Out Look 2000

Joe Habraken

SSaammss TTeeaacchh YYoouurrsseellff MMiiccrroossoofftt®®_{OOuuttllooookk}®®_{22000000 iinn 1100 MMiinnuutteess} Authorized translation from the English language edition published by Sams Publishing.

Copyright © 1999

All rights reserved. No part of this book may be reproduced or transmitted in any form or by any means, electronic or mechanical, including photocopying or by any informaton storage retrieval system, without permission in writing from the Publisher.

Croatian language edition published by Strijelac d.o.o. Copyright © 1999

Preveo s engleskoga: Sini{a Gazivoda Izdava~: „Strijelac“ Zagreb Urednik: Goran Jedna~ak Lektura i korektura: Rada Fedor Priprema za tisak: Grafi~ki studio „MI[“ Tisak:

Tiskara “Kasani}”

CIP – Katalogizacija u publikaciji Nacionalna i sveu~ili{na knji`nica, Zagreb UDK 004.42 Outlook 2000

HABRAKEN, Joe

Vodi~ kroz Microsoft Outlook 2000 / Joe Habraken; [preveo s engleskoga Sini{a Gazivoda].– Zagreb: Strijelac, 1999. – vii, 261 str.: ilustr. ; 21 cm. – (10 minuta do uspjeha)

Prijevod djela: Sams Teach Yourself Microsoft®_Outlook®_{2000 in 10 Minutes. – Kazalo.} ISBN 953-210-001-6

990906022

Copyright ©za hrvatsko izdanje STRIJELAC, Zagreb, 1999.

Sva prava pridr`ana. Niti jedan dio knjige nije dozvoljeno upotrebljavati ili reproducirati u bilo kojem obliku ili na bilo koji na~in, niti pohranjivati u bazu podataka bilo kojeg oblika ili namjene bez prethodne pismene dozvole izdava~a, osim u slu~ajevima kratkih navoda u stru~nim ~lancima. Izrada kopija bilo kojeg dijela knjige u bilo kojem obliku predstavlja povredu Zakona.

Izdava~ i autor ulo`ili su najve}i mogu}i napor u kvalitetnom pripremanju ove knjige. Izdava~ i autor objavom ove knjige ne pru`aju nikakve garancije, izravne ili posredne, za bilo koji dio sadr`aja knjige, proceduru, postupak, radnju ili navod koje se nalaze u ovoj knjizi. Izdava~ i autor ne snose nikakve posljedice koje bi mogle nastati uporabom ove knjige, niti se smatraju odgo-vornim za bilo kakvu {tetu ili gubitak uzrokovan izravno ili posredno ovom knjigom.

S

ADR@AJ

UVOD . . . 1

1

[

TO JE NOVO U

O

UTLOOKU

2000

5

Organizacija pomo}u Outlooka 2000 . . . 5

Mape u Outlooku. . . 6

Nova obilje`ja Outlooka 2000 . . . 8

Druga obilje`ja koja biste trebali koristiti . . . 11

2

P

O^ETAK U

O

UTLOOKU

14

Pokretanje Outlooka . . . 14

Prozor u Outlooku . . . 16

Uporaba mi{a u Outlooku . . . 18

Izlazak iz Outlooka. . . 19

Trebam li se odjaviti? . . . 20

3. P

ODE[ENJA

O

UTLOOKA

21

Odaberite na~in instalacije Outlooka . . . 21

Odluke prilikom instalacije . . . 22

Opcija Internet Only . . . 22

Opcija Corporate . . . 27

Sami mijenjajte pode{enja kod instalacije . . . 30

4

U

PORABA

O

UTLOOKOVIH ALATA

33

Uporaba trake Outlook . . . 33

Uporaba popisa mapa . . . 37

Mijenjanje prikaza . . . 39

Stvaranje korisni~kih prikaza . . . 42

Uporaba obilje`ja Outlook Today . . . 44

5

D

OBIVANJE POMO]I

46

Uporaba Office Assistanta. . . 46

Dobivanje pomo}i bez pomo}nika . . . 48

Uporaba kartice Index . . . 51

What’s This? . . . 53

6

S

TVARANJE PO[TE

55

Sastavljenje poruke . . . 55

Unos adrese u poruku . . . 56

Formatiranje teksta . . . 59 Provjera pravopisa . . . 65 Slanje po{te . . . 67 Opoziv poruke . . . 68

7

R

AD S PRISTIGLOM PO[TOM

69

^itanje po{te . . . 69

Spremanje dodataka poruci . . . 72

Odgovaranje na po{u . . . 74

Ispis po{te . . . 76

Zatvaranje poruke . . . 76

8

U

PRAVLJANJE E

-

PO[TOM

77

Brisanje po{te . . . 77

Vra}anje obrisanih poruka . . . 80

Spremanje po{te u mapu . . . 81

Uporaba alata Organize . . . 83

Uporaba Rules Wizarda . . . 87

9

D

ODAVANJE STAVAKA PORUCI

91

Dodavanje datoteka . . . 91

Vrste formata dodataka . . . 94

Dodavanje elemenata iz Outlooka . . . 95

Umetanje objekta. . . 96

10 O

RGANIZIRANJE PORUKA

100

Spremanje nedovr{enih (draft) poruka . . . 100

Prikaz mape Sent Items i promjena pode{enja . . . 101

Stvaranje mapa. . . 105

Premje{tanje poruka u drugu mapu . . . 107 iv 10 MINUTADOUSPJEHA! VODI~ KROZOUTLOOK2000

11 P

ODE[AVANJE OPCIJA KOJE SE

ODNOSE NA PO[TU

109

Prilago|avanje opcija . . . 109

Uporaba oznaka za poruke. . . 114

12 U

PORABA MAPE

C

ONTACTS I OSOBNIH ADRESARA

118

Uporaba po{tanskih popisa s adresama . . . 118

Uporaba osobnih adresara . . . 121

Uvoz adresara i popisa osoba za kontakte . . . 123

13 S

TVARANJE POPISA OSOBA ZA KONTAKTE

126

Stvaranje novog zapisa . . . 126

Pregled popisa osoba za kontakte . . . 129

Komuniciranje s pojedinom osobom iz popisa. . . 132

Pregled zemljovida s adresama . . . 135

14 P

LANIRANJE SASTANAKA

137

Raspored sastanaka . . . 137

Oblikovanje detalja sastanka . . . 139

Pozivanje drugih osoba na sastanak . . . 141

Ure|ivanje sastanka . . . 143

15 U

PORABA KALENDARA

145

Kretanje po mapi Calendar . . . 145

Stvaranje dogovora. . . 147

Raspored dogovora koji se ponavljaju . . . 149

Planiranje doga|aja . . . 150

16 S

TVARANJE POPISA ZADA]A

152

Unos zada}e. . . 152

Pregled zada}a . . . 154

Upravljanje zada}ama. . . 155

Vo|enje statistike o pojedinoj zada}i . . . 157 SADR@AJ v

17 U

PORABA DNEVNIKA

160

Stvaranje unosa u dnevnik . . . 160

Pregled unosa u dnevnik . . . 165

18 U

PORABA BILJE@AKA

168

Stvaranje bilje`aka . . . 168

Pode{avanje opcija koje se odnose na bilje{ke . . . 170

Upravljanje pojedinim bilje{kama . . . 170

Pregled bilje{ki. . . 171

19 I

SPIS U

O

UTLOOKU

173

Odabir pode{enja stranice . . . 173

Pregled prije ispisa . . . 176

Ispis stavaka . . . 177

Pode{avanje obilje`ja pisa~a . . . 179

20 S

PREMANJE

,

OTVARANJE I TRA@ENJE STAVAKA U

O

UTLOOKU

181

Spremanje, otvaranje i uporaba stavaka . . . 181

Tra`enje stavaka . . . 186

Uporaba obilje`ja za napredni na~in tra`enja . . . 188

21 O

BJEDINJAVANJE STAVAKA I UPORABA FORMI I PREDLO@AKA

190

Stvaranje zada}e na osnovu po{tanske poruke . . . 190

Stvaranje dogovora na osnovu po{tanske poruke . . . 191

Stvaranje bilje{ke na osnovu bilo koje stavke . . . 192

Uporaba formi i predlo`aka . . . 193

22 D

IJELJENJE PODATAKA S DRUGIM APLIKACIJAMA U

O

FFICEU

195

Stvaranje novog dokumenta u Officeu . . . 195

Stvaranje stavaka u Outlooku na osnovu datoteke iz Officea . . . 197

Uvoz i izvoz datoteka . . . 198

Povezivanje i umetanje objekata . . . 201 vi 10 MINUTADOUSPJEHA! VODI~ KROZOUTLOOK2000

23 A

RHIVIRANJE STAVKI

205

Uporaba obilje`ja AutoArchive . . . 205

Ru~no arhiviranje stavaka . . . 208

Obnavljanje arhiviranih datoteka . . . 209

Uklanjanje arhiviranih datoteka . . . 209

24 P

RILAGODBA

O

UTLOOKA

211

Pode{avanje opcija koje se odnose na Outlook . . . 211

Pode{avanje opcija koje se odnose na e-po{tu . . . 213

Pode{avanje opcija koje se odnose na kalendar . . . 214

Pode{avanje opcija koje se odnose na po{tanske servise i format po{te. . . 215

Druge opcije u okviru za dijalog Options . . . 217

25 U

PRAVLJANJE FAKS PORUKAMA POMO]U

O

UTLOOKA

218

Pode{avanje servisa za faks poruke. . . 218

Slanje faks poruka . . . 222

Primanje faks poruka . . . 224

^itanje faks poruka . . . 225

Uporaba WinFaxa . . . 227

26 O

UTLOOK

2000

I

I

NTERNET

230

Uporaba novinskih grupa. . . 230

Pode{avanje programa za ~itanje novinskih grupa . . . 231

^itanje sadr`aja u novinskim grupama . . . 234

Slanje sadr`aja za novinske grupe . . . 235

Pokretanje Internet Explorera . . . 236

Pokretanje Microsoft NetMeetinga . . . 238

Rad s mre`nim mapama . . . 241

K

AZALO

243

O

AUTORU

Joe Habraken radi na razvoju ra~unalne tehnologije i autor je s dvanaestogodi{njim iskustvom na podru~ju informati~ke tehno-logije. Joe je Microsoftov ovla{teni predava~ koji dr`i seminare di-ljem SAD: Magistrirao je na Ameri~kom sveu~ili{tu u Washingtonu, a trenutno radi kao glavni instruktor za tehnologiju mre`a na sveu~ili{tu Globe u St. Paulu. Naslovi najnovijih Joeovih knjiga su: The Microsoft Access 97 Exam Guide, Microsoft Office 2000 6 in 1 i Using SmartSuite Millenium Edition.

Z

AHVALE

Stvaranje ovakve knjige zahtijeva ekipni rad. @elim se zahvaliti Randi Roger za ulo`eni trud kako bi ova knjiga ugledala svjetlo dana. Tako|er bi se `elio zahvaliti Scottu Meyersu na njegovim sjajnim idejama koje su poslu`ile za pobolj{anje sadr`aja ove knjige. Zahvaljujem i Sunil Hazari, tehni~kom uredniku, za fan-tasti~an trud ulo`en da bi sve bilo na svom mjestu, te za prijedloge koji su pridonijeli da knjiga dobije jo{ ve}i tehni~ki prizvuk. Kona~no, velika hvala na{oj Rebecci Mounts koja je “tr~ala zadnju izmjenu u {tafeti” i koja je osigurala da knjiga iza|e na vrijeme. Kakva je to ekipa profesionalaca!

H

RVATSKA INA^ICA

M

ICROSOFT

O

UTLOOKA

2000

Upravo u danima kada su knjige serije 10 minuta do uspjeha odlazile u tisak, objavljena je i hrvatska ina~ica programskog paketa Microsoft Office 2000. Ako imate ili planirate nabaviti hrvatsku ina~icu, nadamo se da }e Vam mali rje~nik na kraju knjige pomo}i u razumijevanju i snala`enju.

U

VOD

Microsoft Outlook je softver za upravljanje osobnim informacijama (skra}eno PIF). Koriste}i Outlook mo`ete komunicirati s drugim ljudi-ma u tvrtki (uredu) ili putem Interneta. Tako|er iljudi-mate mogu}nost stvoriti raspored sastanaka, na~initi popis zada}a (za sebe i druge), po-hraniti dokumente u javnim mapama ili pokrenuti programe kao {to su Microsoft Internet Explorer i Microsoft NetMeeting. Outlook je pri-stupa~an i fleksibilan kako za vas, tako i za va{e suradnike i prijatelje.

[

TO I KAKO S

M

ICROSOFT

O

UTLOOKOM

Outlook vam mo`e pomo}i u organiziranju svakodnevnih poslova. Pomo}u Microsoft Outlooka mo`ete u~initi sljede}e:

l Stvarati popise poslova koje trebate obaviti l Koristiti osobni kalendar

l Spremati telefonske pozive i druge va`ne doga|aje u dnevnik l Voditi bilje{ke – napomene za odre|ene va`ne poslove

Osim toga, Outlook vam mo`e pomo}i u komunikaciji s drugima kao i u podjeli poslova. Ako vi i va{i suradnici koristite obilje`ja Microsoft Outlooka i Microsoft Officea, mo}i }ete:

l Odrediti raspored sastanaka i pozvati suradnike l Komunicirati s drugima putem elektroni~ke po{te l Uvoziti i izvoziti datoteke

l Dijeliti podatke i dokumente putem javnih mapa l Komunicirati s drugima putem Interneta

Microsoft Outlook se mo`e lako svladati, a osim toga program nudi mnoge prednosti koje }ete nau~iti ~itaju}i ovu knjigu.

U ovoj knjizi je nagla{ena uporaba Outlooka na ra~unalima koja koriste Windowse 98 i na kojima je instaliran Microsoft Office. Ipak, imajte u vidu da Microsoft Outlook mo`ete instalirati na ra~unalu koje radi pod Windowsima NT 4.0.

Z

BOG ^EGA TREBA KORISTITI KNJIGU

“10

MINUTA DO USPJEHA

! V

ODI

~

KROZ

O

UTLOOK

2000”?

“10 minuta do uspjeha” mo`e u{tedjeti vrijeme koje vam je potrebno u svladavanju programa. Svaka vje`ba je tako zami{ljena da ne traje du`e od 10 minuta, pa vrlo brzo mo`ete ovladati osnovnim vje{tinama. Iako je dozvoljeno i preskakanje pojedinih vje`bi, dobro bi bilo da po~nete od prve vje`be. Najprije }ete nau~iti osnovne vje{tine, a tek potom prije}i na slo`enije teme. Ako vam je potrebna pomo} u insta-laciji Outlooka, potra`ite upute u idu}em odlomku.

I

NSTALACIJA

O

UTLOOKA

Microsoft Outlook mo`ete instalirati na ra~unala koja koriste Win-dowse 95, WinWin-dowse 98 ili WinWin-dowse NT 4.0 (Outlook ne}e raditi na ra~unalima koja koriste operativne sustave Windows for Workgroups, Windows 3.x ili Windows NT 3.5). Osim toga, Outlook mo`ete instali-rati zajedno s Microsoft Officeom 97 ili kao samostalni program. Da biste instalirali Outlook trebate slijediti ove upute:

1.Pokrenite ra~unalo i u pogon CD–ROM-a umetnite Microsoft Office CD–ROM.

2.Odaberite Start, Run ili otvorite CD–ROM i odaberite ikonu

Setup.

3.U okviru za dijalog Run upi{ite slovo (naziv) pogona CD–ROM-a i potom rije~ setup (primjerice, e:\ setup). Ukoliko je potrebno, pomo}u gumba Browse potra`ite i odaberite pogon CD–ROM-a i program setup.exe.

4.Zatim na odgovaraju}e mjesto unesite svoje ime i ime tvrtke u kojoj radite te potvrdite ispravnost podataka.

5.Odaberite jednu od opcije Upgrade Now ili Custom.

6.Slijedite upute na zaslonu i dovr{ite instalaciju programa. U novom su~elju za instalaciju programa u paketu Office, a jedan od tih programa je Outlook, svaki je program prikazan ikonom. Znak plus, koji se nalazi uz svaki program, omogu}uje vam da otvorite i pre-gledate sve komponente tog programa. Ponu|ena vam je mogu}nost da kliknete na odre|enu komponentu i zatim u izborniku odaberete na~in njezine instalacije: Run From My Computer ({to zna~i da je komponenta instalirana na va{em osobnom ra~unalu); Run from CD (komponenta se pokre}e s CD-a koji se mora nalaziti u pogonu CD–ROM-a); i Installed on First Use (komponenta se ne instalira s CD-a sve dok je prvi puta ne upotrijebite).

Nakon {to dovr{ite instalaciju s CD–ROM-a, mo}i }ete pokrenuti neku od aplikacija u Officeu.

Kada prvi puta na svom ra~unalu pokrenete Outlook, program }e zatra`iti da odaberete jednu od opcija koje odre|uju pode{enje pro-grama: Internet E–mail Only ili Corporate E–mail (tre}a opcija se kori-sti kada ne upotrebljavate e-po{tu). U 3. vje`bi “Konfiguracija Outloo-ka”, obja{njene su razlike izme|u ove dvije vrste pode{enja. Zgodno je ukratko pro~itati 3. vje`bu prije nego {to odaberete odre|enu opciju. Microsoft na svojoj Web lokaciji nudi nadogradnje za softver. S te lokacije mo`ete kopirati nadogradnje i “zakrpe” za Outlook i druge aplikacije Officea. Potra`ite lokaciju na adresi

http://www.microsoft.com/Office. Koriste}i gumb Search na lokaciji potra`ite dodatne informacije koje se odnose na Outlook.

P

RAVILA KOJA SE KORISTE

U OVOJ KNJIZI

Da biste se lak{e snalazili u samim vje`bama, odredili smo ova pravila: Tekst na zaslonu Tekst na zaslonu je tiskan masnim

slovima

Tekst koji upisujete Podaci koje trebate upisati su otisnuti u plavoj boji (bold)

Elementi koje odabirete Naredbe, opcije i ikone koje trebate odabrati, kao i tipke koje trebate pritisnuti su otisnute u boji Kada trebate odabrati neku naredbu u izborniku onda }ete u knjizi nai}i na sljede}i redoslijed izbornik, naredba. Primjerice ako pi{e “odaberite File, Properties” to zna~i da trebate “otvoriti izbornik File i odabrati naredbu Properties”.

Osim ovih pravila, u knjizi “10 minuta do uspjeha!” se koriste i slje-de}e ikone koje ozna~avaju korisne informacije:

4 10 MINUTA DO USPJEHA! VODI~ KROZOUTLOOK2000

Jednostavnim jezikom Novi ili nepoznati izrazi su opisani (to ste shvatili) jednostavnim jezikom.

Savjeti koji {tede vrijeme Pro~itajte ove sa-vjete jer se u njima nalaze zamisli kojima izbjega-vate zbrku.

Gumb za uzbunu Ova ikona ozna~ava po-dru~ja u kojima novi korisnici nailaze na proble-me, a savjeti su obi~no prakti~na rje{enja tih problema.

U ovoj vje`bi }ete se upoznati s pravom snagom Outlooka te nau~iti {to je novog u Outlooku 2000.

O

RGANIZACIJA POMO]U

O

UTLOOKA

2000

Outlook 2000 je najnovija ina~ica poznatog Microsoftovog programa za organiziranje osobnih informacija (skra}eno PIF). Outlook vam poma`e u radu s dolaznim i odlaznim porukama, to jest e-po{tom i faks porukama i nudi mogu}nost organiziranja poslovanja pomo}u osobnih kalendara, adresara i sli~no.

1. vje`ba

[

TO JE NOVO

U

O

UTLOOKU

2000

Program za organiziranje osobnih informa-cija (PIF) PIF je programski paket koji vam poma`e u pra}enju dogovorenih sastanaka, dogovora, poslovnih i privatnih adresa i poruka kao {to su e-po{ta i faks poruke.

Outlook 2000 sadr`i nekoliko pobolj{anja u odnosu na prethodne ina-~ice softvera. Usko je povezan s Internet Explorerom 5, Microsoftovim NetMeetingom i drugim programima u paketu Microsoft Office 2000. Primjerice, Outlook omogu}uje jednostavan pristup va{em Web pre-tra`iva~u Internet Explorer 5. Osim toga, pomo}u Outlooka mo`ete, koriste}i obilje`je Contact, putem mre`e stvarati raspored sastanaka te ih odr`avati uporabom softvera Microsoft NetMeeting. Ako ~itate ili

pi{ete za novinske grupe na Internetu, Outlook vam omogu}uje pri-stup Usenet grupama kori{tenjem alata Outlook Express (pogledajte 26. vje`bu “Outlook 2000 i Internet” i saznajte vi{e o Outlooku i nje-govoj vezi s alatima Microsoft Web i Internet).

Outlook je usko povezan s drugim aplikacijama koje su sastavni dio paketa Microsoft Office 2000, kao {to su Microsoft Word i Microsoft Excel. Mo`ete odabrati Microsoft Word kao program za ure|ivanje e-po{te, te koristiti sva njegova obilje`ja prilikom pisanja poruka. Na vrlo jednostavan na~in mo`ete datoteke, koje ste stvorili u nekom od programa Officea 2000, uklju~iti u bilo koji element u Outlooku (poruke za e-po{tu, zapisi u kalendaru i sli~no). Primjerice, imate mogu}nost umetnuti radnu stranicu iz Excela u kalendar. U tom slu~aju }e vam radna stranica biti na dohvat ruke i mo}i }ete je na odre|enom sastanku koristiti zajedno s ostalim podacima. 6 1. VJE@BA

Zamjena ina~ica programa Znajte da ~im instalirate Outlook 2000, on zamjenjuje prethod-nu ina~icu Outlooka koja je bila instalirana na va{em ra~unalu (Outlook 97 ili 98). Instalacija Outlooka 2000 utje~e i na ina~icu Outlook Express. Outlook Express 5 (ina~ica koja se ispo-ru~uje s Internet Explorerom 5) zamjenjuje posto-je}u ina~icu na ra~unalu. Razlog tome je {to Out-look koristi program OutOut-look Express kao izvorno pode{eni program–klijent za novinske grupe.

M

APE U

O

UTLOOKU

Ako ste po~etnik u kori{tenju Outlooka uo~it }ete da on sadr`i okru`je nalik policama s knjigama. Pojedini elementi su smje{teni u mapama kojima pristupate pomo}u klika mi{em na ikonu koja se nalazi na traci Outlook s lijeve strane prozora programa (vidi sliku 1.1). Da biste otvorili mapu dovoljno je mi{em kliknuti na nju.

SLIKA 1.1 Traka Outlook omogu}uje jednostavan pristup

mapama kao {to su Inbox ili Calendar.

Primjerice, novu e-po{tu ili faks poruke mo`ete na}i u mapi Inbox. Dogovori, sastanci i doga|aji su pohranjeni u mapi Calendar. Osobe za kontakte, to jest njihove privatne i poslovne adrese, brojevi faksa i telefona, su spremljeni u mapi Contacts.

Na raspolaganju su vam i mape Tasks, Journal i Notes. Outlook vodi brigu i o obrisanim (mapa Deleted Items) i poslanim porukama (Sent Items). Outlook 2000 ima mapu koja se naziva Net Folders, koja vam omogu}uje dijeljenje informacija s drugim korisnicima putem Inter-neta ili lokalne mre`e. Bilo koji element Outlooka, kao {to je poruka, zada}a ili dogovor, mo`ete dijeliti s drugima pomo}u posebnih mapa. U ovoj knjizi su opisane sve mape. U 4. vje`bi “Uporaba Outlookovih alata”, na}i }ete kratki pregled sadr`aja prozora u Outlooku.

N

OVA OBILJE@JA

O

UTLOOKA

2000

Korisnici prethodnih ina~ica Outlooka }e uo~iti da Outlook 2000 sadr`i nekoliko pobolj{anja koja olak{avaju pristup i a`uriranje poda-taka u razli~itim mapama. Nova obilje`ja Outlooka 2000 pribli`avaju korisniku ovaj mo}ni alat za upravljanje osobnim informacijama.

O

SOBNI SUSTAV IZBORNIKA I TRAKA S ALATIMA

Kao svi programi u paketu Office 2000, tako i program Outlook 2000 ima novi sustav izbornika koji omogu}uje jednostavan pristup nared-bama koje se ~esto koriste. Nakon {to odaberete odre|eni izbornik, ugledat }ete kratak popis naredbi. ^im po~nete koristiti dodatne na-redbe, Outlook ih automatski dodaje u popis.

Ukoliko `elite, mo`ete isklju~iti osobni sustav izbornika. Na taj }ete na~in mo}i vidjeti sve naredbe u svakom izborniku. Evo uputa:

1.Kliknite na izbornik Tools i zatim na Customize. Pojavit }e se okvir za dijalog Customize.

2.Kliknite na karticu Options (vidi sliku 1.2). 8 1. VJE@BA

SLIKA 1.2 U okviru za dijalog Customize mo`ete isklju~iti

Sli~an “osobni” sustav se koristi i kod traka s alatima. Nakon {to po-krenete pojedinu naredbu, ona se dodaje u traku s alatima. Na taj na~in mo`ete svojim potrebama prilagoditi sustav izbornika i traka s alatima.

S

USTAV POMO]I U

O

UTLOOKU

U usporedbi s prethodnim ina~icama, izgled sustava pomo}i bitno je promijenjen. ^ak je uredski pomo}nik (Office Assistant) napustio svoj okvir i sada se pojavljuje izravno na radnoj povr{ini.

Osim toga, Office Assistant je ~ak intuitivniji nego prije. Evo primjera – ako se iznad glave pomo}nika pojavi svijetle}a `aruljica, klikom na njega dobit }ete koristan savjet vezan uz ono {to trenutno radite. Ukoliko je prostor na zaslonu ograni~en ili vam se ne svi|a Office Assistant, mo`ete ga jednostavno isklju~iti. Dovoljno je poni{titi potvr-du opcije Use Office Assistant koja se nalazi u okviru za dijalog Assistant’s Options (okvir se pojavljuje ako desnom tipkom mi{a klik-nete na pomo}nika i u izborniku odaberete Options) . Ako vam nakon toga bude trebala pomo}, mo`ete je dobiti putem izbornika Help koji se nalazi na traci s izbornicima.

Novi izgled sustava za pomo} u Outlooku nalik je okru`ju kojeg mo`e-te prona}i u nekom Web pretra`iva~u. Teme su prikazane kao hiper – veze, a gumbi Back i Forward omogu}uju vam vra}anje na prethodne zaslone (vidi sliku 1.3).

[TO JE NOVO UOUTLOOKU2000 9

Pomo}u Office Assistanta vam je dostupan novi sustav pomo}i ^ak i ako koristite Office Assistanta za dobivanje pomo}i, klikom na jedan od njegovih ponu|enih odgovora na}i }ete se u prozoru za dobivanje pomo}i koji je opisan u ovoj vje`bi.

SLIKA 1.3 Novi sustav pomo}i upotrebljava okru`je koje se

lako mo`e koristiti.

Novi sustav za dobivanje pomo}i tako|er sadr`i i obilje`je Answer Wizard u kojem mo`ete dobiti odgovore na pojedina pitanja. Kartica Answer Wizard, zajedno s karticama Contents i Index, sadr`i nekoliko zgodnih mogu}nosti za dobivanje pomo}i u Outlooku. Vi{e detalja o uporabi sustava za dobivanje pomo}i i Office Assistanta potra`ite u 4. vje`bi.

D

RUGA NOVA OBILJE@JA

Outlook 2000 sadr`i pobolj{anja mnogih obilje`ja koja su uvedena u Outlooku 98. Osim toga, u ovoj ina~ici Outlooka postoji nekoliko novih obilje`ja koja su pobolj{ala “iskoristivost” Outlooka.

Primjerice, Outlook }e vas od sada upozoravati ako poku{ate vi{e puta upisati osobu za kontakt u mapi Contacts. Postoji mogu}nost doda-vanja novih podataka iz “duplog” zapisa u postoje}i zapis u mapi Contacts.

U ovoj ina~ici programa je uvedena i veza s Webom. Sada svoj kalen-dar mo`ete objaviti kao Web stranicu i sve podatke “prevesti” u oblik HTML. Pobolj{anja u ovoj ina~ici omogu}uju bolju povezanost s Microsoft NetMeetingom i Microsoft Netshowom.

D

RUGA OBILJE@JA

KOJA BISTE TREBALI

K

ORISTITI

Ako prvi puta koristite Outlook onda }e vam neka obilje`ja ponekad izgledati ~udno. U ovom odlomku su obja{njena neka slo`enija obi-lje`ja u Outlooku i kako ona utje~u na rad s programom.

S

ETUP

W

IZARD

Iako Setup Wizard ne predstavlja novost ove ina~ice Outlooka, uo~it }ete da vam Outlook Setup Wizard nudi mogu}nost odabira opcije Corporate ili Internet E – mail Only. Ovisno o odabranom na~inu instalacije, odabrat }e se jedan od faks servisa Microsoft Fax ili WinFax. Setup Wizard mo`e poslu`iti za uvoz postoje}ih ra~una za e – po{tu iz drugih programa – klijenata kao {to su Outlook Express, Netscape Messenger ili Eudora Mail. Ako ste upotrebljavali prethodne ina~ice Outlooka, pomo}u Setupa Wizarda }ete mo}i uvesti postoje}e ra~une, profile, mape i osobne adresare nastale pomo}u tih ina~ica.

[TO JE NOVO UOUTLOOKU2000 11

Odabir veze Odaberete li opciju Internet Only zna~i da e-po{tu `elite slati i primati putem Inter-neta na koji se spajate pomo}u modema i koris-tite Internet usluge odre|enog davatelja. Ako ste spojeni u zajedni~ku ra~unalnu mre`u, ili se putem modema spajate na lokalnu mre`u, tada je najbolje odabrati opciju Corporate or

Workgroup. I takav odabir vam omogu}uje slanje e-po{te putem Interneta.

R

ULES

W

IZARD I

A

LAT

O

RGANIZER

Rules Wizard i alat Organizer predstavljaju dva obilje`ja koja vam po-ma`u u stvaranju odre|enih pravila (u nekim programima za e-po{tu ova pravila se nazivaju filterima) putem kojih mo`ete proslijediti, pre-mjestiti, obrisati ili obilje`iti dolaznu ili odlaznu e-po{tu. Primjerice, mo`ete postaviti zahtjev da sva po{ta odre|enog po{iljatelja bude po-hranjena u posebnu mapu. Va`na e-po{ta koju `elite proslijediti dru-gim korisnicima mo`e im biti automatski upu}ena.

Pravila koja stvarate pomo}u Rules Wizarda mogu se odnositi na po-{iljatelja poruke ili na njezin sadr`aj. Mo`ete ozna~iti poruke koje do-bivate od odre|ene osobe.

Alat Organizer sadr`i su~elje koje mo`ete koristiti na jednostavan na-~in i koje slu`i za organiziranje poruka kori{tenjem mapa, boja, ozna-ka i posebnih priozna-kaza. Ovaj vam alat poma`e u stvaranju jednostavnih pravila za raspodjelu po{te prema po{iljateljima, a {to je najva`nije, mo`e vam pomo}i u stvaranju pravila za eliminaciju nesuvislih i nepo-trebnih poruka (drugim rije~ima – sme}a).

O

UTLOOK I

I

NTERNET

E

XPLORER

5

Kao {to je prethodno spomenuto, Outlook 2000 je povezan s nekim komponentama Microsoft Internet Explorera 5 tako da brzo mo`ete pristupiti nekoj va`noj Web stranici, pro~itati novosti ili biti nazo~ni mre`nom sastanku pomo}u Microsoft NetMeetinga. Outlook mo`ete podesiti da radi kao izvorni program – klijent za e-po{tu. U tom slu~aju }e se program pokrenuti kada kliknete na neku adresu za e-po{tu u prozoru Internet Explorera.

12 1. VJE@BA

[to ako ja koristim usluge davatelja

America Online? Ukoliko koristite usluge da-vatelja America Online, tada ne}ete mo}i koristiti Outlook kao program – klijent za e-po{tu. No i dalje }ete mo}i koristiti druga obilje`ja koja nudi Outlook. Outlook mo`ete instalirati bez podr{ke za e-po{tu.

Zajedno s instalacijom Outlooka 2000 instalirani su Internet Explorer 5 i Outlook Express NewsReader. Kao dodatak Internet Exploreru mo`e se koristiti Microsoft NetMeeting. Potrebno ga je kopirati s NetMeeting Web stranice http://www.microsoft.com/netmeeting/.

[TO JE NOVO UOUTLOOKU2000 13

Upoznajete obilje`ja Outlooka Ova knjiga vam nudi mogu}nost da bolje upoznate svako od navedenih obilje`ja Outlooka 2000.

U ovoj vje`bi ste nau~ili na koji na~in vam Outlook poma`e u organi-zaciji va{eg rada, te saznali ne{to o novim obilje`jima Outlooka 2000. U idu}oj vje`bi }ete upoznati prozor programa te na~in njegova po-kretanja i napu{tanja. Tako|er }ete nau~iti kako koristiti mi{a za rad s programom.

U ovoj }ete vje`bi nau~iti kako pokrenuti Outlook i kako iza}i iz njega. Osim toga upoznat }ete dijelove prozora u Outlooku te na~in uporabe mi{a u radu s programom.

P

OKRETANJE

O

UTLOOKA

Outlook pokre}ete s radne povr{ine u Windowsima. Nakon {to ste pokrenuli program mo`ete ga ostaviti otvorenim ili ga minimizirati kako biste oslobodili radnu povr{inu za druge aplikacije. U oba slu~aja mo`ete programu pristupiti u bilo kojem trenutku.

2. vje`ba

P

O^ETAK U

O

UTLOOKU

Outlook i obilje`ja sustava Ako Outlook ostavite otvorenim na va{oj radnoj povr{ini, on }e i nadalje koristiti odre|eni dio resursa va{eg sustava. To zna~i da u slu~aju kada pokrenete jo{ neke aplikacije, kao {to su Word i Excel, mo`ete tijekom rada izgubiti odre|ena obilje`ja. Ukoliko vam se javi takav problem, zatvorite Outlook i oslobodite memoriju. Drugi na~in rje{avanja pro-blema je da pove}ate memoriju sustava.

Da biste pokrenuli Microsoft Outlook trebate slijediti ove upute:

1.Na radnoj povr{ini Windowsa kliknite na gumb Start i odaberite

Programs, Microsoft Outlook, Tako|er mo`ete dvostruko kliknuti na ikonu Outlook koja se nalazi na radnoj povr{ini, ili mo`ete kliknuti na ikonu Outlook koja se nalazi na traci za brzo pokre-tanje (u Windowsima 98).

2.Ako se pojavi okvir za dijalog Choose Profile, kliknite na gumb

OK i prihvatite izvorno pode{eni profil ili odaberite svoj profil i otvorite Microsoft Outlook. Slika 2.1 prikazuje izgled zaslona koji se nakon toga pojavljuje.

PO^ETAK UOUTLOOKU 15

Koristite traku s alatima Officea Outlook tako|er mo`ete pokrenuti s Office trake s alatima (ukoliko se traka nalazi na radnoj povr{ini). Klik-nite na gumb Office i dodajte gumb Outlooka u traku s alatima.

Profil Profil sadr`i informacije o vama i va{im komunikacijskim servisima koje su automatski na-stale tijekom instalacije Outlooka. Profili su pove-zani s opcijom Corporate koju odabirete na po-~etku instalacije. Profil sadr`i va{e ime, korisni~ki broj, po{tu i sli~no. Dodatni profili omogu}uju vam pode{avanje Outlooka za vi{e korisnika ili za razli~ite komunikacijske servise. Opcije koje se odnose na pode{enja vezana uz e-po{tu, Internet Only i Corporate, }e biti detaljnije opisana u 3. vje`bi “Pode{enja Outlooka”.

SLIKA 2.1 Prozor u Outlooku sadr`i mnoge ikone i druge

ele-mente koje }ete koristiti tijekom svakodnevnog rada.

P

ROZOR U

O

UTLOOKU

Prozor u Outlooku sadr`i elemente koje mo`ete koristiti za kretanje i rad s programom. Ako na svom zaslonu ne ugledate neki od elemena-ta sa slike 2.1, otvorite izbornik View i odaberite naredbu za odgovara-ju}i element (Toolbars, Status Bar, Folder List ili Outlook Bar). Ukoli-ko se ispred imena nalazi znak potvrde to zna~i da je pojedini element trenutno prikazan na zaslonu.

16 2. VJE@BA

Traka

Outlook Traka snaslovom Ovdje kliknete da bistevidjeli popis mapa GumbRestore Traka izbornika Traka s alatima

Gumb Close Gumb

Minimize

Gumb upravlja~kog

Tablica 2.1 opisuje elemente koje mo`ete vidjeti na po~etnom zaslonu programa.

TABLICA2.1 ELEMENTI PROZORA UOUTLOOKU

ELEMENT OPIS

Traka s naslovom Sadr`i ime aplikacije i trenutno aktivnu mapu, te gumbe Minimize, Maximize i Close.

Gumb upravlja~kog izbornika Otvara izbornik Control koji sadr`i naredbe Move, Size, Minimize i Close.

Gumb Minimize Smanjuje prozor Outlooka tako da bude veli~ine gumba na traci sa zada}ama. Da biste obnovili origi-nalnu veli~inu prozora kliknite na gumb na traci sa zada}ama. Gumb Maximize Pove}ava prozor Outlooka tako da

on prekrije ~itavu radnu povr{inu. Nakon {to je prozor pove}an na najve}u mogu}u veli~inu, gumb Maximize postaje gumb Restore pomo}u kojeg mo`ete vratiti prethodnu veli~inu prozora. Gumb Close (X) Zatvara prozor programa Outlook. Traka izbornika Sadr`i izbornike s naredbama koje

mo`ete upotrijebiti da biste obavili pojedinu zada}u.

Traka s alatima Sadr`i ikone koje slu`e kao pre~ice naredbi koje naj~e{}e koristite, kao

{to su primjerice naredba za stva-ranje nove poruke ili ispis poruke.

(nastavlja se)

PO^ETAK UOUTLOOKU 17

Zatvorite okno za pregled Ukoliko vam okno za pregled bude smetalo, kliknite na izbor-nik View i zatim na Preview Pane i zatvorite okno.

TABLICA2.1 NASTAVAK

ELEMENT OPIS

Popis mapa Prikazuje mapu u kojoj se trenutno nalazite. Klikom na ovaj gumb otvorit }ete popis osobnih mapa. Traka Outlook Prikazuje ikone koje predstavljaju

mape: Inbox, Calendar, Contacts i sli~no. Kliknite na odre|enu ikonu i na}i }ete se u odgovaraju}oj ma-pi. Gumbi Outlook, Mail i Other predstavljaju odre|enu skupinu mapa (primjerice, gumb Mail pred-stavlja mape koje su povezane s po{tom, primjerice Inbox i Sent items). Traka statusa Prikazuje informacije o elementima

koji su trenutno prikazani u glavnom dijelu prozora.

Okno za pregled Prikazuje izgled trenutno odabra-nog elementa u mapi Inbox ili bilo kojoj drugoj mapi.

Office Assistant Office Assistant nudi pomo} koja vam je potrebna da biste u potpu-nosti iskoristili mogu}potpu-nosti Outloo-ka. Kada vam zatreba pomo}, kliknite na Office Assistanta. 18 2. VJE@BA

^emu slu`i pojedini gumb na traci s alatima Mo`ete postaviti pokaziva~a mi{a na bilo koji gumb na traci s alatima i pojavit }e se njegov opis.

U

PORABA

M

I[A U

O

UTLOOKU

Kao {to je slu~aj kod ve}ine programa koji rade u okru`ju Windowsa, tako i u Outlooku mo`ete koristiti mi{a za odabir elemenata, otvaranje po{te i mapa, premje{tanje stavaka i sli~no. Op}enito, jednim klikom odabirete element a dvostrukim klikom ga odabirete i pokre}ete odre|enu radnju (primjerice, mo`ete prikazati sadr`aj elementa).

l Osim jednostrukog i dvostrukog klikanja, postoje jo{ neke

rad-nje koje pomo}u mi{a mo`ete obaviti u Outlooku. Najprije mo-`ete premjestiti objekt na drugo mjesto na zaslonu (premjestiti poruku u drugu mapu). Pomo}u mi{a mo`ete vu}i objekt. Da biste premjestili objekt na drugo mjesto na zaslonu, pokaziva~ mi{a postavite na objekt, pritisnite i zadr`ite lijevu tipku mi{a, a zatim pokaziva~ premjestite (odvucite) na `eljeno mjesto te otpustite tipku mi{a.

l Nakon {to pokaziva~ mi{a postavite na odre|eni element i

klik-nete desnom tipkom mi{a, na zaslonu }e se pojaviti izbornik s pre~icama. Primjerice, mo`ete desnom tipkom mi{a kliknuti na odre|enu mapu u traci Outlook ili na neku od poruka. Pojavit }e se izbornik s pre~icama koji sadr`i naredba koje se naj~e{}e koriste u radu s odabranim elementom.

l I kona~no, pomo}u mi{a mo`ete odabrati vi{e elemenata

odjed-nom prije nego {to pokrenete odre|enu naredbu. Da biste oda-brali vi{e elemenata koji se nalaze jedan do drugoga, najprije tre-bate pritisnuti tipku Shift a zatim kliknuti na prvi i posljednji ele-ment u nizu. @elite li odabrati vi{e elemenata koji ne slijede je-dan iz drugoga, pritisnite tipku Ctrl i kliknite na svaki element.

PO^ETAK UOUTLOOKU 19

Volite li vi{e raditi s tipkovnicom Za kreta-nje u Outlooku te za pristup mnogim, ali ne i svim, obilje`jima programa mo`ete koristiti i tip-kovnicu. Primjerice, `elite li pomo}u tipkovnice otvoriti neki izbornik, pritisnite tipku Alt i zatim pritisnite podvu~eno slovo u imenu izbornika (pri-tisnite Alt+F da biste otvorili izbornik File). U ovoj knjizi se uglavnom spominje mi{ kada se govori o pojedinim zada}ama u Outlooku, no nai}i }ete i na savjete u kojima se koriste tipke s pre~icama.

I

ZLAZAK IZ

O

UTLOOKA

Kada zavr{ite rad u Outlooku, mo`ete program zatvoriti na vi{e na~ina:

l Odaberite File, Exit (da biste ostali povezani s programom za

l Odaberite File, Exit and Log Off(da biste prekinuli vezu s

pro-gramom za po{tu).

l Dvostruko kliknite na gumb upravlja~kog izbornika programa. l Kliknite na gumb upravlja~kog izbornika programa i u izborniku

odaberite Close.

l Pritisnite kombinaciju tipki Alt+F4.

l Kliknite na gumb Close (X) koji se nalazi na desnom kraju trake

s naslovom.

T

REBAM LI SE ODJAVITI

?

Ako ste lokalnom mre`om povezani s poslu`iteljem za po{tu, tada se ne trebate odjaviti niti zatvoriti Outlook. Na taj }ete na~in omogu}iti Outlooku da povremeno provjerava ima li nove po{te za vas. Nakon {to se odjavite s lokalne mre`e i ugasite ra~unalo, prekinut }ete i vezu s poslu`iteljem za po{tu. Nova po{ta }e vas ~ekati na poslu`itelju i bit }e vam isporu~ena kada se idu}i puta prijavite na mre`u i pokrenete Outlook.

Ako {aljete ili primate e-po{tu putem poslu`itelja za po{tu ~iji je vlas-nik neki od davatelja Internet usluga, tada vezu ostvarujete putem modema. Nakon {to ste pomo}u Outlooka poslali i primili po{tu s poslu`itelja, mo`ete prekinuti vezu kako biste oslobodili liniju. Slika 2.2 prikazuje okvir koji prikazuje trajanje veze putem modema. Da biste prekinuli vezu, kliknite na gumb Disconnect.

20 2. VJE@BA

SLIKA 2.2 Nakon {to kopirate po{tu sa svog poslu`itelja,

mo`ete prekinuti vezu.

U ovoj vje`bi ste nau~ili sve o prozoru u Outlooku, te o na~inu pokre-tanja i izlaska iz Outlooka. Osim toga saznali ste kako se koristi mi{ za kretanje unutar programa. U idu}oj vje`bi }ete saznati ne{to vi{e o pode{enjima u Outlooku.

U ovoj vje`bi }ete nau~iti kako se pode{avaju opcije za e-po{tu Internet Only i Corporate.

O

DABERITE NA^IN INSTALACIJE

O

UTLOOKA

Opcije koje ste odabrali tijekom instalacije Outlooka }e se odraziti na na~in rada softvera i na obilje`ja koja su vam na raspolaganju. No ne-mojte dopustiti da vas ova tvrdnja zabrine; u bilo koje vrijeme mo`ete ponovno instalirati komponente Outlooka ili promijeniti instalaciju prema svojim potrebama.

Outlook 2000 se mo`e koristiti na dva na~ina, ovisno o tome jeste li odabrali servis za e-po{tu Internet Only ili Corporate (tre}a opcija je da instalirate Outlook bez potpore za elektronsku po{tu). Konfigura-cija koju }ete odabrati ovisi o tome je li va{e ra~unalo spojeno na lo-kalnu mre`u ili Outlook koristite kao program – klijent za e-po{tu. Svaka opcija nudi mogu}nost slanja i primanja po{te, faks poruka te vlastiti na~in komunikacije s drugim korisnicima.

3. vje`ba

P

ODE[ENJA

O

DLUKE PRILIKOM INSTALACIJE

Prije nego {to zapo~nete instalaciju Outlooka 2000 trebate znati da }e prethodna ina~ica Outlooka biti zamijenjena. Druga nepredvidiva po-sljedica instalacija Outlooka je da }e se instalirati Internet Explorer 5 (ili njegova novija ina~ica) umjesto postoje}e ina~ice Microsoftovog Internet Explorera. Ne morate Internet Explorer 5 koristiti kao izvorni program za pretra`ivanje Weba, ali on mora biti instaliran na ra~unalo da bi Outlook mogao pravilno raditi.

Glavna odluka koju trebate donijeti tijekom instalacije je da odaberete jednu od opcija Internet Only, Corporate or Workgroup ili No E-mail, koje su prikazane na slici 3.1. U idu}im odlomcima }ete na}i obje{nje-nja glede svake od prve dvije opcije.

22 3. VJE@BA

SLIKA 3.1 Morate odabrati vrstu e-po{te za koju }ete koristiti

Outlook.

O

PCIJA

I

NTERNET

O

NLY

Ako ste odabrali opciju Internet Only tada vjerojatno vezu s Interne-tom ostvarujete putem modema i uz pomo} davatelja Internet usluga (ISP). Va{ davatelj Internet usluga otvara ra~un za e-po{tu koji koristi protokole za komunikaciju putem Interneta kao {to su POP3, IMAP i SMTP. Outlook koristite kao program – klijent za e-po{tu te {aljete i primate poruke pomo}u svog ra~una.

Drugi razlog zbog kojeg mo`ete odabrati opciju Internet Only je kada ste fizi~ki spojeni na mre`u u svojoj tvrtci ali va{a tvrtka ne koristiti poseban poslu`itelj za e-po{tu sa softverom Microsoft Exchange ili neki drugi softver za e-po{tu. To zna~i da se u lokalnoj mre`i koristi Internet E–mail. Osim toga, mo`ete iskoristiti prednosti Outlooka koje se odnose na rad s ra~unima za e-po{tu te slati i primati po{tu putem Interneta.

PODE[ENJAOUTLOOKA 23

Davatelj Internet usluga (ISP) Komercijalna, obrazovna ili vladina institucija koja pojedincima ili tvrtkama nudi pristup Internetu.

Protokol za prijam po{te – ina~ica 3 (POP3)

Skup pravila koja se koriste za kopiranje po{te na va{e ra~unalo. Va{ ISP koristi poslu`itelj POP3 da bi vam dostavio va{u po{tu.

Protokol za slanje po{te (SMTP) Skup pra-vila koja se koriste za slanje po{te putem Interneta.

Protokol za pristup porukama (IMAP)

Skup softverskih pravila koja se koriste za pristup e–po{ti na dijeljenim poslu`iteljima za po{tu (na na~in kao da je po{ta lokalno pohranjena).

Jedina obilje`ja u Outlooku na koja utje~e odabir opcije Internet Only se odnose na servis za po{tu i servis za faks poruke. Mape Calendar, Contacts, Notes i Tasks ne}e do`ivjeti nikakve promjene. Ipak, na~in na koji dijelite podatke iz mapa Calendar i Contacts }e biti ne{to druga~iji nego {to bi bio da radite u lokalnoj mre`i s poslu`iteljem Exchange.

U Outlooku se koriste razli~iti formati za slanje poruka ovisno o odabiru jedne od dviju opcija. Pode{enje Internet Only omogu}uje vam slanje poruka u formatima Text Only i Rich Text (HTML). Format Rich Text (HTML) je u stvari format HTML tako da vas ne zbunjuje nje-gova oznaka Rich Text. Ako {aljete poruku u formatu HTML, mo}i

}ete koristiti posebna pisma i njihove atribute (bold, underline i sli~-no). Ako primatelj poruke ima program – klijent koji mo`e ~itati for-mat HTML, on }e mo}i vidjeti i te posebne forfor-mate.

Opcija Corporate nudi formate Text Only, Rich Text (HTML) i kao tre}i oblik Rich Text Format (RTF). Format RTF se obi~no koristiti za poru-ke koje se {alju unutar lokalne mre`e. Lokalna mre`a obi~no koristiti isti program – klijent za po{tu tako da svi korisnici mogu koristiti prednosti formata RTF. On se razlikuje od formata HTML jer je pode-{en za rad s Microsoft Mailom i nije predvi|en za poruke koje se {alju putem Interneta. Izraz Rich Text se u oba formata (HTML i Rich Text) odnosi na ~injenicu da je tekst u porukama mogu}e formatirati uz pomo} posebnih atributa kao {to su bold, underline i italic.

P

ODE[AVANJE RA^UNA ZA E

-

PO[TU PUTEM

I

NTERNETA

Kada prvi puta nakon instalacije pokrenete Outlook (a prilikom insta-lacije ste odabrali opciju Internet Only), program }e zatra`iti da pode-site svoj ra~un za e-po{tu. Ukoliko je prethodna ina~ica Outlooka (ili drugog programa – klijenata za e-po{tu) bila pode{ena za odre|eni ra~un, odgovaraju}i podaci }e se prenijeti u Outlook 2000 (tijekom instalacije program tra`i da odaberete program – klijent kojeg ste pret-hodno koristiti).

No ukoliko ne postoji prethodno pode{enje programa za e-po{tu, onda }e vas ~arobnjak Internet Connection voditi kroz postupak stva-ranja ra~una za e-po{tu (vidi sliku 3.2).

24 3. VJE@BA

Instalirajte ga u bilo kojem trenutku

Ra~un za e-po{tu mo`ete instalirati u bilo kojem trenutku ako pokrenete ~arobnjak Internet Connection. Kliknite na Tools, Accounts. U okviru za dijalog Accounts, na kartici Mail kliknite na

SLIKA 3.2 ^arobnjak Internet Connection poma`e u

pode{a-vanju ra~una za e-po{tu.

^arobnjak }e tra`iti da unesete svoje ime, adresu svog ra~una za e-po{tu (vjerojatno ra~un glasi va{[email protected]), te imena po-slu`itelja POP3 ili IMAP (za dolaznu po{tu), odnosno ime popo-slu`itelja SMTP (za odlaznu po{tu). Te informacije mo`ete dobiti od svog dava-telja Internet usluga ili administratora mre`e.

Tako|er }ete trebati unijeti svoje korisni~ko ime i lozinku. I taj po-datak trebate dobiti od davatelja Internet usluga ili administratora mre`e.

^arobnjak Internet Connection zatim tra`i da unesete odre|eno ime za ra~un kojeg ste upravo stvorili. To ime }e se pojavljivati u okviru Outlook Services.

Zavr{ni korak u pode{avanju ra~una za e-po{tu je odabir na~ina spa-janja na Internet. Vezu mo`ete ostvariti pomo}u telefonske linije (Outlook }e vam pomo}i u uspostavi veze svaki puta kada {aljete po-{tu), ili putem lokalne mre`e kao {to je prikazano na slici 3.3. Postoji i tre}a mogu}nost ukoliko vezu `elite ostvariti neposredno prije slanja i primanja po{te.

Na kraju trebate odabrati postoje}u modemsku vezu ili stvoriti novu (ako ste u prethodnom koraku odabrali opciju Connect Using Your Phone Line).

SLIKA 3.3 Odaberite na~in spajanja na Internet prilikom

slanja i primanja poruka.

Modemske veze biraju telefonski broj va{eg davatelja Internet usluga i putem modema vas povezuju s poslu`iteljem. Ako `elite podesiti novu modemsku vezu, morat }ete unijeti svoje korisni~ko ime, lozinku i telefonski broj poslu`itelja za Internet kojeg koristi va{ davatelj usluga. 26 3. VJE@BA

Dial–Up Networking Da biste stvorili novu modemsku vezu morate imati instaliran protokol Dial–Up Networking za Windowse 98/95 ili za Windowse NT. Pogledajte dokumentaciju va{eg operativnog sustava i saznajte kako se pode{ava dial–up adapter.

Nakon {to ste podesili svoj ra~un za e-po{tu, spremni ste za slanje i primanje poruka.

P

ODE[AVANJE PODR[KE ZA FAKS PORUKE

Outlook vam tako|er omogu}ava slanje i primanje faks poruka. Ako ste prilikom instalacije Outlooka odabrali opciju Internet Only, te na-zna~ili da `elite slati i primati faks poruke, onda }e na va{em ra~unalu biti instalirana Semanticsova ina~ica WinFax Basic. WinFax mo`e slati faks poruke putem va{eg modema te odgovarati na telefonske pozive i primati poruke.

Servis WinFax se automatski instalira tijekom instalacije Outlooka (ako ste odabrali opciju Internet Only i potporom za faks poruke) i pojav-ljuje se u okviru za dijalog Accounts kao jedan od ra~una. Slanje i pri-manje faks poruka putem Outlooka je obja{njeno u 25. vje`bi “Uprav-ljanje faks porukama pomo}u Outlooka”.

D

IJELJENJE INFORMACIJA PUTEM

I

NTERNETA

^ak i ako niste spojeni na lokalnu mre`u koja za dijeljenje informacija koristi poslu`itelj Microsoft Exchange, mo}i }ete dijeliti mape Calen-dar i Contacts. Outlook 2000 sadr`i obilje`je koje se naziva Net Fol-ders (dijeljene mape). Ove posebne mape omogu}uju vam dijeljenje informacija na Internetu s onima kojima mo`ete poslati e-po{tu putem Interneta. Dijeljene mape su obja{njene u 26. vje`bi “Outlook 2000 i Internet”.

O

PCIJA

C

ORPORATE

Ako tijekom instalacije Outlooka odaberete opciju Corporate, vjerojat-no }ete Outlook koristiti kao program – klijent za e-po{tu putem lokalne mre`e. Ako va{a tvrtka koristiti poslu`itelj Microsoft Exchange, tada }ete Outlook rabiti u idealnom okru`ju. No, ako se u va{oj tvrtci ne koristiti Exchange, nemojte brinuti jer je Outlook prilago|en za rad s drugim sustavima za e-po{tu kao {to je Lotus cc:Mail.

P

ODE[AVANJE VA[EG RA^UNA ZA E

-

PO[TU

Ako e-po{tu {aljete i primate putem lokalne mre`e, va{ administrator sustava }e vam otvoriti ra~un za po{tu. Mo`da }e vam biti omogu}eno (a mo`da i ne}e) da odaberete vlastito korisni~ko ime i lozinku za taj ra~un. Va{ ra~un za e-po{tu }e biti pode{en kao jedan od ra~una koji se pojavljuje u okviru za dijalog Account. Uporabom pode{enja

Corporate mo}i }ete koristiti pogodnosti Outlooka kao {to je opoziv poruka koje primatelj nije otvarao.

Ako `elite slati i primati po{tu s Interneta (a podesili ste opciju Corpo-rate), morat }ete stvoriti i ra~un za Internet e-po{tu. To mo`ete u~initi da kao servis dodate Internet e-mail.

Da biste dodali ra~un za Internet e-po{tu, odaberite Tools, Services. U okviru za dijalog Services kliknite na gumb Add. Pojavit }e se okvir za dijalog Add Services to Profile (vidi sliku 3.4). U popisu servisa kliknite na Internet E – maili zatim kliknite na gumb OK. Na zaslonu }ete ugledati Mail Account Properties. Unesite potrebne podatke za svoj ra~un te upi{ite imena poslu`itelja POP3 i SMTP na karticu Servers (radi se obi~no o identi~nim imenima jer ve}ina davatelja Internet usluga koristi zajedni~ki poslu`itelj). Nakon {to ste unijeli sve potrebne informacije, kliknite na OK.

Novi ra~un }e biti dodan u popis servisa. Kliknite na OK i zatvorite okvir za dijalog Services. Outlook zatim otvara okvir s porukom koja vas upozorava da novi servis ne}ete mo}i koristiti dok ne zatvorite Outlook i ponovno ga pokrenete.

28 3. VJE@BA

SLIKA 3.4 Mo`ete dodati ra~un za Internet e-po{tu ~ak i ako

ste odabrali opciju Corporate prilikom instalacije.

D

IJELJENJE

I

NFORMACIJA

Rad na zajedni~koj mre`i koja koristi poslu`itelj Exchange omogu}uje vam objavljivanje popisa s kontaktima ili kalendara u javnim mapama.

U okru`ju poslu`itelja Exchange mo`e se uspostaviti jednostavna sura-dnja, tako da kada pomo}u Outlooka `elite ugovoriti odre|eni sasta-nak, sustav provjerava rasporede va{ih suradnika i {alje vam povratne informacije o njihovoj raspolo`ivosti (ili bolje re~eno zauzetosti). Ta-ko|er postoji nekoliko dodatnih aplikacija koje ~ine okru`je idealnim za koordiniranje rada ve}eg broja suradnika.

Uporaba Outlooka u mre`i s poslu`iteljem Exchange omogu}uje neko-liko obilje`ja glede e-po{te, koja vam nisu dostupna ako ste odabrali pode{enje Internet Only. U mre`i mo`ete preusmjeriti odgovore na poruke te drugim korisnicima dodijeliti mogu}nost (privilegiju) da ~i-taju va{u e-po{tu, kalendar, popis osoba s kojima kontaktirate i popis zada}a koje trenutno obavljate.

Rad u lokalnoj mre`i tako|er vam omogu}uje dijeljenje informacija me|u korisnicima. Svaka mapa na va{em ra~unalu mo`e se podesiti tako da je vide i drugi korisnici. Dijeljene mape se mogu koristiti za razli~ite rasprave tako da zainteresirane osobe mogu u njih slati i pri-mati razne poruke (vidi sliku 3.5).

PODE[ENJAOUTLOOKA 29

SLIKA 3.5 Na mre`i se mogu stvoriti dijeljene mape i koristiti

Druga prednost rada u lokalnoj mre`i je ta da na mre`u mo`ete biti spojeni ~itav dan. Ne postoje ograni~enja glede trajanja veze kao {to je to slu~aj kod modemskih veza s Internetom. Ako ste neprekidno spo-jeni na mre`u to ne zna~i samo da }ete svako malo dobivati svoju e-po{tu, ve} i to da }ete ~itav dan primati po{tu koja pristi`e putem Interneta.

30 3. VJE@BA

Uporaba dijeljenih mapa na lokalnoj mre`i

Ako radite na lokalnoj mre`i i nadalje }ete mo}i koristiti prednosti dijeljenih mapa i putem Inter-neta dijeliti informacije s drugim ljudima. Kao jedan od Outlookovih servisa dodajte Internet Folders (kliknite na Tools, Services).

S

AMI MIJENJAJTE PODE[ENJA

KOD INSTALACIJE

Iako je odabir pojedinih opcija tijekom instalacije Outlooka diktiran na~inom slanja i primanja e-po{te i drugim dijeljenim resursima (opci-je Internet Only ili Corporate), mo`ete koristiti bilo ko(opci-je od pode{e-nja ~ak i ako se namjeravate spajati na Internet i koristiti e-po{tu pu-tem Interneta.

Iako je pode{enje Internet Only najbolje prilago|eno korisnicima koji ostvaruju vezu putem Interneta, mo`da }e vam biti zgodnije koristiti opciju Corporate da biste mogli upotrijebiti komponentu Microsoft Fax za slanje i primanje faks poruka (upamtite da se s pode{enjem Internet Only instalira program WinFax koji nije tako fleksibilan kao Microsoft Fax). Odaberete li opciju Corporate na ra~unalu koje je s Internetom povezano putem davatelja usluga, to zna~i da `elite pode-siti servis Internet Only i zanemariti pode{enja drugih servisa kao {to su Exchange Server ili Microsoft Mail.

Bez obzira na to koji na~in instalacija Outlooka odaberete, upamtite da }e on utjecati na izgled i mogu}nosti Outlooka. Primjerice, opcija Internet Only ne nudi naredbu Services u izborniku Tools. Mo`ete uo~iti da se u okviru za dijalog Options (vidi sliku 3.6) nalazi vi{e kar-tica, ako ste instalirali opciju Corporate, jer postoje i dodatne funkcije

koje nudi ovaj na~in instalacije. Vi{e podataka o pode{avanju Outlooka potra`ite u 24. vje`bi “Prilagodba Outlooka”.

PODE[ENJAOUTLOOKA 31

SLIKA 3.6 Opcije koje slu`e za prilagodbu Outlooka ovise

o vrsti instalacije koju ste odabrali tijekom prvog instaliranja Outlooka.

Promjena pode{enja koja se odnose na e-po{tu Ukoliko, nakon {to ste Outlook instali-rali na jedan od dva ponu|ena na~ina, primjerice Internet Only, po`elite promijeniti na~in pode{enja (to jest koristiti opciju Corporate), mo}i }ete to u~initi bez ponovnog instaliranja Outlooka. Oda-berite Tools, Options. U okviru za dijalog Options odaberite karticu Mail Services. Kliknite na gumb

Reconfigure Mail Support. Pojavit }e se prozor E-Mail Services, to jest isti prozor koji se pojavio kada ste pokrenuli instalaciju Outlooka (prozor je opisan u odlomku “Odluke prilikom instalacije”). Odaberite vrstu servisa za e-po{tu koji `elite kori-stiti i zatim slijedite upute za promjenu pode{enja Outlooka. Mo`da }ete trebati u pogon CD-ROM-a umetnuti CD Office 2000 ili Outlook 2000.

U ovoj vje`bi ste saznali potrebne informacije o Internet Only i Corporate pode{enjima Outlooka 2000. U idu}oj vje`bi }ete nau~iti kako se koriste razni alati u Outlooku, primjerice, traka Outlook. 32 3. VJE@BA

U ovoj vje`bi }ete nau~iti kako mijenjati prikaze u Outlooku te kako koristiti traku Outlook i popis mapa.

U

PORABA TRAKE

O

UTLOOK

Svaki organizacijski alat u Outlooku ima vlastitu mapu. Postoji mapa za e-po{tu (Inbox), mapa s kalendarom (Calendar) i druge. Traka Outlook je alat koji se koristiti za brzo mijenjanje mapa u Outlooku. Ikone u traci Outlook predstavljaju sve mape koje su vam na raspola-ganju i sadr`e pre~ice do sadr`aja tih mapa. Slika 4.1 prikazuje traku Outlook.

Unutar trake Outlook se nalaze tri grupe pre~ica: Outlook, My Shortcuts i Other Shortcuts. U svakoj grupi se nalaze pripadne mape u kojima mo`ete raditi.

l Grupa Outlook Shortcuts Ova grupa sadr`i mape za rad s

raznim organizacijskim alatima u Outlooku, kao {to su Inbox, Calendar, Tasks i sli~no.

l Grupa My Shortcuts U ovoj grupi se nalaze mape za

orga-niziranje i upravljanje va{om e-po{tom i faks porukama.

l Grupa Other Shortcuts U ovoj grupi se nalaze mape na

va{em tvrdom disku, kao {to su My Computer, My Documents i Favorites (mapa koja sadr`i popis va{ih najzanimljivijih Web lokacija). Svaku od tih mapa mo`ete upotrijebiti za rad s datotekama i mapama koje se ne nalaze u Outlooku, ve} u va{em sustavu.

4. vje`ba

U

PORABA

O

UTLOOKOVIH

SLIKA 4.1 Koristite traku Outlook za prikaz raznih stavaka. Da biste pre{li s jedne grupe na drugu, kliknite na jedan od gumbâ

Outlook Shortcuts, My Shortcutsili Other Shortcutskoji se nalaze u traci Outlook. U grupi Outlook brzo mo`ete pristupiti drugim mapa-ma kao {to su Inbox, Calendar i Contacts.

P

RE^ICE MAPA U GRUPI

O

UTLOOK

Pre~ice mapa koje se nalaze u traci Outlook omogu}uju vam rad u Outlooku. Pomo}u njih mo`ete pristupiti po{tanskim porukama, dogovorima, popisu osoba s kojima kontaktirate i sli~no. U tablici 4.1 opisane su mape unutar grupe Outlook.

34 4. VJE@BA

Mape unutar grupe Sadr`aj odabrane mape

TABLICA4.1 MAPE U GRUPIOUTLOOK

MAPA OPIS

Outlook Today Iako se ne radi o stvarnoj mapi, ikona Outlook Today slu`i za prikaz sa`etka doga|aja iz kalendar, zada}a i novih poruka u teku}em danu (danas). Inbox Sadr`i poruke koje ste poslali i primili

putem e-po{te i faksa.

Calendar Sadr`i va{e dogovore, doga|aje, raspore-de sastanaka i sli~no.

Contacts Sadr`i popis imena i adresa ljudi s kojima komunicirate.

Tasks Sadr`i sve zada}e na va{em popisu obaveza.

Journal Sadr`i sve unose u dnevnik, kao {to su pra}enje telefonskih poziva, bilje{ke sa sastanaka i sli~no.

Notes Sadr`i bilje{ke koje ste sami napisali ili su ih napisali drugi.

Deleted Items Sadr`i sve stavke koje ste obrisali iz drugih mapa.

P

RE^ICE MAPA U GRUPI

M

Y

S

HORTCUTS

Unutar grupe My Shortcuts (vidi sliku 4.2) mo`ete organizirati svoje dolazne i odlazne poruke. U tablici 4.2 opisane sve mape u grupi My Shortcuts.

TABLICA4.2 MAPE U GRUPIMYSHORTCUTS

MAPA OPIS

Mapa Opis

Drafts Sadr`i poruke koje ste spremili ali ih niste poslali.

Sent Items Sadr`i sve poslane poruke. Outbox Sadr`i poruke koje treba poslati.

Journal Sadr`i popis va{ih aktivnosti u Outlooku. UPORABAOUTLOOKOVIH ALATA 35

SLIKA 4.2 Pomo}u ikona u grupi My Shortcuts mo`ete

pri-stupiti svojim po{tanskim i faks porukama koje ste ve} poslali, koje tek trebate poslati ili koje ste spremili.

36 4. VJE@BA

Vidim i druge mape u mojim grupama pre~ica U Outlooku imate mogu}nost dodava-ti mape i ikone pre~ica. Ako na|ete jo{ neke ma-pe koje ovdje nisu opisane, one su vjerojatno dodane tijekom instalacije Outlooka.

P

RE^ICE MAPA U GRUPI

O

THER

S

HORTCUTS

U grupi Other Shortcuts nalaze se mape koje su spremljene na va{em ra~unalu ali nisu dio Outlooka: My Computer, My Documents i Favorites. Mo`ete pristupiti dokumentu ili podatku u bilo kojoj od tih mapa, te taj dokument dodati svojoj poruci, bilje{ci ili na neki drugi na~in ga upotrijebiti u Outlooku.

Primjerice, pomo}u mape My Computer mo`ete pregledati sadr`aj tvr-dog diska, disketa, pogona CD–ROM-a i sli~no (vidi sliku 4.3). Dvo-struko kliknite na ikonu pogona koja se nalazi u prozoru i ugledat }ete odgovaraju}e mape i datoteke. Ako dvostruko kliknete na mapu,

na zaslonu }e se pojaviti njezin sadr`aj. Tako|er mo`ete dodavati datoteke uz poruke ili ih na neki drugi na~in upotrijebiti u Outlooku.

UPORABAOUTLOOKOVIH ALATA 37

SLIKA 4.3 Pregledajte ~itav svoj sustav pomo}u mape My

Computer.

Vra}anje natrag Pomo}u gumba Up One Level, koji se nalazi na traci s alatima Advanced, mo`ete se vratiti u prethodnu mapu ili na pogon, nakon {to ste dvostruko kliknuli na mapu

(pogon) da biste vidjeli njezin sadr`aj.

U

PORABA POPISA MAPA

Outlook nudi jo{ jedan na~in prikaza mapa koje se nalaze unutar Outlooka i na va{em sustavu, to jest nudi popis mapa. Popis mapa prikazuje mape podijeljene u tri grupe (Outlook Shortcuts, My Shortcuts ili Other Shortcuts). U popisu mo`ete odabrati mapu ~iji sadr`aj `elite vidjeti.

Da biste koristili popis mapa, najprije odaberite grupu (primjerice Outlook Shortcuts ili Other Shortcuts) koja sadr`i mapu koju `elite pregledati, a zatim na traci Outlook odaberite odre|enu mapu (pomo}u odgovaraju}e pre~ice). Potom kliknite na gumb Folder List

(vidi sliku 4.4). 38 4. VJE@BA

SLIKA 4.4 Popis mapa prikazuje sve mape u grupi koju ste

odabrali.

Ovdje kliknite da bi se pojavio popis mapa

“Pri~vrstite” popis mapa Nakon {to kliknete na gumb Folder List uz odabrano ime odre|ene mape, popis mapa }e “lebdjeti” na vrhu prozora s teku}om mapom. Kliknite na gumb koji se nala-zi u gornjem kutu popisa mapa da biste “pri~vr-stili” popis u prozor u kojem se nalazi Outlook. Ako tako pri~vr{}en popis mapa, `elite zatvoriti onda kliknite na njegov gumb Close (X).

Odaberite bilo koju mapu iz tog popisa i u glavnom prozoru }ete ugledati njezin sadr`aj. Ako u glavnom prozoru ugledate drugu mapu, dvostruko kliknite na nju da biste prikazali njezin sadr`aj.

UPORABAOUTLOOKOVIH ALATA 39

Prikaz s popisom mapa Popis mapa tako|er mo`ete otvoriti pomo}u izbornika View.

M

IJENJANJE PRIKAZA

Outlook nudi razli~ite prikaze koji vam omogu}uju razli~ite na~ine pregleda informacija u pojedinim mapama. Svaki prikaz nudi informa-cije u drugom obliku i na~inu njihove organizainforma-cije.

Najjednostavniji na~in da odaberete neki od ponu|enih prikaza je uporaba alata View koji se nalazi na traci s alatima Advanced. Da biste prikazali traku s alatima Advanced, za bilo koju mapu u Outlooku, sli-jedite ove upute:

1.Pokaziva~ postavite na traku Standard za bilo koju mapu u Outlooku (primjerice za mapu Inbox) i kliknite na desnu tipku mi{a.

2.Pojavit }e se izbornik s pre~icama koji je prikazan na slici 4.5. Kliknite na naredbu Advanced i pojavit }e se traka s alatima Advanced.

3.Ukoliko, nakon {to ste otvorili traku Advanced, `elite zatvoriti traku s alatima Standard, desnom tipkom mi{a kliknite na bilo koju traku i zatim kliknite na Standard i uklonite znak potvrde. Nestat }e traka Standard.

Traku s alatima Advanced morate samo jednom otvoriti Nakon {to ste otvorili traku s alatima Advanced za pojedinu mapu, primjerice za mapu Calendar ili Inbox, ona }e vam biti na raspolaganju i za sve druge mape u Outlooku.

SLIKA 4.5 Desnom tipkom mi{a kliknite na traku s alatima

Standard i otvorite traku Advanced za bilo koju mapu. Svaka mapa – Inbox, Calendar, Contacts i druge – koriste razli~ite gumbe na trakama s alatima Standard i Advanced. Razlog tomu je {to se razlikuju naredbe i obilje`ja za svaku od tih mapa.

Nakon {to ste otvorili traku s alatima Advanced, mo`ete promijeniti trenutni prikaz tako da kliknete na okvir s popisom koji je prikazan na slici 4.6. Svaki okvir s popisom sadr`i prikaze koji odgovaraju mapi koju ste odabrali u traci Outlook.

Kao {to mo`ete vidjeti na slici 4.6, mo`ete promijeniti prikaz mape Inbox. Mo`ete pregledati sve poruke (Messages), poruke i njihova tri prva retka (Messages with AutoPreview), poruke koje su ozna~ene za-stavicama (By Follow Up), poruke koje su pristigle unatrag posljednih sedam dana (Last Seven Days), poruke organizirane prema temama (By Conversation Topic), poruke organizirane prema po{iljateljima (By Sender), samo nepro~itane poruke (Unread Messages), poruke prema primatelju (Sent To) i poruke slo`ene prema vremenu nastanka (Message Timeline).

SLIKA 4.6 Odaberite prikaz i promijenite oblik informacije. Sli~no tomu, mapa Calendar, koja ima izvorno pode{en prikaz Day/Week/Month, omogu}uje vam da svoje dogovore i doga|aje pri-ka`ete slo`ene prema aktivnim dogovorima, po danu/tjednu/mjesecu s automatskim pregledom, prema doga|ajima, prema dogovorima koji se ponavljaju i na jo{ nekoliko drugih na~ina.

Tako|er mo`ete promijeniti vrstu prikaza za bilo koju mapu tako da odaberete izbornik Edit i zatim pokaziva~ postavite na Current View. Pojavit }e se popis prikaza kao podizbornik izbornika Edit.

U ovoj }ete knjizi nai}i na primjere sa svakom vrstom prikaza. Ako mi-jenjate mape u Outlooku, brzo pregledajte prikaze koji su vam na ra-spolaganju u popisu prikaza.

UPORABAOUTLOOKOVIH ALATA 41

S

TVARANJE KORISNI^KIH PRIKAZA

Tako|er mo`ete stvoriti i vlastite prikaze mapa u Outlooku. Da biste stvorili vlastiti prikaz jedne od mapa u Outlooku, slijedite ove upute:

1.Kliknite na izbornik View, a zatim pokaziva~ postavite na Current View. Odaberite Define Views. Pojavit }e se okvir za dijalog Define Views za odabranu mapu.

2.Kliknite na gumb New u okviru za dijalog Define Views. Nakon toga }e se na zaslonu pojaviti okvir za dijalog Create New View, koji je prikazan na slici 4.7.

42 4. VJE@BA

SLIKA 4.7 Za mape u Outlooku mo`ete stvoriti korisni~ke

prikaze.

3.Upi{ite ime za svoj novi prikaz i odaberite vrstu prikaza u popisu koji se nalazi u okviru Type of View.

U nastavku su opisani razli~iti tipovi prikaza koje mo`ete odabrati:

l Prikaz Table Elemente prikazuje u recima i stupcima. Ovu

vrstu prikaza koristite za pregled po{tanskih poruka, zada}a i detalja o bilo kojoj stavci.

l Prikaz Timeline Elemente prikazuje kao ikone na

vremen-skoj osi, slo`ene kronolo{kim redoslijedom s lijeva na desno. Ovaj prikaz koristite za pregled unosa u dnevnik i za druge sli~ne stavke.

l Prikaz Day/Week/Month Elemente prikazuje unutar

kalen-dara. Ovaj prikaz koristite za sastanke i zada}e koje trebate obaviti.

l Prikaz Card Elemente prikazuje nalik posjetnicama. Ovaj

prikaz se koristiti za pregled osoba s kojima kontaktirate.

l Prikaz Icon Nudi grafi~ke ikone koje predstavljaju zada}e,

bilje{ke, kalendare i sli~no.

4.Nakon {to ste odabrali vrstu prikaza kojeg `elite stvoriti, kliknite na gumb OK. Pojavit }e se okvir za dijalog View Settings. U ovom okviru trebate odrediti koja polja `elite vidjeti u prikazu, kao i pisma i druga sli~na pode{enja.

5.Nakon {to ste odabrali polja i pode{enja prikaza, kliknite na

Apply View. Stavke iz teku}e mape }e se pojaviti u novom prikazu.

UPORABAOUTLOOKOVIH ALATA 43

Polja Informacije koje `elite vidjeti u vlastitom prikazu. Kod korisni~kog prikaza mape Inbox (vrsta prikaza je Timeline) trebali biste koristiti polja Recieved (vrijeme prijama poruke), Created (vrijeme stvaranja poruke) i Sent (vrijeme slanja poruke).

Va{ }e se novi prikaz pojaviti u popisu prikaza na traci s alatima Advanced. Mo`ete ga odabrati ako kliknete na strelicu kraj padaju}eg popisa i zatim kliknete na ime novog prikaza.

U

PORABA OBILJE@JA

O

UTLOOK

T

ODAY

Najbolji na~in da pregledate {to ste danas radili je uporaba obilje`ja Outlook Today. Ovo obilje`je koristi prozor u kojem se nalaze sve poruke, dogovori i zada}e koje su na neki na~in vezane s teku}im danom.

Da biste otvorili prozor Outlook Today, kliknite na izbornik Go, a zatim odaberite Outlook Today. U prozoru Outlook Today }e se pojavi-ti ikone Calendar, Messages i Tasks, kao {to je prikazano na slici 4.8. Ispod tih ikona su prikazane stavke koje se odnose na teku}i dan. 44 4. VJE@BA

Trebam li stvarati vlastite prikaze? Stva-ranje vlastitih prikaza mo`e biti donekle slo`eno. Outlook nudi vi{e prikaza za svaku mapu koja se nalazi u traci Outlook. Najprije istra`ite sve posto-je}e mogu}nosti prikaza, a tek potom po~nite stvarati vlastite prikaze.

SLIKA 4.8 Prozor Outlook Today sadr`i popis svih stavaka

Mo`ete kliknuti na bilo koju od ponu|enih stavki (odre|eni dogovor ili zada}u), te otvoriti odgovaraju}u mapu i prikaz s detaljima vezanim uz stavku. ^ak mo`ete i a`urirati stavke.

Prozor Outlook Today sadr`i i okvir Find a Contacts koji mo`ete upo-trijebiti za tra`enje ljudi u mapi Contacts. Upi{ite ime u okvir za unos teksta Person i zatim kliknite na gumb Go. Pojavit }e se prozor Contacts koji sadr`i podatke vezane uz tra`enu osobu. Podatke mo`e-te preurediti ili zatvoriti okvir Contacts tako da kliknemo`e-te na gumb

Close.

Nakon {to ste pregledali stavke u prozoru Outlook Today, mo`ete se vratiti u bilo koju od svojih mapa tako da kliknete na odgovaraju}u ikonu na traci Outlook. Prozor Outlook Today je odli~no mjesto na kojem mo`ete saznati {to ste odre|enog dana radili.

U ovoj vje`bi ste nau~ili kako se koristiti traka Outlook, mijenjaju i stvaraju prikazi u Outlooku, kako se koristi popis mapa i prednosti koje nudi prozor Outlook Today. U idu}oj vje`bi }ete saznati ne{to vi{e o sustavu pomo}i u Outlooku.

U ovoj vje`bi u~ite o uporabi Office Assistanta, od kojeg mo`ete zatra`iti pomo}, te o uporabi drugih obilje`ja koja se odnose na pomo} u radu.

U

PORABA

O

FFICE

A

SSISTANTA

Vjerojatno ste uo~ili Office Assistanta: radi se o posebnom liku koji se nalazi u prozoru Outlooka i koji ~eka da vam ponudi pomo}. Office Assistanta mo`ete koristiti za dobivanje pomo}i zajedno s potrebnim procedurama, obja{njenjima i uputama koje trebate provesti u Outlooku.

@elite li koristiti Office Assistanta, u~inite ne{to od sljede}eg:

l Kliknite na Assistant.

l Odaberite Help, Microsoft Outlook Help. l Pritisnite F1.

Kada kliknete na pomo}nika, on prikazuje balon~i} s tekstom koji je prikazan na slici 5.1. Pomo} koju vam daje Office Assistant je osjetljiva na sadr`aj, {to zna~i da ovisno o mjestu u programu na kojem se trenutno nalazite, pomo}nik poku{ava ponuditi odgovaraju}e savjete. Ako vam je potrebna pomo} vezana uz jednu od ponu|enih tema, tada kliknite na jedan od plavih gumbâ.

5. vje`ba

D

OBIVANJE

POMO]I

Osjetljivost na sadr`aj Obilje`je pomo}i koje provjerava u kojem djelu programa trenutno radi-te, Inboxu, Calendaru ili stvarate poruke, te pre-ma tome nudi pomo} za teme koje su povezane s onim {to trenutno radite.

SLIKA 5.1 @elite li u Outlooku dobiti pomo} koja je osjetljiva

na sadr`aj, tada upotrijebite Office Assistanta.

Ukoliko od Assistanta ne mo`ete dobiti popis ponu|enih tema, mo`e-te unijeti pitanje u balon~i} i kliknuti na gumb Search. Mo`ete, pri-mjerice upisati “How do I print?” (pitanja se unose na engleskom, na-ravno), odnosno “How da I save a file?” ili neko drugo pitanje koje sadr`i klju~ne rije~i koje se odnose na podru~ja za koja `elite dobiti pomo}. Nakon {to se pojavi okvir Office Assistanta, on }e sadr`avati opcije koje su povezane s va{im pitanjem.

Da biste zatvorili Office Assistanta, kliknite na gumb Close ili izvan okvira za dobivanje pomo}i.

DOBIVANJE POMO]I 47

Marketin{ki trikovi Ako se iznad pomo}nika pojavi `aruljica, to zna~i da vam on mo`e ponu-diti pomo}. Kliknite na pomo}nika da vidite {to vam nudi.

Desnom tipkom mi{a mo`ete kliknuti na Office Assistanta i u izbor-niku s pre~icama odabrati Hide Assistant. Mo`ete za svog pomo}nika odabrati odre|ene opcije ili koristiti drugog pomo}nika.

48 5. VJE@BA

Odabir drugog pomo}nika Outlook 2000 i Microsoft Office sadr`e nekoliko razli~itih ured-skih pomo}nika. Da biste odabrali novoga treba-te desnom tipkom mi{a kliknuti na postoje}eg pomo}nika i u izborniku s pre~icama odabrati

Choose Assistant. Pojavit }e se okvir Office Assistants Gallery. Pomo}u gumbâ Next ili Back odaberite novog pomo}nika i zatim kliknite na

OK (mo`da }ete trebati umetnuti CD–ROM Office kako biste na njemu prona{li novog pomo}nika.

D

OBIVANJE POMO]I BEZ POMO]NIKA

Ako vam je tako dra`e, mo`ete isklju~iti Office Assistanta i pomo} u Outlooku koristiti na tradicionalan na~in. Kliknite na Assistant i u balon~i}u kliknite na Options. Na kartici Options poni{tite opciju Use the Office Assistant. Assistant }e nestati iz prozora Outlooka. Sada pomo} mo`ete dobiti bez uporabe Assistanta. Kliknite na izbornik

Help i zatim na Microsoft Outlook Help. Pojavit }e se prozor Help u kojem se nalaze obja{njenja za dobivanje pomo}i u Outlooku. Kliknite na gumb Show koji se nalazi u lijevom gornjem dijelu prozora Help. Prozor se pro{iruje i pojavljuju se tri kartice – Contents, Answer Wizard i Index.

Uvidjet }ete da prozor Help izgleda kao prozor va{eg Web pretra`iva~a (a tako se i koristi). Ukoliko tra`ite odre|enu temu, dodatnim infor-macijama mo`ete pristupiti tako da kliknete na istaknuti pojam koji se pona{a kao hiperveza. Pomo}u te veze do}i }ete do novih korisnih informacija. Uo~ite da prozor Help sadr`i gumbe Back i Forward koji vam omogu}uju ponovni pregled prozora s pomo}i.

SLIKA 5.2 Ako isklju~ite Assistanta onda izravno mo`ete

pri-stupati Outlookovom sustavu pomo}i.

Svaka od kartica u okviru Help omogu}uje vam razli~iti pristup do po-trebne pomo}i. Kartica Contents sadr`i popis glavnih grupa informaci-ja kao {to su osnove Outlooka i informacije o posebnim zadacima kao {to je uporaba mapa Calendar ili Contacts.

Kao primjer na~ina na koji se koristi kartica Contents, poku{ajte pri-kupiti podatke o tome kako se koristi mapa Calendar. Otkli`ite du` abecednog popisa u okviru Contents. Svaka glavna tema je nazna~ena pomo}u ikone koja sadr`i knjigu. Dvostruko kliknite na knjigu Using Calendar. Otvara se ikona Help Book i pojavljuje se popis s detaljnijim naslovima. Dvostruko kliknite na Open a Calendar.

U desnom oknu prozora Help na}i }ete upute kako se otvara mapa Calendar. U nekim slu~ajevima }ete nai}i na istaknute rije~i u tekstu. Primjerice, u tekstu koji se odnosi na otvaranje mape Calendar, istak-nuta je rije~ “item”. Klikom na istaknute rije~i saznat }ete {to one zna~e.