ÁBACO DE REGNIER
V V A r R B N Muy
favorable Favorable Neutro Desfavorable
Muy
ARGUMENTACIÓN:
Toda herramienta de Control interno administrativo para las empresas son factibles para un mejor desarrollo de los procesos, mayor eficiencia en la operación del negocio y ayuda al crecimiento y productividad de estas organizaciones.
En lo que concierne a su aplicación es propicia para solucionar el problema.
El uso de componentes ayudará a un mejor manejo de la entidad ya que como normas serán utilizadas para medir el control interno y determinar su efectividad.
Es adecuado ya que ayuda a llevar un ordenamiento lógico de la secuencia de actividades.
ARGUMENTACIÓN:
Si soluciona, ya que la entidad carece de un sistema de control interno administrativo.
En cuanto a su viabilidad es apropiado, ya que soluciona el problema.
Es necesaria porque al implementar procedimientos a las distintas operaciones de la empresa, ayudan a mitigar riesgos, reducir errores, en búsqueda de ser eficientes y efectivos, involucrando al personal y manteniendo el respectivo seguimiento a su funcionamiento y aplicación siempre y cuando estén al tanto de estos temas por medio de capacitaciones para un mejor entendimiento.
ARGUMENTACIÓN:
Según mi criterio la carencia de un sistema de control interno administrativo en la empresa hace necesario el planteamiento de esta propuesta la cual ayude a solucionar el problema que tiene la misma.
Es viable porque aporta con la solución al este problema.
Es indispensable la aplicación de una herramienta de control interno administrativo ya que les permite contar con un control y orden adecuado dentro de la empresa de manera eficiente.
Los componentes para la empresa enlazada en los flujogramas ayudan a manejar y facilitar una mejor comprensión en los procedimientos de las diferentes áreas.
Con las capacitaciones al personal de estos procesos ayudara a una mejor comprensión para manejarlo con facilidad.
TABULACIÓN GENERAL
COLORES A B C ÍTEM
1 V V V ¿La propuesta soluciona el problema?
2 V V V ¿La propuesta es viable?
4 V v V Considera necesario una herramienta
el control interno administrativo en la empresa?
5 V V V ¿Es importante los componentes de control?
6 V v v ¿Flujograma de procesos?
TABULACIÓN POR FILAS
No. ÍTEM A B C
1 ¿La propuesta soluciona el problema? V V V
2 ¿La propuesta es viable? V V V
3 ¿Considera necesario una herramienta V v V
el control interno administrativo en la empresa? 4 ¿Es importante los componentes de control? V V V
Como se puede evidenciar en las tabulaciones y columnas mayoritariamente los expertos expresan con favorabilidad la propuesta. En tal virtud se confirma la factibilidad del sistema de control interno administrativo para la casa musical KB.
TABULACIÓN POR COLUMNAS
No. ÍTEM A B C
1 ¿La propuesta soluciona el problema? V V V
2 ¿La propuesta es viable? V V V
3 ¿Considera necesario una herramienta V v V
el control interno administrativo en la empresa?
4 ¿Es importante los componentes de control? V V V
5 ¿Flujograma de procesos? V v v
CONCLUSIONES GENERALES
En la casa musical KB no se ha implantado un sistema de control interno administrativo.
Tanto el Sr. Gerente como los empleados están conscientes de la necesidad de una herramienta administrativa que promueva eficiencia y eficacia en la organización.
En forma general las empresas de este tipo en el sector no se han preocupado por implantar un sistema de control interno administrativo.
La empresa musical KB aplica normas de control empíricas de acuerdo a las necesidades requeridas en un momento determinado.
RECOMENDACIONES
El gerente de la empresa debe aplicar el sistema de control interno administrativo propuesto para la casa musical KB y difundirlo hacia todo el personal para que sean cumplidas.
La gerencia evaluará periódicamente el cumplimiento de la aplicación de los procedimientos, para establecer la correcta ejecución de las actividades con el fin de salvaguardar la eficacia, eficiencia y economía de la empresa; y de ser el caso, realizar los cambios y actualizaciones necesarias.
Para que el sistema de control interno funcione con eficiencia se recomienda adoptar y aplicar programas de capacitación y motivación para el recurso humano; como métodos para crear compromiso con la empresa y cambios propuestos.
Se deben hacer un seguimiento permanente sobre los procedimientos con el objetivo de cerciorar su efectividad, y su aplicación correcta.
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o ANDRADE, Mario. (2004) Marco integrado de control interno para Latinoamérica (MICIL).
o http://www.iaiecuador.org/downloads/corre.pdf
ANEXO 1
UNIVERSIDAD REGIONAL AUTÓNOMA DE LOS ANDES.
UNIANDES
Encuesta dirigida a los empleados de la empresa “Casa Musical KB”.
Objetivo: Recopilar información básica que identifica los procedimientos del control interno administrativo.
Marque con una x la opción que considere adecuada.
1. ¿Sabe usted cuáles son sus funciones dentro de la organización?
SI NO
2. ¿Existen manuales, normas, políticas que guían las actividades de la organización y se cumplan a cabalidad?
SI NO
3. ¿Se definen correctamente las líneas de autoridad y responsabilidad en la empresa?
SI NO
4. ¿Están todos los empleados y los registros contables bajo la supervisión de la gerencia?
SI NO
5. ¿Están delimitadas las políticas del personal en cuanto a: selección, capacitación, y evaluación?
SI NO
6. ¿Se encuentra adecuadamente restringido el acceso físico al lugar donde se encuentra el respaldo de la información?
SI NO
7. ¿Cree que el seguimiento continuo del cumplimiento de las funciones planteadas ayudará a un eficiente desarrollo en la organización?
SI NO
8. ¿Cree usted que implementando un sistema de control interno administrativo se lograría eficiencia en el cumplimiento de los objetivos establecidos en la organización?
ANEXO 2
UNIVERSIDAD REGIONAL AUTÓNOMA DE LOS ANDES.
UNIANDES
Entrevista dirigida al Sr. Klever Buitrón Gerente “Casa Musical KB”
Objetivo: Recopilar información básica que identifica y caracteriza la empresa.
1. ¿Por favor indique que tiempo lleva administrando la empresa?
2. ¿Qué tipo de control realiza para el cumplimiento de objetivos y metas?
3. Indique algunas medidas de control que se aplican para el cumplimiento de objetivos.
4. ¿Considera que existen suficientes mecanismos de control para evaluar? ¿Cuáles?
5. ¿En qué medida se han realizado capacitaciones para mejorar el funcionamiento del trabajo en la empresa?
6. ¿Cómo se da a conocer a los empleados sus funciones?
7. ¿El aplicar un sistema de control interno administrativo para un eficaz funcionamiento de la organización ayudaría en su empresa? ¿Porque?
ANEXO 3
CASA MUSICAL KB
SOLICITUD DE EMPLEO
FOTOGRAFÍA
FECHA:
PUESTO PARA EL QUE APLICA: SUELDO QUE PRETENDE:
EQUIPO QUE MANEJA:
REFERENCIAS DE TRABAJO
Nombre Lugar de trabajo Teléfono
REFERENCIAS PERSONALES
Nombre Lugar de trabajo Teléfono
__________________________
NOMBRES
__________________________
APELLIDOS INDICACIONES:
Llenar la solicitud a mano por el interesado
Facilite sus datos de manera clara, concisa y precisa.
La información que sea entregada será confidencial
Esta solicitud debe considerarse como candidato mas no que la empresa lo acepte como empleado.
Entregar esta solicitud junto a los documentos solicitados.
En caso de ser aceptada su solicitud deberá adquirir el compromiso de trabajar un período de 30 días a prueba en la empresa para luego efectuar el contrato.
FIRMA DEL SOLICITANTE
FAVOR NO LLENAR ESTO
ANEXO 4 CASA MUSICAL KB FOTO DATOS GENERALES Nombre completos: Fecha de nacimiento: N: de cedula: Estado civil: Teléfonos: Correo electrónico: Dirección: ESTUDIOS REALIZADOS Tipos de estudios: Títulos obtenidos: EXPERIENCIAS PROFESIONALES
ANEXO 5
CASA MUSICAL KB
CONTROL DIARIO DE ASISTENCIA
Nombre del empleado:
Fecha:
HORARIO
LUNES MARTES MIÉRCOLES JUEVES VIERNES SÁBADO
Hora de entrada Firma Hora de salida Firma Revisado por:
ANEXO 6
CASA MUSICAL KB
MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES
Emisión: Agosto 2013 Generado por: Paulina Tasinchana.
PROPIETARIO DE LA EMPRESA IDENTIFICACIÓN DEL CARGO:
Nombre del cargo: Propietario
Departamento: Administrativo
Objetivo: Identificar las necesidades de la casa musical KB para realizar acciones, actividades y servicios que puedan satisfacer y mejorar el funcionamiento de la misma, a fin de ofrecer variedad de equipos e instrumentos musicales de calidad para los clientes.
Relaciones de trabajo.
Internas: Con todas las áreas
Externas: Proveedores, Acreedores, Alcaldía Municipal, Ministerio de Trabajo y otras.
FUNCIONES:
Apoyar, supervisar y evaluar las actividades propuestas hacia los empleados
Velar en la protección y conservación de los equipos e instrumentos musicales.
Autoriza y firmar todos los documentos para el pago de bienes y servicios adquiridos por la empresa.
Controlar que los productos que son adquiridos de importación sean de calidad, y garantizados.
Supervisar y llevar el control de asistencia de los empleados.
Participar en el proyecto de presupuesto de la empresa.
Organiza y participa en talleres de actualización o capacitación de nuevos equipos
Autoriza las diversas erogaciones y demás gastos necesarios.
Supervisa la elaboración del inventario de equipos musicales.
Supervisa y distribuye las actividades del personal de la empresa.
Afiliar a todo el personal al Servicio de Seguridad Social IESS.
Cumplir así mismo con todas las demás obligaciones que establece el Código de Trabajo y demás leyes y decretos laborales.
CASA MUSICAL KB
MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES
Emisión: Agosto 2013 Generado por: Paulina Tasinchana.
CONTADORA IDENTIFICACIÓN DEL CARGO:
Nombre del cargo: Contadora
Departamento: Administrativo
Objetivo: Mantener el registro adecuado y correcto de las
operaciones contables y financieras de la casa musical KB.
Relaciones de trabajo.
Internas: Con todas las áreas
Externas: Proveedores, Acreedores, Alcaldía Municipal, Ministerio de Trabajo y otras.
FUNCIONES:
Elaborar y actualizados los registros contables de las distintas operaciones financieras de la casa musical.
Presentar los estados financieros anuales con sus respectivos anexos.
Contar que todos los hechos económicos mantengan sus respectivos respaldos para y se cumpla con los requisitos que establezca las leyes y normas.
Examinar, revisar y autorizar las diferentes partidas de ingreso, egreso y de diario que se generan en la contabilidad.
Analizar los resultados económicos, detectando áreas críticas y señalando cursos de acción que permitan lograr mejoras.
Asesorar a la gerencia en planes económicos y financieros, tales como presupuestos.
Asesorar en aspectos fiscales y de financiamientos sanos a la gerencia.
Elaborar roles de pago de sueldos y salarios a los empleados
Controlar y vigilar la documentación archivada.
CASA MUSICAL KB
MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES
Emisión: Agosto 2013 Generado por: Paulina Tasinchana.
VENDEDOR IDENTIFICACIÓN DEL CARGO:
Nombre del cargo: Vendedores
Departamento: Administrativo
Objetivo: Mantener el registro adecuado y correcto de las
operaciones contables y financieras de la casa musical KB.
Relaciones de trabajo.
Internas: Con todas las áreas
Externas: Proveedores, Acreedores, Clientes.
FUNCIONES:
Mantener los clientes actuales e Incrementar las ventas con ellos
Buscar nuevos clientes
Comunicar los oportunidades de mercado, si se modifica el producto para la mejor satisfacción del cliente
Asegurar que los productos solicitados por el cliente, lleguen en tiempo, modo y calidad solicitada
Mantener una buena relación con los clientes ganándose su confianza y potenciando la imagen de calidad y seriedad de la empresa.
Cerrar las operaciones de venta a los precios y condiciones determinados por la empresa.
Mantener a los clientes informados sobre novedades, posibles demoras de entrega y cualquier otro tipo de cambio significativo.
Asesorar al cliente sobre la mejor forma de comprar y utilizar los productos.
Comunicar al cliente las novedades sobre precios y condiciones.
Mantener al cliente informado sobre cambios significativos dentro de la empresa.
Llevar un control detallado de las operaciones de cada cliente.
ALGUNAS SUGERENCIAS PARA VENDEDORES Cuidar el aspecto personal.
Sea breve.
No debe disculparse al comenzar una conversación de venta.
No estar demasiado cerca del cliente.
Tratar de sonreír siempre.
No fumar.
Hay que ser claro y preciso en la argumentación.
No hay que parecer demasiado inteligente frente al cliente.
No utilizar frases hechas.
Asegurarse de presentar el producto ante la persona que corresponde dentro de la empresa y verificar la función que cumplen.
No se atraen clientes:
Utilizando argumentos falsos o sin sentido.
Exagerando o mintiendo.
CASA MUSICAL KB
MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES
Emisión: Agosto 2013 Generado por: Paulina Tasinchana.
BODEGUERO IDENTIFICACIÓN DEL CARGO:
Nombre del cargo: Bodeguero
Departamento: Administrativo
Objetivo: Ordenar los productos que ingresan, despachar los pedidos internos y externos con rapidez y eficiencia de la casa musical KB
Relaciones de trabajo.
Internas: Contabilidad
Externas: Proveedores, clientes.
FUNCIONES:
Organizar los productos que ingresan.
Sanear la mercadería averiada.
Entregar correctamente los pedidos internos o externos.
Informar sobre stock bajo.
Ayudar en conteos y revisión de mercadería.
Tratar prolijamente los artículos especialmente los considerados frágiles.
Demostrar interés por su trabajo y honestidad hacia la empresa.
Efectuar cada seis meses la rotación en el personal de ventas de manera que todos tengan conocimiento de bodega, ingreso de mercadería y registro de la misma cada tipo, para evitar el desconocimiento de los productos y ausencia de los empleados.
ANEXO 7
CASA MUSICAL KB
COTIZACIÓN DE MERCADERÍA FECHA:
SECCIÓN:
PRODUCTO MARCA PROVEEDORES PRECIO
DE VENTA
FIRMA
RESPONSABLE
Proaudio Prosonido Impormusic
ANEXO 8
CASA MUSICAL KB
TARJETA DE CONTROL DE EXISTENCIAS
Nombre del artículo: EXISTENCIAS
Código: Máximas Mínimas
FECHA
CONCEPTO UNIDADES VALORES
Entrada Salida Saldo Unitario Debe Haber Saldo
ANEXO 9
CASA MUSICAL KB
PERFIL PROFESIONAL CARGO: Gerente
El gerente es el gran ejecutivo, el ejecutivo que, estando por encima de toda la empresa, manda y está al frente de la gestión de la empresa. El gerente, con independencia de las otras personas que le ayuden en sus tareas o en quien tenga delegadas determinadas funciones, es el que dirige la empresa.
Perfil
Edad de 30 a 35 años Sexo: indistinto
Estudios profesionales en administración o carreras afines. Experiencia en las actividades del puesto.
Competencias básicas
Habilidades para la obtención y análisis de información
Flexibilidad mental
Capacidad de síntesis
Orientación hacia el cliente y destrezas para la negociación.
Actitudes
Acostumbrado a trabajar en equipo
Ser objetivo
Actitud de líder
Tener don de mando
Iniciativa propia
CASA MUSICAL KB
PERFIL PROFESIONAL CARGO: Contadora
El contador debe analizar la información contenida en los documentos contables generados del proceso de contabilidad en una determinada dependencia, verificando su exactitud, a fin de garantizar estados financieros confiables y oportunos.
Perfil
Edad de 25 a 40 años Sexo: indistinto
Estudios profesionales en contabilidad y auditoría. Experiencia en las actividades del puesto.
Competencias básicas
Principios y prácticas de contabilidad.
Aplicación y desarrollo de sistemas contables.
Leyes, reglamentos y decretos con el área de contabilidad.
Clasificación y análisis de la información contable.
Procesador de palabras.
Sistemas operativos.
Realizar cálculos numéricos con precisión y rapidez.
Actitudes
Responsabilidad.
Iniciativa
Analítico
Buena organización
Capacidad y Criterio en toma de decisiones.
Buen manejo de relaciones interpersonales.
Habilidad numérica.
Capacidad de trabajo bajo presión
Liderazgo
CASA MUSICAL KB
PERFIL PROFESIONAL CARGO: Vendedor
El vendedor es el elemento más importante de las ventas personales porque permite establecer una comunicación directa y personal con los clientes actuales y potenciales de la empresa, y además, porque tiene la facultad de cerrar la venta y de generar y cultivar relaciones personales a corto y largo plazo con los clientes.