Este procedimiento tiene por objetivo registrar en el inventario del plantel educativo o unidad administrativa la baja de bienes muebles robados y/o siniestrados y realizar el reclamo a la aseguradora en el período establecido, para mantener actualizados los inventarios
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patrimonio del organismo y requerir el pago del seguro de los bienes muebles robados o siniestrados.
En este contexto se entenderá por robo el delito cometido por medio del cual se apropia indebidamente del bien ajeno; y por siniestro se entenderá que es el acontecimiento determinado, en tiempo y espacio, por causa del cual la población o una parte de ella, sufre un daño severo de pérdidas humanas o materiales, de tal manera que la estructura social se desajusta y se impide el cumplimiento normal de las actividades de la comunidad.
En el caso de que acontezca alguno de estos dos hechos en un plantel educativo o unidad administrativa, su titular deberá: levantar acta informativa en el lugar del robo o siniestro; denunciar en tiempo y forma ante las autoridades correspondientes el robo o siniestro de los bienes muebles propiedad del organismo; y tramitar ante el Departamento de Inventarios, de acuerdo a los procedimientos establecidos, los siniestros o robo de los bienes muebles propiedad del organismo.
Cabe destacar que el titular del plantel educativo o área administrativa tendrá como plazo máximo 30 días hábiles para realizar los trámites respectivos ante el Departamento de Inventarios por siniestro o robo, en caso contrario se hará del conocimiento a las autoridades correspondientes del organismo para que tome las medidas pertinentes.
Para realizar la baja de bienes muebles por siniestro o robo, es necesario que el titular del área administrativa o plantel educativo presente ante el Departamento de Inventarios, en original y dos copias, lo siguiente: oficio dirigido al Titular del Departamento de Inventarios solicitando la baja por robo o siniestro; el formato de “Baja de Bienes Muebles”; acta informativa; acta circunstanciada de los hechos con dos testigos de asistencia dentro de cinco días hábiles de ocurrido el suceso; copia certificada del Acta Ministerial; Vale Individual de Resguardo o Tarjeta de Resguardo (firmada por el resguardante); Cédula de Resguardo de Bienes Muebles, donde figure el bien robado o siniestrado; carta de reclamación por pérdida de bienes muebles por robo o siniestro, dirigida al Grupo Nacional Interacciones; y cotización o presupuesto de los artículos que fueron robados o siniestrados.
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Una vez que el titular del plantel educativo o unidad administrativa cuenta con dichos documentos, se presenta al Departamento de Inventarios, en donde el personal de éste (Área de Robos), se encargará de recibir, validar y registrar las solicitudes de baja y reclamo de pago de bienes robados o siniestrados ante la Compañía de Seguros; se encargará además de llevar el registro y control de los trámites para el requerimiento del pago a la aseguradora de los bienes muebles del organismo, robados o siniestrados; y tendrá la responsabilidad de informar del seguimiento de los trámites a los titulares de los planteles educativos o unidades administrativas involucrados.
Para proceder con la baja de bienes muebles por siniestro o robo, es indispensable que todo bien mueble sea identificado con el número de control de bienes muebles (en caso de que se trate de equipo de cómputo su modelo y número de serie); en esta tesitura es el Departamento de Inventarios el responsable de realizar el trámite ante la compañía aseguradora contratada por la Secretaría de Educación Pública (SEP), para la indemnización de los bienes muebles e inmuebles que sufran algún siniestro o robo, siempre y cuando cumplan en tiempo y forma con los requisitos establecidos.
En el caso de que la documentación soporte para realizar el trámite de Baja de Bienes Muebles por robo o siniestro este correcta, se procede a remitir a la Subdirección de Recursos Materiales y Servicios para su autorización; una vez autorizado, el Departamento de Inventarios procede a realizar la baja definitiva de los bienes muebles robados o siniestrados. En este punto cabe aclarar que las solicitudes de baja por robo o siniestro son afectadas, aún y cuando no se le asigne al titular del plantel o unidad administrativa el recurso para su recuperación.
Con la baja ya autorizada, el Departamento de Inventarios turna la documentación a la Compañía de Seguros correspondiente para el trámite de indemnización; con dicha documentación soporte la Compañía de Seguros está en condiciones de emitir el “Convenio de Valoración de Pérdida”, dicho documento se envía al Departamento de Inventarios, para que el titular del Departamento lo firme, y lo reenvíe a la Compañía Aseguradora, para que ésta a su vez realice el depósito por las cantidades notificadas en cada caso.
Una vez que la Compañía de Seguros ha realizado el depósito, la Subdirección de Finanzas de SEIEM, verifica su realización e informa al Departamento de Inventarios, él cual se
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encargará de informar de la disponibilidad del recurso al titular del plantel o unidad administrativa.
Una vez que el titular del plantel educativo o área administrativa tiene el conocimiento de que se dispone del recurso, elabora un oficio dirigido a la Subdirección de Finanzas, en donde solicita elaboración del cheque; anexo a dicho oficio envía una copia del nombramiento al cargo que desempeña; copia de credencial de elector y oficio de notificación del depósito, para que la Subdirección de Finanzas lo turne al Departamento de Tesorería.
El Departamento de Tesorería recibe la información, y entrega contra-recibo al titular del plantel educativo o unidad administrativa, quien debe permanecer al tanto de la elaboración del cheque; una vez que el cheque esté elaborado, se le notifica al Departamento de Inventarios, para que se proceda a elaborar “Carta Compromiso de Adquisición de Bienes Muebles” (original y copia) al titular del plantel educativo o unidad administrativa, en donde se establece el compromiso de adquirir en 30 días hábiles el o los bienes muebles correspondientes.
La “Carta Compromiso de Adquisición de Bienes Muebles” es remitida por el Departamento de Inventarios al Departamento de Tesorería, para que dicha unidad administrativa esté en condiciones de entregar al titular del plantel o unidad administrativa el cheque por pago de indemnización, para que se pueda realizar la compra respectiva.
Una vez que el titular del plantel educativo o unidad administrativa tiene el cheque por pago de indemnización, requiere de tres cotizaciones de cada uno de los artículos a adquirir, y con base en éstas realiza la compra, siguiendo los criterios establecidos para tal efecto; una vez realizada la compra, el titular del plantel educativo o unidad administrativa presenta en el Departamento de Inventarios las tres cotizaciones; la factura original de la compra, la cual deberá estar a nombre de SEIEM; y la copia de la Carta Compromiso de Adquisición de Bienes Muebles, para la comprobación de la operación.
El trámite de baja de bienes muebles por robo o siniestro concluye, una vez que el titular del plantel educativo o unidad administrativa realiza el alta correspondiente de los bienes adquiridos para sustituir los que fueron robados o siniestrados.
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ESQUEMA 3.6. Procedimiento para la Baja de Bienes Muebles por Robo o Siniestro.
FUENTE: Elaboración propia.
3.3. FUNDAMENTOS QUE REGULAN LA ACTUACIÓN DEL DEPARTAMENTO DE