Supervised System

Como estrategia principal en este plan, está el determinar normas y políticas para la administración de la red social, ya que la calidad de los comentarios y publicaciones que se coloquen bajo el nombre de UTE Santo Domingo, beneficiará o afectará la imagen de la institución, razón por la cual se debe manejar adecuadamente cualquier propaganda o información que se divulgue por este medio.

Ante esto es necesaria la aplicación de las siguientes políticas:

Políticas para el administrador red social.

 El administrador deberá formar parte del personal administrativo de la UTE-SD y del departamento de Relaciones públicas.

 La clave de acceso a la página de Facebook: www.facebook/stodomingo.com, es de uso exclusivo para el administrador.

 Manejar adecuadamente la marca y buen nombre de la institución en la red social.

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3.3.4.2 Designar el responsable o Community Manager.

La persona del área de Comunicación a la cual se designe la función de Community Manager ha de tener la capacidad y experiencia en el manejo y gestión de todos los recursos disponibles al servicio de la comunicación integral, especialmente en el manejo de marca y la comunicación corporativa.

En base a esto, la persona responsable de la comunicación en las redes sociales debe tener una serie de habilidades como las que se citan a continuación:

 Capacidad de comunicación y relación

 Creatividad

 Coordinar, el diseño y producción del contenido gráfico, fotográfico, sonoro, audiovisual.

 Generar los contenidos cuidando la imagen institucional para las nuevas herramienta de la comunicación Web 2.0.

 Cobertura en todo evento que beneficie a la Institución, tales como ferias, debates, deportes, etc.

 Elaboración periódica de informes detallados y análisis de los resultados de las redes sociales de la Universidad.

Una vez designado al personal idóneo, se debe realizar el programa de capacitación, el mismo que le permitirá estar actualizado y manejar adecuadamente las nuevas herramientas tecnológicas.

Entre los temas que puede capacitarse esta el Diseño de estrategias digitales, Manejo de las redes sociales, Manejo de crisis en Redes sociales entre otros.

3.3.4.3.Determinar procesos para la recopilación de información a publicar

Parte del proceso comunicacional, es obtener el material informativo de eventos, convenios, investigaciones, deportes, danza, cultura etc. y posteriormente su difusión en las herramientas de

79 comunicación tradicionales o aprovechar las nuevas herramientas vanguardista como es la comunicación Web 2.0 (redes social).

Por esta situación y como instrumento de recopilación de información el departamento de Relaciones Públicas presento en plan de comunicación 2015 el proceso para la recopilación de información y de esta forma elaborar la noticia y seleccionar el material a publicarla en la red.

Ante esto es importante considerar el proceso de recopilación de información por parte de relaciones públicas y el formulario de difusión de eventos donde se detallara el objetivo principal de la actividad y el medio de difusión que se utilizará.

Gráfico Nº15 Proceso de recopilación de información de eventos

Fuente: Plan de comunicación UTE-SD 2015

Elaborado por: Verónica Cecibel Sanmartín Ramón

RR PP, cubre el evento, selecciona la información y prepara la noticia Diseño gráfico elabora el arte Pública la información Seguimiento de la publicación Formulario de difusión de eventos Eventos académicos o administrativos

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3.3.4.4.Campaña de socialización del fans page de la sede entre la comunidad universitaria

En las encuestas aplicada se pudo notar claramente que el 80 % de los encuestados desconocían la página de Facebook de la Universidad, de ahí nace la importancia de llegar a los diferentes estamento y lograr el seguimientos a la página.

Dentro de las actividades para cumplir esta estrategia se consideró importante la realización de las siguientes actividades:

 Pancartas publicitaria.- es importante diseñar una fiche y pancartas que den a conocer y motive el seguimiento de la comunidad al fans page UTE.

 Correos masivo con la dirección de Facebook.- Por medio de e-mail enviar un comunicado a los estamentos donde se detalla el fans page de la Universidad y poder conseguir un mayor número de seguidores semanales.

 Difusión en las aulas de clases.- Reforzar los comunicados visitando las instalaciones de la universidad y hacer resonancia por esta nueva herramienta de comunicación.

 Incluir en la papelería informativa el link del Facebook de la UTE SD.- Se aprovecharía el material impreso y desde ahí se empezaría a comunicar e informara de este particular.

3.3.4.5. Aplicación de la estrategias de las 3 E

La estrategia de las 3 E, se trata de un mix de información que debe tener un fans page para ser atractivo frente a los demás.

Hoy por hoy, son bajos los niveles de permanencia por parte de los jóvenes en una red social, por lo cual es necesario que diariamente la página publique y transmita mensaje enfocados a la estrategias de las tres E:

Entretenimiento.- diversión y distracción son la clave para que los jóvenes tengan el deseo de ingresar a la página.

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Educación.- Información y noticias, al ser una Institución de Educación es importante que la Universidad informe a la Comunidad Universitaria los acontecimientos más importantes en el mundo, sea información de la IES o temas que estén acorde a sus carreras.

Empoderamiento: sentido de pertenencia con la Institución, con esta estrategia buscamos que la comunidad Universitaria se sienta parte de la Institución, para ello es necesario compartir los logros de la comunidad e invitar a los seguidores de la Red a compartir los logros o comunicados de la UTE-SD

3.3.4.6. Estructurar el tipo de publicaciones informativas

Al hablar de publicaciones informativas nos estamos refiriendo a los comunicados de índole universitaria que contengan información de la Universidad tales como:

 Cursos, seminarios,- Que son organizados por el Departamento de Educación continua, los mismos que pueden ser para la comunidad Universitaria como para el público externo.

 Calendario académico.- Encontraran las fechas ya programadas de las diferentes actividades académicas a realizar durante el semestre. Cabe mencionar que en la encuesta aplicada la mayoría de evaluados solicita que se publique las fechas de las actividades académicas.

 Comunicados.- estos serán de manera general y que no se encuentren dentro del calendario académico tales como carnetización, talleres.

 Fotografías de evento.- Divulgar mediante imágenes todos los eventos que se realizan en la Universidad los cuales pueden ser generado por las áreas de investigación, vinculación, coordinaciones de carrera o la sesión solemne organiza por el departamento de Relaciones públicas.

3.3.4.7. Estructurar las publicaciones de Entretenimiento

Diariamente se debe realizar publicaciones que diviertan, motiven o incentive a sus seguidores a visitar la página. Estas pueden ser frases, comentarios, imágenes que deben estar acompañados

82 de la marca institucional

Para este tipo de publicaciones podemos mencionar.

 Concurso de destreza mental.- actividad que le permita a los seguidores divertirse y tener una opción más para ingresar.

 Links de videos de superación, motivación y liderazgo.- A fin de ser una motivación se debe compartir videos que le ayuden a la juventud o al medio en general a valorarse dedicarse a la educación.

 Publicaciones educativas.- El hecho de ser una institución de educación superior es importante que se informe sobre la situación actual del país a fin de que la comunidad universitaria este siempre atenta a los diferentes cambio y noticias.

 Principales noticias del país.- etas pueden ser las que este involucradas con la educación y las nuevas normas y reglamentos de educación.

 Temas de conocimiento y cultura general.- Importante ya que se aporta a los conocimientos de los seguidores a fin de mejorar su capacidad intelectual.

3.3.4.8. Publicaciones sociales

Para las publicaciones de índole social estas pueden ser.

 Información de los eventos que se han realizado los mismos que irán acompañados de diferentes fotografías de cada evento.

 Fotografías de Comunidad Universitaria en las diferentes instalaciones de la universidad.

 El logro por parte de los estudiantes, sea al momento de su graduación o participación exitosa en algún evento.

 Crear contenido único, diferenciador y bien elaborado.

3.3.4.9. Publicaciones educativas

El seguidor no solamente dese conocer información del que hacer universitario, por lo tanto es necesario que en la página se comparta información referente a la actividad de la Universidad y

83 sobre las principales noticias del mundo.

Esta información puede referirse incluso temas cotidianos que puedan ayudar al desempeño de los jóvenes como profesionales tales como:

 Información de la IES en el país

 Temas importantes en el país referente a cada carrera

 Información de programas de Becas de estudio

 Técnicas que ayuden a los jóvenes en su proceso de aprendizaje.

3.3.4.10 Determinar pautas base.

Establecer directrices en cuanto al tiempo, tipo y lenguaje a utilizar al momento de dar respuesta a un comentario. Así también la capacidad de defender la marca y evadir o disipar los mensajes negativos que en algún momento se presenten.

Tiempo: los mensajes y comentario deben ser respondidos diariamente.

Tipo de mensaje: texto corto, imágenes o video institucional

Lenguaje: Las redes sociales son comunidades virtuales informales y fueron creadas para mensaje corto y concreto; por lo que al publicar un comentario se debe dejar de lado los formalismos tradicionales.

El responsable del manejo de la página de Facebook, debe tener la capacidad de evitar conflictos con los seguidores de la página, por lo tanto al existir un comentario desfavorable para la institución no se debe eliminar ni bloquear al usuario; al contrario responder a la brevedad y direccionar al seguidor a hacia una solución del problema.

3.3.4.11. Estrategia de Contenidos

Estrategias de contenido es la forma como se debe publicar la información, para lo cual se debe considerar las siguientes observaciones:

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Autorización: Cualquier publicación debe estar revisada y autorizada por el Responsable del Departamento de Relaciones Públicas.

¿Qué publicar?: la información a publicar no debe afectar a la imagen de la institución y debe ser referente a la estructura de publicación mencionada en las estrategias anteriores.

¿Cómo publicar?: La persona responsable o Community Manager es el único que podrá publicar en la página.

¿Cuándo publicar?: Las publicaciones se pueden hacer diariamente, antes o después de desarrollarse un evento, siempre y cuando se haya cumplido con el proceso de recolección de información.

3.3.4.12. Motivar el interés de compartir e ingresar a nuestro fans page

Motivar al público a ingresar al fans page y más aun a interactuar en el mismo es la clave principal de las redes social.

Ante esto, es necesario motivar a los seguidores a compartir, dar “Me gusta” o comentar las publicaciones realizadas en la red social ya que de esta forma se logra el reconocimiento de la Institución.

Ante esto, es necesario que la Institución se plantee la idea de realizar, concursos, donde el principal requisito es interactuar en la página oficial de la Sede.

Los concursos pueden enfocarse a:

 Compartir una publicación

 Subir una fotografía con el logo de la UTE

 Comentar sobre un artículo publicado

85 Los participantes que cumplan con los requisitos antes mencionados, podrán hacerse acreedores a diferentes obsequios institucionales u ordenes de consumo en el restaurante de la Institución.

3.3.4.13. Establecer indicadores de medición en la página de Facebook

Se debe presentar informes mensuales sobre la situación de la red social a las autoridades de la institución. Para ello debe considerarse los siguientes puntos:

 Incremento de los seguidores de la página

 Noticia publicada de mayor acogida

 Numero de opiniones por parte de los seguidores.