CHAPTER 5: CASE STUDY FINDINGS
5.1 Case study A
Las siguientes herramientas corresponden a un plan de proyecto genérico para construcciones de infraestructura de telecomunicaciones, a nivel nacional en México, en el año 2009. Fue desarrollado por una empresa de consultoría en administración de proyectos, en conjunto con el equipo de proyecto, y constituye un ejemplo de aplicación real de la metodología del PMI, donde se consideraron las capacidades de los equipos de proyecto en México y las prácticas que es posible implementar en esta industria en el país.
Para los fines de este trabajo, se han descrito las herramientas a partir de los conceptos que se desarrollan en la guía del Project Management Body of Knowledge (PMBOK), versión 2009. De este modo, el siguiente listado es una muestra de la metodología genérica y de una aplicación real en México.
Las herramientas correspondientes a las áreas de Seguridad, Medio ambiente y Garantías y reclamaciones, se mencionan como referencia, pues no formaron parte del proyecto. Las demás fueron desarrolladas detalladamente, y utilizadas a lo largo de la planeación y de la construcción de la obra.
HERRAMIENTAS DEL PROCESO DE INICIO: TODAS LAS ÁREAS:
Charter del proyecto
Formaliza el inicio del proyecto, identifica y faculta a los involucrados clave, justifica y describe el proyecto y sus resultados esperados, y menciona los supuestos y restricciones generales del proyecto.
! $$! Matriz de expectativas de involucrados clave
Describe detalladamente las expectativas de los involucrados clave a nivel individual y grupal, y puede servir para cotejarlas.
Reporte del sitio
Establece rubros de interés acerca del sitio, o de los posibles sitios donde se ubicará el proyecto, y compila la información resultante de una visita y/o de investigaciones relacionadas
ÁREA CALIDAD: Análisis de precedentes
Presenta referencias de interés para el proyecto, describiendo y compilando la información resultante de visitas y/o de investigaciones relacionadas.
HERRAMIENTAS DEL PROCESO DE PLANEACIÓN:
ÁREA INTEGRACIÓN: Plan de proyecto
Es el conjunto de todas las herramientas desarrolladas para la gestión del proyecto. Lo conforman dos partes: el diseño de todas las herramientas, a manera de formatos con los datos conocidos hasta esta etapa, y las herramientas aplicadas y actualizadas con la información que se genera a lo largo del desarrollo del proyecto. La segunda parte concluye junto con el cierre del proyecto, y constituye en sí misma el entregable de la gestión del mismo.
Procedimiento de control de cambios y de manejo de incidencias
Se trata de un diagrama de flujo, o cualquier otro esquema que describe los procesos necesarios para realizar cambios y manejar incidencias, con respecto a entregables previamente autorizados o con respecto a acuerdos previamente establecidos. El procedimiento mismo debe definir los casos en que es necesario seguirlo, así como los formatos de órdenes de cambio y de reporte de incidencias para el proyecto.
Lecciones aprendidas de otros proyectos
Es un documento o una base de datos donde se compila –preferiblemente de manera histórica y sistemática- información sobre proyectos pasados y proyectos en curso, y
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que incluyen sus procesos de gestión43, detallando, entre otros aspectos, los logros y
los errores de los proyectos que lo conforman. Puede ofrecer una categorización de los rubros de interés de la organización, para realizar consultas sobre soluciones pasadas a problemas similares a los que enfrentan proyectos presentes.
Lecciones aprendidas de este proyecto
Es la información que el proyecto en cuestión aporta al documento o a la base de datos de la organización. Es necesario que se emita también un documento independiente para el cual se establezca un procedimiento de revisión periódica por parte de los miembros del equipo y durante todo el proyecto, para facilitar el aprendizaje y la planeación a partir de las experiencias compartidas.
ÁREA ALCANCE:
Declaración del alcance
La declaración del alcance es un listado de los entregables finales del proyecto, con su descripción y los criterios de aceptación acordados entre los miembros del equipo de proyecto. El nivel de desglose de la declaración del alcance dependerá del tipo y escala de proyecto, pero se recomienda que sea el mínimo necesario para comprender los principales rubros en que están organizados los entregables.
Especificaciones del alcance
Para cada subentregable del proyecto, las especificaciones del alcance describen, en formato de fichas informativas, los componentes que lo conforman, así como la información acerca de quiénes participan en la generación del subentregable, indicando también al responsable, al ejecutor, al revisor y a quien autoriza el subentregable dentro del área encargada, así como al encargado de su distribución, a quiénes se les distribuye, a quiénes se informa sobre el estatus del subentregable, el formato en que se emite, la frecuencia y el medio de distribución que le corresponden, y el sistema de administración relacionado (carpetas, bases de datos). En cada ficha se deberá hacer referencia a los catálogos de especificaciones de insumos y servicios correspondientes al subentregable en cuestión.
Mapa mental de la Estructura Desglosada de Trabajo, EDT44
Se trata de un esquema donde se organiza y se define el alcance total del proyecto, mostrando todos los entregables y subentregables, de lo general a lo particular. Lo que no aparece en esta estructura no se considera parte del proyecto. Los entregables y subentregables en la EDT pueden mostrarse relacionados con las áreas y con los
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43
En esto se distingue del Reporte de casos análogos
44!!!Se le conoce también como Desglose Estructurado del Trabajo, o WBS, por las siglas de su nombre en
! $&! miembros del equipo responsables o co-responsables de generarlos, para relacionarla más fácilmente con la matriz de roles y funciones.
ÁREA TIEMPO:
Programa global del proyecto
El Programa global del proyecto es una herramienta que desglosa en términos de actividades el alcance de la EDT, indicando también la secuencia en que se llevarán a cabo estas actividades, así como las relaciones que existen entre ellas. Es aquí también donde se puede identificar la ruta crítica del proyecto, que se refiere a la secuencia de actividades críticas que definen la fecha de terminación del proyecto. En esta herramienta se comprueba la importancia de realizar una EDT completa, pues ésta es la base para el programa global del proyecto, y cualquier entregable que no se encuentre en ella, no estará contemplado dentro del programa global. Del mismo modo, cualquier actividad que sea necesario realizar para completar un entregable, y que no se encuentre en el programa global, no será ejecutada oportunamente y representa un riesgo para concluir el proyecto en el tiempo programado.
Programas por área
Los programas por área presentan un mayor nivel de detalle que el programa global. Son documentos internos que desarrollan las actividades para reducir la escala de distribución de tareas y deben responder al organigrama real, operativo, de la organización; por ejemplo, si las compras dentro del proyecto son centralizadas, el área de compras deberá generar un programa de compras y adquisiciones a partir de la información que obtenga de los miembros del equipo que requieren hacer compras. En este sentido, las actividades del programa de cierta área pueden formar parte de las actividades de los programas de otras áreas, pudiendo existir o no responsabilidad compartida.
Programas de obra
Los programas de obra forman parte de los programas por área. Cuando existen constructores externos a la organización, esto es que un área sea externa a la organización, los programas de obra deben cumplir con las mismas características de los demás programas por área, para poder ser monitorizados y controlados bajo los criterios que rijan al proyecto.
ÁREA COSTO:
Estimado de costos
La estructura desglosada de costos sirve para calcular el costo del proyecto, y es el soporte para el presupuesto base del proyecto. En ella se detallan los conceptos del proyecto con sus cantidades y precios unitarios, y puede servir también para
! $'! relacionarlo con cuentas contables u otro tipo de información administrativa relacionada con el costo del proyecto.
Presupuesto base del proyecto
El presupuesto base del proyecto es una herramienta que se integra a partir del programa del proyecto y del estimado de costos, y sirve como base para evaluar el desempeño del proyecto en tiempo y costos, a través de la herramienta de valor
ganado45. El presupuesto base indica los medios máximos disponibles y las
obligaciones financieras del proyecto.
Programa de erogaciones del proyecto
El programa de erogaciones proyecta los importes de recursos financieros que se requieren para el proyecto a través del tiempo. Sirve para programar los pagos a lo largo del desarrollo del proyecto.
Presupuestos por área
Los presupuestos por área presentan un mayor nivel de detalle que el presupuesto base. Son documentos internos que desarrollan los costos y tiempos para reducir la escala de planeación de erogaciones contra entregables. Son también una base para conformar presupuestos de proyectos futuros.
ÁREA CALIDAD:
Catálogos de especificaciones de insumos y servicios
Se trata de los catálogos que describen los insumos o los servicios que se requieren para el proyecto.
Políticas y procedimientos de procesos
Las políticas y procedimientos de procesos serán las propias de la organización, o bien específicas para su aplicación en algún proyecto en particular. En ellas se describen las normas y los pasos a seguir para ciertos procesos del desarrollo del proyecto
Formatos de control de calidad
Se trata de documentos de verificación, inspección y documentación que sirven para evaluar el avance del proyecto y detectar incumplimientos con las especificaciones del alcance, o con las políticas y procedimientos aplicables.
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! $(! ÁREA RECURSOS HUMANOS:
Directorio del proyecto
El directorio del proyecto es un documento donde se enlistan los involucrados y se proporciona la información necesaria de cada uno de ellos, ya sean miembros del equipo de proyecto o no, identificándolos según la relación que guarden con el proyecto.
Diagrama organizacional del proyecto
El diagrama organizacional del proyecto es una herramienta gráfica que permite visualizar las relaciones de autoridad, de dependencia organizacional y de dependencia para la toma de decisiones. Debe incluir a todos los miembros del equipo del proyecto, tanto del equipo directivo, como del equipo ejecutor y equipos externos.
Matriz de roles y funciones
La matriz de roles y funciones es una herramienta basada en la EDT, donde se integran los miembros del equipo del proyecto, distribuyendo responsabilidades de ejecución (roles) y responsabilidades sobre las decisiones (funciones).
ÁREA COMUNICACIÓN:
Matriz de comunicación
Indica las herramientas informativas y de comunicación que se utilizan a lo largo del proyecto, definiendo la frecuencia con que se distribuyen, los miembros de equipo responsables de integrarlas y distribuirlas, los medio de distribución, y los miembros de equipo que deben recibirlas.
Calendario de eventos
El calendario de eventos permite visualizar los eventos más importantes a lo largo del desarrollo del proyecto, para facilitar la integración de sus objetivos. Incluye los eventos repetitivos importantes, los hitos y los eventos clave del proyecto. Es una herramienta de comunicación que facilita la administración del tiempo a lo largo del desarrollo del proyecto.
Formato de estatus semanal
El formato de estatus semanal comunica las prioridades de la semana, presentando indicadores de tiempo, costo, riesgo, abastecimientos, cambios y avances generales, y puede indicar las metas para la siguiente semana.
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Formato de resumen mensual ejecutivo
El formato de resumen mensual ejecutivo informa sobre el desempeño del proyecto, y presenta recomendaciones sobre tendencias, prioridades y áreas de oportunidad.
Formato de minuta de junta
Establece los rubros necesarios para comunicar los temas tratados y los acuerdos establecidos en ciertas juntas, según lo indique la matriz de comunicación.
ÁREA RIESGO:
Matriz de administración de riesgos y oportunidades
Es una herramienta en la cual se identifican riesgos y oportunidades fuera del alcance del proyecto, desarrollando posibles respuestas para cada uno de ellos, con el fin de favorecer el correcto desarrollo del proyecto. Para cada riesgo y oportunidad, se establece un plan de acción y un responsable de administrarlo. Las estrategias para responder a los riesgos pueden ser: evitarlo, transferirlo, mitigarlo o aceptarlo; las estrategias para responder a las oportunidades fuera del alcance del proyecto pueden ser: explotarlas, compartirlas con un tercero, procurarlas (buscarlas activamente), o aceptarlas (en caso de que se presenten, pero sin buscarlas activamente).
ÁREA ABASTECIMIENTOS: Padrón de proveedores
Esta herramienta consiste en un listado de posibles prestadores de servicios o proveedores de insumos, que en la etapa de planeación se puede definir a partir de alguna base de datos existente de la organización, o bien puede integrarse con base en referencias de los miembros del equipo o de terceros. Cuando se cuenta con una base de datos en la organización, ésta puede ser retroalimentada con información sobre la experiencia que se ha tenido con los proveedores en proyectos anteriores, para disponer de datos que permitan seleccionar la mejor opción disponible para el proyecto.
Modelos de contratos, matriz de cláusulas y anexos
Se trata de los formatos que constituyen la base para formalizar las relaciones contractuales necesarias para la ejecución del proyecto.
! %+! ÁREA SEGURIDAD:
Plan de seguridad
Este plan sirve para garantizar la seguridad de las personas a lo largo de todos los procesos del proyecto. Debe acompañarse de formatos de verificación, procedimientos de zonificación y señalización, planes de entrenamiento e inducción y un plan de respuesta a emergencias.
ÁREA MEDIO AMBIENTE:
Plan de gestión ambiental
El plan de gestión ambiental se acompaña de las mismas herramientas que el plan de seguridad, aplicadas a este rubro, y tiene como objetivo garantizar el cumplimiento de los requerimientos de desempeño ambiental:
- obligatorios por parte de dependencias gubernamentales
- convenidos con el cliente en el contrato
- establecidos en las políticas y procedimientos de la organización a cargo del
proyecto
ÁREA FINANZAS:
Plan de finanzas
La administración financiera del proyecto incluye los procesos para obtener y manejar los recursos financieros del proyecto. Se distingue de la administración del costo en que se ocupa de las fuentes de los recursos y de la monitorización de los flujos de caja, y no de los costos del día a día.
El plan financiero del proyecto debe incluir los procesos de planeación financiera y control financiero, así como la administración y el archivo correspondientes, y considerar aspectos como la factibilidad, la consultoría financiera del proyecto, los esquemas de financiamiento, y las facultades legales para autorizar erogaciones.
ÁREA GARANTÍAS Y RECLAMACIONES:
Herramientas de la administración de las garantías y las reclamaciones
La administración de garantías y reclamaciones describe los procesos necesarios para prevenir quejas y reclamaciones relacionadas con la construcción, y con mitigar los efectos de las que sí ocurran, así como manejarlas de manera rápida y efectiva.
Las herramientas de esta área incluyen los documentos necesarios para la identificación, cuantificación, prevención y resolución de reclamaciones.
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HERRAMIENTAS DEL PROCESO DE EJECUCIÓN:
ÁREA ABASTECIMIENTOS:
Proceso para concursar los trabajos
Define los pasos y tiempos a seguir para convocar los concursos de los trabajos, las bases de los concursos, las condiciones para la recepción de información, y los pasos y tiempos para la asignación de contratos.
Pliego de requisitos / paquete de concurso
Es el paquete de información donde se detallan los trabajos a concursar, así como las bases del concurso, que se entrega a los proveedores convocados como base para que generen su propuesta de trabajo.
Matriz de evaluación de alternativas
Se trata de un formato para la administración de concursos y cotizaciones, en el cual se asignan valores a las distintas alternativas, según los criterios definidos en otras herramientas del proyecto, para dirigir o facilitar la toma de decisiones.
Estado de cuenta de contrato
El estado de cuenta de contrato es una herramienta de la administración de contratos que permite dar seguimiento a los pagos y al cumplimiento del resto de los compromisos contractuales entre las partes.
ÁREA RECURSOS HUMANOS:
Matriz de responsabilidades del equipo durante la ejecución
Establece las reglas de la interacción entre los miembros del equipo, en relación a sus responsabilidades dentro del proyecto.
! %"! ÁREA TIEMPO:
Reportes gráficos de avance
Según los formatos correspondientes
ÁREA COSTO: Control presupuestal
La herramienta de control presupuestal sirve para monitorizar el presupuesto del proyecto, cotejando el presupuesto base contra los costos reales del proyecto.
ÁREA CALIDAD:
Reportes de control de calidad de obra Según los formatos correspondientes
ÁREAS TIEMPO, COSTO Y CALIDAD: Valor Ganado
Esta herramienta es la más utilizada para evaluar el desempeño del proyecto; se genera a partir del presupuesto base del proyecto, e integra medidas de tiempo y costo para definir si el proyecto se encuentra dentro de presupuesto, y si se encuentra adelantado o atrasado.
ÁREA COMUNICACIÓN: Estatus semanales
Reportes mensuales ejecutivos Minutas de juntas
ÁREA RIESGO:
Matriz de administración de riesgos
! %#! Solicitud de cambios
La solicitud de cambios es un formato definido dentro del procedimiento de control de cambios y de manejo de incidencias, y sirve para capturar la información necesaria para tramitar un cambio en el proyecto.
Relación de cambios
La relación de cambios es un documento que concentra todos los cambios ejecutados y/o solicitados en el proyecto, y sirve para comunicar las modificaciones al proyecto. La información que contiene, así como su periodicidad y medio de distribución, se debe definir en el procedimiento de control de cambios y de manejo de incidencias. Lecciones aprendidas
ÁREA SEGURIDAD: Plan de seguridad
ÁREA MEDIO AMBIENTE: Plan de gestión ambiental
ÁREA FINANZAS: Plan de finazas
ÁREA GARANTÍAS:
Herramientas de administración de las garantías y reclamaciones
HERRAMIENTAS DEL PROCESO DE CIERRE:
TODAS LAS ÁREAS:
Manuales y memorias del proyecto, garantías y fianzas Cartas de finiquito
Planos as built (planos actualizados) según la industria
Bitácoras
! %$! Aceptación formal – acta de recepción
Evaluaciones cliente-proveedor y proveedor-cliente Cancelación de fianzas
Reporte final del proyecto