Fórmula No. 4.- Índice de proporcionalidad para docencia
Por lo que el presupuesto para la función de docencia de la unidad responsable j, estará dado por el producto:
P
DURj =P
DOC XI
CURj Fórmula 5Siendo
P
DOC el presupuesto el presupuesto institucional para la docencia eI
CURj el factor de proporcionalidad de la UR j tomando en cuenta el costo de las carreras.En el proceso de asignación del presupuesto a las unidades responsables no es necesario tomar en consideración todas las metas de los programas, y posiblemente ni a todos los programas, sino solamente los que requieran recursos para la operación, ya que habrá metas y programas que se podrán llevar a cabo solo con los elementos humanos y materiales existentes.
En el anexo 9 se muestra un ejemplo completo de asignación presupuestal utilizando los factores de proporcionalidad.
3.2.5 – Ejecución del POA
Para efectos programático presupuestales, los programas inician su operación el primer día del año fiscal y una vez que se termina cada trimestre del año, se rinde el informe del avance en las metas y el ejercicio de los recursos. De esta información se obtienen los indicadores que se emplean en la elaboración de reportes e informes.
Diseño de indicadores de gestión
Es aceptado que la forma como se aborda la medida de cualquier fenómeno refleja el nivel de desarrollo teórico y conceptual alcanzado. Aquí se sostiene la idea de la Organización para la Cooperación y el Desarrollo Económico31 (OCDE), de que los indicadores son un valor numérico que provee una medida para ponderar el desempeño cuantitativo y/o cualitativo de un sistema. En este trabajo se consideran como parámetros de medición para evaluar el grado de cumplimiento de los objetivos y metas del PDI y el ejercicio de los recursos asignados.
Un señalamiento reiterado en el PND y en el PNE es el de trabajar con indicadores que permitan identificar la situación actual de un fenómeno particular o del estado que guarda un determinado servicio.
Los indicadores serán también los elementos de control del sistema, en virtud de que se retroalimentarán a las UR para que tomen las medidas correctivas en los procesos, incrementar la calidad de la información y buscar el mejoramiento permanente.
Los indicadores pueden ser clasificados de acuerdo al nivel de la organización al que van dirigidos. Es decir que a la alta dirección se le deben proporcionar indicadores estratégicos; al nivel medio de la organización se le apoyará con indicadores tácticos y al nivel operativo con indicadores operativos. (fig. 22)
En cada caso se propone calcular tres tipos de indicadores: Los programáticos que se relacionan solamente con las metas comprometidas y las alcanzadas, los presupuestales que se refieren al presupuesto asignado y ejercido y los que vinculan ambas variables.
INDICADORES
GESTIÓN ESTRATÉGICA GESTIÓN TÁCTICA GESTIÓN OPERATIVA INDICADORES ESTRATÉGICOS INDICADORES TÁCTICOS INDICADORES OPERATIVOSFig. 22.- Niveles de los indicadores
Indicadores programáticos
Los indicadores programáticos se denominarán en general como indicadores de cumplimiento de metas, en virtud de que su principal objetivo es el de proporcionar información sobre el estado que guardan las unidades de medida programadas en un período dado. También pueden calcularse indicadores para conocer el avance global de una función, de una UR, de los niveles educativos medio superior, superior y posgrado o de las escuelas agrupadas en una área del conocimiento.
Estos indicadores retroalimentan el sistema de programación y presupuestación a las UR y a las entidades que coordinan la operación de los programas. No obstante, a pesar de que su metodología de cálculo es muy sencilla, su difusión y su uso son aún limitados. En este trabajo se sugiere una aplicación más extensiva utilizándolos ampliamente en los informes y reportes institucionales.
De esta forma, los indicadores programáticos propuestos tienen los siguientes fines:
• Determinar el avance de las metas de una unidad de medida:
• Conocer el desempeño de un programa:
• Saber cual es la situación programática de una función.
• Conocer el cumplimiento global de metas de las UR.
• Determinar la situación programática por nivel educativo.
Los indicadores de las unidades de medida se calculan como el cociente de las metas logradas entre las programadas inicialmente, mientras que las subsiguientes pueden ser calculados como promedios de los indicadores de las unidades, que es lo más práctico, o bien realizar la suma total de metas logradas y dividirlas entre la suma de las programadas. El cuadro siguiente muestra un caso:
IN D IC A D O R E S P R O G R A M Á T IC O S
P o r p ro g ram a: Ic = Σ M etas lo grad as
Σ M etas p ro gra m a d a s * 1 0 0 P o r U R : Iu r = Σ Ic N ú m e ro d e p ro gra m as P o r n iv e l ed u c ativ o : In = Σ Iu r N ú m e ro d e U R P o r U n id ad d e m ed id a: Iu m = M eta alca n za d a
M eta p ro gram ada * 1 0 0
75 Fórmula 6.- Ejemplos de cálculo de indicadores simples
Se verá enseguida una propuesta para construir indicadores más completos, que tomen en cuenta aspectos cuantitativos y cualitativos, como son la oportunidad y la confiabilidad de la información de los programas operativos anuales y de sus seguimientos, que están relacionados con la calidad de la información y de los reportes que se elaboren con ella. La expresión matemática del indicador se muestra en la fórmula 7:
I N D I C A D O R M U L T I O B J E T IV O
i= 1G
i =P
qk *P
sj *P
fiI
u r =ΣG
i* E
i D o n d e : Y M E T A S L O G R A D A S M E T A S P R O G R A M A D A SE i =
P R O M F ó rm u la 7 F ó rm u la 8Donde: Pqk es el ponderador para factores cuantitativos y cualitativos
P
sj es un ponderador entre funciones sustantivas y adjetivasPfi es un ponderador de las funciones y de los factores cualitativos
E
i es la eficacia programática de la función, calculada con la fórmula 8. k = 1,2i = número de funciones + factores. J = 1,2,3,4
La ponderación en cada uno de los niveles del indicador se definirá de acuerdo a las necesidades o del nivel educativo de la UR.
Para los factores cualitativos se pueden asignar valores como los siguientes:
Oportunidad de la información:
Está determinada por los tiempos de entrega de los reportes de evaluación trimestral de metas.
valor asignado
Entrega antes de la fecha o el día límite 100 En los cinco días siguientes 90 De seis a diez días después 80 Mas de diez días de retrazo 70
No entregó 0
Confiabilidad de la información:
Depende de la consistencia, la congruencia y los errores de la información y se puede valorar con un índice de confiabilidad calculado en este caso particular como:
I
c = (Unidades de medida erróneas)/
(Total de unidades de medida reportadas)En el anexo 10 se muestra un ejemplo completo del cálculo de los indicadores utilizando este procedimiento y en la figura 23 se muestra un ejemplo de gráficas que pueden elaborarse con este indicador:
101.70 113.20 80.70 117.90 98.50 106.70 118.70 0.00 20.00 40.00 60.00 80.00 100.00 120.00 140.00 IN D IC AD O R
UR1 UR2 UR3 UR4 UR5 UR6 UR7
UNIDADES RESPONSABLES
INDICADOR DE CUMPLIMIENTO PROGRAMÁTICO Fig. 23.- Ejemplo de gráficas
Indicadores presupuestales
Los indicadores presupuestales pueden obtenerse de la información de los recursos autorizados y de su ejercicio trimestral. Se identifican tres tipos:
• Los indicadores de suficiencia, que indican la cantidad de recursos recibidos en comparación con los que requiere el programa para su correcta operación.
• Los indicadores de oportunidad, que reflejan si los recursos se tienen disponibles con oportunidad o el nivel de retrazo en la recepción.
• Los indicadores del ejercicio de los recursos, que reflejan en avance en el gasto y los costos de los programas.
En los primeros están principalmente los que relacionan el presupuesto solicitado, que es el mínimo que garantiza la operación adecuada de los programas, con el presupuesto real asignado a los programas de la UR: