4 A simplified description of the TIMES optimization program
4.3 TIMES objective function: discounted total system cost
Plan específico del Examen Especial de Auditoria Financiera al Componente Inventarios de IDIRSA de la ciudad de Santo Domingo, correspondiente al periodo del 01 de enero al 31 de diciembre del 2017.
Examen especial de autoría financiera Empresa IDIRSA
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Urbanización Santa Rosa calle German Maya y Pedro Vicente Maldonado Teléfono:
022753980 Horario de atención:
8:00 a 18:00 horas 2. Motivos de examen
El examen de auditoría Financiera al componente inventario de mercadería de la empresa IDIRSA de la ciudad de Santo Domingo, se lo realiza en cumplimiento al Programa de Titulación para la obtención del Título de Ingeniería en Contabilidad Superior, Auditoria y Finanzas CPA de la Universidad Regional Autónoma de los Andes (UNIANDES) tema aprobado por la Dirección Académica de la Carrera Contabilidad y Auditoría.
Como primera instancia se emitió una solicitud para realizar esta actividad a la Institución, la cual fue autorizada por el Gerente a través de una carta emitida
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3. Objetivos del examen
Evaluar el grado de cumplimiento del Control Interno, para comprobar la confiabilidad de la información generada.
Verificar la existencia física de los inventarios de mercaderías que muestra en Estado de Situación Financiera.
Comprobar la información proporcionada sobre los inventarios
Constatar que los inventarios son de propiedad IDIRSA
Emitir un informe en donde conste la razonabilidad de los saldos componente inventario de mercaderías y las respectivas recomendaciones para el mejoramiento de la información financiera.
4. Alcance del examen
El examen especial de auditoría financiera a la cuenta inventario de mercaderías de IDIRSA de la ciudad de Santo Domingo, se realizó por el periodo comprendido al 01 de enero al 31 de diciembre del año 2017. En cumplimiento al programa de titulación.
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5. Base Legal
El Sr. Jorge Edwin Reyes Cárdenas, inscribe en negocio con el nombre comercial IDRISA, el 17 de octubre del 2000 en el Servicio de Rentas Internas (SRI), con RUC 1710897743001 el cual e rige con la siguiente normativa legal:
Ley Orgánica del Régimen Tributario Interno
Código de Trabajo
Instituto de Seguridad Social
Normas Internacionales de Información Financiera
Principios de Contabilidad Generalmente aceptadas
Ordenanzas Municipales
Normas Internacionales de Contabilidad
Normas de Auditoria Generalmente Aceptadas
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6. Estructura orgánica
IDIRSA es una persona natural contribuyente especial con personalidad de autonomía y operática; la estructura orgánica al 31 de diciembre del 2017 es la siguiente:
Nivel directivo Gerente propietario Nivel Ejecutivo Jefe de Ventas, Jefe de Importaciones Nivel Operativo Asistente contable Despachadores
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7. Objetivo de IDIRSA de la ciudad de Santo Domingo
La actividad principal de IDIRSA es la venta al por mayor de partes, piezas y accesorios de motocicletas.
8. Sistema de archivo
La documentación sujeta al examen especial de auditoría financiera, componente inventarios, se encuentra archivada en forma cronológica además, todos los archivadores cuentan con etiquetas lo que facilita su accesibilidad, se encuentra en el área contable. 9. Unidades responsables y/o componentes
Los inventarios como parte fundamental del giro del negocio están relacionados con los siguientes procesos de la empresa IDIRSA.
Tabla 5.
Unidades responsables
PROCESO UNIDADES RESPONSABLES
Compras o adquisiciones Gerente /asistente de compras
Almacenamiento Despachadores
Ventas Jefe de ventas
Registros contables Asistente contable
Nota: IDIRSA Santo Domingo (2017). Por: Ana Vera
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10. Financiamiento
Tabla 6
Monto de recursos examinados
FUENTE 2017 USD
AREA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA VALOR
INVENTARIO 1.846.057,89
TOTAL USD 1.846.057,89
Nota: Monto de la cuenta de inventarios según balance general 2017. Por: Ana Vera.
Como se demuestra por medio de los documentos sobre el impuesto la renta concerniente al periodo 2017 en el Servicio de Rentas Internas los valores considerados a los inventarios de la empresa IDIRSA fueron de $1.846.057,89 USD.
11. Principales políticas contables
La empresa IDIRSA no cuenta con políticas contables internas establecidas, pero si contempla las Normas Internacionales de Información Financiera, Normas Internacionales de Contabilidad, Principios de Contabilidad Generalmente Aceptadas y la Ley Orgánica del Régimen Tributario Interno
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12.Grado de confiabilidad de la empresa
Proceso de Adquisiciones en línea
Se analiza un reporte ventas junto con el jefe de ventas y el de jefe de compras de los productos con mayor demanda de forma semanal luego de realiza una orden de pedido la cual debe tener la aprobación por parte Gerencia una vez aprobada por Gerencia se envía al proveedor vía e- mail por parte del jefe de compras este documento debe constar con dos rubricas Ing., Jorge Reyes Gerente propietario y el jefe compras posteriormente se ingresa al portal de IDIRSA www.idirsa.com, ingresa el usuario, la contraseña, ingresa la opción Compra proveedor , selecciona la opción generar nota de pedido, selecciona el proveedor, el artículo, la cantidad y finaliza la compra, posterior se realiza un anticipo del 30% a proveedores por medio de transferencias del Banco Internacional si se pagara por ese medio, ingresa el mes y el año de vencimiento de la compra, después se ingresa al campo de documentos electrónicos y se descarga la orden de despacho y la factura en el formato PDF la contadora los imprime los sumilla, posteriormente entrega a la auxiliar contable la cual ingresa la factura al sistema contable y elabora la retención si fuese el caso el comprobante de retención y comprobante de pago ordenada en folder rotulados. .
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Proceso de devoluciones en compras
Para la devolución de mercadería se procede a notificar al proveedores mediante un e mail con copia al gerente propietario, en cual se detallara Nª de la orden de pedido y el número de la devolución, las características del producto que será devuelto la cantidad del producto, se especifica el motivo de la devolución, una vez realizada la notificación se procede con el envío físico de la mercadería, dependiendo las políticas de cada proveedor muchas de las veces las devoluciones se hacen en el mismo momento en que se recibe la mercadería ya que los transportistas o despachadores entregan la mercadería contando y revisando el estado de los mismos, se registra la devolución en la factura y en la guía de transporte, con respecto a las demás empresas que entregan la mercadería por bultos sellados solo se cuenta los bultos y después que se va a etiquetar precios y a revisar la mercadería se va separando los productos que serán devueltos. Por lo general se le llama al proveedor para que retire a tiempo las devoluciones a su empresa y así nos puedan emitir una nota de crédito en las fechas correspondientes.
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Proceso de Adquisiciones físicas
La empresa recibe visitas, llamadas telefónicas o a su vez recibe e-mails de sus proveedores con sus respectivas proformas, Gerencia con el jefe de compras verifican y seleccionan lista de productos de menor stock que mantienen en bodega con mayor influencia en mercado, el proveedor confirma la orden de pedido por la administradora entrega envía la orden autorizada (sumillada) por Gerencia, una vez aprobada la compra si existiese una modificación al pedido nuevamente debe ser autorizado por Gerencia , posterior a ello la administración entrega a la contadora la orden de compra debidamente autorizada, para cuando llegue la factura física con los artículos comprados o factura electrónica las debe ingresar al sistema ORION elaborar la retención si fuese el caso imprimir el asiento contable y adjuntarlo a la orden de comprar y la factura física además de la retención y finalmente archivar en forma cronológica en folders rotulados.
Proceso de Almacenamiento de Mercadería
La adquisición se lo recepta de 2 a 4 días luego de la compra dependiendo el proveedor, se realiza la constatación física frente a la orden de compra y la factura con el bodeguero y el jefe de compras una vez la realizada la constatación de los productos se procede a perchar y almacenar los artículos según su línea de productos ya que cada percha cuenta una categoría para organizar los productos recibidos para su posterior venta, luego de a ello entregan los documentos a la contadora quien ingresa al inventario en el sistema ORION todos los artículos comprados ejecuta el asiento contable e imprime el ingresos al kardex ambos son archivados de forma cronológica en folders rotulados .
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Procesos de Ventas o salidas
El agente vendedor realiza visitas de acuerdo a la zona asignada por el jefe de ventas , una vez que el vendedor se encuentra con el cliente expone la gama de productos, precios, características, para concretar un buen negocio a ello él toma una nota de pedido donde se le envía al jefe de ventas y al departamento de cartera para verificar si el cliente se encuentra al día en los pagos y asegurarse de no tener facturas vencidas , una vez de que el departamento de cartera confirma de encontrarse al día pasa el informe al jefe de ventas junto al agente vendedor , el jefe de ventas verifica el cupo de capacidad de endeudamiento del cliente si está dentro del cupo se procede a enviar la nota de pedido a bodega para proceder con el despacho, el departamento de bodega verifica si se encuentra en stock los producto solicitados para proceder a despachar y facturar, esta nota de pedido ingresa al departamento de contabilidad donde se registra la transacción , se llenan los datos del cliente se escoge los ítems del producto, se imprime la factura se la envía al cliente teniendo un plazo de 8 a 30 días.
Proceso de Cobros
Luego de haber enviado la factura de la mercadería entregada al cliente, el mismo tiene un tiempo de 8 días para cancelar el total de las facturas otorgándole el 10% de descuento si lo realiza dentro de este plazo, y los clientes que cancelan a 30 días no aplican a ningún descuento, el departamento de cartera es el encargado de realizar las respectivas gestiones de cobranzas y la constatación del pago dentro o fuera del plazo para aplicar el descuento que mantiene como política empresa IDIRSA.
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Procesos de Pagos a proveedores
Los pagos se realizan por medio del Banco Internacional, ya sea con cheques posfechados o mediante depósitos, transferencias o efectivo de acuerdo al crédito otorgado por cada proveedor, el comprobante de egreso se archiva junto a la factura donde debe contar el recibido del proveedor y al firma de Gerencia ya que es la única persona autorizada para realizar este proceso dentro de la empresa.
Proceso de Registro contable
El registro contable los realiza la auxiliar contable junto con la contadora externa tales como, ingreso de facturas, elaboración de retenciones, direccionamiento de comprobante de egreso, asientos de cierres mensuales y de más documentos debe contener la firma de quien lo elaboro, reviso y quien los contabilizo, el sistema contable registra el usuario por quien fue elaborado mostrando su nombre, además que los documentos debe ser ordenados por tipo, mes, y folders rotulados
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13. Evaluación de Control Interno
Tabla 7
Nivel de riesgo confianza
RANGO NIVEL DE CONFIANZA NIVEL DE RIESGO 15% 50% 40% BAJA X ALTO 51% 75% MEDIA MODERADO 76% 100% ALTA BAJO Nota: Evaluación de control interno, empresa IDIRSA, por Ana Vera Molina
La evaluación del control interno aplicada a la empresa IDIRSA mediante la técnica del cuestionario determino el 40% nivel de confianza, considerando un alto nivel de riesgo de auditoría.
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14. Tiempo estimado de ejecución del trabajo
La ejecución de la presente trabajo de auditoria se estima concluir en aproximadamente
veinte cinco días a partir del 4 de julio del 2018.
Tabla 8
Tiempo estimado de ejecución del trabajo
Nota: Ejecución del examen especial. IDIRSA Santo Domingo (2017). Por. Ana Vera.
Elaborado por: AEVM Revisado por: MJCA Aprobado por: MJCA
FASE ACTIVIDADES TIEMPO
Análisis de la naturaleza operativa de la empresa
Conocimiento de su estructura organizacional
Conocimiento de disposiciones legales Realizar entrevistas
Evaluación de Control Interno por componentes
Elaborar programas de trabajo Cumplir con el Programa
Aplicación de los instrumentos y herramientas de auditoría
Recopilación de documentación 3 días
Elaboración de documentos de trabajo 8 días
Integración de documentos de trabajo
Elaboración de indicadores
Opinión de resultados
COMUNICACIÓN DE
RESULTADOS Elaboración del informe 2 días
EJECUCIÓN PLANIFICACIÓN 2 días 2 días 4 días 15
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15. Productos a obtener
Memorando de planificación
Informe de Control Interno
Papeles de trabajo
Informe de Auditoria
Elaborado por:
AUDITORA ESTUDIANTE UNIANDES