Valoración del riesgo
En el sentido tradicional la valoración del riesgo es un proyectado de los peligros que acontecen en el desarrollo de las actividades propias de la empresa en estudio, la valoración se la realizó con la ayuda de la matriz de evaluación de riesgo que está conformada por los cinco componentes del sistema contable para mejorar la gestión financiera y tributaria de la empresa Villa Blanca Catering Service.
El riesgo forma parte de un supuesto conflicto interno, por lo mismo es necesario identificarlo, porque solo de esta manera se puede avanzar y que no signifique un obstáculo en el engranaje empresarial, al realizar los procesos de control interno, se deben considerar las ocurrencias que pueden suscitarse.
Tabla 10. Áreas de evaluación del riesgo
ÁREA OBJETIVO PAPEL DE
TRABAJO
Gerencia Evaluar los riesgos en la Administración de la empresa Villa Blanca Catering Service
A
Financiera Evaluar los riesgos al momento de obtener información financiera
B
Tabla 11. Rango porcentual de riesgo y confianza
NIVEL DE
CONFIANZA
RANGO NIVEL DE RIESGO
BAJO 15% - 50% ALTO
MEDIO 51% - 75% MEDIO
ALTO 76% - 95% BAJO
Fuente: (Atehortúa, 2005)
Tabla 12. Evaluación del riesgo al Gerente
ÁREA Gerencia
P/T A ENTREVISTADO Gerente
ENTREVISTADORA Tlga. Jessica Abigail Pérez Román
FECHA 18/11/2016
1. AMBIENTE DE CONTROL
Se pretende evaluar el control con respecto a las actividades. N° Cuestionario SI= 3 +/- = 2 NO= 1 P% C.P.% Observaciones 1
¿Cuenta la empresa con un Código de ética?
1 3% 0,0%
Únicamente con los valores personales de cada colaborador 2
¿Se emplean manuales de funciones para que los empleados tengan conocimiento de sus actividades? 1 3% 0,0% Se maneja con la costumbre y la recomendación de un colaborador antiguo 3
¿La gerencia evalúa
constantemente el desempeño y liderazgo de los jefes departamentales?
2 3% 1,5%
4
¿La empresa cuenta con un personal idóneo, y capacitado para el cumplimiento de sus objetivos?
3 2% 2,0%
5
¿El organigrama que posee la
empresa esta actualizado? 1 3% 0,0%
Existe desde su creación no es el adecuado
6
¿Existe un reglamento interno para el conocimiento de las políticas de la empresa?
1 2% 0,0%
En la constitución de la empresa está escrito unas cláusulas Suman
2. EVALUACIÓN DE RIESGO
Se pretende conocer la efectividad de la evaluación de riegos en cada área de la empresa N° Cuestionario SI= 3 +/- = 2 NO= 1 P% C.P.% Observaciones 1
¿Se cuenta con algún instrumento para evaluar
riesgos internos y externos? 1 3% 0,0%
No existen
condiciones
2
¿Se ha capacitado al personal para el cumplimiento eficaz
de sus funciones? 2 4% 2,0%
3
¿Se toma en cuenta las competencias de todas las áreas?
3 4% 4,0%
4
¿Las actividades a ejecutarse en los diferentes departamentos tienen definido sus objetivos en tiempos determinados? 1 3% 0% Por experiencia de los trabajadores antiguos 5
¿La empresa está preparada para afrontar situaciones de cambio que puedan afectar su normal desenvolvimiento?
1 4% 0,0%
No existen
condiciones
6
¿Se maneja con prudencia la información confidencial de la empresa?
2 3% 1,5%
7
¿Los riesgos detectados tienen un seguimiento y son tratados según su importancia?
2 3% 1,5%
3. ACTIVIDADES DE CONTROL
Se pretende evaluar si se cumple las políticas y los procedimientos establecidos. N° Cuestionario SI= 3 +/- = 2 NO= 1 P% C.P.% Observaciones 1
¿Se ha implementado procedimientos claros que permitan el cumplimiento de los objetivos de la empresa?
2 2% 1,0%
2
¿Para establecer un procedimiento se
efectuó algún análisis previo? 3 3% 3,0% 3
¿Se da cumplimiento a las políticas
establecidas? 2 3% 1,5%
4
¿Se ha designado jefes departamentales para la supervisión de tareas?
3 3% 3,0%
5
¿Se ha realizado controles sobre las
actividades comerciales? 2 4% 2,0%
6
¿La información financiera es evaluada Periódicamente para verificar la veracidad de la procedencia? 1 4% 0,0% No existen condiciones 7
¿Se han realizado análisis que permitan determinar la existencia de actividades innecesarias? 1 3% 0,0% Se ha tratado de ajustar a la realidad 8
¿Existe e l departamento de control interno o responsable de analizar, esquematizar e investigar actos fraudulentos?
1 2% 0,0%
No existen condiciones
4. INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN
Se pretende evaluar que los métodos de información y comunicación se estén ejecutando de acuerdo a tiempos establecidos, de manera clara y precisa.
N° Cuestionario SI= 3 +/- = 2 NO= 1 P% C.P.% Observaciones 1 ¿Existen mecanismos
establecidos en los que se pueda recopilar, procesar información interna y externa?
3 2% 2,0%
2
¿Se da seguimiento a través de documentos cuándo se determina una queja o problema dentro de la organización ya sea por parte de los empleados o clientes? 2 3% 1,5% 3 ¿Cuándo se presentan irregularidades se comunica oportunamente al gerente? 3 4% 4,0% 4
¿Existen resguardos apropiados de la información confidencial contra alteraciones o pérdidas?
3 2% 2,0%
5
¿La comunicación entre la dirección y la parte operativa es vertical?
3 2% 2,0%
6
¿Se recepta informes de actividad cuando se presenta a destiempo?
1 4% 0,0% Incumplimiento frecuente
5. MONITOREO Y SUPERVISIÓN
Se pretende evaluar la calidad de desempeño del control interno N° Cuestionario SI= 3 +/- = 2 NO= 1 P% C.P.% Observaciones 1
¿Analiza el nivel de eficacia y eficiencia de los controles aplicados durante el proceso de las operaciones? 1 3% 0% Únicamente cumplimiento devengado 2
¿Existe un responsable del monitoreo o investigación de posibles inconvenientes? 1 2% 0,0% No existen condiciones 3
¿La empresa cuenta con un auditor interno o externo para la valuación óptima de los objetivos?
1 3% 0,0%
No existen
condiciones
4
¿Se utiliza técnicas de supervisión, que evalúen el proceso de cada departamento?
3 4% 4,0%
5
¿Los informes son revisados
periódicamente? 1 3% 0,0%
No existe
condiciones
6
¿Los datos de las transacciones
concuerdan con los registrados? 2 4% 2.0%
Suman 19% 6,0%
MATRIZ DE CONFIANZA / RIESGO Tabla 13. Matriz de confianza
ACTIVIDAD NIVEL DE CONFIANZA NIVEL DE RIESGO
ENTORNO EMPRESARIAL 40,5% ALTO
Una vez aplicada la matriz de riesgo al Gerente mediante cuestionarios de evaluación donde se valoró cada uno de los componentes del control interno, se evidencia que la Gestión gerencial y su entorno empresarial, carece de controles que permitan evaluar los procedimientos que se desarrollan dentro de la misma dando el porcentaje de 40,5% de nivel de confianza que equivale a un Riesgo alto. Tabla 14. Evaluación del riesgo a Crédito y Cobranza
ÁREA Financiera
P/T B
ENTREVISTADO Jefe FinancieroENTREVISTADORA Vilma Sampedro
FECHA 18/01/2013
1. AMBIENTE DE CONTROL
Se pretende evaluar el control con respecto a las actividades N° Cuestionario
SI= 3 +/- = 2 NO= 1
P% C.P.% Observaciones 1 ¿Cuenta el área con un código de
ética aprobado por Gerencia?
1 4% 0,0% Valores personales inherentes 2
¿Se emplean manuales de funciones para el conocimiento y ejecución de actividades?
1 4% 0,0%
Experiencia de personal antiguo
3
¿La gerencia evalúa constantemente su desempeño como jefe departamental?
2 4% 2,0%
4 ¿Su departamento cuenta con un personal idóneo, y capacitado para el cumplimiento de tareas?
3 4% 4,0%
5 ¿Considera que el número de colaboradores en su departamento es adecuado? 1 4% 0,0% Se necesita personal para seguimiento Suman 20% 6,5%
2. EVALUACIÓN DE RIESGO
Se pretende conocer la efectividad de la evaluación de riegos en cada área de la empresa N° Cuestionario SI= 3 +/- = 2 NO= 1 P% C.P.% Observaciones 1
¿Ha recibido capacitación su grupo de trabajo sobre temas referentes al área?
1 3% 0%
Falta de
compromiso con los colaboradores 2
¿Se realiza seguimientos a las personas que participan en el desarrollo comercial de la empresa?
1 4% 0%
No existe
condiciones
3 ¿Las actividades a ejecutarse en su área se realizan bajo cronogramas?
2 4% 2,0%
4
¿Se maneja con prudencia la información confidencial de los movimientos comerciales?
2 4% 2,0%
5
¿Los riesgos detectados referentes a cuentas de movimiento, tienen un seguimiento y son tratados según su importancia?
2 4% 2,0%
3. ACTIVIDADES DE CONTROL
Se pretende evaluar si se cumple las políticas y los procedimientos establecidas
N° Cuestionario
SI= 3 +/- = 2
NO= 1 P% C.P.% Observaciones 1
¿Se da cumplimiento a las políticas establecidas por gerencia?
2 4% 2,0%
2
¿Su grupo de trabajo cumple con los objetivos trazados referente a metas propuestas?
2 4% 2,0%
3
¿Se ha realizado controles rigurosos cuando se detecta irregularidades en los registros contables?
2 4% 2,0%
4
¿La información de
transacciones es evaluada periódicamente para verificar su veracidad?
1 4% 0,0%
No existe
condiciones
5
¿Cuándo se acera el pago de sueldos e impuestos se prevé de algún futuro riesgo?
1 4% 0,0%
No existe
condiciones
6
¿Existe alguna persona que se encarga del control de abastecimiento y recaudación de cartera?
3 3% 3,0%
4. INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN
Se pretende evaluar que los métodos de información y comunicación se estén ejecutando de
acuerdo a tiempos establecidos, de manera clara y precisa N° Cuestionario
SI= 3 +/- = 2
NO= 1 P% C.P.% Observaciones
1
¿Se da seguimiento a través de documentos cuándo se determina una queja o problema con respecto alguna transacción? 2 3% 1,5% 2 ¿Cuándo se presentan irregularidades en su área le comunican oportunamente? 2 3% 1,5% 3
¿Existen resguardos apropiados contra alteraciones o pérdidas
de la información
transaccional?
2 4% 2,0%
4
¿La comunicación entre usted y sus subordinados es efectiva?
3 4% 4,0%
5
¿Se realiza notificaciones a los empleados que no cumplen con su labor?
3 3% 3,0%
6
¿Se entrega copias de las
notificaciones a gerencia? 1 3% 0%
No creen necesario
5. MONITOREO Y SUPERVISIÓN
Se pretende evaluar la calidad de desempeño del control interno
N° Cuestionario
SI= 3 +/- = 2
NO= 1 P% C.P.% Observaciones 1
¿Existe responsable del monitoreo y seguimiento de registros contables?
3 3% 3,0%
2
¿La empresa cuenta con un auditor interno para la evaluación óptima de los objetivos de área?
1 4% 0,0%
No existe condiciones
3
¿Utiliza técnicas de supervisión,
para evaluar a sus colaboradores? 1 4% 0,0%
No existen
condiciones
4
¿Los resúmenes de movimientos son revisados periódicamente, para identificar su conciliación?
1 4% 4,0%
5
¿Los informes son revisados previa la entrega a gerencia?
3 3% 3,0%
Suman 18% 10,0%
TOTAL 100% 43,5%
MATRIZ DE CONFIANZA / RIESGO Tabla 15. Matriz de confianza
ACTIVIDAD NIVEL DE CONFIANZA NIVEL DE RIESGO
VENTAS 43,5% ALTO
Una vez aplicada la matriz de riesgo al Jefe financiero, mediante cuestionarios de evaluación donde se valoró cada uno de los componentes del control interno se analizó que la Gestión financiera, carece de controles que permitan evaluar los procedimientos que se desarrollan dentro de la misma, dando el porcentaje de 43,5% de nivel de confianza que implica un Riesgo alto.
3.4Actividades de control
Las actividades de control son las políticas y los procedimientos que ayudan a asegurar que las directrices administrativas se lleven a cabo. Ayudan a asegurar que se tomen las acciones necesarias para evitar los riesgos y orientar hacia la consecución de los objetivos de la empresa. Las actividades de control se dan a todo lo largo de la organización, en todos las áreas, niveles y en todas las funciones.
Flujograma de registro de sistema contable con los movimientos económicos financieros
GRÁFICO 33. FLUJOGRAMA DE PROCESO CONTABLE
GRÁFICO 34. FLUJOGRAMA DE COMPRA
GRÁFICO 35. FLUJOGRAMA DE VENTA
GRÁFICO 36. FLUJOGRAMA CONCILIACIÓN BANCARIA
GRÁFICO 37. FLUJOGRAMA PRESENTACIÓN Y PAGO DE OBLIGACIONES TRIBUTARIAS
Elaborado por: Tlga. Jessica Abigail Pérez Román
CONTADORA S.R.I. BANCO
INICIO
Realizar un auxiliar en el que se detalle el valor de las compras y ventas también el
monto del IVA y
En el sistema DIMM del SRI elaborar la declaración
Determinar el valor a pagar por concepto de impuestos.
Contabilizar los valores a pagar por concepto de impuesto
Ejecutar el pago del impuesto
Archivar Documentación
FIN
Mediante el portal del SRI enviar las declaraciones realizadas
Realizar el débito bancario por el
GRÁFICO 38. Elaboración y presentación de estados financieros
3.4Información y comunicación
Los sistemas de información producen reportes, contienen información operacional, financiera y relacionada con el cumplimiento, que hace posible operar y controlar la empresa. Tiene que ver no solamente con los datos generados internamente, sino también con la información sobre eventos, actividades y condiciones externas necesarias para la toma de decisiones, informe de los negocios y reportes externos. La comunicación efectiva también debe darse en un sentido amplio, fluyendo hacia abajo, a lo largo y hacia arriba de la organización.
Libros contables Tabla 16. Libro diario
COMERCIAL ABC SOCIEDAD CIVIL Y COMERCIAL DIARIO GENERAL
FECHA CÓDIGO DESCRIPCIÓN DE CUENTA DEBE HABER
Tabla 17. Libro mayor
VILLA BLANCA CATERING SERVICE MAYOR GENERAL
DESCRIPCIÓN DE LA CUENTA:
FECHA CÓDIGO CONTRACUENTA DEBE HABER SALDO
VILLA BLANCA CATERING SERVICE MAYOR GENERAL
DESCRIPCIÓN DE LA CUENTA:
FECHA CÓDIGO CONTRACUENTA DEBE HABER SALDO
3.5Monitoreo
La entidad destinará los recursos suficientes, de acuerdo con su tamaño, para implantar acciones de supervisión interna continua.
Los sistemas de control interno deben monitorearse, proceso que valora la calidad del desempeño del sistema en el tiempo. Es realizado por medio de actividades de monitoreo, evaluaciones separadas o combinación de las dos.
El monitoreo ocurre en el curso de las operaciones. Incluye actividades regulares de administración, supervisión y otras acciones personales realizadas en el cumplimento de sus obligaciones. El alcance y la frecuencia de las evaluaciones separadas dependerá primeramente de la valoración de riesgos y de la efectividad de los procedimientos de monitoreo.
3.6Indicadores financieros
Tabla 18. Razones financieras
RAZONES DE LIQUIDEZ
FÓRMULA INDICADOR
Circulante Activos circulantes / Pasivos
circulantes
0,73
Coeficiente de liquidez (o índice de la prueba ácida)
Activos circulantes - inventarios / Pasivos circulantes
0,47
Capital de trabajo Activos circulantes - Pasivos circulantes
- 160.676,56
Días de inventario Ventas + 365 / Inventario
29,95
Rotación de inventario Ventas / Inventario
29,94
Período de cobranza promedio Cuentas por cobrar / Ventas totales ÷ 365
20,18
RAZONES DE RENTABILIDAD
Margen de utilidad bruta. Ventas - costo de los bienes venidos / Ventas
0,10
Margen de utilidad operativa (o rendimiento sobre ventas.
Ventas - Gasto de operación / Ventas
0,91
Margen de utilidad neta (o rendimiento neto sobre ventas.
Ganancia después de impuestos / Ventas
0,46%
Ganancias por acción Ganancia después de impuestos / Cantidad de acciones comunes en circulación
20,76
RAZONES DE APALANCAMIENTO
Razón de deuda/activos Deuda total / Activos totales
0,96
Razón de deuda /capital Deuda total / Capital total de los accionistas
0,92
Razón de deuda de largo plazo/capital
Deuda de largo plazo / Capital total de los accionistas
0,12
Razón de cobertura de intereses
Ingreso operativo / Gastos por interés
1,18
Elaborado por: Tlga. Jessica Abigail Pérez Román
3.7 INFORME A GERENCIA
Santo Domingo, 11 de diciembre del 2016 Señora
Román Bethy Maricela
GERENTE GENERAL DE VILLA BLANCA CATERING SERVICE EN SANTO DOMINGO DE LOS TSÁCHILAS.
Presente:
Luego de una exhausta investigación y análisis se procede a informar el examen de control interno en Villa Blanca Catering Service se detalla a continuación:
Objetivo del informe.
El objetivo de la evaluación del control interno es establecer los pasos para verificar la existencia, el nivel de desarrollo y el grado de efectividad del control interno instaurado en la empresa; plantear una propuesta con 5 elementos básicos que ayudarán afianzar la información financiera de la entidad, el cual está diseñado para proveer una seguridad razonable a la Gerencia.
Tlga. Jessica Abigail Pérez Román
Alcance del informe.
El presente informe fue realizado en el período enero – diciembre 2016, y contiene los resultados de la evaluación del control interno del Villa Blanca Catering Service en Santo Domingo de los Tsáchilas.
Resumen gerencial.
El control interno realizado en la Villa Blanca Catering Service en Santo Domingo de los Tsáchilas, efectuado a la gerencia y personal operativo del área financiera, el cual consta de procedimientos, políticas y reglamentos diseñados para alcanzar los objetivos y Afianzar la confiabilidad de la información financiera.
Evaluación de las fases de control interno.
Ambiente de Control.
Se evidencio la inexistencia de un código de ética, inexistencia de manuales de funciones, inexistencia de un comité de auditoría, un organigrama desactualizado de la estructura actual de la empresa, por otro lado se comprobó la inexistencia de flujogramas de procedimientos que guíen a los colaboradores.
Conclusiones:
La aplicación de un código de ética es importante ya que los empleados comprenderán que comportamiento es aceptado o no.
La implementación de manuales de funciones, flujogramas de procesos son importantes ya que se especifica el nivel de competencia necesaria para un determinado trabajo, las habilidades y destrezas requeridas.
La implementación de un organigrama estructural acorde a la actualidad de la empresa proporciona flujo de información para dirigir actividades y entender las responsabilidades con las autoridades y verificar además si existe un número suficiente de colaboradores.
Recomendaciones:
Aplicar los flujogramas de procedimientos y los manuales de funciones para el conocimiento y efectividad de las operaciones.
Aplicar el código de ética para promover integridad y valores éticos entre los colaboradores, y mejorar la relación entre personal.
Regirse al organigrama actualizado de la empresa para establecer las relaciones de jerarquía, asignar autoridad, y mantener una adecuada comunicación.
Valoración de Riesgo.
No posee programación definida por tal razón la generación de información no es confiable, no cuentan con instrumentos para evaluar riesgos, no se ha capacitado a los colaboradores, no se tiene un control de la información confidencial de las operaciones, y el cumplimiento operacional no es razonable.
Conclusiones
Se aplicó matrices de riesgos para evaluar a través de preguntas el actual control interno en las áreas involucradas con la generación de información financiera.
Recomendaciones
Capacitar al personal por personas expertas en la actividad.
Implementar instrumentos para la evaluación de riesgos.
Actividades de Control.
En la empresa se ha establecido diferentes procedimientos para ayudar en el control de las distintas actividades para generar la normal actuación en la empresa y generar información financiera confiable y oportuna.
Conclusiones
La estructuración de flujogramas de procesos es esenciales en la Gestión operativa.
Recomendaciones
Implementar y socializar sobre la estructuración de los flujogramas de procesos que conlleven al mejoramiento de la Gestión financiera.
Información y Comunicación.
El Villa Blanca Catering Serviceen Santo Domingo de los Tsáchilas, no cuenta con fluidos medios de comunicación vertical, lo que ocasiona que algunas actividades no sean comunicadas a tiempo, produciendo retraso y estancamiento de procesos.
Conclusiones
Los Flujogramas de procesos también contribuyen a la fluidez de la comunicación de las personas involucradas en la actividad comercial.
Recomendaciones
Tomar la mayor atención posible a los diagramas de flujo y dar a conocer que están ligados a los documentos que justifican las transacciones, requisitos necesarios para la contabilización y generación de información financiera.
Monitoreo
Se ha realizado la descripción de indicadores financieros que monitorearán el movimiento de las cuentas contables, así mismo la aplicación de cuestionarios de evaluación de riesgo posterior y el presente informe que servirá de punto de Benchmark para diferenciar las mejoras o cambios realizados.
3.8VALIDACIÓN DE LA PROPUESTA
La presente tesis es validada en función de la Gestión de investigación de la Universidad por medio del lector de tesis.
A demás la presente investigación es validada por el tribunal presente en la defensa del trabajo de investigación.
La investigación realizada es certificada adicionalmente por la empresa en la cual se hizo la indagación de la problemática.
3.9CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
Conclusiones
El control interno debe ajustarse a las necesidades y requerimientos de la organización, el cual permita tener la confianza moderada de sus acciones, con
proyección a alta y que se ajusten a los objetivos y normas (legales y estatutarias) aplicables a la empresa porque un excesivo control puede ser costoso y contraproducente. Además, se debe tener cuidado al diseñarlo, ya que las regulaciones innecesarias limitan la agilidad y el grado de creatividad de los empleados.
La elaboración y aplicación de los manuales administrativos y contables, son piezas fundamentales para proteger los recursos de la empresa, garantizar la eficacia, eficiencia y economía de todas las operaciones de la organización, promoviendo, facilitando la correcta ejecución de los procedimientos y obteniendo como resultado información confiable y sustentable.
La información recolectada, reflejo que Villa Blanca Catering Serviceen Santo Domingo de los Tsáchilas, necesita de manuales y procedimientos que les permitan llevar a cabo un control eficiente de sus operaciones, brindando confiabilidad a la información generada.
Recomendaciones
Al implantar el Sistema de control interno se recomienda realizar un análisis de los procesos y funciones de cada una de las áreas o departamentos integrantes de la organización, con la finalidad de identificar las debilidades inherentes, conocer los riesgos derivados de ellos, para definir las medidas y grado de significancia de la confianza operativa.
Se sugiere que los manuales administrativos y contables que forman parte del presente trabajo de tesis, se socialicen para su aplicación y sea aporte para el desarrollo de sus operaciones habituales.
Se propone que el nivel directivo de la empresa evalué periódicamente los manuales administrativos y contables, para establecer la correcta ejecución de las operaciones