1.3 Research Topics
1.3.3 Cost Minimization of Evaluating Big Data Analytic Queries in
Las empresas pueden llevar más regis- tros, todos aquellos que consideren oportunos. En cualquier caso, deben guiarse por el rigor y la oportunidad.
3.2 > Los ficheros en las operaciones de compraventa
Además de los registros hay otra forma de gestionar la información que tiene aplicación en las operaciones de compraventa y son los ficheros.
El fichero es un pequeño archivo con los registros de datos (fichas) que tratan sobre un mismo asunto: clientes, proveedores, etc.
En la compraventa se utilizan tres ficheros:
– Fichero de clientes.Recoge las fichas de los clientes en las que se ano- tan los datos de identificación de cada uno de ellos y la ubicación de la carpeta de cada cliente en el archivo.
Ficha: tarjeta de forma rectangular que incluye un formulario para regis- trar, de forma ordenada, los datos refe- ridos a alguna persona o cosa.
Carpeta: contenedor que se utiliza para guardar, de forma ordenada, docu- mentos u otras carpetas.
Vocabulario
– Ficheros de proveedores.Contiene las fichas de los proveedores con los datos que identifican a cada uno de ellos y su ubicación en el archivo.
– Ficheros de productos.Recoge los datos básicos de cada producto y su ubicación en el almacén.
Actividades propuestas
12·· En aquellas operaciones de compraventa en las que no existe contrato por escrito, el documento con el
que se inicia todo el proceso es el pedido. Describe el circuito que sigue el pedido desde que se genera hasta que se archiva definitivamente.
13·· Indica cuáles son los registros para el control de la documentación de cobro y pago del precio de la mer-
cancía en una operación de compraventa.
14·· Una empresa comercial vende a sus clientes industriales dos mesas de oficina, un archivador metálico y
tres sillas anatómicas. Indica los registros que debe llevar esta empresa para controlar la documentación ge- nerada en esta venta.
15·· Una empresa que fabrica componentes para molinos de viento compra, entre otros productos, planchas
de metal para desarrollar su actividad. Señala los registros que debe actualizar cada vez que hace una compra del producto mencionado.
16·· La página web www.ofistore.com/material-oficina/ficheros-y-fichas/contiene el catálogo electrónico de
fichas y ficheros de sobremesa que comercializa la empresa OFISTORE INTERNET, SL. Entra en la dirección citada, analiza los diferentes ficheros que ofrece y confecciona un pequeño informe en el que se indiquen los tipos de ficheros y las características de cada uno de ellos.
17·· El artículo 27 del Código de Comercio dice: “Los empresarios presentarán los libros que obligatoriamente
deben llevar en el Registro Mercantil del lugar donde tuvieren su domicilio”. Pero ¿qué es el Registro Mercantil y qué relación tiene con las empresas comerciales? ¿Qué tiene que ver con los libros de registro de operacio- nes de compraventa? Entra en la página oficial del Colegio de Registradores de la Propiedad y Mercantiles de España, navega a partir del enlace “Registro mercantil” y, con la información que obtengas, contesta las dos preguntas anteriores.
18·· La empresa SOLTEX, SA, con CIF A-140002112, domiciliada en Córdoba, c/ Camino de los Sastres, 7, CP 14004,
teléfonos 957 10 11 12 y 611 61 16 22, tiene un contrato de aprovisionamiento como proveedor con la empresa SERVICIOS INDUSTRIALES, con CIF B-120003333, domiciliada en Castellón de la Plana, c/ Magallanes, 31, CP 12100, teléfonos 964 22 00 00 y 601 11 19 23, de los siguientes productos:
– Martillos de mango de madera de tamaño medio, pertenecientes a la familia de productos de herramientas, subfamilia carpintería y cuyo código es HECA-220013.
– Tenazas de carpintero de 20 cm, cuyo código es HECA-110123.
Las condiciones de compraventa establecidas en el contrato son las siguientes: – Plazo de entrega: 10 días.
– Lugar de entrega: domicilio del comprador. – Forma de pago: al contado.
Confecciona, con los datos de esta operación comercial, las correspondientes fichas de proveedor, cliente y pro- ductos.
19·· Con el libro se adjunta una aplicación informática para la gestión de la compraventa (FacturaPlus de SP).
Una de las utilidades básicas de esta aplicación es la creación y mantenimiento de los ficheros de clientes, proveedores y productos.
Carga la aplicación, siguiendo las instrucciones contenidas en el propio CD, busca en el menú las opciones de clientes, proveedoresy productos; entra en ellas y analiza las fichas de entrada de datos que se presentan. Compáralas con las fichas convencionales de la página anterior y señala las diferencias que existen entre ellas.
3.3 > Los archivos
La documentación que, como hemos visto, se genera en las operaciones comerciales, debe ser clasificada y guardada de forma que sirva a los si guien- tes propósitos:
– Cumplir la obligación legal de conservar los documentos durante un pe- riodo mínimo de tiempo.
– Constituir la memoria histórica de la empresa al conservar toda la in- formación relevante que forma parte del patrimonio funcional de la em- presa, que puede ser fuente de ventajas competitivas.
– Constituir el soporte físico donde se guarda la documentación de las ope- raciones vivas de la empresa, en orden y según un criterio previamente establecido, de forma que el tratamiento de la información contenida en los documentos pueda ser utilizada con eficiencia.
Para que la información sirva a los propósitos mencionados debe cumplir la condición de fácil acceso, basada en los criterios lógicos de ordenación, clasificación y conservación de documentos, que impregnan el concepto de archivo.
Desde la perspectiva de la gestión empresarial se puede definir el término archivo utilizando diferentes criterios. Aquí se aporta una definición to- talmente descriptiva, ya que toma como referencia su utilidad.
Se entiende por archivo el conjunto de documentos, en cualquier soporte, ya sea pergamino, papel, vidrio, acetato, magnético, di- gital, etc., y de cualquier cronología, producidos y recibidos por una persona, entidad pública o privada en el desarrollo de sus funciones. También reciben ese nombre los propios contenedo- res y/o edificios que albergan los documentos.
De este análisis se puede deducir que el archivo del departamento comer- cial de una empresa está compuesto por toda la documentación generada en el curso de sus operaciones de compraventa: la que hace referencia a los proveedores, la que se genera en las relaciones con los clientes y toda la que tiene que ver con sus relaciones con los otros departamentos de la empresa. Toda esa documentación debe estar ordenada y actualizada en un lugar donde sea fácilmente accesible para los empleados que desarrollan su tra- bajo en el departamento.
Para clasificar los archivos se utilizan tres criterios diferentes:
CLASIFICACIÓN DE LOS ARCHIVOS Según quién sea el usuario
Según su vigencia Según su soporte físico
– Centralizado o general – Descentralizado o departamental – Convencionales – Informáticos – Activo o principal – Semiactivo o auxilar – Inactivo o secundario
– Convencionales:archivos que se forman en armarios, carpetas, subcar- petas.
– Informáticos:archivos que se guardan en soportes magnéticos y/o elec- trónicos.
– Centralizado o general:archivo único en el que se almacena toda la in- formación de la empresa.
– Descentralizado:cada departamento de la empresa tiene su propio ar- chivo y en algunas empresas cada sección tiene el suyo propio.
– Activo o principal:archivo en que se almacena la documentación que se consulta con frecuencia y que tiene una antigüedad inferior a un año.
– Semiactivo o auxiliar:se guarda la documentación procedente de los ar- chivos activos, que ha perdido vigencia y que se consulta esporádica- mente. Su antigüedad suele estar entre 1 y 5 años.
– Inactivo o secundario:se almacena la documentación que ha perdido totalmente su vigencia y que solamente tiene valor histórico.
La forma de organizar el archivo es muy particular en cada empresa, ya que las posibilidades son diversas. No obstante, existen unas reglas universales de clasificación de documentos que se combinan en la forma que mejor se adapte a las necesidades de cada empresa:
Sistema de clasificación Descripción
Alfabético
Toma como elemento de orden una palabra que identifica cada documento a archivar y las clasifica según el alfabeto en orden ascendente.
Existen muchas reglas que contemplan las diferentes posibilidades del tipo de palabra que se toma como elemento de orden. Así hay reglas para:
– Sustantivos.
– Nombres de personas. – Nombres comerciales.
Es uno de los sistemas de clasificación y orden más extendidos al ser un sistema muy sen- cillo. Cuando no se usa como sistema principal, se utiliza como auxiliar.
Numérico
Se asigna un número de orden a cada documento y se ordena según ese número, siguiendo una secuencia ascendente o descendente, según sea más conveniente. Este sistema debe acompañarse de un registro que indique el tipo de documento al que corresponde cada número. Se utiliza para archivos informáticos.
Alfanumérico
Consiste en asignar una combinación secuenciada de números y letras. Se utiliza para clasificar productos, en donde las letras indican la gama y los números el modelo. Las matrículas de los coches en España responden a este tipo de clasificación.
Cronológico Se utiliza como elemento de orden la fecha del documento. Este sistema se emplea como auxiliar de otro.
Geográfico
El criterio de clasificación consiste en ordenar los documentos según su procedencia geográfica. Se establecen áreas geográficas principales (continentes o países) y áreas geográficas secundarias, contenidas en las primeras (países, regiones, provincias, loca- lidades, etc.). Este sistema precisa siempre de uno auxiliar que suele ser el cronológico y/o el alfabético.
Actividades finales
.: CONSOLIDACIÓN :.
1··Señala los tipos de necesidades que llevan a una empresa a realizar una compra.
2··Indica, por orden de consulta, las fuentes de información que se utilizan para obtener datos sobre los posibles proveedores.
3··Describe cómo funciona el método de puntuación de criterios en la selección de proveedores.
4··Describe las fases de comienzo y desarrollo de una negociación comercial.
5··Señala la conexión que existe entre las tareas de control de la descarga e identificación de la mercancía.
6··Señala los documentos que tienen como origen el vendedor y como destinatario el comprador, indicando a qué operación pertenecen y cuál es su utilidad.
7··Indica cuáles son los documentos de la compraventa que pasan por el almacén en su circulación por la empre- sa vendedora.
8··Señala cuál es el archivo más indicado para una factura que ya ha sido pagada hace más de 6 meses. Justifica la respuesta.
9··Indica la utilidad que tienen los registros de correspondencia en las operaciones de compraventa.
10··Señala el tipo de archivo más adecuado para un pedido que aún no ha sido servido.
.: APLICACIÓN :.
1··Una empresa comercial detecta la necesidad de hacer un contrato de suministro de mercancías para la venta. Realizadas las correspondientes gestiones, obtiene las siguiente ofertas:
– Proveedor 1. Garantía de 6 meses, transporte y seguro por cuenta del comprador, precio 20 €/unidad, plazo de en- trega 5 días, certificado de calidad ISO, empresa de prestigio, asesoramiento en ventas.
– Proveedor 2. Garantía de 3 meses, precio 19 €/unidad, descuento 2%, plazo de entrega 7 días, empresa de pres- tigio.
– Proveedor 3. Garantía de 8 meses, transporte y seguro por cuenta del vendedor, precio 20 €/unidad, plazo de en- trega 4 días, empresa de prestigio, asesoramiento en ventas.
Los criterios de valoración para la selección de proveedores son: asesoramiento en ventas, precio, transporte, certi- ficado de calidad y garantía.
Elije el proveedor más adecuado aplicando el método de las ventajas.
2··Una empresa que fabrica mobiliario de oficina vende 60 archivadores a una empresa que los comercializa al por menor. La operación se concreta a partir de una carta de petición de ofertas que la empresa comercial le envía a la empresa fabricante. El pago de la operación se hace mediante un cheque nominativo y no hay ningún tipo de reclamación. Realiza las siguientes tareas:
a) Identifica la fase de preparación de la compra en este proceso de compraventa.
b) Uno de los documentos que se genera en esta operación es el pedido. Describe el circuito que sigue este documento desde que nace en el departamento de compras de la empresa comercial, hasta que se archiva definitivamente en el departamento de ventas de la empresa fabricante.
Circuito documental de la compraventa
·· La empresa GAIZCA, SA (domiciliada en Pontevedra, c/ Cobian Areal, 3, CP 36001, teléfono 986 12 12 12, CIF A 360001111) ha detectado la necesidad de adquirir un programa de contabilidad ajustado a la legislación vigente. El jefe del departamento financiero eleva un informe a la dirección, que, después de estudiarlo y asesorarse, pasa un informe al departamento de compras para que adquiera un programa con unas caracte- rísticas técnicas concretas, indicando que el presupuesto máximo para la compra es de 4 000 €y que el pla- zo de instalación del programa debe ser como máximo un mes.
El departamento de compras realiza la correspondiente búsqueda de proveedores y solicitud de ofertas, y re- cibe cuatro que cumplen los requisitos mínimos, que son las siguientes:
– Oferta 1. Ofrece un curso de 60 horas de formación. Garantía de 2 años. Precio: 3 800 €al contado. La ins- talación corre por cuenta del vendedor. Se incluyen actualizaciones durante 2 años. Es un proveedor de gran prestigio.
– Oferta 2. Garantía: 1 año. Precio: 3 600 €, pago a 90 días sin intereses ni gastos adicionales. La instalación corre por cuenta del vendedor. Se trata de un proveedor nuevo del que no hay ninguna información. Se in- cluyen actualizaciones durante 1 año.
– Oferta 3. Ofrece un curso de 30 horas de formación. Garantía: 2 años. Precio: 4 000 €, con un 7% de descuento comercial, pago a 30 días. La instalación es por cuenta del vendedor. Se incluyen actualizaciones durante 18 meses. Es un proveedor con el que hemos tenido relaciones comerciales sin problemas.
– Oferta 4. Ofrece un curso de 20 horas de formación. Garantía: 1 año. Precio: 4 300 €, pagadero a 90 días. La instalación es por cuenta del vendedor. Se incluyen actualizaciones durante 12 meses. Se trata de un prove- edor que acaba de comenzar su andadura comercial.
Una vez seleccionado al proveedor, el departamento de compras procede a realizar el pedido, que es servido en el tiempo estipulado y pagado en la forma prevista. Analiza esta situación y realiza las siguientes tareas:
a) Elige el proveedor con más ventajas.
b) Señala los documentos que se intercambian las dos empresas.
c) Indica los documentos que se generan en la empresa vendedora y describe su circulación.
d) Cumplimenta la ficha de cliente.
e) ¿Cuál es el tipo de archivo más adecuado para la carpeta de cliente?
Caso final
6
Solución ··
a) Para elegir el proveedor más adecuado, lo primero que se debe hacer es indicar los criterios en los que se fija la ventaja, que son:
– Formación. – Garantía. – Precio.
– Aplazamiento del pago. – Instalación.
– Actualización.
En principio, y después de analizar el cuadro, el proveedor seleccionado será el número 1, ya que es el que más ventajas presenta.
b) La documentación que se genera entre las dos empresas: el comprador (GAIZCA, SA) y el vendedor elegido (Proveedor 1), ordenada cronológicamente es:
Criterios
Proveedores
1 2 3
Formación Curso 60 horas
Ventaja No se incluye Curso 30 horas
Garantía 2 años 1 año 2 años
Precio 3 800 € 3 600 Ventaja€ 4 000 – 7% = 3 720 €
Aplazamiento del pago No se incluye A 90 días
Ventaja A 30 días
Instalación Sí Sí Sí
Actualización 2 años
Ventaja 1 año 18 meses
Prestigio del vendedor Gran prestigio
Ventaja Se desconoce Prestigio
N.º Orden Documento Remitente Destinatario
1 Carta de petición de oferta GAIZCA, SA Proveedor 1
2 Carta de oferta Proveedor 1 GAIZCA, SA
3 Contrato de compraventa Solo en el caso de que se formalice por escrito quedando una copia en poder de cada empresa.
4 Pedido GAIZCA, SA Proveedor 1
5 Aceptación de pedido (puede ser verbal) Proveedor 1 GAIZCA, SA
6 Albarán Proveedor 1 GAIZCA, SA
7 Factura Proveedor 1 GAIZCA, SA
8 Letra de cambio GAIZCA, SA Proveedor 1