En las relaciones entre comprador y vendedor se pueden distinguir tres mo- mentos básicos: lapreventao momento anterior a la compraventa,laventa
propiamente dicha y lapostventao momento posterior a la compraventa.
La preventa agrupa todas las operaciones que los agentes económicos lle- van a cabo para preparar la venta. La venta propiamente dicha incluye to- dos los documentos que se realizan desde que se hace manifiesta la decla- ración de voluntad de las partes, hasta que la mercancía está entregada y pagada. La posventa consiste en las operaciones que se generan a partir de la realización de la venta.
Los principales documentosde la etapa de preventason: la petición de ofertas e información, la carta de oferta, la tarifa de precios y el catálogo.
1.1 > Petición de ofertas e información
En un proceso de compraventa industrial, el comprador debe recabar in- formación antes de decidir la compra, ya que es necesario comparar entre distintos proveedores. Esta es la función fundamental de la quinta etapa del proceso de compra industrial, que aparece al margen. Para ello, además de otros medios, se utilizan cartas comerciales solicitando información de ofer- tas, en las que se debe especificar con claridad qué se quiere exactamente, destacando las características más determinantes del producto o servicio que se pretende adquirir.
Esta carta comercial, como todas las demás, debe ser clara y concisa. Su con- tenido dependerá del tipo de destinatario y su relación con el emisor y del tipo de producto sobre el que se solicite información. En estas cartas se pue- den pedir catálogos o folletos, detalles sobre algún producto o servicio, una muestra, condiciones de pago, precios o presupuestos, etc.
Para redactar el contenido de este documento para la petición de ofertas e información, se debe seguir el orden que se indica a continuación:
– Comenzar con la identificación de quién la escribe.
– Explicar brevemente cómo se obtuvo la información sobre la empresa o sobre el producto requerido.
– Solicitar información precisa sobre el producto o servicio que se desea.
– Agradecer la respuesta de antemano.
– Terminar la carta mostrando interés por mantener relaciones comercia- les con la empresa destinataria.
Este documento, que se elabora siguiendo las normas básicas de la redac- ción comercial, es un documento exclusivo del departamento comercial, que debe enviar el original al destinatario y guardar una copia en la car- peta del proveedor.
Actividades propuestas
1··Señala cuál es el objetivo de las cartas de petición de información e indica las condiciones que deben cumplir.
El proceso de compra industrial Es el proceso de compraventa en los mercados industriales, por tanto entre empresas, y se desarrolla en las siguien- tes fases:
1. Reconocimiento de la necesidad. 2. Definición de las características del
producto y la cantidad necesaria pa - ra cubrir la necesidad.
3. Elaboración de las especificaciones que debe cumplir el producto a com- prar.
4. Búsqueda de proveedores. 5. Obtención de ofertas.
6. Análisis, valoración y elección de las ofertas recibidas.
7. Realización de la compra.
Compraventa industrial: se entiende por compraventa industrial el proceso mercantil de intercambio que se produce en los mercados industriales o, lo que es lo mismo, entre empresarios. Este tipo de compraventa también se conoce como B2B (business to business).
1.2 >Carta de oferta
El proveedor, una vez que recibe una carta de petición de oferta e informa- ción, debe contestarla a la mayor brevedad posible. El documento que uti- liza para ello es la denominada carta de oferta.
Se trata de una carta que proporciona la información solicitada en una pe- tición de oferta y que abre la posibilidad de promocionar el producto o ser- vicio sobre el que se requiere información.
Por lo tanto, esta carta representa para el proveedor una oportunidad de venta y debe ajustarse lo más posible a lo que solicita el cliente.
Para redactar este documento se debe seguir el orden que se detalla a con- tinuación:
– Se comienza agradeciendo la carta de solicitud de información.
– En el cuerpo de la carta se desarrolla la información requerida.
– Si se considera oportuno, se aprovecha el cuerpo, añadiendo otro párrafo, para promocionar otros productos o servicios de forma persuasiva.
– En la parte final, se debe ofrecer al cliente la total disponibilidad para prestarle toda la ayuda necesaria para ampliar y explicar la información que se le proporciona.
Este documento se elabora en el departamento comercial, se envía el ori- ginal al posible cliente y se guarda una copia en su carpeta con el fin de poder hacer un seguimiento a posteriori de la evolución de la relación.
1.3 >Catálogos y tarifas de precios
Los catálogosy tarifas de preciossuelen acompañar a la carta de oferta y con- tienen información relevante, vinculante y lo más detallada posible sobre los productos que componen la oferta comercial de la empresa y sus precios. Catálogo
El catálogo es una publicación que sirve para promocionar la oferta comer- cial de una empresa y que contiene, de forma ordenada, información com- binada de texto e imágenes sobre las características más importantes de cada producto. Dicha publicación se suele dividir en:
– Portada:es la primera página del catálogo y sirve de carta de presenta- ción. Debe ser llamativa y atractiva pero no sobrecargada, ya que tiene la doble función de presentar los productos y conseguir compradores.
– Contenido:son páginas internas del catálogo que pretenden lograr la máxima atención del lector, tanto sobre las imágenes como sobre los tex- tos, exponiendo la mayor cantidad de productos posible y de manera atractiva, con un orden fácil de seguir.
– Contraportada:es la última página del catálogo y se suele optar entre utilizarla como continuación del contenido o presentar en ella la infor- mación referente a las condiciones de venta y a la forma de ponerse en contacto con la empresa.
El catálogo debe redactarse en función del destinatario, teniendo claro que su función es informar al posible comprador, y sus características y condiciones son de obligado cumplimiento para la empresa responsable de la publicación. Catálogos electrónicos
Internet se ha convertido en un canal de gran capacidad en la difusión de catálo- gos. Por ello, son cada día más las em- presas que optan por ofrecer catálogos electrónicos y barajan cuatro op cio nes: –Catálogo único.Una empresa coloca su catálogo en un sitio web específico de forma que en esa dirección el único contenido es el catálogo.
–Central de catálogos.Páginas web que alojan diferentes catálogos de distintas empresas. Suelen ofrecer múl tiples ofertas comerciales de productos si - milares.
–Incrustados. El catálogo está incrus- tado en la web de la propia empresa; por tanto, representa un apartado más dentro del sitio de una empresa con- creta.
–Para correo electrónico.Catálogo en un archivo de tipo pdf, que se envía al correo electrónico de los clientes que lo solicitan.
Tarifa de precios
La tarifa de precios es la relación de los precios de los productos que la em- presa tiene en el mercado. Los precios que se ref lejan en la tarifa de pre- cios obligan a la empresa a cumplir con ellos, por lo tanto, hay que ser muy cuidadosos en su elaboración y publicación.
La tarifa de precios debe ser fácil de consultar y tiene que aportar toda la información precisa, que se concreta en los siguientes elementos:
– Producto.Debe identificarse claramente a partir de una descripción pre- cisa y detallada.
– Unidad.La unidad representa la cantidad y forma de producto mínimo que se está dispuesto a vender: una unidad, un par, una docena, etc.
– Precio.El precio que se indica es por unidad de venta.
– Vigencia.Las tarifas de precios no sirven para siempre, ya que hay mu- chas causas por las que el precio de los productos puede sufrir modifi- caciones, como pueden ser los costes de personal, la inf lación, la varia- ción de los aranceles, etc. Por ello, las tarifas de precio deben expresar claramente su periodo de validez indicando su fecha de inicio y su fecha de finalización.
Casos prácticos
Petición de oferta con su correspondiente respuesta
·· La empresa CERCA DE LAS NUBES, SL, situada en c/ Rojas, 1, 45002 Toledo, teléfono 925 11 12 22, con CIF B-45000267, y cuyo jefe de compras es Alberto García López, se dedica a la comercialización de ropa interior en varios establecimientos repartidos por la Comunidad de Castilla-La Mancha.
La empresa SUEÑOS DE HILO, SA, situada en c/ San Antón, 14, 26006 Logroño, teléfono 941 78 99 87, con CIF A-26000676, y cuya jefa de ventas es Daniela Llorente Martínez, se dedica a la fabricación y venta al por me- nor de ropa de dormir para personas de todas las edades.
CERCA DE LAS NUBES, SL ha decidido abrir una nueva línea de negocio y aumentar la oferta de sus estableci- mientos. Para ello precisa adquirir una colección completa, para cada establecimiento, de ropa de dormir in- fantil para niños y niñas menores de 6 años.
Para localizar posibles proveedores, el jefe de compras, Alberto García López, consulta varias publicaciones
especializadas, entre ellas la revista Comerciantes del atuendo,donde encuentra un anuncio de SUEÑOS DE
HILO, SA.
CERCA DE LAS NUBES, SL se forma una idea positiva de la empresa SUEÑOS DE HILO, SA, así que decide enviarle una carta de petición de oferta e información sobre las distintas colecciones de ropa de dormir infantil para niños y niñas menores de 6 años que fabrica y comercializa.
La jefa de ventas de la empresa SUEÑOS DE HILO, SL, Daniela Llorente Martínez, responde, seis días después, adjuntando catálogo y tarifa de precios.
Analiza esta situación y realiza las siguientes tareas: a) Redacta la carta de petición de oferta e información. b) Redacta la carta de oferta.
CERCADELASNUBES,SL Rojas,10 45002Toledo Tel.:925111222 CIFBͲ45000267 SUEÑOSDEHILO,SA C/SanAntón,n.º.14 26006Logroño Toledo,a26deseptiembrede20XX
Asunto:Peticióndeinformaciónyofertas
Estimadosseñores:
Somosunaempresadedicadaalacomercializaciónminoristaderopa
interiorimplantadaentodaslasciudadesimportantesdeCastillaLa
Mancha.Unodenuestrosobjetivosestratégicoseslaexpansiónde
mercado,paraloquepretendemosampliarnuestrosurtidoconropade
dormirinfantil.
Buscamosproveedoressolventesparanuestranuevalíneadenegocio,y
habiendotenidoconocimientodesuempresaatravésdelapublicación
profesionalComerciantesdelatuendo,solicitamosinformacióncompleta
(modelos,tejidos,tallas,precios,condicionesdeentrega,etc.)delas
coleccionesderopainfantilparamenoresde6añosquetenganpreparadas
paralapróximatemporada.
Agradeciendodeantemanosuprontarespuesta,yesperandoqueestesea
elcomienzodeunasatisfactoriarelacióncomercialparaambaspartes,les
saludamosatentamente,
Fdo.AlbertoGarcíaLópez
JEFEDECOMPRAS SUEÑOSDEHILO,SA C/SanAntón,n.º.1426006 Logroño Tel.:941789987 CIFAͲ26000676
CERCADELASNUBES,SL.
C/Rojas,1 45002Toledo Logroño,a30deseptiembrede20XX
Asunto:Respuestaapeticióndeinformación
Estimadosseñores:
Estaescontestaciónasucartadelpasado26deseptiembre,porlaque
solicitabaninformaciónespecíficasobrenuestrascoleccionesderopade
dormirinfantilyquelesagradecemossinceramente.
Lesadjuntamoslainformaciónquesolicitabanennuestrocatálogodela
próximatemporada,dondepuedenencontrartodoslosdatossobrecadauna
delasprendas,asícomolascondicionesgeneralesdeventa.
Adjuntamostambiéntarifadepreciosactualizada,enlaqueseincluyenlos
posiblesdescuentosporprontopagoyvolumendecompra.
Aprovechamoslaocasiónparainformarledequesomosunaempresapuntera
enlafabricaciónderopainteriordeportiva,paralaquehemosdesarrollado
unnuevotejidodegranelasticidadycapacidaddetranspiraciónyquepodría
resultardesuinterésparacompletarsurtido.
Quedandoasudisposiciónparaaclararlestodaslasdudasquepudieransurgir
yesperandosusnoticias,lessaludaatentamente,
Fdo.:DanielaLlorenteMartínez
JEFADEVENTAS
Actividades propuestas
2··En los documentos que representan la solución del anterior caso práctico, localiza y señala:
− Para la carta de petición de ofertas: a) Identificación de quién la escribe.
b) Cómo se obtuvo la información sobre la empresa o sobre el producto requerido. c) Solicitud de información precisa sobre el producto que se desea.
d) Agradecimiento de la respuesta.
e) El interés por mantener relaciones comerciales con la empresa destinataria. − Para carta de oferta:
a) Agradecimiento de la carta de solicitud de información. b) Desarrollo de la información requerida.
c) Promoción de otros productos de forma persuasiva.
d) Disponibilidad para prestar la ayuda necesaria y ampliar la información.
3··SUEÑOS DEL HILO, SA se ha planteado la posibilidad de utilizar tintes naturales para su proceso de producción,
por lo que precisa contactar con nuevos proveedores. Analizando un directorio de empresas proporcionado por la Cámara de Comercio de Logroño, encuentra información sobre NATURCOLOR, SL, c/ Río Arnoia, 21, 32002 Ourense, teléfono 988 12 33 21, CIF B-32000458. Se les escribe solicitando información sobre sus tintes y las condiciones de entrega y pago. Algunos días después, se recibe la respuesta en una carta que adjunta un catálogo con toda la in- formación y una oferta del 10% de descuento sobre el precio de catálogo como bienvenida en el primer pedido. Con esta información, redacta los dos documentos.