5.3 TCharM architecture
5.4.3 Clusters characterization
El estudio técnico comprende de la determinación del tamaño del proyecto, en cuanto a la capacidad diseñada, instalada y utilizada en la prestación de los servicios de asesoría y para poner en marcha la empresa de Asesoría contable y tributaria “ACT” Soluciones teniendo en cuenta las necesidades físicas, de personal, de insumos y logísticas.
3.2.3.2.1 Proceso productivo
Para establecer el flujo de los procesos de los servicios contables y tributarios se utilizará la siguiente simbología.
64
Tabla 12. Simbología de Diagrama de Flujos.
SIMBOLO NOMBRE SIMBOLO DESCRIPCIÓN
INICIO /FIN Representa el inicio y fin de un diagrama de flujo.
PROCESO Representa una actividad o proceso.
INGRESO MANUAL Ingreso datos al sistema.
DOCUMENTO Estados Financieros y otros documentos.
CONECTOR FUERA
DE PÁGINA
Representa la continuidad del diagrama en otra página.
FLECHA Representa el camino que une los elementos de la página.
DECISIÓN Indica la realización de comparación de valores.
Fuente: La investigación. Elaborado por: Norma Martínez.
a) Descripción del Proceso
65
Tabla 13. Proceso de la prestación de servicios contables y tributarios.
Nº ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE
1 Inicio
2
Selecciona Posibles
Clientes Análisis de los futuros clientes Gerente
3 Oferta el Servicio Exposición del Servicio Contador
4
Conformidad de los clientes
El cliente llega a un acuerdo del servicio
y el precio Contador
5
Elaboración del Contrato
Elabora y Firma el Contrato respectivo
del servicio Solicitado. Gerente
6
Recepción de los documentos
Se solicita y recepta la documentación
para el realizar el servicio requerido. Contador
7
Verifica los procesos pendientes
Revisión de los procesos pendientes por
ingresar. Contador
8
Realiza los Procedimientos
El profesional asignado se encarga de realizar todos los procedimientos requeridos por el cliente.
Asistente
Contable y / o Contador
9 Archivo
Se archivan todos los documentos del cliente Asistente Contable 10 Elaboración y emisión de la Factura
Se elabora y emite la factura del servicio.
Asistente Contable
11 Archivo Se procede al archivo de la factura.
Asistente Contable
12 Fin
Fuente: La investigación. Elaborado por: Norma Martínez.
66 SI
Grafico 1. Proceso de Prestación de Servicio
GERENTE CONTADOR ASISTENTE CONTABLE CLIENTE
Elaborado por: Norma Martínez Revisado por: Aprobado por: Fuente: La investigación.
Elaborado por: Norma Martínez. Archivo de documentos y reportes. Fin del proceso Revisión los Procesos Pendientes por Ingresar Realiza los Procedimiento contables según lo establecido en el Contrato Emisión Factura Archivo Factura Entrega del Servicio Fin Elaboración el Contrato Solicitud de documentos Contables Inicio Seleccionar Posibles Clientes Visita al Cliente Oferta el Servicio. Conformidad del Cliente NO Fin del proceso Archivo de documento y reportes
67
3.2.3.2.2 Tamaño del Proyecto
En este elemento del estudio técnico se cuantifica la capacidad de la asistencia del servicio de asesoría y todos los requerimientos que sean necesarios para el desarrollo del servicio.
a) Factores determinantes del tamaño del proyecto.
Los factores determinantes del proyecto permiten realizar un análisis al relacionar gran cantidad de las variables, las cuales son analizadas a continuación, estás van a apoyar a la determinación del tamaño óptimo del proyecto.
i) Mercado
En la provincia de Santo Domingo de los Tsáchilas existe una cantidad significativa de Pymes que demandaría los servicios la Empresa ACT Soluciones, además se estableció que la misma atenderá los requerimientos de los servicios en un 19,16% entre empresas obligadas a llevar contabilidad y no obligadas, y contribuyentes especiales, durante el primer año y en los años siguientes se consideró el porcentaje de crecimiento de los contribuyentes según el Servicio de Rentas Internas del 9,56%, con esta información se determinó la capacidad del proyecto para regular y programar de manera que los clientes se adapten al servicio como se establece a continuación.
Cuadro 16. Demanda a cubrir por el Proyecto
Años Demanda Insatisfecha Pymes. % de servicios a Cubrir
2015 7.569 1450 2016 8.315 1589 2017 9.061 1740 2018 9.807 1907 2019 10.553 2089 2020 11.299 2289 Fuente: La investigación. Elaborado por: Norma Martínez.
68
ii) Disponibilidad de Recursos Financieros.
Para este análisis se sugiere que la empresa de servicios de asesoría haga un balance entre el monto necesario para el desarrollo del proyecto y lo que pudiera arriesgar para financiarlo, pues se tiene que conocer las diferentes fuentes de financiamiento y el rendimiento que dicho proyecto tendría para identificar un beneficio económico en la implantación del proyecto en la provincia de Santo Domingo de los Tsáchilas.
En este caso tendrá el Financiamiento por parte del autor del proyecto del 59,58% de la inversión requerida y el 40,42% será obtenido mediante un crédito bancario con plazo de 3 años y cuyas condiciones que se indican en el estudio financiero del proyecto.
A falta de recursos propios la empresa se ha adoptado la posibilidad de acceder a financiamientos de recursos monetarios que brindan entidades bancarias en la provincia.
iii) Disponibilidad de Talento Humano.
La empresa ACT Soluciones al encontrarse en un área comercial, financiera y de servicios densamente poblada, no tendrá dificultad en la disponibilidad de contratar al personal, Se requiere de profesionales especializados en el área de Contabilidad, Administración y Finanzas deben tener la habilidad para el servicio especializado como se especifica a continuación.
Cuadro 17. Capacidad Profesionales.
Servicios Año 1 Año 2 Año 3 Año 4 Año 5
Contable – Financiero 1 1 1 1 1
Tributario 2 2 2 2 2
Laboral 1 1 1 1 1
Total Profesionales 4 4 4 4 4
Fuente: La investigación. Elaborado por: Norma Martínez.
69
Cuadro 18. Distribución de Funciones.
Funciones Desempeñadas
Cargo
Gerente Contador Auxiliar Contable 1
Auxiliar Contable 2
Declaración de IVA mensual. X
Declaración de IVA semestral. X
Declaración Mensual de Retenciones en la
Fuente del Impuesto a la Renta X X
Anexos de Retención en la Fuente del
Impuesto a la renta por otros conceptos. X
Anexos de Gastos Personales X
Asesoría Tributaria y Contable X
Selección y Contratación del Personal X
Desvinculación Laboral X
Planillas de Aportes al IESS X
Declaración del Impuesto a la Renta. X
Elaboración de Presupuesto X
Elaboración de Estados Financieros X
Fuente: la Investigación. Elaborado por: Norma Martínez.
Los empleados que conformaran la empresa de servicios ACT Soluciones recibirán la inducción y la capacitación adecuada para realizar los procesos de asistencia del servicio de asesoría cumpliendo con ciertas normas para cubrir estándares de calidad del servicio.
a) Plano Distributivo de las Oficinas.
Una distribución del equipo en las oficinas corresponde a la distribución de espacios, materiales y los servicios complementarios que atienden de la mejor manera las necesidades del proceso de asistencia del servicio de asesoría contable y tributaria, asegura los costos menores y la más alta productividad, a la vez que mantenga las condiciones óptimas de seguridad y bienestar para los empleados.
70
Gráfico 2. Plano distributivo de las Oficinas
Fuente: La investigación. Elaborado por: Norma Martínez.
iv) Disponibilidad de Tecnología.
Para identificar los equipos que el proyecto requerirá es importante tomar en cuenta todos los elementos que involucren a la decisión. La información que se obtenga será necesaria para la toma de decisiones y para las proyecciones ya que es importante considerarla dentro de la inversión del proyecto. A continuación se muestra un cuadro que tiene los elementos mínimos a identificar para la determinación de los equipos mismo que será respaldado por una cotización.
71
Cuadro 19. Disponibilidad de Tecnología.
Descripción Cantidad
Computadoras de Escritorio Core ¡3 3
Impresora Multifunción Epson. 2
Fuente: La investigación. Elaborado por: Norma Martínez.
v) Disponibilidad de Recursos Materiales.
En este punto se debe identificar el abasto suficiente en cantidad y calidad de equipos y recursos materiales que en la oficina que se requiere para el desenvolvimiento de las actividades diarias de la empresa de servicios de asesoría. De ahí la importancia de conocer a los proveedores, precios, cantidades de equipos y materiales respaldado por cotizaciones para establecer un compromiso. En el desarrollo de este elemento se propone el siguiente cuadro que recaude la información necesaria para el análisis del tamaño óptimo del proyecto.
A continuación se presenta los materiales necesarios para poner en marcha la creación de la empresa asesora:
Cuadro 20. Disponibilidad de Materiales y Útiles de Oficina (no perecederos).
Descripción Cantidad Grapadoras 4 Perforadoras 4 Tijera de precisión. 4 Sacapuntas 1 servicio. 4 Porta clip 4 Fuente: La investigación. Elaborado por: Norma Martínez.
72
Cuadro 21. Disponibilidad de Materiales y útiles de oficina (Perecederos)
Descripción Cantidad
Hojas de Papel Bond A 4 (resma de
500 hojas) 20
Carpetas de Cartón 200
Sobres manila 100
Caja de Clips 8
Lápiz HB Staedtler (caja) 1
Bolígrafo Pz-20 (caja) 1
Borrador Pelikan Pz20 4
Archivador Sorab Oficio 20
Vicha Alex Met. 4
Fuente: La investigación. Elaborado por: Norma Martínez.
Cuadro 22. Muebles y Enseres
Descripción Cantidad
Escritorio 3
Escritorio Gerencial 1
Archivador Aéreo 1
Archivador 3
Silla tipo secretaría 3
Sillón Gerencial 1
Sillas atención al cliente 4
Sillas de Espera 4 puestos 1
Fuente: La investigación. Elaborado por: Norma Martínez.
3.2.3.2.3 Localización.
El estudio de la localización plantea dos niveles de avance en el proceso de decidir el lugar apropiado para la instalación del proyecto:
73
El primer nivel se refiere a la aproximación de la localización, la determinación de una región o zona probable de localización, a la cual se la denomina “macro localización”.
El segundo nivel del estudio consistiría en un análisis exhaustivo para determinar la ubicación concreta del proyecto, o sea su “micro localización”, en donde se llegaría a definir la ubicación exacta en la ciudad de Santo Domingo.
b) Macro localización.
Dentro del análisis el lugar de la macro localización de la empresa ACT Soluciones según sus características se ha considerado que se ubicará en la provincia de Santo Domingo de los Tsáchilas.
Cuadro 23. Mapa Macro Localización.
74
c) Micro localización.
La empresa “ACT” Soluciones, consiste básicamente en la instalación de las oficinas, en la cual se podrá operar con toda normalidad posible ya que se ha tomado en cuenta un criterio económico y estratégico para su funcionamiento, estará ubicada en la Calle Guayaquil y Cocaniguas, debido el flujo de personas que por allí se movilizan siendo un lugar estratégico para las Pymes.
Criterios de selección de alternativas.
Tiene como finalidad posibilitar la selección de alternativas, en virtud de identificar las características más adecuados para la instalación de la empresa ACT Soluciones. Los principales factores para determinar la micro localización fueron:
Cercanía al Mercado.
Es necesario que la empresa Asesora se encuentre cerca al mercado objetivo; es decir la Pymes cuya actividad económica principal se centra en el comercio. El lugar escogido se encuentra en un lugar céntrico que permitirá la facilidad de acceso de las Pymes.
Disponibilidad de servicios básicos.
La localización de la empresa ACT Soluciones posee de servicios básicos como agua, luz, teléfono, gas y alcantarillado, indispensables para el desarrollo óptimo de la funciones a realizarse en el local.
d) Plano de la Micro localización.
A continuación se muestra el mapa de la micro localización de la empresa ACT Soluciones cuya dirección corresponde a las Calles Guayaquil y Conaniguas en la ciudad de Santo Domingo.
75
Cuadro 24. Mapa Micro Localización
Fuente: Mapas Google.