Para la operación del Sistema de Registro y Control de Bienes Muebles en SEIEM, y en particular en el Departamento de Inventarios, se consideran como fundamentos para su accionar respecto al registro y control de bienes muebles el “Manual de Contabilidad Gubernamental para las Dependencias y Entidades Públicas del Gobierno y Municipios del Estado de México”, y “Acuerdo por el que se establecen las normas administrativas para la asignación y uso de bienes y servicios de las dependencias y organismos auxiliares del poder ejecutivo estatal” publicado el 24 de febrero de 2005 en el Periódico Oficial “Gaceta del Gobierno”; de dicha normatividad, se rescata lo establecido en el apartado III, que lleva como título Control Patrimonial, en donde están asentados las Normas que regulan el registro y control de los bienes muebles propiedad del organismo, los cuales a continuación mencionaremos.
La normatividad que se refiere, establece en primera instancia que los bienes muebles que forman parte del patrimonio mobiliario del Poder Ejecutivo Estatal, deberán registrarse en un sistema de registro y control, según corresponda; estableciendo que los bienes de reciente adquisición y que forman parte del patrimonio del Poder Ejecutivo Estatal serán
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asignados a la unidad administrativa (en el caso de SEIEM planteles educativos) para la cual se justificó su uso y destino, sin que puedan reasignarse durante el primer año de su adquisición; lo anterior se encuentra asentado en las normas ACP-001 y ACP-003.
El apartado III del acuerdo referido, en la norma ACP-004, estipula que las unidades administrativas, en este caso el Departamento de Inventarios, tendrán la responsabilidad de custodiar y actualizar los resguardos de bienes muebles que tengan asignados; registrar los movimientos de alta, baja o transferencia de bienes muebles; actualizar permanentemente los inventarios de los bienes muebles que se tengan asignados, para ello se vigilará el estado de conservación y uso de ellos; asignar los números de inventario para los bienes muebles que se den de alta en el Sistema de Registro y Control; informar a las instancias correspondientes, dentro de los primeros cinco días hábiles de cada año, el inventario incluyendo valores, a través de medios informáticos; así como informar a las instancias que corresponda, el resultado de las verificaciones físicas de los bienes muebles asignados a sus unidades (unidades administrativas o planteles educativos), dentro de los primeros cinco días hábiles de junio y diciembre; además lo estipulado en dicha norma se complementa con el “Manual de Contabilidad Gubernamental para las Dependencias y Entidades Públicas del Gobierno y Municipios del Estado de México”, en la cual se establece el monto para considerar a un bien mueble, como susceptible de ser inventariable (17 salarios mínimos vigentes en la zona económica “C”).
Otro de los puntos que se consideran en las multicitadas normas, es el relacionado con las verificaciones físicas, pues se establece que los titulares de las áreas de administración tienen la obligación de verificar los bienes muebles bajo su resguardo, para constatar sus condiciones físicas y de uso, cerciorándose además, de que cuentan con un solo número de identificación y de que éste corresponda al número registrado en el inventario; esta regulación corresponde a la norma ACP-005
Además se establece, que para efecto del registro y control de los bienes muebles patrimonio del Poder Ejecutivo Estatal, los titulares de las áreas de administración deberán referir como valor de los mismos el consignado en la factura incluyendo el IVA; a falta de ésta, el valor será estimado por perito o lo determinara el titular del área, considerando bienes de idénticas características registradas en el inventario; dicho valor se consignará
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en el registro de alta. Tratándose de bienes muebles adquiridos en paquete, la factura deberá consignar el valor unitario de los mismos.
Para el alta de equipo de cómputo, la norma ACP-008 del acuerdo referido, establece que deberá asignarse a cada uno de sus componentes el número de Inventario respectivo, tomando en consideración su precio unitario incluyendo el Impuesto al Valor Agregado. De la misma forma, se procederá tratándose de bienes muebles con características análogas; para el registro de vehículos automotores en el inventario, se deberá establecer el tipo de asignación.
Para los movimientos de transferencia (la norma ACP-012), estipula que éstos sólo podrán realizarse entre unidades administrativas de la misma dependencia (en el caso de SEIEM, sólo se podrán hacer entre planteles educativos y/o unidades administrativas dependientes del organismo), y que dicho movimiento deberá procesarse inmediatamente en el sistema de registro y control respectivo; además para poder realizar dicho movimiento se hace necesario que haya transcurrido un año de la adquisición de los bienes.
En cuanto a los movimientos de baja de bienes muebles, se establece que las áreas usuarias solicitarán (en este caso al Departamento de Inventarios), la baja de bienes muebles obsoletos, en desuso y/o inservibles, debiendo anexar los formatos respectivos y el soporte documental. En el caso particular de SEIEM, el Departamento de Inventarios podrá reasignar los que se encuentren en uso y rehabilitará los susceptibles de aprovecharse.
Es precisamente en el multinombrado acuerdo en su norma ACP-028, donde se establece que será el Comité de Arrendamientos, Adquisiciones de Inmuebles y Enajenaciones, de las dependencias, municipios u organismos auxiliares, el órgano colegiado encargado de emitir el dictamen conducente para determinar el destino final de los bienes que no resulten útiles para su aprovechamiento.
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3.4. PROBLEMÁTICA IDENTIFICADA EN EL DEPARTAMENTO DE INVENTARIOS EN