El sistema tradicional de acumulación de costos denominado por órdenes de producción se aplica generalmente en empresas donde elaboran artículos homogéneos, cuyos costos se pueden identificar con el producto o lote a través de órdenes de trabajo en particular, a medida que se van realizando las diferentes operaciones de producción en esa orden específica, por ejemplo: para atender el pedido del cliente “A” con la Orden de Producción N° 1, otra para el cliente “B” con la Orden de Producción N° 2, otra orden para el stock de bodega, entre otras. Los materiales para la producción son solicitados mediante Órdenes de Requisición.
Los costos se acumulan los tres elementos por separado (Materia Prima Directa, Mano de Obra Directa y Costos Indirectos de Fabricación) en las Hojas de Costos y por cada orden de producción, hasta la finalización del producto, para de esta manera determinar el costo unitario y total.
1.2.4.1 Flujo operativo del sistema de costos por órdenes de producción.
La técnica que se utiliza para graficar el flujo de este sistema se denomina árbol de transición; quizá esta es la forma más fácil de brindar un mensaje de la secuencia de un proceso.
El gráfico está dividido en tres columnas: la de la derecha, explica por qué se debe hacer o no hacer una tarea o actividad; la columna del centro va indicando los avances dentro de la secuencia del
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proceso, la columna de la izquierda dice qué se tiene que hacer, quién debe hacerlo (competencia) y los documentos que se van generando cada vez que se avanza en el proceso o flujo; por lo tanto, se lee de derecha a izquierda y de abajo hacia arriba. (Zapata Sánchez, 2007, pág. 62)
Ilustración 1- Flujo Operativo del Sistema de Costos por Ordenes de Producción.
Se tiene la nota de egreso de materiales debidamente expedida.
Cliente: aprueba la cotización.
Empresa: emite la orden de producción.
Documento: orden de producción.
Compete a: jefe de producción.
Solo si está plenamente de acuerdo en precio, producto y plazos, se puede garantizar una relación permanente.
Bodega: recibe una copia de la orden de producción, emite la orden de entrega
Documento: nota de egreso.
Compete a: bodeguero
La orden de producción es el documento clave para accionar toda la
infraestructura del proceso productivo y contable.
Planta: recibe los materiales firma nota de despacho e ingresa los materiales al proceso productivo.
Documento: nota de egreso, legalizada
Compete a: supervisor
En la nota de despacho se deben listar y valorar los materiales que van a la planta, pero fundamentalmente debe identificarse el número de la orden de producción Se dispone de la orden de producción (OP), distribuida internamente.
Cliente: solicita cotización técnica y económica para un producto o lote.
Empresa: estudia factibilidad técnica y económica.
Documento: pedido y cotización.
Compete: cliente y empresa.
Las empresas dependen de los clientes.
Los clientes necesitan de las empresas.
Se deben establecer nexos para una relación estable.
Inicio
Se dispone de la cotización técnico
económico.
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Contabilidad: Jornaliza, mayoriza en libros principales y auxiliares: kárdex, hoja de costos.
Documentos: libros auxiliares.
Compete a: contador.
El registro de materia prima directa en la hoja de costos y demás libros contables es esencial; por lo tanto, debe ser completo y oportuno.
Supervisor: controla a diario la asistencia del personal de obreros. Documento: tarjetas de asistencia Compete a: jefe de recursos humanos y supervisor. El flujo de despachos se recicla permanentemente. En el caso de devoluciones el procedimiento se inicia en la planta, el control sobre la MPD es fundamental
Departamento de
nómina: Al final del mes o quincena prepara el rol de pagos y el de provisiones con base en el contrato, el registro de asistencia.
Documento: roles
Compete a: contador y/o jefe de recursos humanos
Todos los días se debe efectuar un control exigente de asistencia y trabajo efectivo. Se tienen asientos en el diario, en el mayor, en la hoja de costos y en el kárdex de materiales. Se tiene reportes a diarios de asistencia y tiquetes de tiempo. Se cuenta con la nota
de egreso legalizada y evidencia la entrega de materia prima. 2 3
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Contabilidad: Calcula el valor de la MOD lo asigna a cada hoja de costos según el cómputo realizado.
Documento: hoja de asignación horas.
Compete a: contador de costos.
Los reportes diarios de trabajo efectivo y de horas improductivas permiten asignar el costo a cada orden de trabajo (hoja de costos).
Se tiene los roles de pagos y de provisiones. Se dispone el costo de cada hora hombre. Se dispone de estadísticas sobre horas usadas por diferentes hojas
de costos.
Contabilidad: registra a diario, mayor y hoja de costos.
Documento: libro diario, hoja de costos.
Compete a: contador de costos.
El registro en el diario mayor y hoja de costos asegura el cargo a
producción y proceso por lo que debe ser preciso y oportuno.
Se tiene la hoja de resumen de horas que se cargarán a la
hoja de costos.
Contabilidad: verifica tasa predeterminada. Calcula el valor de los CIF que debe aplicarse a cada hoja al término de la producción.
Documento: hoja de costos de los CIF.
Compete a: contador de costos.
Al inicio del año debe estar preparado el presupuesto de CIF.
La tasa predeterminada es un mecanismo que aproxima el costo de los CIF TP = $ Q Se dispone de la tasa predeterminada CIF. 3 4
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Fuente: (ZAPATA SÁNCHEZ, 2007, págs. 62 - 63 - 64) Elaborado por: Álvaro Hernández
Se tiene la hoja de costos liquidada. Se dispone de nota de artículos terminados. Contabilidad: registra en diario, mayor y hoja de costos el valor de los CIF que le corresponde a cada OP.
Documentos: libro diario y hoja de costos.
Compete a: contador de costos.
El cargo de los CIF con la tasa predeterminada permitirá liquidar la hoja de costos, tan pronto termine la fabricación. Se tiene el valor que le
corresponde a cada orden
Contabilidad: liquida la hoja de costos. Elabora nota de artículos terminados.
Documento: hoja de costos.
Compete a: contador de costos.
Desde la planta se informará que la OP ha concluido. El reporte escrito debe ser oportuno y confiable. Liquidar es sumar todas las cifras de los elementos y pasar a la hoja de costos.
Se tiene la hoja de costos con todos los
valores que le corresponde (costos
primos y CIF).
Planta: Envía artículos terminados.
Contabilidad: registra en libros y auxiliares.
Documento: nota de ingreso a bodega.
Compete a: contador de costos.
La entrega de los productos a la bodega debe ser inmediata.
Si existen novedades (unidades dañadas o con fallas) debe indicarse en la nota de artículos terminados. Fin de proceso continúa el proceso de facturación 4
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