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La importancia del control en el manejo de inventarios está en la eficiencia del buen control interno. La siguiente figura muestra el control en el manejo de los inventarios, el control en los procesos de gestión del almacenamiento, las ubicaciones de los productos, informes, identificación, separación de las mercaderías en la bodega por categoría toxicológica, tener la mercadería debidamente identificada teniendo en cuenta el ritmo del consumo, los niveles de existencias y las adquisiciones.

Figura 6. Control de manejo de inventarios

Fuente: Heredia (2013); Gerencias de Compras. La nueva estrategia administrativa; ECOE Ediciones, Colombia. Almacenamiento Ubicaciones Control y registro de compras Existencias

PROCESO DE CONTROL EN EL MANEJO DE INVENTARIOS FECHA:___________________

CÓDIGO: PCE-AGRO-00016

1.- Control y manejo de materiales en el almacenamiento.

El jefe de bodega será el responsable de mantener el control y manejo de los materiales, según los siguientes lineamientos

1. Los materiales deben ser marcados o etiquetados con claridad, identificándolos con el nombre y fecha de vencimiento. Sin lo anterior es fácil colocar mal o perder los materiales.

2. Controlar las temperaturas adecuadas para cada tipo de materiales.

3. La entrega de materiales deben ser únicamente contra las requisiciones autorizadas.

2.- Control y manejo de las ubicaciones de los materiales.

El jefe de bodega será el responsable dela correcta ubicación de cada uno de los productos en las bodegas.

1. Colocar los materiales recibidos adecuadamente en los estantes de las bodegas correspondientes

2. Organizarla bodega mediante zonificación (Ver anexo 8 )

3.- Control y manejo de los inventarios para el registro y control de las compras.

Para el control de las compras como parte del control en el manejo de materiales, el jefe de compras deberá realizar las siguientes actividades.

1. Coordinar con los proveedores que las compras de materiales sean enviadas directamente a la empresa AGROSERVICIOS y luego a sus bodegas.

2. Que los viajes de manejo de materiales siempre sea posible, no debe hacerse un viaje vacío, ejemplo: al recoger los productos formulados llevar los pedidos a los clientes.

Para el control de los registros será responsabilidad del departamento de contabilidad.

1. Revisar el registro de las compras y devoluciones.

2. Revisar el costo de los productos registrados en el sistema de inventario computarizado.

4.- Control y manejo de existencias.

El control y manejo de los inventarios para las existencias el jefe de compras en coordinación con el jefe de bodega deberán realizar las siguientes actividades.

que tengan mayor rotación.

2. Colocar el punto máximo a cubrir y lo mínimo de las materiales que tendrán en bodega.

POLÍTICAS DE CONTROL FÍSICO DE INVENTARIOS

FECHA:___________________

CÓDIGO: PCRPA-COMP-AGRO-0001

1. Los inventarios de productos que la empresa adquiera para el desarrollo de sus operaciones recibidas e ingresados al almacén serán codificados y registrados oportunamente en el sistema informático de inventarios.

2. La información para el registro de entradas serán facturas, o nota de remisión, para efectos de salida para producción será por medio de requisiciones y las salidas por venta será la copa de factura o nota de remisión.

3. En el interior del almacén no podrán permanecer personas ajenas al manejo del mismo, el acceso del área será responsabilidad del encargado del almacén.

4. Los formularios utilizados para el control de inventarios serán pre numerados al momento de emitirse y su uso será controlado permanentemente por el encargado del almacén.

5. El punto de recepción final de los productos de compra se centralizara en el almacén y se distribuirá en las áreas solicitadas.

6. Los errores que cometa el encargado el almacén en la recepción y entrega de bienes deben notificarse a contabilidad y ajustarse por medio del proceso de levantamiento de inventarios para el artículo en cuestión

7. Todo los documentos como factura deberán mostrar fecha de recibido, firma y nombre de la persona que recibió los productos como evidencia de haber recibido de conformidad.

8. Toda compra en la que los productos presenten daño y/o no cumplan con las características indicadas en la factura serán devueltos para que sean sustituidos dando así inicio al proceso de reclamo.

9. Los errores que cometa el encargado del almacén al momento del registro en la entrega de los productos deberá corregirse por él y tendrá que justificar el error cometido y ser válido por el departamento de contabilidad. 10. Las devoluciones de los productos próximos a vencer, se recibirán

tratamiento en cuanto a donaciones o ventas del personal.

Acciones a seguir para llevar a cabo el control de los inventarios. A continuación se presentan las acciones que se deben realizar y las responsabilidades de llevar a cabo la implementación.

Acciones a seguir para el control de inventarios

Responsables

1. Diseñar un espacio de la empresa para utilizarlo como bodega.

Administrador 2. Contratación de una persona para el control de los

Inventarios

Recursos Humanos 3. Adecuar los sistemas de control de inventarios a las

exigencias legales y técnicas antes del primero de Enero de 2017.

Según plazo establecido

Gerente

4. Restringir el acceso de personal no autorizadas a la bodega

Encargado de inventarios 5. No se debe ingresar los productos a bodega sin antes

haber sido valuados por el encargado de inventarios.

Encargado de los inventarios 6. El encargado de inventario es el único responsable de

hacer anotaciones en la tarjeta Kardex.

Encargado de los inventarios 7. Al finalizar el día el encargado de inventarios

deberá actualizar las tarjetas de Kardex conforme a los movimientos dados.

Encargado de los inventarios 8. Cada ingreso por compra de mercadería deberá estar

respaldado por documentación respectiva.

Encargado de compras 9. El encargado de inventario debe hacer una revisión

constante de las existencias en la bodega para verificar los productos para pedir en la próxima compra.

Encargado de los inventarios 10. Revisar los inventarios constantemente para conocer

cuales tienen lentitud de rotación para evitar la obsolescencia de los productos.

Encargado de los inventarios 11. Realizar conteo físico del inventario cada tres meses

por el contador.

Contador 12. Las ventas de los productos deben de ser

respaldadas por documentos de factura o comprobantes de venta para hacer la contabilidad.

Vendedor

13. Para entregar el producto se debe verificar si cumple con los requisitos que el cliente necesita.

POLÍTICAS PARA LA EJECUCIÓN DEL CONTROL DE LA EMPRESA AGROSERVICIOS.

FECHA:___________________

CÓDIGO: PCRPA-COMP-AGRO-0001

Objetivo: Identificar los riesgos existentes en el manejo de mercadería y como gestionar su reducción para maximizar la utilidad en la empresa Agroservicios.

1. La contabilidad de los inventarios se hará tomando como base lo establecido en la Normas Internacionales de Información Financiera para Pequeñas y Medianas empresas.

2. Asignar correctamente las funciones que debe cumplir el bodeguero, referente a los controles que como encargado de bodega debe de realizar en cuanto al almacenamiento, clasificación y al control de entradas y salidas de productos.

3. Verificar que se presente toda la documentación requerida en el departamento de contabilidad, en la fecha correspondiente para evitar atrasos en los registros.

4. Verificar que los productos sean entregados, según lo descrito en factura por la cajera al momento de realizar el cobro.

5. Verificar que el conteo físico de inventario se realice cada mes.

6. Revisar existencias de productos cada semana para abastecer la bodega. 7. Realizar los registros de control de inventarios según el sistema perpetuo o

continuo.

8. El Costo a utilizar para la medición de los inventarios será el precio de compra.

9. Determinar e informar los costos de mantenimiento y almacenamiento del producto.

10. Determinar el costo de adquisición de las importaciones, registrando los costos de compra en el registro de retaceo.

11. Asignar un espacio físico para resguardar y almacenar la documentación legal, donde se preserve por un período de cinco años.

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