IAF structure

AHORRO Y CRÉDITO SAN ANTONIO LTDA., DE LA PROVINCIA DE LOS RÍOS

Ilustración 2. Estructura del modelo de gestión para el departamento de crédito y cobranza de la COACSA. Elaboración propia.

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El modelo de gestión propuesto para el departamento de crédito y cobranza de la Cooperativa de Ahorro y Crédito San Antonio LTDA COACSA, está determinado tal como se lo aprecia en la ilustración 2.

DESARROLLO

Tema

Modelo de Gestión para disminuir la cartera vencida en el Departamento de Crédito y Cobranza de la Cooperativa de Ahorro y Crédito San Antonio Ltda.

Objetivo

Diseñar un instrumento de gestión para el departamento de crédito y cobranza de la COACSA, para disminuir la cartera vencida de los créditos otorgados, de manera eficiente y eficaz.

Fase 1.- Análisis situacional

I.a.- Situación actual de la estructura organizacional y funcional de proceso de crédito y cobranza de la COACSA

Ilustración 3. Estructura Organizacional del Departamento de Crédito y Cobranza de la COACSA. Elaborado por la Cooperativa de Ahorro y Crédito San Antonio

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Organigrama funcional del Departamento de Crédito y Cobranza

CARGO JEFE DE NEGOCIOS

POSICION ORGÁNICA

RELACIONES INTERNAS

Gerencia  Informes de cumplimiento de metas Colocación Y Captación

 Proyectos para diseño de nuevos productos y estrategias.

Jefe de crédito  Monitoreo de Cumplimiento de metas

 Desarrollo de nuevos productos crediticios

Tesorero  Aprobación para desembolso de créditos aprobados

Jefes de agencia  Cumplimiento de metas de captaciones

RELACIONES EXTERNAS

Socios  Atención a los requerimientos por parte de los socios

MISIÓN DEL PUESTO

Responsable del cumplimiento del presupuesto y plan operativo anual en captaciones, colocaciones, recuperación, servicios, cumplimiento de metas, crecimiento y mejora de todas las oficinas operativas.

FUNCIONES PRINCIPALES

 Planifica, desarrolla, coordina, ejecuta y controla los planes y programas de acción para cumplir su planificación operativa anual y planificación estratégica.  Genera oportunidades de negocios tanto en activos como pasivos, buscando

incrementar la cobertura del mercado geográfico, enmarcadas en los objetivos institucionales.

JEFE DE NEGOCIOS GERENCIA

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 Analiza periódicamente los productos y servicios crediticios que la cooperativa ofrece a fin de proponer alternativas que permitan lograr competitividad en el mercado de influencia.

 Liderar el cumplimiento de metas de las oficinas operativas.

 Investigación y desarrollo de nuevos productos y servicios financieros y no financieros.

 Revisar y analizar información proporcionada por sistemas de información.  Evalúa periódicamente el cumplimiento de metas de las Oficinas y genera

informe para Gerencia General.

RESPONSABILIDADES DEL PUESTO

Supervisión de personal 

Diseño de proyectos 

Elaboración de informes 

Trabajo en grupos 

Lectura e interpretación de documentos 

PERFIL REQUERIDO

Persona de 28 a 40 años con título de tercer nivel en Ingeniería Comercial, Banca y Finanzas, Economía, o afines.

EXPERIENCIA LABORAL REQUERIDA

Al menos 2 años en puestos similares preferentemente en instituciones financieras o del sector financiero popular y solidario.

CARGO ASESOR DE NEGOCIOS

POSICION ORGÁNICA

ASESOR DE NEGOCIOS JEFE DE

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RELACIONES INTERNAS

Jefe de agencia  Presentación de solicitudes de crédito.

 Seguimiento de la cartera en riesgo a su cargo.

 Apoyo en aperturas de cuenta e inversiones

Oficial de cumplimiento

 Envío de los formularios de solicitud de fondos.

RELACIONES EXTERNAS

Socios  Atención a las solicitudes por parte de los socios.

 Promoción de servicios de la Cooperativa.

MISIÓN DEL PUESTO

Asesora al socio ante cualquier requerimiento o duda respecto a créditos o inversiones. El asesor trabajará conjuntamente con el socio para darle la mejor opción posible respecto a su requerimiento, también será corresponsable de promocionar los servicios financieros que brinda la Cooperativa

FUNCIONES PRINCIPALES

 Asesorar de forma ágil, cordial y personalizada al socio para guiarlo ante sus requerimientos y dudas

 Coadyuvar a la jefatura de agencia en la apertura de cuentas e inversiones.

 Promocionar a los socios y en las zonas de influencia de la agencia los productos y servicios financieros que oferta la Cooperativa

 Realizar la instrumentación y análisis de las solicitudes de crédito presentadas por los socios, de conformidad a lo establecido en el Manual de Políticas, Procesos y Procedimientos de Crédito.

 Realizar el levantamiento de la información para las líneas de crédito (Inspecciones y verificación del negocio).

 Presentar un informe de la solicitud del crédito a la jefatura para su aprobación o negación.

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 Realizar la gestión de cobro conforme a lo determinado en el manual de Crédito y Cobranzas

 Demás actividades inherentes a sus funciones

RESPONSABILIDADES DEL PUESTO

LECTURA E INTERPRETACIÓN DE DOCUMENTOS 

ATENCIÓN AL PÚBLICO 

ELABORACIÓN DE INFORMES 

MANEJO DE INFORMACIÓN CONFIDENCIAL 

PERFIL REQUERIDO

Persona de 25 a 40 años, que haya egresado hace 1 año o cuenten con título de tercer nivel en Administración de Empresas, Economía, Finanzas o afines.

EXPERIENCIA LABORAL REQUERIDA

Al menos 1 año en puestos similares

CARGO JEFE DE CRÉDITO

POSICION ORGÁNICA

RELACIONES INTERNAS GERENCIA/JEFE

DE NEGOCIOS

 Informes de cumplimiento de metas colocación y recuperación de cartera

JEFE DE AGENCIA

 Reporte de créditos desembolsados y créditos en mora de la agencia

 Aprobación de créditos de acuerdo a lo establecido en el Manual de Crédito.

TESORERO  Aprobación para desembolso de créditos aprobados

OFICIAL DE CUMPLIMIENTO

 Envío de los formularios de solicitud de fondos

OFICIAL DE RIESGOS

 Envío de información solicitada. JEFE DE CRÉDITO

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RELACIONES EXTERNAS

SOCIOS  Atención a los requerimientos por parte de los socios

MISIÓN DEL PUESTO

El objetivo es administrar el crédito en forma eficiente y eficaz mediante análisis seguimiento y evaluación de los procesos de concesión del crédito en concordancia a procedimientos y políticas establecidas.

Propenderá a fortalecer los productos y servicios que la cooperativa ofrezca, realizando en forma permanente la actualización y control de los procesos del mismo en la medida que el mercado o las condiciones internas o externas lo ameriten.

FUNCIONES PRINCIPALES

 Atender los requerimientos de los socios, clientes y público en general.  Revisar y aprobar créditos de conformidad a los niveles establecidos en el

Manual de Políticas, Procesos y Procedimientos de Crédito.  Monitorear la cartera de crédito de matriz y agencias.

 Participar en la formulación del plan estratégico y plan operativo anual de la Cooperativa.

 Revisar los pagarés.

 Revisar y controlar la organización de los archivos de las carpetas de crédito en orden cronológico y conforme al chek List establecido para este proceso.

 Actualizar el manual de crédito institucional.  Realizar certificados de créditos.

 Elaborar el reporte de castigo de cartera.

 Atender a los requerimientos de Auditoría Interna, Externa y entidades de control.

 Ser parte integrante del comité de crédito y de Riesgos.  Elaborar las actas del comité de crédito.

 Realizar los trámites correspondientes para la obtención del seguro de desgravamen de los socios que les corresponda.

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 Realizar los informes para cobro de crédito en trámite judicial y créditos castigados.

 Revisión y actualización permanente de los créditos vinculados (Art. 86 LOEPS)

 Elaboración de planes de contingencia del departamento.  Elaborar el presupuesto anual del área de Crédito.

 Todos los demás establecidos por su Jefe inmediato y organismos de control.

RESPONSABILIDADES DEL PUESTO

SUPERVISIÓN DE PERSONAL 

ATENCIÓN AL PÚBLICO 

ELABORACIÓN DE INFORMES 

MANEJO DE INFORMACIÓN CONFIDENCIAL 

TRABAJO EN GRUPOS 

LECTURA E INTERPRETACIÓN DE DOCUMENTOS 

PERFIL REQUERIDO

Persona de 28 a 40 años con título de tercer nivel en Ingeniería Comercial, Banca y Finanzas, Economía, o afines.

EXPERECIENCIA LABORAL REQUERIDA

Al menos 2 años en puestos similares preferentemente en instituciones financieras o del Sector Financiero Popular y Solidario.

CARGO RESPONSABLE DE CAPTACIÓN

POSICION ORGÁNICA

JEFE DE NEGOCIOS

RESPONSABLE DE CAPTACIÓN

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RELACIONES INTERNAS

Gerencia  Presentación de informe de captaciones a Plazos Fijos

Oficial de cumplimiento

 Envío de los formularios de solicitud de fondos.

RELACIONES EXTERNAS

Socios  Comercialización de productos de captación

 Entrega de certificados de Depósitos a Plazo Fijo

MISIÓN DEL PUESTO

Negociar y coordinar las captaciones a plazo fijo, a fin de contribuir en el cumplimiento de las metas establecidas

FUNCIONES PRINCIPALES

 Gestionar la captación y renovación de depósitos a plazo fijo y sus cancelaciones.

 Notificar a los inversionistas acerca del estado de su inversión de acuerdo al vencimiento.

 Realizar y remitir los reportes mensuales solicitados por la SEPS

 Efectuar el reporte mensual de operaciones pasivas que excede el 2% del patrimonio técnico.

 Realizar visitas a posibles socios inversionistas para promocionar los productos de ahorro que ofrece la institución.

 Inversiones

 Elaborar el presupuesto anual de Captación.

 Elaboración de planes de contingencia del departamento.  Las demás dispuestas por su jefe inmediato.

RESPONSABILIDADES DEL PUESTO

LECTURA E INTERPRETACIÓN DE DOCUMENTOS 

ATENCIÓN AL PÚBLICO 

ELABORACIÓN DE INFORMES 

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PERFIL REQUERIDO

Persona de 25 a 40 años, que cuente con título de tercer nivel en Banca y Finanzas, Economía, o afines

EXPERIENCIA LABORAL REQUERIDA

Al menos 1 año en puestos similares preferentemente en instituciones del Sistema Financiero o del Sector Financiero Popular y Solidario

CARGO OFICIAL DE CRÉDITO Y COBRANZAS

POSICION ORGÁNICA

RELACIONES INTERNAS Jefe de crédito

/jefe de agencia

 Presentación de solicitudes de crédito.

 Seguimiento de la cartera en riesgo a su cargo.

Oficial de cumplimiento

 Envío de los formularios de solicitud de fondos.

RELACIONES EXTERNAS

Socios  Atención a las solicitudes de crédito por parte de los socios.

MISIÓN DEL PUESTO

Ejecutar y despachar las solicitudes de créditos realizando los procesos de análisis y administración de éstas operaciones, tomando en consideración las políticas y procedimientos establecidas por la Cooperativa.

FUNCIONES PRINCIPALES

 Asesorar de forma ágil, cordial y personalizada al socio para la concesión efectiva del Crédito.

OFICIAL DE CREDITO JEFE DE CREDITO/ JEFE DE

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 Realizar la instrumentación y análisis de las solicitudes de crédito presentadas por los socios, de conformidad a lo establecido en el Manual de Políticas, Procesos y Procedimientos de Crédito.

 Realizar el levantamiento de la información para las líneas de crédito (Inspecciones y verificación del negocio).

 Presentar un informe de la solicitud del crédito a la jefatura para su aprobación o negación.

 Emitir la liquidación del crédito con la emisión de la tabla de amortización, pagare y documentaciones correspondientes.

 Indicar al socio las condiciones y cobertura del seguro de desgravamen.  Notificar a los socios la cartera vencida mediante comunicación telefónica o

visitas conforme a lo estipulado en las políticas de Crédito y Cobranzas  Monitorear el destino de los créditos otorgados

 Actualizar constantemente la información económica de los socios que han sido sujetos de crédito como sus garantes.

 Entrega de los archivos de créditos al custodio.  Entrega de los pagarés al Jefe de Crédito

 Entrega de la solicitud de fondo al Oficial de Cumplimiento  Demás actividades inherentes a sus funciones.

RESPONSABILIDADES DEL PUESTO

LECTURA E INTERPRETACIÓN DE DOCUMENTOS 

ATENCIÓN AL PÚBLICO 

ELABORACIÓN DE INFORMES 

MANEJO DE INFORMACIÓN CONFIDENCIAL 

PERFIL REQUERIDO

Persona de 25 a 40 años, que hayan egresado hace 1 año o cuenten con título de tercer nivel en Administración de Empresas, Economía, Finanzas o afines.

EXPERIENCIA LABORAL REQUERIDA

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I.b.- Análisis de los procedimientos de gestión del proceso de crédito y cobranza de la COACSA

El Departamento de crédito y cobranza de la COACSA, está compuesto por varios procedimientos, pero a continuación se detallan procedimientos claves que generan productos específicos del proceso de crédito y cobranza (Ver anexos)

Análisis de los procedimientos.-

El procedimiento de crédito de consumo, inicia con la actividad de información para la solicitud de crédito, cumplimiento de los requisitos, verificación del buró de crédito, aprobación del comité de crédito, comunicar al solicitante aceptación o rechazo del crédito, formalización del contrato en caso de aceptación, y acreditación del préstamo. Este procedimiento tiene secuencia con el procedimiento de microcrédito, a diferencia que cumple con otros requisitos como son: formar grupos solidarios de 5 personas, realiza reuniones para promocionar el producto, y presenta expediente al gerente para su aprobación.

El procedimiento de renovación de crédito de consumo, consiste en renegociar las condiciones del crédito, según su historial crediticio, verifica el buró de crédito, prepara expediente para la presentación del comité de crédito, si el comité aprueba la renegociación, se informa al solicitante, formalizando el contrato para luego realizar la acreditación en la cuenta.

Mientras que la cancelación de crédito por dividendos, consiste en consultar en el sistema el monto a cancelar, aplicando el corte de pago a la fecha, luego presenta la planilla al socio, para que se recepte en caja el pago.

El procedimiento de cobranza de microcrédito se realiza previo a la reunión del grupo, donde el coordinador recoge el monto total de los dividendos a cancelar, emitiéndoles un formulario de cancelación del dividendo, el mismo que es cancelado en la COACSA.

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Fase 2.- Mejora de gestión

II.a.- Mejoramiento de los procedimientos de gestión del proceso de crédito y cobranza de la COACSA

1.- No existe documentación donde refleje la experiencia crediticia que tiene el solicitante, para indicar la posición de pago al oficial de crédito, por lo que es necesario incluir esta condición en la solicitud de crédito.

2.- Es necesario que se refleje en el documento de tasa de interés vigente que se le entrega al solicitante, el tipo de crédito que solicita con una tabla de amortización, para que el solicitante tenga conocimiento de cuánto va a pagar en el crédito con su respectivo interés.

3.- En los formatos de solicitud de crédito del solicitante, no refleja la información financiera del solicitante, sería recomendable que en la solicitud de crédito, se refleje la situación financiera, que permita de manera detallada conocer el estado financiero.

4.- Se necesita contar con un formato comunicativo, donde le permita conocer al solicitante, las garantías que se exige por cada tipo de crédito que requiere, para que esté informado al momento de solicitar un crédito.

5.- Es necesario que el Departamento de Crédito cuente con un archivo de control de todos los requisitos que el solicitante presenta, para que el departamento tenga la documentación del socio archivada de manera adecuada y coherente.

II.b.- Elaboración de nuevas políticas de cobranzas para el proceso de crédito y cobranza de la COACSA

Estas políticas, permitirán mejorar la gestión de cobranza, reduciendo los niveles de morosidad, que son desfavorables para la cooperativa:

1.- Análisis de capacidad de pago del solicitante y garante.- Se buscará todo mecanismo de validación que determine la capacidad de pago del solicitante y garante, para evitar futuras carteras vencidas.

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2.- Matriz de montos, plazos, mora, cobros.- Se elaborará matrices con metodologías simples, donde se aprecien los montos, plazos, mora y cobros a los socios, para que tengan conocimiento de los valores que adeudan.

3.- Implementar técnicas de contacto personalizado con los socios para recordar los dividendos a cancelar a través de llamadas telefónicas, correos, mensajes de texto, envío de comunicación escrita, visitas personalizadas, entre otras.

4.- Reestructurar el horario de atención del proceso de cobranza, fijando como horario los días lunes a sábados de 09H00 am a 18H00 pm, ampliando los horarios de quincena y fin de mes hasta las 20H00 pm.

5.- La Cooperativa delegará a cada oficial de crédito socios para realizar las actividades de cobranzas, dándole seguimiento a la cartera vencida.

6.- El límite de días para iniciar los trámites legales por cartera vencida será a partir de los 90 días.

7.- Se aplicaran en el cobro de cartera vencida, los gastos incurridos durante la cobranza como: interés de mora, intereses vencidos, prima de seguros, gastos judiciales, honorares profesionales.

II.c.- Elaboración de indicadores de gestión para el proceso de crédito y cobranza de la COACSA

Indicadores Fórmula

Nivel de aprobación de crédito Número de solicitudes aprobadas Número de solicitadas ingresadas

Nivel de aprobación de crédito Número de días de aprobación Número de días estimados de aprobación

Nivel de negación de créditos Número de solicitud negadas Número de solicitud ingresadas

48 de cartera Total de cartera presupuestada

Nivel de gestión oficial de crédito Número de solicitudes sin proceso Número de solicitudes ingresadas

Tabla 15. Indicadores de gestión de crédito y cobranza. Elaboración propia.

Los indicadores de gestión que comprueba el nivel de aprobación de créditos al Departamento de Crédito y Cobranza, lo verifica de manera porcentual según el número de solicitudes aprobadas sobre las solicitudes ingresadas, también lo verifica a través del número de días de aprobación versus los días estimados de aprobación. El nivel de negación de créditos, se lo mide a través del número de solicitudes negadas, sobre el número de solicitudes ingresadas.

El indicador de recuperación preventiva de crédito por socio, permite identificar en forma proporcional el cumplimiento de los socios en sus obligaciones para con la COACSA, notificados previamente.

El monto recuperado permite identificar en valores absolutos la variación de la cartera recuperada entre un periodo y otro. El indicador de cumplimiento de operaciones de crédito, permite analizar en forma vertical, cuanto corresponde en proporción a los valores realmente recuperados y confrontarlos con lo que la cooperativa ha presupuestado. Mientras que el indicador de créditos por comenzar juicio, permite segregar la totalidad de créditos vencidos y determinar el número de créditos que pasan a un proceso judicial.

Fase 3.- Medición de indicadores de gestión

III.a.- Medición de la efectividad, eficiencia y eficacia de los indicadores de gestión en el proceso de crédito y cobranza de la COACSA

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Efectividad.-

La efectividad engloba la eficiencia y la eficacia, es importante entender, ¿cómo contribuyeron los indicadores de gestión en los procedimientos de la Cooperativa?, pues estos permite medir la satisfacción de las partes interesadas para el caso de la Cooperativa estas partes son consideradas como los usuarios de la información y los socios, puesto que ellos son los que asimilan y entienden el cambio.

Eficiencia.-

El indicador más común de eficiencia en la gestión financiera de una entidad del sistema financiero es la morosidad de la cartera, mismo que es sugerido por la Superintendencia de Economía Popular y Solidaria para todos los entes regulados.

Eficacia.-

Este indicador sirve para que la Cooperativa pueda disminuir actividades de ineficiencia tanto en la fase de crédito como en la fase de cobranzas debe iniciar con la aplicación de indicadores planteados conforme a la realidad que presenta la Cooperativa, como los elaborados en el presente trabajo, de manera que permita una mejora en la gestión y control del tiempo programados.

Fase 4.- Producto estratégico de políticas

IV.- Elaboración de un manual estratégico de políticas para el proceso de crédito y cobranza de la COACSA

MANUAL ESTRATÉGICO DE POLÍTICAS DE CRÉDITO Y COBRANZAS

1. Área de crédito y cobranzas

1.1. Objetivo.

Realizar la gestión de cobro de los créditos a favor de la institución, para lo cual es necesaria la administración y el control de la cartera de clientes, la cual

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garantice una correcta y rápida captación de recursos, analizando y proponiendo los montos y la antigüedad de los créditos otorgados.

2. El comité de crédito.

Representa la instancia ejecutiva que se encarga de la evaluación, aprobación o desaprobación de las propuestas de financiamiento que se presentan a los Asesores de negocios, buscando siempre que los prestamos tengan elevadas posibilidades de ser recuperados con un bajo nivel de riesgo.

3. El asesor de negocio.

Tiene como deber contribuir en la solvencia, rentabilidad y calidad financiera de la cooperativa, contribuyendo siempre en el alcance de la satisfacción de clientes y socios de la entidad, esto por medio de una gestión eficiente de cada una de las actividades y los procesos de otorgamiento y recuperación de créditos, siempre en línea con cada una de las normas y procedimientos establecidos, estando al tanto de cubrir con garantías suficientes los créditos que se conceden, y procurando mantener una cartera saludable, aplicando oportunamente instrumentos y mecanismos administrativos y legales para su recuperación.

4. Objetivos del servicio de crédito.

La Cooperativa presenta los siguientes objetivos para la prestación de servicio de crédito:

 Garantizar la disponibilidad de los recursos y la liquidez necesaria para

In document Redefining internal audit performance: Impact on corporate governance (Page 32-38)