บทท 3 การท างานก บตาราง ร จ กตาราง

(1)

บทที่ 3

การทํางานกับตาราง

รูจักตาราง

ตารางประกอบดวย 2 สวนคือแถวและคอลัมภจุดที่ตัดกันระหวางแถวกับคอลัมภคือเซล ซึ่งแตละเซลจะใชใสขอความหรือตัวเลขนอกจากนี้ยังอาจใสภาพหรือสูตรเพื่อคํานวณจากขอมูลที่อยูใน เซลอื่นๆไดเชนกัน

ใน Word จะมีแถบเครื่องมือ Tables and Borders (ตารางและเสนขอบ) ซึ่งใชทํางาน

ตกแตงสิ่งตางๆในตารางโดยตองสั่งแสดงแถบเครื่องมือนี้เองดวยการคลิกที่ปุม Draw Table บน

แถบเครื่องมือ Standard (มาตรฐาน) หรือคลิกขวาที่แถบเครื่องมือใดๆแลวคลิกที่ Tables and Borders

(ตารางและเสนขอบ) Insert Table (แทรกตาราง) Draw Table (ตารางและเสนขอบ) การสรางตารางใน Word ทําได 3 วิธี 1) สามารถสรางตารางโดยการวาดซึ่งเหมือนกับการวาดรูปคือใชเมาสขีดลากเพื่อใหได ขนาดและจํานวนเซลในตาราง เวลาวาดใหเริ่มจากการวาดเสนขอบนอกของตาราง เสียกอนแลวจึงลากเสนในตารางเพื่อแบงเปนแถวหรือคอลัมภ 2) สรางตารางจากปุม Insert Table (แทรกตาราง) ซึ่งอยูบนแถบเครื่องมือมาตรฐาน เพื่อใชเปนทางลัดสําหรับสรางตารางที่มีขนาดเทาๆกันทุกเซลไดอยางรวดเร็ว 3) สรางตารางดวยคําสั่งวิธีนี้เหมาะกับตารางที่มีขนาดใหญมากๆซึ่งสามารถระบุจํานวน แถวหรือคอลัมนตามที่ตองการไดตั้งแตแรกและกําหนดความกวางไดพรอมกัน

(2)

ระบุจํานวนคอลัมน

การสรางตารางดวยคําสั่ง

1) คลิกในตําแหนงที่จะสรางตาราง กําหนดความ กวางของคอลัมน ระบุจํานวนแถว 2) เลือกเมนู Table (ตาราง) ¾ Insert (แทรก) ¾ Table (ตาราง)

Table (ตาราง) ¾ Insert (แทรก) ¾ Table (ตาราง)

3) ระบุจํานวนคอลัมนในชอง Number of Columns (จํานวนคอลัมน)

4) ระบุจํานวนแถวในชอง Number of rows (จํานวนแถว)

5) กําหนดความกวางของคอลัมนโดย

• Fix column width (ความกวางคอลัมนคงที่) ระบุความกวางที่แนนอนในชอง ดานหลังถาเปน Auto (อัตโนมัติ) ก็จะแบงความกวางเทากันทุกคอลัมน • AutoFit to contents (ปรับพอดีอัตโนมัติกับเนื้อหา) กวางเทากับเนื้อหาในเซล • AutoFit to window (ปรับพอดีอัตโนมัติกับหนาตาง) กวางเทากับวินโดวของเว็บ บราวเซอร ถาขนาดวินโดวของบราวเซอรเล็กลงขนาดของตารางก็จะเล็กลงโดย อัตโนมัติ 6) คลิก OK (ตกลง) นอกจากนี้ยังสามารถปรับความกวางของคอลัมนและความสูงของแถวไดอีกดวยโดยเลื่อน เมาสไปยังจุดที่ตองการปรับขนาดแลวคลิกลากเมาสขึ้นหรือลงเพื่อปรับความกวางของคอลัมนและความ สูงของแถวตามที่ตองการ

เพิ่มแถวหรือคอลัมน

การเพิ่มเซลแถวหรือคอลัมนอาจใชปุม Draw Table (วาดตาราง) วาดแบงแถวหรือ คอลัมนที่มีอยูเดิมออกเปน 2 แถวหรือคอลัมน

(3)

เพิ่มแถวทีละแถว

เพิ่มทีละหลายแถว

คลิกเมาสที่ทายแถวนอกตาราง จากนั้นกด Enter เพื่อเพิ่มแถว กด Enter หรือ Tab ที่ทายแถว สุดทายเพื่อเพิ่มแถวตอจากแถว สุดทาย 1) คลิกเลือกทั้งแถวใหเทากับจํานวนแถวที่จะเพิ่ม 2) คลิกขวาแลวเลือก Insert Row (แทรกแถว)

• หรือเลือก Table (ตาราง) ¾ Insert (แทรก) ¾ Rows Above (แถวขางบน) เพื่อ เพิ่มแถวเหนือแถวที่เลือก

แทรกแถวบนหรือลาง

• หรือเลือก Table (ตาราง) ¾ Insert (แทรก) ¾ Rows Below (แถวขางลาง) เพื่อ เพิ่มแถวใตแถวที่เลือก

เพิ่มทีละหลายคอลัมน

1) คลิกเลือกทั้งคอลัมนใหเทากับจํานวนคอลัมนที่จะเพิ่ม

2) คลิกขวาแลวเลือก Insert Columns (แทรกคอลัมน)

• หรือเลือก Table (ตาราง) ¾ Insert (แทรก) ¾ Column to the Left (คอลัมน

ทางซาย) เพื่อเพิ่มคอลัมนดานซายของคอลัมนที่เลือกไว

• หรือเลือก Table (ตาราง) ¾ Insert (แทรก) ¾ Column to the Right (คอลัมน ทางขวา) เพื่อเพิ่มคอลัมนดานขวาของคอลัมนที่เลือกไว

(4)

ลบแถวหรือคอลัมน

การลบแถวจะเปนการลบแถวหรือคอลัมนของตารางพรอมทั้งขอมูลที่มีอยูออกไป

1) คลิกลากเมาสที่หัวแถวหรือหัวคอลัมนเพื่อเลือกแถวหรือคอลัมนที่จะลบ

2) คลิกขวาแลวเลือก Delete Rows (ลบแถว) เพื่อลบแถวหรือ Delete Columns (ลบ

คอลัมน) เพื่อลบคอลัมนแลวแตวาในขั้นตอนที่ 1 เลือกลบแถวหรือคอลัมน สวนการลบขอมูลภายในตารางใหเลือกขอความเซลหรือเลือกทั้งแถวหรือคอลัมนไวกอน แลวกดปุม Delete ขอความในเซลแถวหรือคอลัมนที่เลือกไวจะถูกลบไปแตตารางยังคงอยู

รวมเซล และแยกเซล

ตารางมีเครื่องมือสําหรับการสรางตารางโดยเฉพาะ คือตารางและเสนขอบเครื่องมือทุกชนิดที่แสดงบนหนาจอเมื่อนํา ตัวชี้เมาสชี้ที่เครื่องมือตัวใดจะมีชื่อเครื่องมือตัวนั้นๆปรากฏ Eraser (ยางลบ)

รวมเซลดวยปุม

ใชปุม Eraser (ยางลบ) บนแถบเครื่องมือ Tables and Borders (ตารางและเสนขอบ) เพื่อ ลบเสนกั้นระหวางเซลแถวหรือทั้งคอลัมนซึ่งมีผลใหเซลแถวหรือคอลัมนที่อยูติดกันถูกรวมเขามาไว

เปนเซลแถวหรือคอมลัมนเดียวกัน

1) คลิกปุม Eraser (ยางลบ) บนแถบเครื่องมือ Tables and Borders (ตารางและเสน

ขอบ) 2) เมาสเปลี่ยนเปนรูปยางลบ ใหคลิกลากเมาสไปตามเสนแนวตารางแลวปลอยเมาส ขอมูลในเซลที่ถูกลบเสนแนวตารางไปจะถูกนําไปรวมกับเซลที่อยูติดกันโดยอัตโนมัติ

รวมเซลดวยคําสั่ง Merge Cells

1) เลือกกลุมเซลที่จะรวม 2) คลิกขวาบนเซลที่เลือกไวแลวเลือก Merge Cells (ผสานเซล) 1 2

(5)

แยกเซลดวยปุม Draw Table

(วาดตาราง)

1) คลิกปุม Draw Table (วาดตาราง) บนแถบเครื่องมือ

Table and Borders (ตารางและเสนขอบ

2) เลื่อนเมาสไปที่ชองตารางที่ตองการแบงแลวคลิกลากวาดแบงตารางออกมา

แยกเซลดวยคําสั่ง Split Cells

1) คลิกเมาสในเซลที่ตองการแยก

2) คลิกขวาในเซลนั้นแลวเลือก Split Cells (แยกเซล) หรือคลิกปุม Split Cells (แยกเซล)

หมายถึงไมแบง ึงไมแบง

ตกแต

ดูแลวไมนาสนใจการตกแตงดวยการตี สีพื้นใหกับแตละแถวจะชวยใหอานงายและดูสวยงามขึ้น Draw Table (วาดตาราง) ) 3) ระบุจํานวนคอลัมนที่จะแบงถาเปน 1 4) ระบุจํานวนแถวที่จะแบงถาเปน 1 หมายถ 5) คลิก OK (ตกลง) 3 _{ระบุจํานวนคอลัมน} 1 4 _{ระบุจํานวนแถว} 5

งตารางใหสวยงาม

ตารางสวนใหญจะมีแตขอความและตัวเลขทําให เสนแนวตารางหรือใส ผลที่ได คลิกเมาสปุมขวาเลือก Split Cells(แยกเซล) 2

(6)

แ

ตงตารางอ

ยางเร็วดวย AutoFormat

1) คลิกเมาสที่เซลใดๆในตาราง

2) เลือกคําสั่ง Table (ตาราง) ¾ Table AutoFormat (รูปแบบตารางอัตโนมัติ) หรือคลิก ปุม Table AutoFormat (รูปแบบตารางอัตโนมัติ) บนแถบเครื่องมือ Tables and Border (ตารางและเสนขอบ) 3) คลิกรูปแบบของตารางจากชอง Format (ลักษณะตาราง) ซึ่งตัวอยางของรูปแบบนั้น จะแสดงไวดานลาง 4) คลิกปุมคําสั่ง Apply (นําไปใช) เมื่อเลือกรูปแบบที่ตองการไดแลว เครื่องมือตารางและเสนขอบสามารถตกแตงตารางในสวนอื่น ๆไดอีกเชนการใสสีพื้น ตาราง, การใสสีเสนตาราง, การจัดตําแหนงขอความในเซล, การปรับขอความเปนแนวตั้ง, การเรียงลําดับ ขอมูลในตาราง, การคํานวณคาในตารางซึ่งสามารถสั่งไดจากแถบเครื่องมือ เลือกวาจะนําสวนใดไปใชในตารางบาง 2 3 1 4

(7)

หนาเอกสารที่ซับซอนโดยตารางที่ซอนอยูใน ารางจะมีคุณสมบัติเหมือนกับตารางภายนอกทุกอยางโดยวิธีการสรางก็เหมือนกับการสรางตารางทั่วไป ดังนี้ 2) ตาราง) แลว ยูภายในตาราง และ

รางตาราง

Excel โดยตรงอาจจะใชใน กรณีที่ตองการสรางตารางตัวเลขที่มีการคํานวณคาของตัวเลขที่ซับซอนซึ่ง Word ไมสามารถทําได 1) คลิกในตําแหนงที่จะแทรกเวิรกชีต

2) คลิกปุม Insert Microsoft Excel Worksheet (แทรก

แผนงาน Microsoft Excel) 3) คลิกลากเลือกจํานวนแถวและคอลัมนของตารางที่

สรางตารางซอนในตาราง

Word ตั้งแตรุน 2000 ขึ้นมาจนถึง 2003 ไดเพิ่มความสามารถในการสรางตารางซอนอยู ภายในตารางอีกที ทั้งนี้เพื่อสะดวกสําหรับผูตองการจัด ต 1) คลิกเมาสในเซลที่ตองการสรางตารางไว ภายใน คลิกปุม Insert Table (แทรก เลือกจํานวนตารางภายในตามตองการก็ จะไดตารางที่ซอนอ สามารถตกแตงไดเหมือนตารางปกติ

ส

เวิรกชีตจาก Excel

นอกจากตารางของ Word เองแลวยังสามารถนําเขาตารางจาก Excel มาใชในเอกสาร และยังใสสูตรหรือฟงกชั่นคํานวณตัวเลขในแตละเซลเหมือนกับการทํางานกับ เรียงลําดับจาก ยไปหามากนอ เปลี่ยนทิศทางของขอความ แยกเซล ลักษณะเสน น้ําหนักเสน สีเสนขอบ เสนขอบนอก สีแรเงา ยางลบ วาดตาราง วาดตาราง ผสานเซล จัดตําแหนง กระจายแถว กระจายคอลัมน รูปแบบอัตโนมัติ ผลรวมอัตโนมัติ เรียงลําดับจากมากไปหานอย

(8)

4) เวิรกชีตของ Excel ประกอบดวยคอลัมนแถวและเซลคลายกับตารางของ Word จะมีชื่อคอลัมนและหมายเลขแถวกํากับอยูกรอกขอมูลหรือสรางสูตรคํานวณในเว ชีตที่เห็นไดเหมือนที่สั่งใน Excel แต ิรก 5) คลิกนอกตารางเวิรกชีตเพื่อกลับมาที่เอกสารของ Word 6) ดับเบิลคลิกบนตารางเพื่อเขาไปรับแตงหรือแกไขเวิรกชีต สรางสูตร