บทที่ 13 การสัมมนา สัมมนา หมายถึง การประชุมเพื่อแลกเปลี่ยนความรู้และความคิดเห็นเพื่อหาข้อสรุปในเรื่องใดเรื่องหนึ่ง ผล ของการสัมมนาถือเป็นเพียงข้อเสนอแนะ จุดมุ่งหมายของการสัมมนา 1. เพื่อศึกษาประเด็นต่างๆของปัญหานั้นๆ 2. เพื่อให้สมาชิกแก้ไขปัญหาร่วมกัน โดยการแลกเปลี่ยนความรู้ ความคิดเห็น และประสบการณ์ 3. เพื่อน าผลของการสัมมนาเป็นแนวทางในการก าหนดนโยบาย 4. เปิดโอการให้ผู้คนพบปะเพื่อหาประโยชน์ในอนาคต 5. เพื่อการพัฒนาและการปฏิบัติงานให้บรรลุเป้าหมาย ประโยชน์ของการสัมมนา 1. ช่วยให้ผู้เข้าร่วมสัมมนาได้รับความรู้ และแนวคิดจากการเข้าร่วม 2. ช่วยท าให้ระบบการท างานในระดับหน่วยงานมีประสิทธิภาพมากขึ้น 3. ช่วยแบ่งเบาภาระการปฏิบัติงานของผู้บังคับบัญชา 4. ช่วยให้ผู้เข้าร่วมสัมมนามีโอการฝึกฝนตนเองขากกระบวนการต่างๆ 5. ช่วยให้ผู้เข้าร่วมมีความกระตือรือร้น ลักษณะทั่วไปของการสัมมนา 1. รูปแบบชองการสัมมนา เป็นการประชุมหนึ่งซึ่งยึดระบบงานท างานกลุ่มเป็นหลัก 2. เป้าของการสัมมนา คือมุ่งเน้นแก้ปัญหาของหน่วยงาน 3. ผู้เข้าร่วมสัมมนาควรเป็นผู้ที่มีความสนใจในเรื่องนั้นๆ 4. ปัญหาของการสัมมนา ต้องพิจารณาจากสิ่งที่ส่งผลกระทบต่อองค์กรนั้น 5. การด าเนินการศึกษาหาแนวทางแก้ไข ต้องร่วมมือกันตามระบบประชาธิปไตย 6. ความส าเร็จของการสัมมนา
7. ขั้นตอนหลังสัมมนา หลักการสัมมนาทุกครั้ง จะมีการท ารายงานผลการสัมมนาแจกจ่ายให้กับ ผู้เข้าร่วม เพื่อเป็นประโยชน์และแนวความคิดในการด าเนินงานต่อไป องค์ประกอบของการสัมมนา 1. องค์ประกอบด้านเนื้อหา 1.1 จุดมุ่งหมายของการสัมมนา 1.2 หัวข้อในการสัมมนา 1.2.1 เป็นหัวข้อที่เกี่ยวกับข้อเท็จจริงคุฯค่าหรือนโยบาย 1.2.2 หัวข้อควรอยู่ในรูปประโยคค าถามเพื่อช่วยจ ากัดขอบเขตของปัญหาได้ 1.2.3 หัวข้อควรใช้ภาษาที่ชัดเจน เข้าใจง่าย 2. องค์ประกอบด้านบุคคล 2.1 คณะกรรมการจัดการสัมมนาประกอบด้วย 2 กลุ่มย่อย คือ 2.1.1 คณะกรรมการด าเนินการสัมมนา เป็นคณะกรรมการกลางที่ด าเนินการในเรื่องของ นโยบาย ประกอบไปด้วย ประธาน รองประธาน เลขานุการ เป็นต้น 2.1.2 เจ้าหน้าที่ปฏิบัติงาน เช่น ผู้พิมพ์เอกสาร ผู้เรียงเอกสาร เป็นต้น 2.2 กลุ่มวิทยากร คือ บุคคลที่ท าหน้าที่ในการบรรยายหรืออภิปราย ให้ความรู้ 2.3 กลุ่มผู้เข้าร่วมการสัมมนา 3. องค์ประกอบด้านอุปกรณ์ต่างๆ 3.1 สถานที่ 3.1.1 เลือกสถานที่ตามวัตถุประสงค์ของโครงการนั้นๆ เช่น ด้านไอที ต้องเคชตรียมสถานที่ ที่มีเครื่องคอมพิวเตอร์บริการ 3.1.2 ความสะดวก 3.1.3 สิ่งอ านวยความสะดวก เช่น ขนาดห้อง ความสว่างของแสง 3.1.3.1 ห้องสัมมนาที่ดี ควรมีพรมหรืผ้าม่าน เพื่อป้องกันเสียงรบกวน 3.1.3.2 การใช้ห้องสัมมนาที่มีขนาดใหญ่ ควรมีจอมอนิเตอร์ด้วย 3.1.3.3 ควรเตนรียมไมโครโฟนให้พร้อม 3.1.3.4 ระมัดระวังการเดินสายไฟ 3.1.3.5 แสงสว่างในห้องเป็นสิ่งจ าเป็น
3.1.3.6 งบประมาณ 3.2 งบประมาณ 3.2.1 แยกท างบประมาณ โดยให้แต่ละฝ่ายรับผิดชอบงบประมาณของฝ่ายนั้นๆ 3.2.2 จัดท างบประมาณรวม เมื่องบประมาณของแต่ละฝ่ายเรียบร้อย ได้รับความเห็นชอบ จากที่ประชุม ให้ใส่ในโครงการ 3.3 เอกสารประกอบการสัมมนา 3.3.1 โครงการสัมมนา เป็นส่วนที่มีความจ าเป็นที่สุดซึ่งมีวิธรการเขียนที่ประกอบไปด้วย 3.3.1.1 ชื่อโครงการ 3.3.1.2 หลักการและเหตุผล 3.3.1.3 วัตถุประสงค์ 3.3.1.4 เป้าหมาย 3.3.1.5 ลักษณะโครงการ 3.3.1.6 ผู้รับผิดชอบโครงการ 3.3.1.7 วิธีด าเนินการ 3.3.1.8 ระยะเวลาด าเนินการ 3.3.1.9 สถานที่ด าเนินการ 3.3.1.10 งบประมาณ 3.3.1.11 การติดตามและประเมินผล 3.3.1.12 ผลที่คาดว่าจะได้รับ 3.3.2 ข้อเขียนของผู้ทรงคุณวุฒิ 3.3.3 รายชื่อผู้ใช้การสนับสนุน 3.3.4 รายชื่อและหนังสือเรียนเชิญร่วมสัมมนา 3.3.5 ค าสั่งแต่งตั้งคณะกรรมการด าเนินงาน 3.3.6 หนังสือขออนุมัติงบประมาณ 3.3.7 หนังสือเชิญประธานเปิดและปิดการสัมมนา 3.3.8 หนังสือเชิญวิทยากร 3.3.9 ค ากล่าวรายงาน 3.3.10 หนังสือขอบคุณ
3.3.11 การประเมินผลการสัมมนา 3.3.12 เอกสารรายงานสรุปผลการสัมมนา 4. องค์ประกอบด้านเวลา ควรติดต่อเชิญวิทยากร 3-4 สัปดาห์ก่อนการสัมมนา และการสัมมนา ควรจัดประมาณ 1-3 วัน ขั้นตอนในการด าเนินการสัมมนา 1. การเตรียมการสัมมนา 1.1 ส ารวจประเด็นปัญหาและความต้องการในการสัมมนา ซึ่งพิจารณาจากสิ่งต่อไปนี้ 1.1.1 แบบสอบถามความสนใจ 1.1.2 คณะกรรมการโครงการ 1.1.3 แบบสอบการประเมินผลการสัมมนา 1.2 แต่งตั้งคณะกรรมการด าเนินการจัดสัมมนา 1.3 เตรียมก าหนดการสัมมนา 1.4 เขียนโครงการสัมมนา 2. ด าเนินงานก่อนจัดการสัมมนา ควรเตรียมการดังนี้ 2.1 ควรมีการประชาสัมพันธ์ให้ผู้ที่เกี่ยวข้องทราบ 2.2 ติดต่อเชิญวิทยากร 2.2.1 ติดต่อวิทยากรด้วยวาจาก่อน 2.2.2 ท าหนังสือเชิญวิทยากร 2.2.3 ประสานงานกับวิทยากรเพื่ออ านวยวามสะดวก 2.3 เชิญผู้ข้าร่วมสัมมนา 2.4 การเตรียมการด้านสถานที่และอุปกรณ์ 2.4.1 ติดต่อขอให้สถานที่ในการสัมมนา 2.4.2 วางแผนการใช้สถานที่ในการสัมมนา 2.4.3 จัดท าอุปกรณ์ที่ต้องใช้ในการสัมมนา 2.4.4 เตรียมการด้านการลงทะเบียน 2.4.5 เตรียมการด้านเอกสารแจกผู้เข้าร่วมสัมมนา 2.4.6 เตรียมการส าหรับพิธีเปิด-ปิด สัมมนา
3. การด าเนินการระหว่างสัมมนา 3.1 ต้อนรับผู้เข้าสัมมนา 3.2 การลงทะเบียน ผู้เข้าร่วมต้องเซ็นชื่อในบัญชีรายชื่อที่เตรียมไว้ พร้อมเอกสารประกอบการ สัมมนา 3.3 พิธีเปิดการสัมมนา ประธานคณะกรรมการด าเนินการจัดสัมมนาเป็นผู้กล่าวเปิด 3.4 จัดประชุมกลุ่มใหญ่ 3.5 จัดประชุมกลุ่มย่อย หลังได้รับความรู้จากการจัดประชุมใหญ่ จะมีการแบ่งกลุ่มเพื่อข้าร่วมกิจ กกรมต่อ 3.6 จัดประชุมรวมเพื่อรายงานผลการประชุม 3.7 พิธีปิดการสัมมนา 4. การด าเนินการกลังการสัมมนา 4.1 วิเคราะห์การประเมินผลการสัมมนา ผู้จัดการสัมมนาต้องติดตามผลทั้งฝ่ายสมาชิก ผู้เข้าร่วม และคณะกรรมการทั้งหมด แล้วน ามาวิเคราะห์ เพื่อจัดท าเป็นรายงานส่งไปยังหน่วยงานต่างๆ ที่ เกี่ยวข้องกับการสัมมนา 4.2 รายงานผลการสัมมนาต่อผู้บังคับบัญชา 4.3 การจัดพิมพ์รายงานสัมมนา ต้องพิมพ์ให้ทันเพื่อแจกในที่ประชุมในวันต่อไป 4.3.1 เอกสารที่เกี่ยวข้องกับการสัมมนา เช่น โครงการสัมมนา ก าหนดการสัมมนา 4.3.2 บทความหรือค าบรรยายที่เกี่ยวข้องกับการสัมมนา 4.3.3 ข้อเสนอแนะจากที่ประชุมและรายงานผลการประชุมย่อย 4.4 ด าเนินการเกี่ยวกับงบประมาณค่าใช้จ่ายต่างๆ การเตรียมตัวไปสัมมนา 1. ศึกษาเกี่ยวกับการสัมมนาอย่างละเอียด 2. ให้ความส าคัญกับทุกเรื่องที่เกี่ยวกับการสัมมนา 3. เตรียมอุปกรณ์ที่จ าเป็นให้พร้อม
การเลือกเชิญวิทยากร 1. ควรเลือกเชิญวิทยากรที่เหมาะสมกับหัวข้อการสัมมนา 2. เลือกเชิญเฉพาะวิทยากรที่มีความรู้ 3. เลือกเชิญวิทยากรที่มีความพร้อมที่จะให้ความช่วยเหลือ 4. ควรติดต่อเชิญล่วงหน้า 3-4 สัปดาห์ก่อนการสัมมนา 5. ควรให้วิทยากรพูดในสิ่งที่เขาช านาญ การติดต่อเชิญวิทยากร 1. ท าหนังสือเชิญวิทยากร 2. ติดต่อขอพบอย่างน้อยหนึ่งครั้ง หลังจากมีการตอบตกลง 3. เตรียมรายละเอียดเกี่ยวกับผู้เข้าร่วมสัมมนาไปด้วย 4. เตรียมรายละเอียดเกี่ยวกับแนวทางการบรรยายให้ครอบคลุม 5. ให้วิทยากรตัดสินเกี่ยวกับเอกสารประกอบการสัมมนา 6. อ านวยความสะดวกให้กับวิทยากร 7. แจ้งวิทยากรเกี่ยวกับการเดินทาง 8. ให้เกียรติวิทยากรได้รู้จักกับผู้บังคับบัญชา 9. ควรมอบค่าตอบแทนแก่วิทยากร 10. จัดหนังสือขอบคุณและสรุปประเมินผลการสัมมนาให้วิทยากร
