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Evolución del pensamiento administrativo

Las organizaciones en el transcurrir del tiempo han evolucionado; estos cambios han incluido modificaciones en las estructuras organizacionales, lo cual a su vez, ha ocasionado la adopción de nuevos estilos de administración, siendo habitual encontrar en las instituciones de salud combinaciones de estilos de administración clásica acompañada de enfoque administrativo estratégico.

(KOONTZ, 2012, págs. 16-18) Condujeron los famosos experimentos en la planta Hawthorne en la Western Electric Company entre 1927 y 1932, antes entre 1924 y 1927 el nacional y los Research Council (Consejo de Investigación), realizo un estudio en colaboración con la Western Electric para

Taylor Administración científica Importancia de las tareas Incrementar la eficiencia de la empresa por medio del aumento de eficiencia

a nivel operativo.

Aumentar la eficiencia d la empresa por medio de la forma y disposición de los órganos componentes de la organización y de sus integrantes estructurales. Importancia de la estructura Teoría clásica Fayol

Confrontación de las teorías de Taylor y de Fayol

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determinar el efecto de la iluminación y otras condiciones sobre los trabajos y su productividad. Al descubrir que la productividad mejoraba cuando la iluminación aumentaba o disminuía para un grupo de prueba, los investigadores estuvieron a punto de declarar el experimento un fracaso, sin embargo Mayo, investigador de Harvard vio en ello algo diferente y junto a Roethlisberger y otros continuo la investigación.

Lo que Mayo y sus colegas encontraron, partiendo de ideas anteriores particularmente de las Wilfredo Pareto, tendría un efecto radical en el pensamiento administrativo, cambiar la iluminación para el grupo de prueba, modificar los periodos de descanso, recortar los días de trabajo y diversos sistemas de pago de incentivos, no parecieron explicar los cambios en la productividad, Mayo y sus investigadores llegaron entonces a la conclusión de que otros factores eran responsables y en general encontraron que la mejoría en la productividad se debía a factores sociales como la moral, las relaciones satisfactorias entre los miembros de un grupo de trabajo(un sentido de pertenencia) y una administración efectiva, esto es un tipo de administración que consideraba el comportamiento humano, en especial el comportamiento de grupo y lo atendía mediante habilidades interpersonales como motivación, asesoramiento, dirección y comunicación. Este fenómeno que surge básicamente de que las personas sean notadas, se ha llamado efecto Hawthorne.

Modelo de análisis administrativo

Aun cuando los autores y teóricos académicos contribuyeron muy poco al estudio de la administración hasta principios del decenio de 1950 (los escritos anteriores provienen sobre todo de practicantes), los últimos decenios han visto un verdadero diluvio de textos provenientes de las aulas académicas. La variedad de enfoques en el análisis de la administración, la cantidad de la investigación y el gran número de puntos de vista divergentes han generado mucha confusión en cuanto a lo que es administración, que es la teoría y que es la ciencia y como deben analizarse los sucesos gerenciales. De hecho hace

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muchos años Harold Koontz llamo a esta situación la jungla de la teoría de la administración, desde entonces la vegetación de la jungla ha cambiado un tanto, se ha desarrollado nuevos enfoques y otros más antiguos han adquirido nuevos significados al agregárseles algunos nuevos conceptos, pero el desarrollo de la ciencia y la teoría de la administración tiene las mismas características de jungla.

Enfoques de la administración

Da importancia al comportamiento de las personas en grupos, se basa en la sociología y psicología sociales y primordialmente estudia modelos de comportamiento grupal, a menudo a este estudio de grandes grupos se les llama comportamiento organizacional, pero casi nunca se integra a los conceptos, principios, teorías y técnicas de la administración, requiere una integración más estrecha con el diseño de la estructura de la organizacional, la integración del personal, la planeación y el control.

Con base en la psicología individual, se enfoca en el comportamiento interpersonal, las relaciones humanas, el liderazgo y la motivación, ignora el planear, organizar y controlar, la capacitación psicológica no es suficiente para convertirse en un gerente efectivo.

(KOONTZ, 2012, pág. 25) Uno de los modelos de teoría administrativa es el enfoque en las funciones gerenciales difundido por Henry Minzberg de la universidad de McGill. En esencia su enfoque, consiste en observar lo que los gerentes hacen, y a partir de ello llegar a conclusiones respecto de que actividades o funciones gerenciales se trata. Varios investigadores han estudiado el trabajo real de los gerentes desde Ceo hasta supervisores de línea, pero Minzberg le dio a este enfoque mucha notoriedad.

Después de estudiar sistemáticamente las actividades Minzberg llego a la conclusión de que los ejecutivos no realizan las funciones gerenciales clásicas de planear, organizar, comandar, coordinar y controlar, en vez de ello se dedican a una variedad distinta de actividades, de esta investigación y de las

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de otros que estudiaron lo que hacen en realidad los gerentes, Minzberg concluyo que desempeñan una serie de diez funciones interpersonales:

1. De figura central (realiza tareas protocolarias y sociales como representante de la organización).

2. De líder.

3. De enlace (en particular con personas de fuera) Funciones informativa:

4. De receptor (recibe información sobre la operación de una empresa) 5. De difusor (envía información a los subordinados)

6. De vocero (transmite información hacia fuera de la organización) Funciones de decisión:

7. De emprendedor

8. De encargado de disturbios 9. De asignar recursos.

10. De negociar (trata con varias personas y grupos de personas). Enfoque en el proceso administrativo o enfoque operacional

(KOONTZ, 2012, pág. 26) El enfoque en el proceso administrativo de la teoría y ciencia administrativa conjunta el conocimiento pertinente de la administración al relacionarlo con el puesto gerencial, lo que los gerentes hacen como otras ciencias operacionales, trata de integrar los conceptos, los principios y las técnicas que subyacen en la labor administrativa. Este enfoque reconoce que hay un cumulo central de conocimientos de la administración que solo es pertinente en su campo, cuestiones como línea y asesor personal staff, departamentalización, evaluación gerencial y varias técnicas de control gerencial incluyen conceptos y teorías que solo se ubican en situaciones que involucran a los gerentes, además este enfoque recurre y absorbe conocimientos de otros campos, incluidos la teoría de sistemas, los conceptos de calidad y reingeniería, la teoría de la decisión, las teorías de motivación y liderazgo, el comportamiento individual y de grupo, los sistemas sociales y la cooperación y las comunicaciones, la naturaleza de este enfoque se ilustra en un diagrama en el que se muestra que la escuela del proceso administrativo u

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operacional, reconoce la existencia de un cumulo central de ciencia y teoría peculiar a la administración y también recibe contribuciones de varias escuelas y enfoques adicionales, además el teórico del proceso administrativo se interesa solo en lo que es considerado más útil y relevante para la administración y no en todo el conocimiento importante de estos diversos campos.

(CHIAVENATO, 2010, pág. 137) Las funciones del administrador corresponden a los elementos de la administración que Fayol definió en su tiempo (planear, organizar, dirigir, coordinar y controlar), aunque con una apariencia actualizada, dentro de la línea propuesta por Fayol, los autores neoclásicos adoptaron el proceso administrativo como núcleo de su teoría ecléctica y utilitarista, Sin embargo cada autor se desvía de los demás para adoptar funciones administrativas ligeramente diferentes, las funciones del administrador que forman el proceso administrativo son algo más que una secuencia cíclica, ya que están íntimamente ligadas a una interrelación dinámica. El proceso administrativo dicho en otras palabras es: cíclico, dinámico e interactivo como continuación:



Gráfico 3. El proceso administrativo Elaborado por: La Autora

Moral y clima organizacional

Para los humanistas, la motivación la motivación es el impulso que permite esforzarse en alcanzar los objetivos organizacionales y cuando se satisfaga

Planeación Organización Dirección Control

Definir estándares. Monitorear el desempeño. Evaluar el desempeño. Acción Correspondiente. Designar a las personas. Coordinar esfuerzos. Comunicar. Motivar. Liderar. Orientar. Dividir el trabajo Designar las actividades. Agrupar las actividades en órganos y puestos. Designar recursos Definir autoridad y responsabilidad. Definir misión. Formular objetivos,

Definir los planes para alcanzarlos

Programar las actividades

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alguna necesidad individual, de ahí nace el concepto de la moral, misma que nació con la teoría de las relaciones humanas, la moral es un concepto abstracto e intangible, pero perceptible, es una consecuencia del estado de motivación provocado por la satisfacción o no satisfacción de las necesidades de las personas. En la medida que las necesidades de las personas son satisfechas por la organización, la moral se eleva y disminuye cuando la organización frustra la satisfacción de las necesidades, en general la moral se eleva cuando las necesidades individuales encuentran medios y condiciones de satisfacción y disminuye cuando las mismas encuentran barreras externas o internas que impiden su satisfacción y provocan frustración.

Liderazgo

La teoría de las relaciones humanas comprobó su enorme influencia sobre el comportamiento de las personas, mientras que la teoría clásica se concentraba en la autoridad formal, al reconocer solo la dirección de los niveles jerárquicos superiores sobre los niveles inferiores, el experimento realizado por Hawthorne tuvo el mérito, entre otros de mostrar la existencia de líderes informales que encarnaban las normas y expectativas del grupo, mantenían control sobre el comportamiento del mismo y ayudaban a los obreros a actuar como grupo social cohesionado e integrado.

El enfoque de sistemas

La teoría y la práctica de la administración han experimentado cambios sustanciales en los años recientes, la administración y la conducta ha enriquecido a la teoría tradicional, sin embargo durante la época de los setenta surge un enfoque que puede servir como base para lograr la convergencia, el enfoque de sistemas que facilita la unificación de muchos campos de conocimiento, siendo usado por las ciencias físicas, biológicas y sociales como un marco de referencia general y puede ser usado como marco de referencia para la integración de la teoría organizacional moderna, definiendo el sistema como un todo unitario organizado compuesto por dos o más partes

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componentes o subsistemas interdependientes y delineando por los limites identificables de su ambiente. La teoría general de subsistemas no busca solucionar problemas o intentar soluciones prácticas, pero si producir teorías y formulaciones conceptuales que puedan crear condiciones de aplicación en la realidad empírica, afirmando que las propiedades de los sistemas no pueden ser descritas significativamente en términos de elementos separados. La teoría general de subsistemas se fundamenta en tres premisas básicas (Berrier – 1968) a saber:

1. Los sistemas existen dentro de los sistemas, las moléculas existen dentro de las células, las células dentro de los tejidos, los tejidos dentro de los órganos, los órganos dentro de los organismos, los organismos dentro de las culturas y así sucesivamente.

2. Los sistemas son abierto, siendo una consecuencia de la premisa anterior, cada sistema que se examine, excepto el mayor o el menor, recibe y descarga algo en otro sistema, generalmente en aquellos que le son contiguos, cuando el intercambio cesa el sistema se desintegra.

3. Las funciones de un sistema dependen de su estructura, para los sistemas biogenéticos y mecánicos esta afirmación es intuitiva.

Se ha demostrado que las teorías tradicionales de la organización han visto a la organización como un sistema cerrado. Esta tendencia ha llevado a no considerar los diferentes ambientes organizacionales y la naturaleza de su dependencia en cuanto al ambiente, también llevo a una excesiva confianza y concentración en los principios de funcionamiento interno con la consecuente falta de comprensión y desarrollo de los procesos de retroalimentación que son esenciales para la supervivencia. La teoría de sistemas penetro rápidamente en las teorías de la administración por dos razones básicas. (Chiavenato – 1990)

1. Por la imperiosa necesidad de una síntesis y de una integración mayor de las teorías que le precedieron.

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2. Por otro lado las matemáticas y la cibernética de un modo general y la tecnología de la información de un modo especial, trajeron inmensas posibilidades de desarrollo y operativización de las ideas que convergían hacia una teoría de sistemas aplicada a la administración.

Enfoque dinámico: el énfasis de la teoría moderna se da en este proceso de interrelación que ocurre dentro de la estructura de una organización, este enfoque contrasta con la visión clásica que enfatiza casi únicamente la estructura estática. La teoría moderna no se aparta del énfasis en la estructura y simplemente hace hincapié en el proceso de interacción que ocurre dentro de esa estructura.

• Multidimensional: la teoría sistémica considera todos los niveles de la organización.

• Multimotivacional: la teoría de sistemas reconoce que un acto puede ser motivado por muchos deseos distintos.

• Multidisciplinaria: busca conceptos y técnicas de muchos campos de estudio, representa una síntesis integradora de partes relevantes de todos los campos en el desarrollo de una teoría general de la administración.

• Descriptiva: mientras que las teorías más antiguas eran normativas y prescriptivas preocupadas porque hacerlo y cómo hacerlo, la teoría moderna busca comprender los fenómenos organizacionales y dejar los objetivos y los métodos al individuo.

• Multivariable: la teoría moderna tiende asumir que un suceso puede ser causado por numerosos factores que están interrelacionados y que son interdependientes.

• Adaptativa: si una organización pretende permanecer viable, es decir continuar existiendo, debe adaptarse continuamente a los requisitos cambiantes del ambiente, la moderna teoría entiende la administración en un sentido ecológico, como un sistema abierto que se adapta a través de un proceso de retroalimentación.

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Este enfoque sistémico de la administración es básicamente una teoría general comprensible que cubre ampliamente todos los fenómenos organizacionales, siendo una síntesis integradora de los conceptos clásicos, estructuralistas y del comportamiento, la teoría no rechaza la necesidad de un proceso administrativo en los cinco pasos clásicos, ni desprecia a la estructura organizativa, pero le introduce un concepto de sistema que permite estudiar la administración en relación con el medio teniendo en cuenta todos los elementos del sistema permitiendo su integración.

Son numerosas las críticas que se han realizado al valor practico de enfoque de sistemas, se piensa que el enfoque es sofisticado en cuanto a conceptos y permite conocer la interdependencia de las partes de una organización, pero no plantea ningún tipo de aplicación que permita los administradores llevarlo a la práctica, ni identifica las variables internas y externas que afectan a la administración.

Características de la administración

 Universalidad. El fenómeno administrativo se da donde quiera que existe un organismo social, es el proceso global de toma de decisiones orientado a conseguir los objetivos organizativos de forma eficaz y eficiente, mediante la planificación, organización, integración de personal, dirección y control. Es una ciencia que se basa en técnicas viendo a futuro, coordinando cosas, personas y sistemas para lograr, por medio de la comparación y jerarquía un objetivo con eficacia y eficiencia. La toma de decisiones es la principal fuente de una empresa para llevar a cabo unas buenas inversiones y excelentes resultados. Porque en él tiene siempre que existir coordinación sistemática de medios. La administración se da por lo mismo en el estado, en el ejército, en la empresa, en las instituciones educativas, en una sociedad religiosa, etc. Y los elementos esenciales en todas esas clases de administración serán los mismos, aunque lógicamente existan variantes accidentales. Se puede decir que La administración es universal porque

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esta se puede aplicar en todo tipo de organismo social y en todos los sistemas políticos existentes.

 Especificidad. Aunque la administración va siempre acompañada de otros fenómenos de índole distinta, el fenómeno administrativo es específico y distinto a los que acompaña. Se puede ser un magnífico ingeniero de producción y un pésimo administrador. La administración tiene características específicas que no nos permite confundirla con otra ciencia o técnica. Que la administración se auxilie de otras ciencias y técnicas, tiene características propias que le proporcionan su carácter específico, es decir, no puede confundirse con otras disciplinas.

 Unidad temporal. Aunque se distingan etapas, fases y elementos del fenómeno administrativo, éste es único y, por lo mismo, en todo momento de la vida de una empresa se están dando, en mayor o menor grado, todos o la mayor parte de los elementos administrativos. Así, al hacer los planes, no por eso se deja de mandar, de controlar, de organizar, etc.

 Unidad jerárquica. Todos cuantos tienen carácter de jefes en un organismo social, participan en distintos grados y modalidades, de la misma administración. Así, en una empresa forman un solo cuerpo administrativo, desde el gerente general, hasta el último mayordomo.

 Valor instrumental. La administración es un medio para alcanzar un fin, es decir, se utiliza en los organismos sociales para lograr en forma eficiente los objetivos establecidos.

 Amplitud de ejercicio. Se aplica en todos los niveles de un organismo formal, por ejemplo, presidentes, gerentes, supervisores, ama de casa, etc.  Interdisciplinariedad. La administración hace uso de los principios,

procesos, procedimientos y métodos de otras ciencias que están relacionadas con la eficiencia en el trabajo.

 Flexibilidad. Los principios y técnicas administrativas se pueden adaptar a las diferentes necesidades de la empresa o grupo social.

La administración puede verse también como un proceso. Según Fayol, dicho proceso está compuesto por funciones básicas: planificación, organización, dirección, coordinación, control.

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Planificación: Proceso administrativo Procedimiento para establecer objetivos y un curso de acción adecuado para lograrlos.

Organización: Proceso para comprometer a dos o más personas que trabajan juntas de manera estructurada, con el propósito de alcanzar una meta o una serie de metas específicas.

Dirección: Función que consiste en dirigir e influir en las actividades de los miembros de un grupo o una organización entera, con respecto a una tarea. A partir de la dirección, los administradores ayudan a las personas a ver que pueden satisfacer sus propias necesidades y utilizar su potencial al contribuir a las metas de una empresa.

Coordinación: Integración de las actividades de partes independientes de una organización con el objetivo de alcanzar las metas seleccionadas.

Control: Proceso para asegurar que las actividades reales se ajusten a las planificadas.

El proceso se da al mismo tiempo. Es decir, el administrador realiza estas funciones simultáneamente.

Las funciones o procesos detallados no son independientes, sino que están totalmente interrelacionados. Cuando una organización elabora un plan, debe ordenar su estructura para hacer posible la ejecución del mismo. Luego de la ejecución (o tal vez en forma simultánea) se controla que la realidad de la empresa no se aleje de la planificación, o en caso de hacerlo se busca comprender las causas de dicho alejamiento. Finalmente, del control realizado puede surgir una corrección en la planificación, lo que realimenta el proceso.

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