actividades que tengan que tengan afinidad por la producción y el nombre del departamento puede ser precisamente el objeto del departamento.
La creación del de los departamentos necesariamente tienen la función de crear valor para el negocio, aunque en ocasiones el volumen de trabajo determina la creación de los departamentos, así podemos crear el departamento de ventas por las fundamentales funciones que realiza para la empresa.
Podemos resumir que la creación de los departamentos depende de la misión, visión, objetivos organizacionales, volumen homogéneo de trabajo, de la necesidad de crear valor entre otros y que agrupa a personal con objetivos comunes creando con ello grupos de tareas, donde cada unos de ellos realiza diferentes tareas que combinan para producir en efecto mayor a la acción individual, convirtiéndose cada área en un equipo con tarea concreta.
3.3.3. Las oficinas
En términos generales la oficina es un salón destinado al trabajo, de los cuales existen varios tipos abierta, cerrada, moderna, integrada y demás formas. Históricamente la oficina nace en la antigüedad fue parte del palacios o grandes templos, donde existían cuartos que guardaban los pergaminos y que pudiéramos llamar la antigua oficinas. En el caso de los romanos a los officium o conjunto de personas adscritas a un magistrado, gobernador o general que facilitaban su labor, le asignaban un espacio u oficina.
En la actualidad existen dos tipos de oficinas la cerrada o tradicional y la abierta o moderna, la tradicional o cerrada es aquella que tiene poca luz natural, mobiliario para guardar cosas y papeles, con escritorio de madera, teléfono, fax y demás, con poco movimiento para el personal de la oficina. Caso contrario la oficina abierta o moderna con buena iluminación natural, buena ventilación, mobiliario moderno y de colores alegres y cómodos, todo ello dinamiza a las personas que ahí laboran ganando efectividad por buen ambiente físico y de trabajo que conlleva a mejorar la calidad de vida de los integrantes de la oficina.
Transformando los esquemas tradicionales autoritarios inflexibles y rígidos por esquemas más flexibles y participativos donde los subordinados pasan a ser colaboradores, facilitando con ello el trabajo en equipo por la facilidad de la interacción entre las personas que genera sinergia y establece la diferencia en la calidad de los bienes o servicio que ofrece la organización.
Es necesario entender que existen algunas organizaciones que dentro de su estructura organizacional considera a las oficinas, como parte de los departamentos con la finalidad de formar grupos especializados de tarea.
José Saúl Escobedo Sierra 123 3.3.4. Otras áreas
Dentro de la estructura organizacional no existen otras áreas como tal, sin embargo en la actualidad por la dinámica propia de las organizaciones pueden existir especialistas operadores de texto conformando un área de relevancia, ya que se requiere rapidez y exactitud para crear información, revisar textos de una manera eficaz, para ello el personal de ésta área debe contar con las herramientas necesarias que faciliten su labor. En el sector agropecuario podemos contar con un departamento de producción, que a su vez contemple las oficinas agrícola y pecuaria, dentro de la oficina agrícola podemos manejar algunas áreas como granos y forrajes, frutícola, maquinaría agrícola, entre otras. Desde luego cada empresa de acuerdo a sus necesidades creará las áreas que considere pertinentes, en ellas se integrarán tares específicas y utilidad para el logro de los objetivos organizacionales.
Creando en cada uno de ellos equipos de tarea, de acuerdo a las necesidades propias de las actividades a realizar, llegando con ello a la estructuración organizacional, conocida como organigrama, que podemos observar en el gráfico uno.
Gráfico uno. Departamentalización de la empresa.
Lerma et al (2007), opina que: “una vez estructurado el organigrama que es un gráfico que muestra la estructura orgánica interna de una empresa, sus relaciones, niveles jerárquicos y principales funciones que desarrolla” (p.76)
El análisis y descripción de puestos es cuando se determinan las responsabilidades de cada puesto y las características de las personas para su desempeño, con la cual estamos en capacidad de integrar los equipos por puesto.
ALTA DIRECCIÓN DEPARTAMENTO INGENIERIAS DEPARTAMENTO CONTABILIDAD DEPARTAMENTO FINANZAS DEPARTAMENTO R.R. P.P.
José Saúl Escobedo Sierra 124 3.4. Desarrollo de equipos y condiciones de funcionamiento
3.4.1. El ambiente
Conocer el ¿qué? Y ¿para qué?, del equipo es esencial, para así iniciar el proceso de selección donde se deben definir los candidatos, en base a los objetivos y requerimiento de los puestos, para la formación de equipos. Es necesario que el candidato reciba información detallada de la empresa, para que se valla adentrando en ella como lo hace las grandes corporaciones, en algunos casos es conveniente que el candidato pase por un proceso de tutela por algún trabajador experimentado de la organización y en ese proceso presentarlo con los demás integrantes del equipo, éste tipo de acciones y desde luego otras permitirán al nuevo miembro de la empresa sentir un ambiente agradable y de bienestar.
El entorno de trabajo cercano se configura en estado de bienestar o de malestar para todos y cada uno de los integrantes del equipo, mejorar éste bienestar se traduce en buen clima hacía el equipo y se verá reflejado en resultados favorables tanto para la organización como para sus clientes, de ahí que Borrell (1996).
“…tiene gran interés en su calidad de responsable de equipo velar por las condiciones ergonómicas:
-Posturas forzadas que pueden conducir a lesiones (dolores de espalda, por ejemplo), Asientos anatómicos.
-Ruidos evitables, olores desagradables (por ejemplo, derivados de los toners de las impresoras).
-Impresos y circuitos simplificados: facilitar la máxima atención hacia el proceso productivo básico”. (p.23)
Podemos deducir que el ambiente organizacional en su totalidad es un aspecto importante para el desarrollo del equipo que lo conduzca hacía la eficacia, para ello además de los elementos anteriormente expuesto es necesario, tomar en consideración, que cuente con los recursos necesarios para el desempeño de sus labores como son toda clase de herramientas, instalaciones adecuadas y demás equipo necesario para cumplir sus tareas. Otro aspecto interesante a considerar es el espacio físico suficiente cuando su actividad se lo exija y desde luego al espacio de interacción con compañeros de trabajo, algunas empresas tiene un sistema de recompensas que motiva y desde luego que ayuda mucho al logro de objetivos, en ese sentido dicen González y Olivares (2006):
…Podemos mencionar siete aspectos de vital importancia que determinarán la dinámica grupal y que hacen referencia tanto al comportamiento individual, como a la relación interpersonal tan necesaria para evaluar no solamente el contenido de la tarea, sino también el proceso que se sigue para la consolidación de la misma:
José Saúl Escobedo Sierra 125 1.- Características generales de los miembros del grupo.
2.- Comunicación grupal. 3.- Tipo de participación. 4.- Tamaño del grupo. 5.- Desarrollo del grupo. 6.- Toma de decisiones. 7.- Evaluación (p.162)
3.4.2.-Manejo de conflictos
La personalidad propia de los individuos por causas como herencia genética, experiencias de vida los hace diferentes en su manera de pensar y de actuar, algunos pueden ser agradables o desagradables en sus relaciones, ser conflictivos o como se dice tienen su temperamento el que lo hace reaccionar ante las situaciones de vida como tímido o audaz, optimista o melancólico. Desde luego el carácter o modo ser de una persona está basado en experiencias, valores, principios muy propios producto de los medios en los cuales se desenvolvió. En esas condiciones el conflicto está siempre presente en la oficina, en la casa, el trabajo, entre los amigos, en la familia, entre los grupos de poder, entre las naciones y en todos lados.
Cómo definen los conflictos, Köhler (2013).
-“El conflicto tiene lugar cuando dos o más motivaciones antagónicas no pueden satisfacerse al mismo tiempo.
-Es la situación en que dos o más necesidades, metas o cursos de acción incompatibles se oponen entre sí y hacen que el ser humano se sienta atraído en distintas direcciones al mismo tiempo”. (p.116)
Las definiciones llevan a entender que la más importante fuente de conflictos es la mala comunicación, puede ser por distorsión, porque no se quiere escuchar, se escucha únicamente parte, todo ello lleva a malas interpretaciones y al conflicto. Otra fuente de conflictos es la diferencia en las metas, por deseos e intereses diferentes y desde luego las diferencias pueden provenir de los orígenes, todos somos diferentes en lo cultural, económico, en lo religiosas, políticas, lugar de nacimiento y demás, ratifica Villanueva y Villanueva (2008):
-Las experiencia situacionales son formuladas a través del -Ambiente familiar.
-Ambiente escolar.
-Ambiente cultural y social. -Ambiente laboral. (p.162).
Si bien es cierto los conflictos son ineludibles, también debemos entender que en conflicto no todo es malo ni todo es bueno, esto dependerá de la característica del conflicto, ya que algunos conflicto se generan en torno a los metas empresariales o institucionales lo que
José Saúl Escobedo Sierra 126 impulsa la mejora continua, pero al interior del equipo pueden surgir conflictos por stress, tensión, frustración o de otra índole que pareciera son negativos, pero su solución nos lleva a mejorar la integración del equipo y dinamizar su accionar, de ahí que podamos encontrar en los conflicto elementos negativos y positivos Köhler, (2013)
Negativos:
-Cuando se sale de control, dura mucho tiempo y es intenso. -Deteriora a alguna persona, en su autoestima y motivación. -Cuando deteriora la cooperación del equipo
Positivos:
-En conflicto las personas se conocen mejor.
-Sirve de válvula de escape, al afrontar las diferencias.
-Estimula la creatividad e impulsa a innovar y probar nuevas ideas. (p.120-121).
Realmente los conflictos son ocasionados por posturas opuestas, es un enfrentamiento que es necesario atender y entender que el tiempo no cura las heridas, estas quedan abiertas y se pueden complicar, lo malo no es el conflicto sino la mala gestión, pero Mateo, Valdano (2002) “Habría que añadir que un equipo sin conflictos es un equipo que no existe, más todavía, un equipo sin preparación para gestionar positivamente sus conflictos es un equipo condenado a morir”. (p.95)
La resolución de los conflicto está en la capacidad de negociación del líder, debe ser capaz de iniciar con el proceso de diagnóstico del conflicto, con base en el mismo pronostica y propone un tratamiento, para posteriormente controlar la curación.
Diagnóstico. A través de la percepción interpreta la actividad diaria y descubre los conflictos reales y potenciales, Mateo y Valdano (2002) propone las siguientes preguntas claves: ¿Cuál es el alcance del conflicto? A quien afecta el conflicto, afecta los procesos. ¿Intensidad? Sentimientos que desata (religiosos, políticos, morales, etc.). ¿Visibilidad? Existen conflicto visible y existen otros invisibles u ocultos. (p.99).
Pronóstico y tratamiento.- Con el diagnóstico, estamos en capacidad de realizar un pronóstico de la gravedad y posible solución del conflicto para así proponer un tratamiento y evitar daños a la estructura de la organización.
En el manejo del conflicto se puede administrar la ayuda o la auto-ayuda apoyarnos en; la negociación, mediación, arbitraje, tensión, frustración agresión: Köhler (2013)
-Negociación: debe de iniciar sin atacar, se debe escuchar con empatía, para llegar a un diagnóstico que integre las aportaciones de todos, crear en los
José Saúl Escobedo Sierra 127 interlocutores actitudes de cooperación, enfatizar con valores comunes y ceder en poco para encontrar un punto intermedio. (p.135)
-Mediación:…se orienta hacia los problemas y las metas. El mediador busca resultados. Y no precisamente tener un “ganador” y un “perdedor”. Es cuando alguien ayuda a dos o más personas a que se comuniquen cuando tienen un conflicto. (p.136).
-Arbitraje: Se trata de un procedimiento por medio del cual una persona natural o jurídica puede someter a la decisión de uno o varios mediadores las cuestiones legales surgidas, o que puedan surgir, en materia de su libre disposición. Esto previo a un convenio y conforme a Derecho. (p.136-137). -Tensión: Es un conflicto en el tiempo es el participante no invitado. Su presencia influye mucho cuando las cosas no salen. El estado de ánimo de los litigantes suele traicionar la buena disposición inicial. (p.138)
-Frustración: Cuando la agresión es inhibida provoca la regresión. Algunos investigadores de la conducta consideran que la tolerancia de la frustración es un factor primordial en la adaptación del individuo (p.138).
-Agresión: …el aprendizaje juega un papel fundamental en la conducta agresiva. Seres humanos y animales pueden aprender a evitar reaccionar de forma agresiva ante situaciones que originan una respuesta hostil… (p.139)