Organigrama
La estructura organizacional del proyecto está regida por un sistema vertical por el modelo de empresa unipersonal de compañía limitada.
Organigrama Estructural GRÁFICO 12. Organigrama
Elaborado: Tlga. Jessica Abigail Pérez Román
Documentos financieros
Los documentos financieros son aquellos de carácter formal que sirven de base para registrar las operaciones comerciales de una empresa, es por ello que se debe tener un especial cuidado en el momento de elaborarlos. Donde se elaboran en original y tantas copias como las necesidades de la empresa exijan.
Teniendo en cuenta los requisitos legales que sean aplicables según el tipo de acto de que trate, los hechos económicos deben documentarse mediante soportes, de orígenes internos o externos, debidamente fechados y autorizados por quienes intervengan en ellos o los elaboren.
Los soportes deben adherirse a los comprobantes de contabilidad respectivos o, dejando constancia en estos de tal circunstancia, conservarse archivados en orden cronológicos y consecutivos y de tal manera que sea posible su verificación.
Clasificación de la documentación Contable
Desde el punto de vista de quién recibe o emite la documentación:
Los comprobantes externos son aquellos emitidos fuera de la empresa y luego recibidos y conservados en la empresa. Ej.: facturas de compras, facturas de venta recibos de pagos efectuados, etc.
Los comprobantes internos son los documentos emitidos en la empresa que pueden entregarse a terceros o circular en la misma empresa. Ej.: comprobantes de ingreso, egreso, notas de pedido, recibos de caja, de cobranzas, presupuestos, vales. El Servicio de Rentas Internas autoriza tres tipos de documentos. Estos son: a) Comprobantes de Venta. Se los debe entregar cuando se transfieren bienes, se prestan servicios o se realizan transacciones gravadas con tributos. Los tipos de comprobantes de venta son:
Facturas: Destinadas a sociedades o personas naturales que tengan derecho a crédito tributario y en operaciones de exportación.
Notas de venta - RISE: Son emitidas exclusivamente por contribuyentes inscritos en el Régimen Simplificado.
Liquidaciones de compra de bienes y prestación de servicios: Las emiten sociedades personas naturales y sucesiones indivisas en servicios o adquisiciones de acuerdo a las condiciones previstas en el Reglamento de Comprobantes de Venta, Retención y Documentos Complementarios vigente.
Tiquetes emitidos por máquinas registradoras y boletos o entradas a espectáculos públicos: Se emiten en transacciones con usuarios finales, no identifican al comprador, únicamente en la emisión de tiquete si se requiere sustentar el gasto deberá exigir una factura o nota de venta - RISE.
Otros documentos autorizados. Emitidos por Instituciones Financieras, Documentos de importación y exportación, tickets aéreos, Instituciones del Estado en la prestación de servicios administrativos: sustenta costos y gastos y crédito tributario siempre que cumpla con las disposiciones vigentes. b) Comprobantes de Retención. Comprobantes que acreditan la retención del impuesto, lo efectúan las personas o empresas que actúan como agentes de retención.
c) Documentos Complementarios. Son documentos complementarios a los comprobantes de venta cuya finalidad es la siguiente:
Notas de crédito: se emiten para anular operaciones, aceptar devoluciones y conceder descuentos o bonificaciones.
Notas de débito: se emiten para cobrar intereses de mora y para recuperar costos y gastos, incurridos por el vendedor con posterioridad a la emisión del comprobante.
Guías de remisión: sustenta el traslado de mercaderías dentro del territorio nacional.
Nota de pedido
Es un documento mediante el cual una persona o empresa formula un pedido de compra a un comerciante. Este documento comercial no obliga a realizar la operación.
Deberán extenderse cómo mínimo dos ejemplares: uno que queda en poder del que lo suscribió (comprador) y otro, que es el que se entrega o envía al vendedor.
GRÁFICO 13. Nota de pedido
LUGAR Y FECHA: CLIENTE:
RUC: DIRECCIÓN:
FECHA DE EVENTO: LUGAR DEL EVENTO:
CONTACTO: CELULAR:
Nº VALOR UNITARIO VALOR TOTAL
SUBTOTAL 14% IVA
VALOR DEL DEPOSITO: TOTAL
VILLA BLANCA CATERING SERVICE SERVICIOS DE RESTAURANTE A DOMICILIO
200 BLOCKS DE 100X2 DEL 1801 AL 2700
HORA DE ENTREGA: Nº DE PERSONAS:
ESTIMADO CLIENTE UNA VEZ FIRMADA LA SIGUIENTE NOTA DE PEDIDO DEBERA DEPOSITAR EL 70% DEL VALOR TOTAL PARA PODER BRINDARLE EL SERVICIO
FIRMA Y SELLO
DETALLE
CLIENTE CUENTA CORRIENTE, BANCO DEL PICHINCHA. Nº
21000369-35
NOTA DE PEDIDO
ROMAN PAREDES BETHY MARICELA
Direcc.: Coop. Las Acacias 16 de septiembre Av. Las Acacias Lote 7 y Av. Patricio Romero Barneris/ E-
mail:[email protected] /Telfs: 2760281/0939355829 / SANTO DOMINGO- ECUADOR OOO1871
Factura
Se emitirán y entregaran facturas con ocasión de la transferencia de bienes, de la prestación de servicios o la realización de otras transacciones gravadas con impuestos, considerando lo siguiente:
Desglosando el importe de los impuestos que graven la transacción, cuando el adquirente tenga derecho al uso de crédito tributario o sea consumidor final que utilice la factura como sustento de gastos personales;
Sin desglosar impuestos, en transacciones con consumidores finales; y, Cuando se realicen operaciones de exportación.
Requisitos pre impreso para las facturas:
Estos documentos deberán contener los siguientes requisitos pre impreso:
Número, día, mes y año de la autorización de impresión del documento, otorgado por el Servicio de Rentas Internas.
Número del registro único de contribuyentes del emisor.
Apellidos y nombres, denominación o razón social del emisor, en forma completa o abreviada conforme conste en el RUC. Adicionalmente podrá incluirse el nombre comercial o de fantasía, si lo hubiere.
Denominación del documento.
Numeración de quince dígitos, que se distribuirá de la siguiente manera:
Los tres primeros dígitos corresponden al número del establecimiento conforme consta en el registro único de contribuyentes;
Separados por un guion (-), los siguientes tres dígitos corresponden al código asignado por el contribuyente a cada punto de emisión dentro de un mismo establecimiento; y,
Separado también por un guion (-), constará el número secuencial de nueve dígitos. Podrán omitirse la impresión de los ceros a la izquierda del número secuencial, pero deberán completarse los nueve dígitos antes de iniciar la nueva numeración.
Dirección de la matriz y del establecimiento emisor cuando corresponda.
Fecha de caducidad del documento, expresada en día, mes y año, según la autorización del Servicio de Rentas Internas.
8. Número del registro único de contribuyentes, nombres y apellidos, denominación o razón social y número de autorización otorgado por el Servicio de Rentas Internas, del establecimiento gráfico que realizó la impresión.
9. Los destinatarios de los ejemplares. El original del documento se entregará al adquirente, debiendo constar la indicación "ADQUIRENTE", "COMPRADOR", "USUARIO" o cualquier leyenda que haga referencia al adquirente. Una copia la conservará el emisor o vendedor, debiendo constar la identificación "EMISOR", "VENDEDOR" o cualquier leyenda que haga referencia al emisor.
10. Los contribuyentes designados por el SRI como especiales deberán imprimir en los comprobantes de venta las palabras: "Contribuyente Especial" y el número de la resolución con la que fueron calificados.
11. Los contribuyentes que se inscriban en el Régimen Simplificado deberán imprimir en los comprobantes de venta autorizados para este régimen la leyenda: "Contribuyente RISE o Contribuyente Régimen Simplificado". Si estos contribuyentes, a la fecha de su inscripción, mantuviesen otros comprobantes de
venta vigentes, deberán darlos de baja siguiendo el procedimiento establecido en este reglamento.
12. Las personas naturales y las sucesiones indivisas, que de conformidad con la Ley de Régimen Tributario Interno y su reglamento de aplicación, estén obligadas a llevar contabilidad deberán imprimir en los comprobantes de venta la frase: "Obligado a Llevar Contabilidad". En el caso de personas naturales y sucesiones indivisas que al inicio del ejercicio impositivo tuviesen comprobantes de venta vigentes, podrán imprimir la leyenda de "Obligado a Llevar Contabilidad" mediante sello o cualquier otra forma de impresión. Si de conformidad con la Ley de Régimen Tributario Interno y su reglamento de aplicación los contribuyentes dejasen de ser obligados a llevar contabilidad, deberán dar de baja todos aquellos documentos que contengan la leyenda antes indicada.
Comprobantes de ingreso
Es un soporte de contabilidad en el cual constan los ingresos en efectivo recaudados por la empresa. El original se entrega al cliente y las copias se archivan una para el archivo consecutivo y otra para anexar al comprobante diario de contabilidad. Se contabiliza con un débito a la cuenta de caja y el crédito de acuerdo con su contenido o concepto del pago recibido. Generalmente es un soporte de los abonos parciales o totales de los clientes de una empresa por conceptos diferentes de ventas al contado ya que para ellas el soporte es la factura.
GRÁFICO 15. comprobante de ingreso
Guía de Remisión
Se utiliza este comprobante para ejecutar la entrega o remisión de los bienes vendidos. En él, la persona que recibe esos bienes deja constancia de su
RUC: 1714524160001 VALOR $ FECHA: RECIBIDO DE: CONCEPTO: VALOR EN LETRAS:
EFECTIVO: CHEQUE: TRANSFERENCIA: BANCO: BANCO:
RETENCIÓN VALOR RETENCIÓN
CODIGO DEBITO CREDITO
C.I.
200 BLOCKS DE 100X2 DEL 1801 AL 2700 BENEFICIARIO REALIZADO POR: APROBADO POR:
TOTAL
VILLA BLANCA CATERING SERVICE
SERVICIOS DE RESTAURANTE A DOMICILIO COMPROBANTE DE
INGRESO
ROMAN PAREDES BETHY MARICELA Direcc.: Coop. La s Aca ci a s 16 de s epti embre Av. La s Aca ci a s Lote 7 y Av. Pa tri ci o Romero
Ba rneri s / E-mail:vi l l a bl a nca cs @hotma i l .com /Tel fs : 2760281/0939355829 / SANTO
DOMINGO- ECUADOR OOO1874
FORMA DE PAGO
conformidad, y con ello queda concretado el derecho del vendedor a cobrar y la obligación del comprador a pagar. Sirve de base para la preparación de la factura. Se extiende por triplicado: El original firmado por el vendedor se entrega al adquirente; el duplicado, con la conformidad del comprador por los efectos que los ha recibido, queda en poder del vendedor y se destina a la sección facturación para que proceda a la emisión de la factura. Por último el triplicado permanece en la sección depósito par constancia de las mercaderías salidas. Se extiende, como mínimo, por duplicado; aunque es práctica generalizada hacerlo por triplicado para que al transportista también le quede una constancia de la operación realizada. GRÁFICO 16. Guia de remisión
Conciliación Bancaria
Es la tarea de cotejar las anotaciones que figuran en el extracto bancario con el libro banco a los efectos de determinar el origen de las diferencias.
La conciliación consiste en verificar la igualdad entre las anotaciones contables y las constancias que surgen de los resúmenes bancarios, efectuando el cotejo mediante un básico ejercicio de control, basado en la oposición de intereses entre la empresa y el banco.
La conciliación bancaria NO es un registro contable, es una herramienta de control. Las diferencias generalmente se generan al haber demoras en registrar algunas operaciones por falta de información.
Las notas de débito bancarias y las notas de crédito bancarias son emitidas por el banco y también originan diferencias. Los débitos y créditos que el banco efectúa en la cuenta corriente del cliente no son registrados por diversos motivos:
Por no haber recibido la nota de débito o crédito.
La nota de débito o crédito fue recibida pero aún no se contabilizó.
Por qué el banco no emite la nota de débito, sino que directamente hace el cargo en la cuenta, y el cliente se informa cuando recibe el resumen de cuenta. Es el caso de algunos conceptos como los gastos de mantenimiento, de impresión de cheques, comisiones por cheques rechazados, y también los impuestos que graben estos servicios.
También puede ocurrir que la diferencia entre los registros de la empresa y el banco se deban a errores u omisiones cometidas por cualquiera de ellos. Estas sí son diferencias reales que deben corregirse si son de la empresa o reclamarse al banco si el error es suyo.
GRÁFICO 17. Conciliación Bancaria
Orden de Compra
Es un documento que emite el comprador para pedir mercaderías al vendedor; indica cantidad, detalle, precio y condiciones de pago, entre otras cosas. El documento original es para el vendedor e implica que debe preparar el pedido. El duplicado es para el comprador y es una constancia de las mercaderías o servicios encargados.
BANCO: PICHINCHA CTA. CORRIENTE: 21000369-35
MES: NOVIEMBRE
Fecha de
movimientos 01 AL 30 DE NOVIEMBRE 2016 SALDO INICIAL 10.000,00
FECHA CHEQUE BENEFICIARIO CE/CI DEBITO CREDITO SALDO
01/10/2016 1660 LUIS YEPEZ- EL HUESITO JR 1870 462,00 9.538,00
02/10/2016 1661 Anulado 9.538,00
03/10/2016 1662 Altamirano Gilber- pago legumbres 1871 700,00 8.838,00
04/10/2016 Pronaca 1873 1.250,00 10.088,00
12/11/2016 1663 Madeli-pago mes de septiembre 2016 1872 4.500,00 5.588,00 12/11/2016 1664 Aliclor-pago mes de septiembre 2016 1873 2.500,00 3.088,00 12/11/2016 1665 Iess- Pago planillas octubre 2016 1874 1.119,00 1.969,00 12/11/2016 1666 MARICELA ALAVA- pago legumbres 1875 125,00 1.844,00 19/11/2016 1667 LUIS YEPEZ- EL HUESITO JR 1876 307,00 1.537,00 19/11/2016 1668 Frutimporg-pago de frutas 1877 36,00 1.501,00
19/11/2016 1669 Plastife- pago 1878 23,94 1.477,06
26/11/2016 1670 Roman Matilde- pago pescado 1879 56,40 1.420,66 26/11/2016 1671 LUIS YEPEZ- EL HUESITO JR 1880 428,75 991,91
26/11/2016 1672 Rivas Jose-pago queso 1881 75,00 916,91
26/11/2016 1673 Mariclea Roman-caja chica 1882 200,00 716,91
26/11/2016 1674 Plastife- pago 1883 24,30 692,61
26/11/2016 1675 Frutimporg-pago de frutas 1884 36,00 656,61
656,61
SALDO EN ESTADO DE CUENTA 30/11/2016 476,77
(+) DEPOSITOS EN TRANSITO 100,00
(+) CHEQUES GIRADOS Y NO COBRADOS 80,34
BENEFICIARIO CHEQUE VALOR
Plastife- pago 1878 23,94
Roman Matilde- pago pescado 1879 56,40
(= ) SALDO EN BANCOS 657,11
SALDO CONTABLE 30/11/2016 656,61
(+) NOTAS DE CREDITO 0,00
(-) NOTAS DE DEBITO 0,50
BENEFICIARIO COMPROBANTE VALOR COMISION TRANFERENCIA 121456 0,50
(= ) SALDO EN BANCOS 657,11
SALDO FINAL
Villa Blanca Catering Service
Importancia
Al comprador le sirve como constancia de las mercaderías que solicitó, pero casi no se utiliza de esa forma. Es más utilizado para saber el tipo de gasto y cuanto gastó
Al vendedor le sirve para preparar el pedido y dar curso a la facturación en caso de que sea aceptado el pedido.
GRÁFICO 18. Orden de compra
OOOO150 DATOS DE FACTURACIÓN: $ - - $ - $ - $
SERVICIO DE RESTAURANTES A DOMICILIO BIENES Y SUMINISTROS
ORDEN DE COMPRA
VILLA BLANCA CATERING SERVICE
PROVEEDOR:
NOMBRE Y FIRMA
RESPONSABLE DE BIENES Y SUMINISTROS
ROMAN PAREDES BETHY MARICELA/ RUC: 1714524160001 / DIRECCIÓN: LAS ACACIAS 16 DE SEPTIEMBRE AV. LAS ACACIAS LOTE 7 Y AV. PATRICIO ROMERO BARBERIS/ 022760-281
FECHA DE RECEPCIÓN:
NOMBRE Y FIRMA DE QUIEN RECIBIÓ EL BIEN 14 % IVA
TOTAL OBSERVACIONES:
SUB-TOTAL 0% SUB-TOTAL 14 %
No. DESCRIPCIÓN DE LOS BIENES O
INSUMOS CANTIDAD UNIDAD PRECIO UNITARIO IMPORTE
CONTACTO FECHA ACORDADA DE ENTREGA
DE LOS BIENES POR PARTE DEL PROVEEDOR: TELÉFONO:
EVENTO
Factura de compra GRÁFICO 19. Factura de compra
Comprobante de egreso
Es el documento encargado de mantener el registro de todos los gastos que se realizan en una empresa o negocio. Este documento es obligatorio tanto para las pequeñas como para grandes empresas (Negocios).
Antes de la elaboración de un comprobante de egreso y el cheque, el tesorero se debe asegurar que los bienes o servicios adquiridos cuentan con la aceptación de los directivos o ejecutivos de la empresa, ya que de no ser así se tendría que anular el cheque y el comprobante de egreso, cuando se anula un comprobante de egreso se debe anular también todas las copias, igual que como se procede con otros documentos.
GRÁFICO 20. Comprobante de egreso
Retención
Son comprobantes de retención los documentos que acreditan las retenciones de impuestos realizadas por los agentes de retención en cumplimiento de lo dispuesto en la Ley de Régimen Tributario Interno, este reglamento y las resoluciones que para el efecto emita el Director General del Servicio de Rentas Internas.
GRÁFICO 21. Comprobante de retención
Requisitos pre impresos
Los comprobantes de retención deberán contener los siguientes requisitos pre impreso:
1. Número, día, mes y año de la autorización de impresión del comprobante de retención, otorgado por el Servicio de Rentas Internas.
2. Número del registro único de contribuyentes del emisor.
3. Apellidos y nombres, denominación o razón social del emisor, en forma completa o en la abreviada conforme conste en el RUC. Adicionalmente, podrá incluirse el nombre comercial o de fantasía, si lo hubiere.
4. Denominación del documento, esto es: "comprobante de retención". 5. Numeración de quince dígitos, que se distribuirá de la siguiente manera:
a) Los tres primeros dígitos corresponden al código del establecimiento conforme consta en el registro único de contribuyentes;
b) Separados por un guion (-), los siguientes tres dígitos corresponden al código asignado por el contribuyente a cada punto de emisión, dentro de un mismo establecimiento; y,
c) Separado también por un guion (-), constará el número secuencial de nueve dígitos. Podrá omitirse la impresión de los ceros a la izquierda del número secuencial, pero deberán completarse los nueve dígitos antes de iniciar la nueva numeración.
6. Dirección de la matriz y del establecimiento emisor cuando corresponda. 7. Fecha de caducidad, expresada en día, mes y año, según autorización del Servicio de Rentas Internas.
8. Número del registro único de contribuyentes, nombres y apellidos, denominación o razón social y número de autorización otorgado por el Servicio de Rentas Internas, del establecimiento gráfico que realizó la impresión.
9. Los destinatarios de los ejemplares. El original del documento se entregará al sujeto pasivo a quien se le efectuó la retención, debiendo constar la indicación "ORIGINAL: SUJETO PASIVO RETENIDO". La copia la conservará el Agente de Retención, debiendo constar la identificación "COPIA-AGENTE DE RETENCION". Se permitirá consignar en todos los ejemplares de los comprobantes de retención la leyenda: original - sujeto pasivo retenido/copia - Agente de Retención, siempre y cuando el original se diferencie claramente de la copia.
10. Los contribuyentes designados por el SRI como especiales deberán imprimir en los comprobantes de retención las palabras: "Contribuyente Especial" y el número de la resolución con la que fueron calificados como tales. En el caso de contribuyentes especiales que a la fecha de su designación tuviesen comprobantes de retención vigentes en inventario, podrán imprimir la leyenda de "Contribuyente Especial" y el número de resolución con el cual fueron calificados mediante sello o cualquier otra forma de impresión. Si por cualquier motivo perdieran la designación de "Contribuyente Especial", deberán dar de baja todos aquellos comprobantes de retención con la leyenda indicada.
Requisitos de llenado para los comprobantes de retención
- Se incluirá en los comprobantes de retención como información no pre impreso la siguiente:
1. Apellidos y nombres, denominación o razón social de la persona natural o sociedad o sucesión indivisa a la cual se le efectuó la retención.
2. Número del registro único de contribuyentes o cédula de identidad o pasaporte del sujeto al que se le efectúa la retención.
3. Impuesto por el cual se efectúa la retención en la fuente: Impuesto a la Renta, Impuesto al Valor Agregado o Impuesto a la Salida de Divisas.
4. Denominación y número del comprobante de venta que motiva la retención, cuando corresponda.
5. El valor de la transacción o del monto de la transferencia de divisas al exterior que constituye la base para la retención.
6. El porcentaje aplicado para la retención. 7. Valor del impuesto retenido.
8. El ejercicio fiscal al que corresponde la retención. 9. La fecha de emisión del comprobante de retención. 10. La firma del agente de retención.
11. Cuando corresponda, el convenio internacional para evitar la doble tributación en el cual se ampara la retención.
El comprobante de retención deberá ser emitido en todos los casos de aplicación de un convenio internacional para evitar la doble tributación, indicando la tarifa de la retención realizada, incluso la del 0%. El comprobante de retención deberá ser emitido aún en los casos en los que el convenio internacional para evitar la doble tributación, exima de la retención.
Detalle de Porcentajes de Retención en la fuente del Impuesto a la Renta
DETALLE DE PORCENTAJES DE RETENCION EN LA FUENTE DE IMPUESTO A LA RENTA CONFORME LA
NORMATIVA VIGENTE Porcentajes vigentes
Campo Formulario
103 Código del Anexo
Honorarios profesionales y demás pagos por servicios relacionados con el título profesional 10 303 303 Servicios predomina el intelecto no relacionados con el título profesional 8 304 304 Comisiones y demás pagos por servicios predomina intelecto no relacionados con el título profesional 8 304 304A
Pagos a notarios y registradores de la propiedad y mercantil por sus actividades ejercidas como tales 8 304 304B
Pagos a deportistas, entrenadores, árbitros, miembros del cuerpo técnico por sus actividades ejercidas como
tales 8 304 304C
Pagos a artistas por sus actividades ejercidas como tales 8 304 304D
Honorarios y demás pagos por servicios de docencia 8 304 304E
Servicios predomina la mano de obra 2 307 307
Utilización o aprovechamiento de la imagen o renombre 10 308 308 Servicios prestados por medios de comunicación y agencias de publicidad 1 309 309