Departamento de Comunicación del Centro Operativo Local ECU 911 Loja- Zamora Chinchipe.
1. ¿Existen procedimientos organizacionales de control de gestión en la organización?
Las actividades llevadas a cabo por el Jefe y administrativos del Centro Operativo Local ECU 911 Loja- Zamora Chinchipe son evaluadas continuamente, con el objetivo de conocer el buen uso de los recursos y el tratamiento de la comunicación dentro de la institución, así como para conocer el avance de cada departamento y el cumplimiento de sus actividades, considerando también la cantidad de pendientes que hay en la semana.
2. ¿Se emplean?, ¿Con qué rigurosidad, periodicidad?
La rigurosidad y periodicidad con que se maneja la gestión de la comunicación es diaria y constante debido a que la información que la institución emite debe ser tratada con un grado de responsabilidad muy alta por ende todo producto entregado a la sociedad tiene contrastación, verificación y seriedad.
3. ¿La gestión de comunicación está sometida a dichos procedimientos?
La gestión de la comunicación y sus procedimientos se encuentran regulados por la dirección nacional de comunicación del Servicio Integrado de Seguridad ECU 911, son ellos quienes en base a los lineamientos establecidos para el manejo de la comunicación evalúan los productos que llegan a la sociedad con el objetivo de no caer en sensacionalismo al momento de informar emergencias. Es decir, sí se somete a los procedimientos requeridos.
4. ¿Los objetivos estratégicos de la organización se tienen en cuenta para llevar adelante la gestión de comunicación?
Sí, el objetivo de comunicación apunta su relación con los objetivos de la organización como son:
- Incrementar la eficiencia y efectividad operacional del servicio.
- Incrementar el nivel de colaboración y relacionamiento interinstitucional.
5. ¿La gestión de comunicación está relacionada con el modelo de gestión de liderazgo y la cultura de la organización?
El Jefe Operativo Local tiene un estilo de liderazgo que ubica a la comunicación como un eje muy importante, por ello el desarrollo de cada producto de comunicación es de su
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conocimiento y atraviesa su análisis, asimismo para la elaboración de los productos se realiza un plan que parte del diagnóstico de la comunicación en general.
6. ¿Existe un plan estratégico de comunicación que tenga relación directa con el plan estratégico de la organización?
La planificación estratégica de cada proceso de comunicación parte de los objetivos estratégicos de la misma institución. Para el logro de esto cada proceso es analizado y aprobado por el Jefe Operativo que es quien se encarga de hacer cumplir los objetivos de la institución. Por ejemplo el programa de televisión del Centro Operativo Local ECU 911 Loja-
Zamora Chinchipe “911” tiene por objetivos los siguientes:
1. Dar a conocer a la ciudadanía la gestión diaria que cumple el ECU 911 2.- Empoderar a la ciudadanía en base a los servicios que ofrece el ECU 911 3.- Familiarizar a la ciudadanía con el ECU 911 para que haga uso de la línea
sabiendo que siempre está a sus órdenes.
Los mismos que aportan a los siguientes objetivos estratégicos de la institución:
- Incrementar el nivel del uso responsable del servicio por parte de la ciudadanía - Incrementar el nivel de colaboración y relacionamiento interinstitucional.
7. ¿La organización ha determinado indicadores claros y precisos para establecer el grado de cumplimiento de los objetivos propuestos?
Sí, para establecer el grado de cumplimiento de estos objetivos el Centro Operativo Local trabaja en base a los siguientes indicadores:
Comunicación externa:
- Número de presencia en medios de comunicación (vocerías) / Meta mensual: 2 - Número de actividades y publicación en redes sociales /Meta mensual: 100% - Numero de notas informativas (boletines) /Meta mensual: 9
Vinculación: número de actividades realizadas para vinculación con la comunidad en las áreas de servicio del Centro Local ECU 911 Loja-Zamora Chinchipe, se deben cumplir 15 al mes incluyendo:
- Ferias ciudadanas - Ecu visitas
127 - Visitas al territorio
8. ¿Cuáles son los objetivos de comunicación?
El objetivo del departamento de comunicación es: Determinar los lineamientos para el manejo comunicacional a nivel nacional, a fin de que sirva de base para el tratamiento de información, difusión y posicionamiento de la gestión del Servicio Integrado de Seguridad
ECU 911”.
9. ¿Realizaron algún estudio previo para definir que los objetivos de comunicación responden a las necesidades de la organización?
En base al cumplimiento de los indicadores se define el aporte de los objetivos de comunicación para la organización.
10. Las estrategias, programas y/o campañas diseñadas para cumplir con los objetivos de comunicación. ¿Se han definido con objetivos (de producción) que verifican de manera continua su cumplimiento?
Claro, los productos que se emiten con una determinada periodicidad son objeto de evaluaciones posteriores con el objetivo de hacer mejoras en caso de ser necesario.
11. ¿El área de comunicación ha participado en el diseño y propuesta de los objetivos de producción?
No, el Centro Operativo Local ECU 911 no ha participado, pero en cuanto a los productos realizados específicamente dentro del Centro Operativo Local cada objetivo ha sido planteado con participación del departamento de comunicación.
12. ¿Las acciones de comunicación han sido determinadas a partir de las variables propuestas por objetivos?
Sí, debido a que como antes mencioné los lineamientos y variables son propuestas en una misma línea desde la Dirección Nacional de Comunicación.
13. ¿Existe claridad conceptual sobre las variables de comunicación sobre las cuales se pretende gestionar?
Por supuesto, y en caso de que exista alguna duda tanto el director local como yo del departamento de comunicación estamos prestos a resolver las interrogantes.
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14. ¿Se han determinado indicadores observables en la realidad que permitan verificar el cambio en la variable de comunicación sobre la cual se gestiona?
Sí, por medio de los GPR se verifica el cambio en la variable debido a que éste se realiza por medio de la gestión de procesos por resultados.
15. ¿Los indicadores permiten medir resultados una vez cumplimentada la acción de comunicación propuesta para cada objetivo de comunicación?
Sí, por medio de los GPR y los sondeos de información que diariamente se emiten a la dirección nacional de comunicación.
16. ¿Existía un diagnóstico inicial sobre el estado actual del cumplimiento de los objetivos propuestos?
Sí, porque la dirección nacional de comunicación desde el inicio del Centro Operativo determino los lineamientos y realizó las mediciones.
17. ¿Se plantearon escalas para graduar la variación y agrupar las mediciones?
Sí, las mismas que se comentaron antes sobre los indicadores y su meta a cumplir mensualmente.
18. ¿Se tiene claridad respecto de las diferencias que existen entre el diagnóstico inicial y las metas que se pretenden alcanzar?
Claro, porque como ya se ha dicho al ser una institución que atiende las emergencias que se presentan en la localidad muchas veces los lineamientos o indicadores han sido modificados debido a lo nuevo del acontecimiento, por ejemplo en el terremoto, pero siempre haciéndolo con mucho tino, teniendo en cuenta que somos una fuente considerada oficial.
19. ¿Se han especificado los gaps existentes entre la situación inicial y el indicador de cumplimiento propuesto para el objetivo?
Así es, cada actividad que desarrolla el departamento de comunicación tiene una persona encargada, la misma que elabora los informes y realiza los productos comunicacionales. En cuanto a la medición la encargada es la dirección nacional.
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20. ¿Cómo se midieron los cambios en las variables gestionadas?
Las variables se miden en torno a la dirección nacional de comunicación, además dentro del centro operativo local se realiza semanalmente una reunión para el análisis de los procesos de comunicación realizados.
21. ¿Existe un procedimiento formal de aplicación de los dispositivos y herramientas de medición?
Desde la dirección nacional contamos con una política de comunicación, que es en la que todos los del departamento nos basamos para desarrollar nuestro trabajo y la elaboración de los informes que sirven posteriormente para la medición.
22. ¿Se han tenido en cuenta al momento de ejecutar el plan de comunicación, instancias y procedimientos para medir los resultados durante y finalizada la acción?
Los informes serían en este caso las herramientas que facilitan la medición de los resultados durante y al finalizar la acción de comunicación.
23. ¿Se han procesado los datos obtenidos de las mediciones?
Sí, la dirección nacional en base a los datos obtenidos ha realizado ciertas modificaciones en la política, ampliando y estructurando cada vez más y mejor los modelos para los informes.
24. ¿Se han analizado los datos en función de los objetivos de comunicación, indicadores y metas a lograr?
No estoy seguro pero por los cambios que desde el Centro Operativo se perciben podría decir que sí.