Conceptual frameworks

Tabla 16. Causas de mayor relevancia.

CAUSA GENERAL CAUSAS ESPECIFICAS

Falta Rotación - Control FV

Productos enviados a cuarentena que no fueron tenidos en cuenta para rotación

Saldos en los CAFH que no fueron tenidos en cuenta en la reposición a otros puntos donde hay rotación

Falta de gestión para rotar productos que se encuentran en Bodega Compras realizadas por solicitudes puntuales a clientes con buena

fecha pero no se consumen y no rotan en ningún otro CAF Los CAFH no informaban saldos de productos próximos a vencer

Envíos desde Cedinal o OFI que pueden ser rotados en Ambulatorio y al estar en Cehosdin no se pudo rotar

Baja rotación Mx y DM

Compras realizadas a León XIII que no tienen rotación en ningún otro CAFH

Compras que ingresan con buena fecha pero tienen baja o no muestran rotación

Compras puntuales a clientes que no consumen y a pesar de buena fecha no tienen rotación

Productos comprados en 2009 y 2010 que no tienen rotación Falta de seguimiento para la rotación de productos que no tienen

rotación con proveedores o otras instituciones

Compras innecesarias

Compras de productos que no evidencian rotación alguna Compras superiores a las requeridas por consumo Compras realizadas a pesar de contar con saldo en Cuarentena u

otros CAF

Compras por solicitudes de CAF Mixtos que no consumen y luego regresan para rotación sin éxito

Solicitud puntual cliente Compras puntuales a clientes que no consumen y no tienen rotación Reporte de Calidad

Productos que pierden la Cadena de frio (La mayoría fueron liberados)

Defectos de Fabricación del proveedor

Fuente – Archivo consolidado de las acciones.

4.2.1.1. Causas de reincidencia de las acciones

Realizando la revisión de las acciones que se identificaron, se pueden identificar como mayores causales de reincidencia y relevancia de las mismas como se observa en la tabla 16:

- Falta de información del personal.

- Mal entrenamiento o falta del mismo para realizar las funciones asignadas.

- Desorganización del área.

- Constante cambio de personal.

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- Sobreasignación de tareas.

- Constante movimiento en procedimientos establecidos.

- Falta de comunicación entre áreas.

- Trato entre jefe y subordinado.

- No hay seguimiento en las falencias que presentan los empleados.

- Cansancio del personal en actividades repetitivas sin pausas.

- En el cuarto frio o CAVA el personal no tiene la capacitación completa para realizar las actividades que allí se realizan.

- No se cuenta con EPP completos para cada uno de los empleados.

- Ingreso de nuevos medicamentos y reubicación de los mismos en el mismo espacio.

- Falta de instalaciones completas en las bodegas que se adquirieron.

- La información que se da en los comités de gerencia no son comunicados a tiempo al personal interesado.

- Falta de capacitación y retroalimentación a los funcionarios en el cambio de procedimientos.

- Falta de espacios y amplitud de bodegas.

- Motivación en las actividades que realiza el personal.

- Desorganización general en la comunicación de las diferentes áreas, utilizando un estilo de teléfono roto que interfiere en la comunicación asertiva.

4.2.1.2. Responsables de reincidencias en las acciones.

Tabla 17. Cuadro responsable Vs. Acción.

Responsable

Vs. Acción AC348 AM364 ACH369 AC396 AC478 AC485 TOTAL

Coordinador TEH X X X X X 5 Regente de apoyo X X X 3 Analista de procesos X X X X 4 Director Técnico X X 2 Jefes Logísticos X X X 3 Gerencia Financiera X 1

49 Gerencia de mercadeo y alianzas X 1 Gerencia de TIC X X 2 Gerencia de gestión del conocimiento X 1 Gerencia de planeación estratégica. X 1 Coordinador Calidad X X X 3 Coordinador Compras X 1 Auxiliares logísticos X X 2 Área devoluciones X X 2 Coordinador Logístico X X 2

Realizada por el autor. Como se observa en la tabla 17, se consolida que:

- Dentro de la acción 348, se responsabiliza al coordinador TEH en la falta de retroalimentación de procedimientos a seguir después de la autoevaluación BPA, al regente de apoyo, de falta de informar la necesidad de tener acceso al Netoffice, para realización de seguimiento y reportar a tiempo incumplimientos de tareas, al analista de procesos de realizar oportunamente la socialización del método para realizar seguimiento a dichas tareas asignadas al Regente.

- La acción AM364 por ser una acción de mejora, se le asigna tareas al Director Técnico, al jefe de Bodega y a los procesos de la Gerencia Financiera, de mercadeo y alianzas, de TIC, de gestión del conocimiento, de planeación estratégica.

- La acción ACH369 dice que la baja rotación de medicamentos y dispositivos médicos, debe ser tarea coordinada por el área de devoluciones, el coordinador logístico por despacho de cantidades superiores a las requeridas por falta de direccionamiento a los auxiliares, por desconocimiento de posibles puntos de rotación de medicamentos , la falta de rotación y control de existencias a los jefes logísticos, a la falta de

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verificación de saldos por el regente de apoyo, al auxiliar logístico por falta de seguimiento y control a próximos a vencer, al analista para que realice la actualización del procedimiento según lo que actualmente se maneja, al coordinador de compras para que realice la solicitud de verificación de productos con baja rotación y próximos a vencer como soporte para futuras compras.

- En la acción AC396, se dice que el regente de apoyo técnico, debe realizar seguimientos semanales a la identificación de PNC en el área de devoluciones, dar disposición a dichos PNC, en retroalimentación y capacitación de funcionarios en ajustes de PNC, el coordinador técnico tiene que realizar la marcación de los límites del área de desechos, y el analista de procesos tiene que realizar un análisis de cargas de recurso y responsable a seguimientos de PNC.

- La acción AC478, dice que el coordinador de Calidad tiene la tarea de realizar nuevamente el agendamiento de los círculos de calidad e identificar clientes con productos de baja rotación, el coordinador técnico debe realizar la consolidación de información mensual de PNC y averías generados, el director técnico debe garantizar con el proceso de TIC que el registro de PNC, aparezca generados en aplicativo para tener al día dichos registros.

- La acción AC485 señala que el coordinador de Calidad, debe realizar una socialización al coordinador CEDI en la metodología para el entrenamiento de personal y retroalimentación continua de los cambios generados en los procedimientos que personal realice, el coordinador técnico debe identificar falencias, e informar a jefes inmediatos de las responsabilidades que tienen los funcionarios a cargo y capacitaciones que este personal debe recibir del manejo de la CAVA, el analista de procesos dentro de las autoevaluaciones de BPA revisar el cumplimiento de procedimientos y capacitaciones solicitadas para el personal.

Como consolidado se puede decir que el área técnica, tiene la mayor participación dentro de las acciones ya que es el encargado de solicitar, verificar y controlar las actividades, el proceso de Calidad, tiene como tarea fundamental realizar el seguimiento de las acciones en espera de cumplimiento y eficacia de las mismas y el área logística por la amplitud que tiene, tiene varios vacíos en la formación de personal, retroalimentación de procedimientos y capacitaciones necesarias para la realización de tareas asignadas.

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