La Baja de Bienes Muebles es el proceso administrativo que se sigue para eliminar un bien mueble del dominio público de los inventarios de un plantel o unidad administrativa bajo su responsabilidad y resguardo.
El objetivo de dicho procedimiento, es mantener actualizados los inventarios patrimonio del organismo mediante el registro de baja de los bienes muebles que por su deterioro no son útiles, lo que permitirá dignificar los espacios a través del retiro de bienes muebles inservibles o en desuso de: Centros de trabajo docentes, unidades administrativas y/o centros de acopio.
El Departamento de Inventarios tiene la obligación de realizar la baja de bienes muebles ubicados en las unidades administrativas y planteles educativos, que ya no son útiles para
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el servicio educativo; la realización de dicho proceso inicia con la recepción de la documentación solicitada por el departamento.
La documentación que solicita el departamento es un oficio dirigido al Titular del Departamento de Inventarios, solicitando la baja y el retiro (en su caso) de los bienes muebles inservibles; además se requiere el “Formato de Baja de Bienes Muebles”, este documento deberá presentarse en original y medio magnético, para cualquier corrección.
Una vez que se cuenta con dicha documentación, se valida que la información en ellos contenida sea correcta, para este procedimiento, todo bien mueble que pretenda darse de baja, será identificado con el número de control asignado, el cual se encuentra en la base de datos del Departamento; una vez que se verificó la documentación y que los datos sean correctos, se autorizará el formato; cuando los bienes son presentados en las oficinas del Departamento de Inventarios se revisan físicamente contra la información del formato de “Baja de Bienes Muebles; cuando, por el volumen de los bienes se concentran en el plantel o en centro de acopio se notificará la fecha en que se recogerán.
Los titulares de las unidades administrativas o planteles educativos deberán requisitar la documentación requerida por el Departamento de Inventarios para dar de baja los bienes muebles, destacando en este sentido que todo bien mueble que ya no es útil para el servicio educativo debe ser reportado al Departamento de Inventarios en un período máximo de 30 días hábiles.
Una vez que se ha requisitado la documentación y se ha aprobado por el Departamento de Inventarios, el titular del plantel educativo o unidad administrativa deberá concentrar los bienes muebles inservibles en un lugar específico de su centro de trabajo, aglutinarlos en un centro de acopio previamente establecido y/o trasladarlos al Departamento de Inventarios, según corresponda.
Previo a que se recoja el mobiliario, un Comprador-Adjudicado, el cual ha sido autorizado por el Comité de Arrendamientos, Adquisiciones de Inmuebles y Enajenaciones de SEIEM, recibe los formatos validados de “Baja de Bienes Muebles” y el acta para el desalojo; dicho adjudicado se encarga de programar un recorrido para el retiro de bienes, ya sea por centro de trabajo o por centro de acopio; el adjudicado ubica los bienes inservibles en el plantel,
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unidad administrativa y/o centro de acopio y lo confronta con el formato validado de “Baja de Bienes Muebles”, en el caso de que la información reflejada en el formato no concuerde con lo ubicado físicamente, informa de esto al titular del centro de trabajo; si por el contrario la información es correcta, procede al retiro de bienes.
En el caso de que proceda el retiro, el adjudicado levanta el “Acta para el Desalojo de Bienes Inservibles” conjuntamente con el director del plantel o el titular de la unidad administrativa, y dos testigos, entregando copia debidamente requisitada al titular del centro de trabajo.
El adjudicado además se encargará de firmar el formato de “Baja de Bienes Muebles” en original y dos copias; posteriormente una vez realizado el desalojo, pesará en báscula pública los bienes inservibles retirados; con el ticket que obtiene del peso de los bienes inservibles, realiza un depósito en Institución Bancaria a la cuenta de SEIEM.
Una vez concluido este paso, se encuentra en posición de entregar al Departamento de Inventarios el formato de “Baja de Bienes Muebles” en original y dos copias debidamente firmado; el “Acta para el Desalojo de Bienes Muebles Inservibles”, debidamente requisitada; ticket con el peso de los bienes inservibles; y copia de ficha de depósito, para que el Departamento a su vez elabore solicitud de ingresos al Departamento de Tesorería, el cual a su vez entregará al Departamento de Inventarios el comprobante correspondiente, el cual girará al Comprador-Adjudicado.
Una vez concluidos todos los pasos anteriores el Departamento de Inventarios procede a realizar el control de las bajas realizadas, asignándole un número de folio al proceso ejecutado y registra en la base de datos del Departamento el retiro de bienes en planteles educativos y/o unidades administrativas.
En este contexto el Titular del Departamento de Inventarios procede a firmar de Visto Bueno los formatos de “Baja de Bienes Muebles”; además se encarga de elaborar mensualmente un reporte de las bajas de bienes muebles, el cual turna a la Subdirección de Recursos Materiales y Servicios para su autorización; además elabora, de manera mensual, un reporte de bajas de bienes muebles el cual envía al Departamento de Contabilidad para el registro contable y patrimonial del organismo.
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El trámite de Baja de Bienes por Inutilidad, concluye de dos formas; la primera cuando el Departamento de Inventarios, dictamina cuales de los bienes dados de baja por los planteles educativos y/o unidades administrativas de SEIEM pueden ser reaprovechados; la segunda forma, consiste en integrar un expediente con el que se somete ante el comité de Arrendamientos, Adquisiciones de Inmuebles y Enajenaciones de SEIEM, los casos para el destino final de los bienes muebles inservibles; el Comité se encarga de validar la propuesta sobre el destino final de los bienes y emite un dictamen al respecto; ya por último el Departamento de Inventarios se encarga de dar seguimiento a los acuerdos del comité para el destino final de los bienes inservibles.
ESQUEMA 3.4. Procedimiento para la Baja de Bienes Muebles Inservibles.
FUENTE: Elaboración propia.