1.3.3.10.1. Importancia de la medición de los costos de calidad
Algunos autores como (DALE Y PLUNKETT, 1993) consideran que medir los costos de calidad, permiten centrar la atención en asuntos en los que se gastan grandes cantidades, y se detectan las oportunidades que en potencia podrían ayudar a reducir los gastos, además, de medir el desempeño y constituir una base para la comparación interna entre productos, servicios, procesos y departamentos, además, la medición de los costos de calidad sirve para poner en relieve los fraudes. Por último, y quizás sea el uso más importante, la medición es el primer paso hacia el control y el mejoramiento.
(CAMPANELLA, 1992) Plantea que cualquier sistema de costos de la calidad es una herramienta excelente en la gestión global de la entidad por lo que puede constituir para las entidades una vía para lograr la eficiencias de los procesos. Proporciona una indicación de salud del comportamiento directivo, además, permite facilitar los esfuerzos para mejorar la calidad que conduzca a oportunidades de reducción del costo operativo.
La estrategia para utilizar los costos de calidad es bastante sencilla, atacar directamente los costos de fallos en un intento de llevarlos a cero; invertir en las actividades de prevención, adecuadas para mejorar; reducir los costos de evaluación conforme a los resultados obtenidos; evaluar continuamente y reorientar los esfuerzos de prevención para conseguir mejoras. La estrategia es el camino a seguir, mientras la táctica es el momento adecuado. Los costos se reducen porque hay menos reproceso, menos errores, menos demoras, y menos obstáculos, y hay mejor empleo del tiempo de las máquinas y de los materiales.
Generalmente la medición de costos de calidad se dirige hacia áreas de alto impacto e identificadas como fuentes potenciales de reducción de costos. Aquellas que permiten cuantificar el desarrollo y suministran una base interna de comparación entre productos, servicios, procesos y departamentos.
La medición de los costos relativos a la calidad también revela desviaciones y anomalías en cuanto a distribuciones de costos y estándares, las cuales muchas veces no se detectan en las labores rutinarias de análisis. Este quizás sea el uso más importante, la cuantificación es el primer paso hacia el control y la mejora del desempeño de la organización.
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1.3.3.10.2. Objetivos de un sistema de costos de la calidad
“El sistema de costos de calidad es la herramienta de decisión más importante con que cuenta la alta dirección para trabajar en los proyectos de mejora de su empresa.”(SAN MIGUEL, Calidad, 2007, pág. 90). Es una técnica contable, que permite identificar, clasificar, cuantificar monetariamente y jerarquizar las erogaciones de la empresa, que tiene como uno de sus objetivos optimizar los esfuerzos para lograr mejores niveles de calidad, costos y servicio que incrementen su competitividad y afirmen la permanencia de la misma en el mercado. Existe un grupo de características que resumen y describen su importancia, entre ellas están:
Resume en un solo documento de todos los costos de la organización y los expresa en unidades monetarias.
Cada sistema de costos de calidad es un traje a la medida de la empresa que lo implementa.
El sistema de costos de calidad no puede por sí mismo reducir los costos y/o mejorar la calidad.
En un sistema de costos de calidad es más importante la coherencia que la exactitud.
La difusión del reporte de los costos de calidad es estrictamente interna y limitada a unos cuantos puestos de la organización, generalmente de la alta dirección.
Permite tener una información exacta de cuánto se ha gastado en función del sistema de calidad.
Mediante ellos se organizan los programas de mejoras para reducir los costos de calidad y aumentar las ganancias de la empresa.
Permiten la planificación de los gastos sucesivos en calidad.
Otro de los objetivos del sistema es facilitar la definición de los métodos para mejorar la calidad de conducta a oportunidades de reducción del costo operativo. Pues la pérdida más costosa es el resultado que el cliente identifique un defecto, por lo que resulta más económico identificar las fallas internamente mediante la implementación de una buena inspección, ensayo y comprobación del servicio prestado en aras de prevenir los defectos y lograr una mejora continua de la calidad.
Con la finalidad de lograr una alta efectividad de la aplicación de los sistemas de costos y conseguir productos de calidad a menor precio y lograr la prosperidad de la empresa y su supervivencia en el mercado se tomaron como punto de partida un grupo de estrategias de utilización de los costos de calidad, estas fueron:
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Atacar directamente los costos de fallos internos en un intervalo determinado, hasta llevarlos a cero.
Invertir en las actividades de prevención adecuadas para mejorar el desempeño de la gerencia.
Reducir los costos de evaluación conforme a la calidad comprobada de los resultados que se van obteniendo.
Evaluar continuamente y reorientar los esfuerzos de prevención y evaluación para conseguir más mejoras.
El estudio de los costos totales de calidad permite la identificación de problemas y, por consiguiente, permite la búsqueda de soluciones. El objetivo de un sistema de costos de calidad es la obtención de información para la toma de decisiones tácticas y operativas y para su mejora, además de permitir a la empresa conocer los costos en los que se incurre y adoptar medidas reductoras.
Un sistema de costos de calidad se puede encontrar con barreras tales como la existencia de áreas de actuación que aparentemente son eficientes pero económicamente derrochadoras y secciones que incurren en gastos que consideran como inevitables y que se niegan a reducir porque consideran que ello supondría un obstáculo para su desarrollo.
Los costos de calidad afectan a todas las áreas de actividad, por lo que es necesario que toda la empresa esté mentalizada del compromiso de ahorro, incluso aquellas áreas que no intervienen directamente en el proceso productivo -como es el caso de administración- también deben de aplicar los costos de calidad, tratando reducir costos tales como los derivados de errores por duplicidad de documentos, uso indebido del teléfono, impuntualidad en el desarrollo de las tareas.
1.3.3.10.3. Clasificación de los costos de calidad
Según (SAN MIGUEL, 2007) los costos de calidad se dividen, en dos grupos que comprenden, los denominados costos de calidad o costos de conformidad, que a su vez se
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subdividen en costos de prevención y costos de evaluación, por otra parte los costos de no conformidad, costos de la mala calidad o costos de no calidad que igualmente, se subdividen en costos de fallos internos y costos de fallos externos.
Los costos de calidad afectan a todas las áreas de actividad, por lo que es necesario que toda la empresa esté mentalizada del compromiso de ahorro, incluso aquellas áreas que no intervienen directamente en el proceso productivo -como es el caso de administración, tratando de reducir costos tales como los derivados de errores por duplicidad de documentos, uso indebido del teléfono, impuntualidad en el desarrollo de las tareas.
Existen muchas formas de calificar los costos de calidad; se propone la siguiente.
Figura 5.Clasificación de los Costos de Calidad. Fuente: San Miguel, (2007).
Es importante para la empresa determinar, en cual área, se producen los mayores costos de calidad, para determinar las actividades de costos de calidad y no calidad. Los mejores
¿Está el costo prevenido a prevenir la mala calidad? ¿Está el costo orientado a evaluar o medir la calidad? ¿Está el costo causado por la no conformidad del producto o servicio Costo de prevención Costo de evaluación ¿Fue encontrado antes de la entrega?
Costo interno por defectos No es un costo de calidad No No No SI SI SI Fue encontrado después de la entrega SI No
Costo externo por defectos
Si Si
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resultados para reducir estos costos son elaborar un plan de prevención, en el cual se produce una mayor inversión pero produce mejores resultados.
1.3.3.10.3.1. Costos de calidad
Según, (SAN MIGUEL, 2007) se entiende por costos de calidad, aquellos que se generan por las actividades destinadas a la obtención de la calidad, se dividen, como ya establecíamos en:
a) Costos de prevención: los que se originan como consecuencia de actividades destinadas a evitar los fallos, entre ellas podríamos citar: la formación del personal, la revisión de todos los procesos de la empresa, la elaboración de programas y manuales de calidad, el funcionamiento del departamento de calidad.
Ejemplos de costos de Prevención:
- Funcionamiento del departamento de calidad - Formación del personal
- Investigación de mercados
- Revisión del funcionamiento de la empresa
b) Costos de evaluación: los generados a fin de garantizar que los productos y servicios cumplen los requisitos de calidad, en este grupo se incluirían, entre otros: los derivados de inspecciones de todo tipo de materiales, de productos o servicios, de procesos, del funcionamiento de las divisiones, los de homologaciones, certificaciones, auditorias de calidad, los de pruebas o ensayos.
Ejemplos de costos de evaluación:
- Mantenimiento de laboratorios - Auditorias de calidad
- Inspecciones de calidad (factores almacenables, productos, diseños) - Garantía de calidad
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1.3.3.10.3.2. Costos de no calidad
Según (MOYA, 2010) por costos de no calidad se entiende los costes derivados de los fallos de todo tipo, los cuales deberían llamarse pérdidas en lugar de costos.
Estos pueden ser de dos tipos:
a) Costos de fallos internos: costos de los fallos producidos y detectados antes de la entrega del producto o servicio al cliente. Se generan, entre otras causas, por los desechos, reprocesos, retrasos o aceleraciones, accidentes.
b) Costos de fallos externos: los de aquellos que se producen o se detectan una vez que el cliente ha recibido el producto o servicio. Entre estos costos se incluyen atención de reclamos, indemnización, retiro del producto o devolución del mismo.