8 Endogenous Technological Learning (ETL)
8.5 Endogenous vs Exogenous Learning: Discussion
Esta fase es esencial en el proceso de investigación, considerando que es una recopilación de datos históricos, para elaborar una auditoría de todos los procesos y procedimientos que se realizan, evaluándolos desde comienzo a fin; con el objetivo de evidenciar su grado de confiabilidad y veracidad para decisiones futuras tomadas por gerencia. Es por ello, que se realizó un análisis de la estructura organizacional, disposiciones legales, del sistema contable y estudio de los estados financieros de la empresa “Zavala Yánez José Luis”.
Con el desarrollo de la planificación preliminar y específica, se pudo evidenciar la problemática existente en los procesos de control, dicha información es respaldada en la entrevista al gerente y a la contadora, además del estudio numérico a los Estados Financieros, permitiéndonos establecer los objetivos, el alcance de la auditoría, el nivel de confianza y los riesgos del control interno, con ello se logró definir el programa y demás bases que posteriormente se desarrollaran en la fase de la ejecución.
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3.2.1.1 Reporte de planificación específica
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1. Identificación y conocimiento de la entidad.
NOMBRE: Zavala Yánez José Luis
DIRECCIÓN: Av. Tsáchila S/N y Teniente Ruilova.
TELÉFONO: 2768134 / 2744485
HORARIO DE TRABAJO: 09:00 A 18:00.
2. Motivos del examen.
Examen Especial de auditoría financiera al componente anticipo clientes e información financiera en la empresa Zavala Yánez José Luis, correspondiente al año 2015, se lo realiza con el fin de titulación para la obtención de Ingeniería en Contabilidad Superior, Auditoría y Finanzas, CPA., de la Universidad Regional Autónoma de los Andes “UNIANDES”, tema aprobado por la Dirección Académica de la Carrera de Contabilidad y Auditoría. Se emitió una solicitud para realizar este proyecto de investigación en la empresa Zavala Yánez José Luis, la cual fue autorizada por el Gerente General, a través de una carta emitida el 06 de septiembre del 2015.
3. Objetivos del examen.
Evaluar el grado de cumplimiento del Control Interno, para comprobar la confiabilidad de la información presentada.
Opinar sobre la razonabilidad de los saldos relacionados, el sistema de control interno, el cumplimiento de las principales disposiciones legales del componente anticipo clientes.
4. Alcance del examen.
El examen especial de auditoría financiera al componente anticipo clientes e información financiera de la empresa Zavala Yánez José Luis, se realizó en el año 2015, en cumplimiento al programa de graduación. El examen es a saldos financieros relacionados, la evaluación del control interno y el cumplimiento de las leyes y regulaciones que la afecta.
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5. Base Legal.
La empresa “Zavala Yánez José Luis” fue creada el 20 de febrero del 2000, con RUC 1715178248001 en la provincia de Santo Domingo de los Tsáchilas siendo una empresa líder en el mercado de la construcción, especializada en la venta y financiamiento de terrenos urbanizados. La base legal que sustenta las operaciones contables son:
Ley Orgánica de Régimen Tributario Interno.
Código de Trabajo.
Código Civil.
Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social.
Normas Internacionales de Información Financiera.
Principios de la Contabilidad Generalmente Aceptados.
Ordenanzas municipales.
Normas Internacionales de Contabilidad.
Leyes ambientales.
6. Estructura orgánica.
La empresa Zavala Yánez José Luis con personalidad jurídica, autonomía administrativa y operativa; tiene la siguiente estructura:
Procesos gobernantes. Gerente General
Procesos habilitantes.
Dirección de fiscalización y compras
Dirección comercial
Diseño publicitario
Vendedores
Dirección financiera, legal y cartera
Cartera
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PE-01 3/7 Planificación o Arq. diseñador TTHH tramites Contabilidad o Asistencia contable o Recaudación Procesos operativos. Dirección construcción Contratistas
Dirección de abastecimiento y logística
Operadores maquinaria
Bodegas
Choferes
Dirección de mantenimiento
Obreros
7. Objetivo de la empresa “Zavala Yánez José Luis”.
En referencia al Registro Único del Contribuyente (RUC), la empresa cuenta con las siguientes actividades, que permiten justificar su objetivo en:
Venta de terrenos
Alquiler de maquinaria y equipo de construcción
Transporte regular de carga por carretera
Construcción de viviendas
Venta de material pétreo
8. Sistema de Archivo.
La documentación sujeta al examen especial de auditoría financiera, componente anticipo clientes, se encuentra archivada en las carpetas de cada cliente y la copia de respaldo se encuentra archivada de forma numérica en el departamento de contabilidad.
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9. Unidades responsables y/o componentes.
El componente anticipo clientes está relacionado con los siguientes procesos en la empresa Zavala Yánez José Luis:
Tabla Nº 1 Procesos relacionados.
PROCESO UNIDADES
RESPONSABLES
Depósito Bancario
Contabilidad Verificación de depósito Cartera y cobranzas Verificación de estado de cuenta Recaudación Emisión del Recibo de Pago
Fuente: Zavala Yánez José Luis Elaborado por: Cueva Barragán Alisson
10.- Financiamiento.
En dólares de los Estados Unidos de Norteamérica.
Tabla Nº 2Monto de recursos examinados.
FUENTE AÑO USD
Anticipo clientes 12759,84
SUMAN 12759,84
Fuente: Estado de Situación Financiera al 2015 Elaborado por: Cueva Barragán Alisson
11.- Principales políticas contables.
La empresa Zavala Yánez José Luis mediante el manual de procedimientos internos del departamento contable financiero se rige al objetivo de esta norma, que consiste en establecer las bases para la presentación de los estados financieros con propósito de información general, a fin de asegurar que los mismos sean comparables, tanto con los estados financieros de la misma entidad de ejercicios anteriores, como con los de otras entidades que se desenvuelvan en la misma o diferentes industrias.
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12.- Grado de confiabilidad de información.
El cliente realiza la compra de un terreno urbanizado o una vivienda terminada en el departamento de ventas, para ello, el vendedor recopila información del futuro comprador, tales como: hoja de datos generales, cédula de ciudadanía, certificado de votación, planilla de servicios básicos, certificado de ingresos. Con estos documentos se procede a elaborar dos copias de los siguientes documentos: contrato de reservación, tabla de pagos, pagaré, carta de compromiso, carta de autorización buro de crédito y una acta de asignación de lote; los mismos que deberán ser firmados por el comprador y el vendedor.
Se entregan los documentos al departamento de fiscalización para su revisión, encargándose éste de elaborar su informe y hacer firmar a gerencia para su validez. Luego se entregan los contratos al departamento de cartera para que ingrese la información del contrato al sistema Latinium, y se entrega a la contadora para su revisión. Enseguida se hace la entrega del nuevo contrato al departamento de recaudación para que realice los pagos correspondientes a la entrada, elabore una cartilla para el registro de pagos e ingrese al archivo. Se entrega una copia de todos los documentos al cliente para su respaldo.
Cuando el cliente realice sus pagos ya sea en efectivo, cheque, depósitos o transferencias bancarias, la responsable del área de recaudación deberá emitir un recibo de pago, el cual se registrará en el sistema y en la cartilla, luego se entrega el original al cliente, la primera copia se adjunta a la carpeta para su historial, la segunda copia es presentada a contabilidad para su revisión y la tercera copia es entregada al departamento de cartera para su actualización de cartera vencida.
Durante el periodo de crédito, la responsable de recaudación deberá mantener actualizados los datos del cliente para que el departamento de cartera pueda realizar las llamadas de cobro. Una vez cancelado el valor total del contrato el departamento de recaudación emite un certificado de cancelación total y entrega al departamento de cartera para que emita un informe de los pagos que ha realizado el cliente y un certificado de propiedad que le servirá para realizar el trámite de escrituración.
13.- Evaluación de Control Interno.
La evaluación del control interno aplicada a la Empresa Zavala Yánez José Luis mediante la técnica del cuestionario, determinó el 41.20% nivel de confianza y el 58.80% de riesgo, estableciendo un nivel de riesgo alto y bajo en confianza para lo cual aplicaremospruebas sustantivas en el programa de auditoría.
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Tabla Nº 3 Nivel de confianza.
NIVEL DE CONFIANZA
BAJO MODERADO ALTO
15% - 50% 51% - 75% 76%-95%
ALTO MODERADO BAJO
NIVEL DE RIESGO (100 - NC) Fuente: Zavala Yánez José Luis
Elaborado por: Cueva Barragán Alisson
14.- Puntos de Interés para la auditoría.
De la evaluación realizada por auditoría se determinan varias observaciones preliminares, que serán confirmadas con las pruebas de control y sustantivas en la siguiente fase de la auditoría que es la ejecución del trabajo, entre las principales se citan las siguientes:
Contratos de reservación de terrenos urbanizados sin firmas.
Al revisar la documentación de los clientes, se observó que faltan firmas en los contratos de reservación; el cual implica que el documento legalmente no es válido. Sin embargo, los contratos son ingresados al sistema Latinium y se mantiene el mismo procedimiento.
Extravió de comprobantes o recibos de pago.
Los contratos de los clientes se encuentran archivados en el área de recaudación y la cajera es quien está a cargo de la actualización de estos documentos. Al revisar cada carpeta de los clientes, se pudo encontrar recibos de pago mal archivados y recibos de pago faltantes. Éstos comprobantes son necesarios al final para certificar que el cliente haya cancelado en su totalidad el terreno o casa adquirida.
Desactualización de cartillas de pagos.
La responsable del área de recaudación deberá elaborar una cartilla por cada cliente para registrar todos los pagos que éste realice. Sin embargo, por falta de tiempo no han sido elaboradas estas cartillas y otras no han sido actualizadas con sus pagos. Esto ha generado una desconfianza por los saldos que éstas presentan.
15.- Programas Específicos de trabajo.
En anexos adjuntos se presenta el programa específico de trabajo, obtenido a base de la evaluación de control interno realizando la auditoría.
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PLAN ESPECÍFICO DEL EXAMEN ESPECIAL DE AUDITORÍA FINANCIERA AL COMPONENTE ANTICIPO CLIENTES E INFORMACIÓN FINANCIERA EN LA EMPRESA “ZAVALA YÁNEZ
JOSÉ LUIS”, AÑO 2015
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16.- Plan de Muestreo.
El universo del examen especial de auditoría financiera al componente anticipo clientes; contiene novecientos sesenta y un contratos en el año 2015 por lo que se procederá a examinar 60 operaciones.
17.- Tiempo estimado de ejecución del trabajo.
La ejecución de la presente auditoría, se estima concluir en aproximadamente 30 días laborables a partir del 5 de septiembre del 2016, los cuales se distribuirán de la siguiente manera.
Tabla Nº 4Plan de auditoría
FASES ACTIVIDADES TIEMPO
PLANIFICACIÓN Planificación Preliminar
Conocimiento preliminar 3 días Motivo de la Auditoría
Archivo permanente Planificación
Específica
Evaluación de control 7 días interno por componentes
Matriz de riesgos y enfoque de auditoría
Programas de trabajo EJECUCIÓN Obtención de
evidencia
Aplicación de pruebas 10 días Elaboración de Papeles de trabajo
Desarrollo de hallazgos
Comunicación de hallazgos 5 días Discusión de los hallazgos
COMUNICACIÓN DE RESULTADOS
Informe Opinión 5 días Informe Estándar
Fuente: Zavala Yánez José Luis Elaborado por: Cueva Barragán Alisson
18.- Productos a obtenerse.
Memorando de planificación.
Informe de Control Interno.
Papeles de trabajo.
Opinión de Auditoría
Informe de Auditoría.
__________________________________ Elaborado por: Cueva Barragán Alisson Melissa
AUDITORA– ESTUDIANTE UNIANDES
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3.2.1.2 Informe de control interno
Santo Domingo, a 26 de septiembre del 2016.
Licenciado
José Luis Zavala Yánez
GERENTE GENERAL COFIZA Presente. -
Atención: LIC. JOSE LUIS ZAVALA, GERENTE GENERAL
ASUNTO: INFORME DE CONTROL INTERNO
De mis consideraciones:
De acuerdo a las disposición entregadas por ustedes y a la ejecución del plan de auditoría, con respecto del análisis, seguimiento y verificación de los pagos de clientes, a cargo y bajo custodio de la Señorita Teresa Campos (Caja Recaudación) y la Ing. Alexandra Verdezoto (Contabilidad) reporte emitido por el sistema denominado “LATINIUM” con fechas de cortes al 31 de diciembre del 2015, a efectuar la constatación física de los pagos mensuales de clientes con el objetivo de revisar, confirmar saldos e indagar sobre las operaciones y procedimientos utilizados tanto en el área recaudación como en el área contable.
Con estos antecedentes considero que la revisión efectuada ofrece una base razonable de los hechos suscitados, que me permite profesionalmente emitir las conclusiones y recomendaciones en el examen especial de auditoría financiera practicado a esta dependencia:
CONCLUSIONES:
Del análisis efectuado podemos concluir en los siguientes aspectos:
Contratos de reservación de terreno sin firmas.
Falta de documentación soporte al contrato de reserva.
Extravió de comprobantes de pago.
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Desactualización de cartillas de pago.
Dentro del área de recaudación, se determina que se ha incumplido con las normas y procedimientos establecidos por la empresa para cada departamento; por cuanto los contratos de reservación no cumplen con las firmas responsables, no se cumple con los requisitos que pide la empresa para armar la carpeta del cliente, no se tiene cuidado al archivar los recibos de pago, no se realizan las llamadas de cobro a los clientes atrasados y los pagos no son registrados en las cartillas. Este control es de suma importancia para la empresa por lo que se deben tomar medidas inmediatas.
RECOMENDACIONES:
De acuerdo a nuestras conclusiones, salvo su mejor criterio recomiendo las siguientes acciones tendientes a fortalecer nuestro control interno en el área de recaudación:
La encargada de fiscalización deberá revisar que los contratos se encuentren con las firmas de responsabilidad y que cumpla con todos los requisitos para la aprobación del contrato.
La encargada del área de recaudación deberá elaborar una cartilla de pagos para cada cliente nuevo y deberá actualizar de forma diaria los pagos.
La encargada del área de recaudación deberá mantener al día el archivo de todos los comprobantes percatándose de que se asignen de manera correcta a las carpetas y en caso de extravío de documentos tendrá que levantar una denuncia por pérdida asumiendo su responsabilidad.
La responsable de cartera deberá manejar un reporte de pagos de los clientes para notificarles de acuerdo a las fechas y mantener la cartera al día.
Atentamente,
Cueva Barragán Alisson
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