ingreso del GADPPz?
13.¿Se han efectuado Auditorias o exámenes especiales en el Departamento de
Tesorería del GADPPz en los últimos años? (Si la respuesta es negativa, preguntar: ¿Se han efectuado auditorias o exámenes especiales en el GADPPz en los últimos años? ¿Conoce usted si existieron recomendaciones por parte de la CGE Contraloría General del Estado?
ENTREVISTADO/A:
FIRMA SELLO
ENTREVISTADORA:
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Técnica: Encuesta – Instrumento: Cuestionario
Tabla 3 Cuestionario
CUESTIONARIO
“AUDITORÍA DE GESTIÓN AL AREA DE TESORERÍA DEL GADPPz EN EL PERIODO 2018”
OBJETIVO: Obtener información que permita conocer el criterio de los
funcionarios/as sobre las actividades y procesos relacionados con el Departamento de Tesorería, la mismas que servirá como evidencia y sustento para el desarrollo del presente Proyecto investigativo.
Estimado funcionario/a del GADPPz, este cuestionario es de carácter anónimo y tiene la finalidad de recoger información útil para el desarrollo del presente proyecto investigativo, por lo cual solicito muy comedidamente su colaboración y comprensión.
Señale la respuesta que usted considere la adecuada.
1. ¿En el GADPPz se efectúa evaluaciones periódicas de desempeño laboral?
Frecuentemente Varias veces Nunca
2. ¿En la entidad se evalúa y analiza periódicamente los resultados alcanzados
contra los esperados?
Frecuentemente Varias veces Nunca
3. ¿El departamento de Tesorería cuenta con un manual de procedimientos que
responda a las necesidades del mismo?
Si No
4. ¿En la entidad existen normas o se cumple con ciertos requisitos para efectuar
los pagos?
Si No
5. ¿Los funcionarios/as de la entidad reciben capacitaciones o talleres
considerando el puesto o cargo que ocupan en la entidad?
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6. ¿El GADPPz dispone de un sistema contable que permita contabilizar y
registrar la aplicación contable con la presupuestaria?
Si No
7. ¿Considera usted que la entidad cuenta con los sustentos correspondientes
con respecto a la contabilización de las Inversiones Financieras?
Si No
8. ¿Con que frecuencia el Tesorero/a antes de ejecutar una transferencia solicita
la autorización correspondiente a la máxima autoridad del GADPPz?
Siempre Varias veces Nunca
9. ¿En la entidad los comprobantes de egreso son archivados de forma
cronológica una vez que se encuentren legalizados y con las firmas de responsabilidad correspondientes?
Siempre Varias veces Nunca
10.¿La entidad cuenta con ciertos controles que le permitan identificar las garantías que se encuentran próximas a vencer?
Siempre Varias veces Nunca
11.¿En el GADPPz se realiza conciliaciones periódicas de las recaudaciones
comparando los montos registrados en las libretas bancarias con los resúmenes bancarios?
Frecuentemente Varias veces Nunca
12.¿Se impide la realización de pagos sin documentación de respaldo
debidamente aprobada o con documentación incompleta?
Frecuentemente Algunas veces Nunca
Gracias por su colaboración.
RESPONSABLE: ANGIE PAUCAR
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2.3 Resultados del diagnóstico de la situación actual